3 .Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại công ty
3.2.2. Quy trình tổ chức công tác giao nhận cho mặt hàng may mặc của công
ty Cổ phần giao nhận KTO
Hợp đồng giao nhận giữa KTO và VinaHan là hợp đồng có giá trị 1 năm cho toàn bộ hàng hóa xuất khẩu trong 1 năm đó. Đến thời điểm này, Công ty đã thực hiện xuất khẩu thành công rất nhiều đơn hàng cho VinaHan. Tuy nhiên để cụ thể hóa quy trình tổ chức giao nhận xuất khẩu hàng gia công, bài viết này sẽ đề cập và phân tích quy trình tổ chức giao nhận một đơn hàng cụ thể trong các đơn hàng công ty đã thực hiện.
- Thông tin đơn hàng
Số hợp đồng :VNH-FIL20173
Số hiệu trong mục lục hợp đồng: VNH-FIL120917 Số invoice: VNH-FIL1712-1
Ngày giao hàng: 12/09/2017 Điều kiện giao hàng: FOB
Nơi giao: Hải Phòng – Việt Nam Nơi nhận: Incheon – Hàn Quốc Shipper: VINAHAN.,JSC Consignee: FIL CO., LTD.
Các yêu cầu khác: tuân thủ theo các yêu cầu cơ bản của hợp đồng giao nhận và gia công
Thông tin về sản phẩm trong đơn hàng được thể hiện trong bảng dưới đây:
Tên sản phẩm Mô.tả hàng hóa Mã hàng hóa Số lượng( chiếc) Cân nặng (kg) Mã HS Giá trị mỗi đơn vị (USD) Giá trị toàn bộ (USD) WOMEN S JUMPER Áo khoác nữ dài tay,2 lớp. Size 90 - 105 LSJPI221 2613 1334. 3 6211.43- 1000 20.11 52.547,43 MENS DOWN JUMPER Áo khoác ngoài nam dài tay, 5 lớp có lớp lông vũ ở giữa. Size 85- 100 VMMTI10 1 1094 619.2 6201.93 - 1000 26.27 28.739,38
Bảng 2.4: Thông tin về sản phẩm trong đơn hàng
3.2.2.1. Vận chuyển nội địa
a. Quá trình packaging
- Kỹ thuật đóng gói
+ Quy cách đóng hàng vào bao bì ngoài
• Đặt mặt phải của sản phẩm lên mặt phẳng, khóa các dây kéo như túi áo, dây kéo chính về đúng vị trí, vuốt cho sản phẩm ổn định
• Tay trái nắm vai áo, tay phải đặt lên lai áo bên thân trái, xếp áo vào 1/3 hướng về thân phải, gập tay áo vuông góc về mép ngoài rồi đặt vào trong vị trí cũ
• Đặt tay phải vào vị trí 1/3 từ cổ áo xuống và gấp áo làm 3 phần theo chiều kim đồng hồ, đặt 1/3 thứ nhất lên bề mặt của sản phẩm gấp
• Sản phẩm sau khi được xếp thì cho vào lớp túi bong bóng khí hút chân không
• Đóng gói thêm một lớp túi ni lông bên ngoài + Quy cách đóng hàng vào thùng carton
• Mặt phải của sản phẩm phải được đặt lên trên, mắt trái đặt dưới, khi cho áo vào thùng phải vuốt phẳng bề mặt sản phẩm
• Sau khi xếp sản phẩm vào thùng thì dùng băng keo trong khổ 8cm dán kín miệng thùng và các góc thùng
• Trên bao bì ni lông có dán nhãn ghi thông tin sản phẩm tương ứng như sau: Tên Công ty: Công Ty FIL
Sản phẩm : Womens Jumper
Xuất xứ: Hàn Quốc
Sản xuất gia công và đóng gói tại thị trường Việt Nam
• Trên bao bì thùng carton ghi thông tin sản phẩm và dán vào thùng hàng như sau:
Tên Công ty: Công Ty FIL
SẢN PHẨM: WOMENS JUMPER MÃ HÀNG: LSJPI221
SỐ LƯỢNG: 43
Xuất xứ: Hàn Quốc
Made in Viet Nam ( VinaHan JSC)
+ Quy cách đóng thùng vào container: Xếp tải: 1 container 20ft DC có thể tích 32.96 m3 1 thùng hàng carton sử dụng có kích cỡ 78 *58* 55 cm Thể tích thùng hàng: = (78*58*55) /1000000 = 0.249 m3ð 1 cont sẽ xếp được 32.96/0.249 = 132 thùng 53
1 thùng ( 1 kiện) xếp được 43 chiếc = 21.5 kg ( với mặt hàng áo khoác nữ) 19 chiếc = 15kg ( với mặt hàng áo khoác nam) Có tất cả 2613 chiếc xếp được 60 thùng ( với mặt hàng áo khoác nữ)
1094 chiếc xếp được 57 thùng ( với mặt hàng áo khoác nam) ð Tổng : 117 thùng sử dụng 1 container loại 20 ft DC Xếp hàng vào cont với các nguyên tắc cơ bản:
• Hàng hóa nặng đặt dưới nên mỗi kiện hàng quần áo nữ nặng hơn nên đều được xếp dưới
• Trọng lượng của hàng được phân bổ đều trên mặt sàn
• Trọng tâm của hàng ( có vạch màu xanh hướng lên trên thể hiện trong hình) nằm chính giữa trọng tâm của hàng hóa
• Các khoảng trống giữa các hàng hóa sẽ được chèn thêm các túi khí chuyên dụng để giữ độ vững của hàng
• Một số thùng hàng sẽ được nêm và buộc chặt lại với nhau trong quá trình xếp hàng thực tế tại bãi
Cách thức xếp hàng được mô phỏng dưới dạng 3D như hình dưới đây : Trong đó:
A: là mặt hàng quần áo nữ B: là mặt hàng quần áo nam
Kích thước container 20ft DC: 591,1 * 234 *238 cm
3 lớp xếp đầu tiên ( theo thứ tự từ trái sang phải)
Các lớp xếp tiếp ( theo thứ tự từ trái sang phải)
Các lớp xếp cuối ( theo thứ tự từ trái sang phải)
Hình ảnh container đã được xếp hoàn chỉnh 117 kiện hàng ( Hình ảnh chưa mô phỏng
lớp túi khí chèn hàng) +
Lưu ý khi kiểm tra container nhận về từ hãng tàu
• Kiểm tra bên ngoài Container
Quan sát phát hiện các dấu vết rách, ỗ thủng, biến dạng méo mó do va đập … phải tiến hàng kiểm tra phần mái, các góc của Container vì đây là chỗ thường bị bỏ sót nhưng lại là yếu tố quan trọng của Container liên quan đến an toàn chuyên chở.
• Kiểm tra bên trong Container
Phải kiểm tra độ kín nước bằng cách khép kín cửa từ bên trong quan sát các tia sáng lọt qua để phát hiện lỗ thủng hoặc khe nứt. Kiểm tra các đinh tán, ri- vê xem có bị hư hỏng hay nhô lên không. Kiểm tra tấm bọc phủ các trang thiết bọ khác như lỗ thông gó ống dẫn hơi lạnh.
• Kiểm tra cửa Container
56
Kiểm tra vách trước
Kiểm tra bên ngoài Kiểm tra sàn trong Kiểm tra trần ,nóc, sàn ngoài Kiểm tra hông,vách trái
Kiểm tra bên trong, bên ngoài cửa Kiểm tra hông, vách bên phải
Kiểm tra tình hình hoạt động khi đóng mở cánh cửa và then cài bảo đảm cửa đóng mở an toàn. Kín không để nước xâm nhập vào container.
• Kiểm tra tình trạng vệ sinh container
Vỏ container phải được vệ sinh sạch sẽ, khô ráo, không bị mùi hôi, dơ bẩn Nếu đóng hàng vào container không đạt tiêu chuẩn vệ sinh gây tổn hại cho hàng hóa đồng thời dễ bị từ chối khi cơ quan y tế kiểm tra phát hiện.
• Kiểm tra thông số kỹ thuật b. Quá trình vận tải nội địa
- Phương tiện vận tải: Xe đầu kéo sơ mi rơ mooc container ft loại 2 đầu trục -
Tuyến đường vận chuyển:
Nơi nhận hàng: Kho hàng của công ty VinaHan- Đường Thân Khuê, Song Mai, Bắc Giang
Nơi giao: Cảng Green Port- Hải Phòng- Việt Nam
3 1
Xưởng Hải 2 Phòng (128km) Bắc Giang
4
Hành trình xe chạy rỗng Hành trình xe chạy có hàng
(1): Hành trình xe đi từ xưởng đỗ xe đến cảng Hải Phòng để lấy container rỗng
(2): Hành trình xe container rỗng đi từ Hải Phòng đến nhà kho của Công ty Vinahan ở Bắc Giang để xếp hàng
(3): Hành trình xe chở hàng từ Bắc Giang đến Hải Phòng để dỡ container (4): Sau khi dỡ container xong, xe đi về xưởng
- Bảo hiểm vận tải: Do Công ty KTO mua cho hàng hóa vận tải có giá trị trong suốt quá trình quá trình vận tải trong lãnh thổ Việt Nam
• Người bảo hiểm: Công ty Cổ phần Bảo hiểm Quân đội (MIC)
• Đối tượng bảo hiểm: 1953.5 kg hàng hóa và cước phí vận chuyển
• Người được bảo hiểm: Công ty Cổ phần CCL
• Giá trị bảo hiểm( giá trị lô hàng hóa kê khai): 81.286,81 USD
• Số tiền bảo hiểm: giá trị bảo hiểm + cước vận chuyển + phí bảo hiểm + lãi ước tính
• Phí Bảo hiểm= tỷ lệ phí* giá trị bảo hiểm = 0.06* 81286.81= 4877,2 USD
- Kế hoạch vận chuyển: được chuyển cho Bên công ty VinaHan trước 1 tuần trước khi giao hàng, có mẫu như sau:
3.2.2.2. Tổ chức giao nhận hàng hóa xuất khẩu may mặc
a. Xin giấy phép xuất khẩu
Công ty KTO đã thực hiện dịch vụ giao nhận nhiều đơn hàng xuất khẩu thành phẩm gia công cho VinaHan nhiều lần nên đã có giấy phép này
b. Nhận booking, lấy container rỗng
Với điều kiện giao hàng là FOB nên công ty sẽ không phải thực hiện booking hãng tàu. Nhưng những thông tin như loại container đóng hàng và một số thông tin khác phải được KTO gửi cho bên Hàn Quốc trước 15 ngày trước khi giao hàng
Đại diện giao nhận của Công ty FIL- Hàn Quốc tại Việt Nam sẽ nhận được bản Booking confirmation sau khi làm việc xong với hãng tàu Dongjin Aube và
người đại diện này sẽ liên hệ với công ty KTO để hỗ trợ làm thủ tục nhận container.
Sau khi có Booking Confirmation, nhận viên công ty sẽ đến phòng Điều độ tại cảng Green Port để làm thủ tục rồi ra bãi hàng chọn container như đã đăng ký với hãng tàu
Điền số hiệu cont đã chọn, nhận viên quay lại Cảng làm thủ tục nhận lệnh cấp Cont rỗng và nhận packing list và seal hãng tàu
Chở container rỗng về kho hàng tại Bắc Giang đóng hàng và vận chuyển quay về bãi CY tại cảng để chờ làm thủ tục Hải quan
c. Kiểm tra hàng lần cuối
Bước này, nhận viên giám sát vận chuyển của VinaHan và công ty CCL sẽ kiểm tra kỹ lưỡng về hàng hóa sản phẩm, container ( quy cách đóng gói, số lượng, chất lượng) lần cuối trước khi đóng. Niêm chì và làm công tác vận chuyển
d. Làm thủ tục Hải Quan
Vì đóng hàng tại kho nên sau khi giao hàng xong mới làm thủ tục hải quan.
- Mở tờ khai Hải quan điện tử : mở tờ khai Hải quan điện tử khá khác so với mở tờ khai hàng hóa xuất khẩu thông thường. Cụ thể các bước như sau:
• Tìm kiếm hợp đồng gia công đã đăng ký:
• Nhập danh sách thành phẩm : Chuyển trạng thái “Đã duyêt” thành “Chưa duyệt” .
Vào mục “Sản phẩm” chọn danh sách
• Nhập định mức hàng hóa:
• Mở tờ khai xuất (EDA)
Bảng thông tin chung
Bảng mục thông tin container
Bảng danh sách hàng lưu ý chọn “ Xuất sản phẩm” ( sản phẩm: thành phẩm gia công)
- Các chứng từ phải nộp • Tờ khai hàng hóa xuất khẩu:
• Hóa đơn bán hàng
• Packing list
• Định mức nguyên phụ liệu cho 2 mặt hàng áo
• Giấy chứng nhận xuất xứ
§ Đơn đề nghị cấp C/O
§ C/O
- Sau khi hoàn tất quá trình đăng ký hải quan và có kết quả phân luồng. Nhân viên mang đầy đủ bộ giấy tờ đến Phòng thương vụ của Hải quan làm thủ tục và làm thủ tục hạ bãi container
- Đóng phí: Gồm phí làm thủ tục hải quan
- Lấy tờ khai: Hải quan sẽ ghi số container và số seal và mặt sau của tờ khai ( phần dành cho hải quan).
- Thanh lý tờ khai: nhân viên làm thủ tục Hải quan phải trình tờ khai đã được hoàn tất để nhân viên thương vụ cảng kiểm tra container và seal đã được hạ chưa, và hạ có đúng không. Xong bước này container sẽ được nhập vào hệ thống của cảng.
- Vào sổ tàu: Nếu container đã được hạ thì sẽ được vào sổ tàu. Và nhân viên giao nhận phải ký vào biên bản bàn giao và xác nhận tình trạng container. Cần chú ý container phải được hạ trước giờ cắt máng closing time
- Thực xuất tờ khai hải quan: Sau khi đã giao hàng cho khách hàng thì nhân viên giao nhận phải làm thực xuất cho lô hàng ( quy định này bắt đầu áp dụng từ 2006) các giấy tờ gồm: Tờ khai hải quan ( 1 bản chính, 1 bản sao), commercial invoice ( 1 bản chính), vận đơn đường biển (bill tàu).
.
e. Giao hàng cho tàu
Sau khi kết thúc việc thông quan cho lô hàng (hàng đã được thanh lý). Cung cấp chi tiết bill để hãng tàu làm vận đơn.
Bước này được làm trước giờ cắt máng closing time và trước bước thực xuất. Vận chuyển container lên tàu là việc của hãng tàu ( vì họ đã thu bạn phí THC). Bước này kết thúc bằng việc nhận được vận đơn đường biển có thể là bill gốc ( 3 bản ) hoặc surrendered bill.
f. Thanh toán và các vấn đề về thuế
Thanh toán: vì là hợp đồng gia công nên việc thanh toán các khoản chi phí về giao nhận sẽ do bên VinaHan thanh toán còn vấn đề về tiền hàng hay phương thức thanh toán thế nào sẽ do bên VinaHan và FIL thống nhất và quy định trong hợp đồng
Hợp đồng gia công này là đối tượng được miễn thuế vì có toàn bộ nguyên liệu do phía Hàn Quốc gửi sang
g. Gửi các chứng từ sang phía Hàn Quốc
- Vận đơn
- C/O
- Packing list
- Commercial Invoice
Thời hạn để gửi là trong vòng 5 ngày kể từ ngày giao hàng (11/12/
3.2.2.3. Tính toán các chi phí trong quá trình tổ chức giao nhận của Công ty KTO
STT NỘI DUNG ĐƠN GIÁ
I CHI PHÍ THỦ TỤC HẢI QUAN 1,200,000
1 Hải quan tiếp nhận 300,000
2 Chi chọn cont, xe nâng gắp cont 160,000
3 Chi phí nộp đội thủ tục hải quan +
lệ phí 440,000
4 Ký thực xuất 140,000
5 Phí dịch vụ 160,000
6 Phí C/O 160,000
II GIÁ CƯỚC VẬN CHUYỂN 4,864,000
1 Dầu 545,000
2 Lương lái xe, phụ xe 1,000,000
3 Tiền ăn lái xe + luật công an, làm
lốp 1,000,000
4 Phí bảo trì đường bộ 340,000
5 Phí nâng hạ hàng + cân hàng tại
cảng 1,050,000 III ĐÓNG GÓI 1 Bao bì, đóng gói 3,600,000 2 Nhãn mác 4,077,000 3 Chi phí bốc xếp 5,200,000 Tổng 24,236,000
Bảng 3.2: chi phí trong quá trình tổ chức giao nhận KẾT LUẬN
Khoảng thời gian thực tập quý báu đã giúp tôi nhận ra rằng một trong những nội dung quan trọng nhất trong một chuỗi các nghiệp vụ thực hiện một hợp đồng xuất khẩu hoặc nhập khẩu là giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu. Và nghiệp vụ giao nhận vận tải quốc tế có những đặc điểm sau:
• Vừa mang tính lý thuyết cao vừa mang tính thực hành sâu sắc
• Nội dung của nghiệp vụ là quá trình cụ thể hóa tất cả các môn có liên quan đến nghiệp vụ ngoại thương như: luật, nghiệp vụ ngoại thương, thủ tục hải quan, thanh toán quốc tế
Người làm giao nhận cần trang bị cho mình không chỉ kiến thức, kỹ năng mà còn cần làm việc với một thái độ tốt. Người giao nhận chuyên cần, ham học hỏi, luôn tìm hiểu và cập nhật thông tin từ báo ngành hoặc trang thông tin về các Hiệp ước, Hiệp định quốc tế sẽ kịp thời đưa vào ứng dụng những quy trình tiên tiến hơn, qua đó sẽ giúp công việc giao nhận tiến triển tốt và giảm được rất nhiều những khoản chi phí phát sinh.