Nguồn
kinh phí
Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Số tiền (tr.đ) Tỷ trọng (%) Số tiền (tr.đ) Tỷ trọng (%) Số tiền (tr.đ) Tỷ trọng (%) 1. NSNN cấp 88.614 58,98 96.145 53,83 101.050 57,64 2. Thu dịch vụ y tế 53.328 35,49 71.770 40,18 67.467 38,48 3. Viện trợ 5.145 3,42 6.144 3,44 2.154 1,23 4. Nguồn khác 3.158 2,10 4.545 2,54 4.640 2,65 Tổng cộng 150.245 100 178.604 100 175.311 100
(Nguồn: Phịng Tài chính kế tốn)
+ Chi duy trì hoạt động bệnh viện: Tiền nước, điện, văn phịng phẩm… + Chi cho nghiệp vụ chun mơn: Chi mua thuốc, hóa chất, vật tư y tế phục vụ cho việc khám chữa bệnh.
+ Chi mua sắm tài sản, công cụ dụng cụ: Mua bàn ghế cho cán bộ, máy vi tính… quyết định sự phát triển của Bệnh viện.
+ Các khoản chi không thường xuyên: Chi đào tạo, phát triển nhân lực…
2.3. Thực trạng tổ chức kế toán tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương
2.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
* Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế tốn
Bộ máy kế toán của Bệnh viện Châm cứu Trung ương được tổ chức theo mơ hình tập trung. Với mơ hình này, Phịng kế tốn chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn của đơn vị. Tổ chức theo mơ hình tập trung là phù hợp với Bệnh viện vì đơn vị khơng có các đơn vị phụ thuộc hạch toán độc lập.
* Phân cơng lao động kế tốn
Nhân sự tại phòng kế tốn gồm có 22 cán bộ, trong đó có 1 trưởng phòng - kế tốn trưởng, 3 phó trưởng phịng tài chính kế tốn phụ trách 3 mảng (01 phó phụ trách mảng kế tốn ngân hàng (4 đồng chí), 01 phó phụ trách mảng Thu viện phí Bảo hiểm y tế (6 đồng chí), 01 phó phụ trách Quản lý tài sản cố định (3 đồng chí), 1 kế tốn tổng hợp, 1 kế toán BHYT, 1 kế toán vật tư và TSCĐ, 1 kế toán theo dõi xây dựng cơ bản, 1 kế toán vốn bằng tiền và thanh toán, 1 kế toán doanh thu chi phí, 1 thủ quỹ. Trong đó kế toán trưởng và kế toán tổng hợp và các đồng chí phó phịng đang học thạc sĩ, các kế tốn viên có trình độ đại học.
Căn cứ vào khối lượng cơng việc kế tốn và trình độ của nhân viên kế toán, Kế tốn trưởng phân cơng cho mỗi nhân viên kế tốn đảm nhiệm các phần hành kế tốn cụ thể. Mỗi nhân viên có thể đảm nhiệm một hoặc một số phần hành kế toán.
Trưởng phịng kế tốn là người lãnh đạo tổ chức cơng tác kế tốn và bộ máy kế toán Bệnh viện, kiểm tra giám sát hoạt động kế toán, cân đối thu chi, quyết tốn và ký các báo cáo tài chính định kỳ. Cuối năm, trưởng phịng kế tốn phụ trách chính trong việc lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán
Kế toán tổng hợp: Hỗ trợ kế tốn trưởng điều hành về cơng tác tổ chức kế tốn, là người lãnh đạo trực tiếp tổ chức cơng tác kế toán, kiểm tra giám sát trực tiếp hoạt động kế toán của từng kế toán viên tổng hợp, cân đối tình hình thu chi, quyết tốn ngân sách. Định kỳ hàng tháng, kế toán tổng hợp tạm thời số liệu gửi cho kế toán trưởng phê duyệt.
Kế tốn BHYT: thực hiện theo dõi, tính tốn tổng hợp chi phí theo từng bệnh nhân, tổng hợp lập các báo cáo thu chi tiết theo từng nguồn nội trú, ngoại trú, theo từng bộ phận.
Kế tốn vật tư, TSCĐ: Chịu trách nhiệm tính tốn, phản ánh kịp thời và kiểm tra chặt chẽ các loại tài sản, vật tư trong kho trên các mặt số lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp. Tính và trích hao mịn TSCĐ, tham
gia kiểm kê TSCĐ cuối năm.
Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán: Chịu trách nhiệm phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình thu, chi bằng tiền mặt và chuyển khoản. Cuối ngày phải có số liệu tiền mặt còn tồn quỹ để đối chiếu với thủ quỹ; Tính tốn chính xác, kịp thời các khoản thanh tốn với cơng nhân viên chức và người lao động.
Kế tốn doanh thu, chi phí: Phản ánh kịp thời các nghiệp vụ về doanh thu, chi phí, bao gồm thu hoạt động NSNN cấp, thu viện trợ, thu phí được khấu trừ để lại, doanh thu tài chính, doanh thu hoạt động dịch vụ và các khoản chi phí tương ứng.
Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt thực tế tại bệnh viện, thực hiện việc kiểm tra quỹ, ghi chép sổ quỹ và lập báo cáo tồn quỹ theo quy định.
Bộ máy kế toán của Bệnh viện được tổ chức như sơ đồ 2.2:
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Bệnh viện
(Nguồn: Phịng Tài chính kế tốn) Kế tốn trƣởng Kế toán tổng hợp Kế toán bảo hiểm y tế Kế toán vật tư, TSCĐ Kế toán vốn bằng tiền, thanh tốn Kế tốn doanh thu, chi phí Thủ quỹ
2.3.2. Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng tại bệnh viện bao gồm: các chứng từ kế toán ban hành theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp. Tùy từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán khác nhau, có mức độ phức tạp, quy mô khác nhau, mà đơn vị sử dụng các loại chứng từ phù hợp. Thực tế ở bệnh viện, khi có các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thì phịng kế tốn đơn vị phải tổ chức kiểm tra các điều kiện hạch toán ban đầu đầy đủ ở tất cả các bộ phận và đây là công việc khởi đầu của quy trình kế tốn. Tùy thuộc vào loại nghiệp vụ thực hiện, loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số lượng nghiệp vụ để kế toán sử dụng các loại chứng từ kế toán phù hợp.
Quá trình lập, phân loại, kiểm tra chứng từ tại đơn vị đều đảm bảo tuân thủ quy trình luân chuyển chứng từ như sơ đồ dưới đây
Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ ở bệnh viện
(Nguồn: Phịng Tài chính kế tốn)
Bƣớc 1: Lập tiếp nhận chứng từ kế toán
Qua khảo sát thực tế vận dụng hệ thống chứng từ kế toán do nhà nước ban hành theo thơng tư 107 thì tại bệnh viện có khoảng 35-40 chứng từ các loại. Hiện nay, hệ thống chứng từ kế toán đang được sử dụng trong các giao dịch về lao động tiền lương, vật tư, TSCĐ và tiền tệ tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương được thể hiện tại Phụ lục 2.1.
Hầu hết các mẫu chứng từ kế toán tại bệnh viện nêu trên đã được lập sẵn trên máy vi tính, nhân viên kế tốn chỉ cần bổ sung các thông tin cần thiết về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào mẫu chứng từ. Các yêu cầu về chứng từ của bệnh viên:
+ Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
+ Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
+ Chữ viết trên chứng từ rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
+ Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, khơng tẩy xóa, khơng viết tắt. + Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
+ Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ.
+ Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thơng tin trên chứng từ kế toán. Song song với việc tổ chức chứng từ nhằm quản lý tốt các khoản thu, bệnh viện đã chú ý đến tổ chức chứng từ nhằm ghi nhận đầy đủ, kịp thời các khoản chi phí phát sinh trong đơn vị. Tương ứng với các nội dung chi như chi cho con người, chi chuyên môn nghiệp vụ, chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ và các khoản chi quản lý hành chính, bệnh viện đã xây dựng trình tự luân chuyển chứng từ tương đối phù hợp.
Ví dụ quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ thanh toán cho bệnh nhân ra viện
Các chứng từ sử dụng:
Hồ sơ bệnh án, giấy ra viện, đơn thuốc; Phiếu tổng hợp chi phí Hóa đơn viện phí; Phiếu thu.
Sơ đồ 2.4. Quy trình ln chuyển chứng từ thanh tốn bệnh nhân ra viện
(Nguồn: Phịng tài chính kế tốn bệnh viện) Căn cứ vào Hồ sơ bệnh án, BS điều trị Cho BN ra viện theo kế hoạch, Ghi đầy đủ giấy ra viện, chuyển viện, đơn thuốc theo quy định.
Điều dưỡng chăm sóc:
- Thống kê chính xác, đầy đủ mọi chi phí: thuốc, xét nghiệm, dịch vụ, vật tư tiêu hao...
- Nhập bổ sung các chi phí cịn thiếu vào phần mềm thanh tốn viện phí. - Đối chiếu các chi phí giữa phần mềm thanh tốn và hồ sơ bệnh án. Bổ sung, điều chỉnh nếu số liệu chưa khớp.
- In phiếu tổng hợp chi phí để BN đi thanh tốn.
Phòng TCKT
- Hướng dẫn BN/NN viết biên lai hồn ký quỹ (nếu có).
- Viết hóa đơn cho BN/NN, liên xanh lưu tại cuống, liên đỏ trả BN/NN, liên tím trả khoa điều trị.
- Giải thích và thơng báo số tiền phải thu thêm cho BN/NN. - Thu lại hóa đơn thanh tốn viện phí, trả thẻ BHYT (nếu có). - Đưa giấy ra viện, hồ sơ chuyển viện, đơn thuốc cho BN/NN.
Bƣớc 2: Tổ chức kiểm tra chứng từ
Sau khi chứng từ kế toán được lập, kế toán phần hành tiến hành kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi trên chứng từ kế tốn; đối chiếu
Phịng tài chính kế tốn
Khoa điều trị Điều dưỡng
Bệnh nhân ra viện
chứng từ kế tốn với các tài liệu có liên quan. Kế tốn trưởng thực hiện việc kiểm tra lại và ký duyệt trước khi trình Giám đốc ký duyệt.
Thực tế tại bệnh viện thì một chứng từ kế tốn đều trải qua ít nhất hai lần kiểm tra: Kiểm tra lần đầu và kiểm tra lần sau. Kiểm tra lần đầu là công việc kiểm tra của các kế tốn phần hành nhằm kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp cũng như những điều kiện thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ. Đây là khâu kiểm tra rất quan trọng bởi tính kịp thời và trực tiếp của nó ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kiểm tra lần sau do Kế toán trưởng thực hiện sau khi nghiệp vụ kinh tế đã được hồn thành và kế tốn viên đã ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ đó vào chứng từ kế tốn nhằm đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ kế toán.
Tuy nhiên, do chứng từ phát sinh ở bệnh viện tương đối nhiều và do chưa thấy hết tầm quan trọng của việc kiểm tra kế toán, cho nên việc kiểm tra chứng từ kế toán chỉ dừng lại ở nội dung nghiệp vụ, các chỉ tiêu về giá trị, số lượng mà chưa chú trọng đến tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ kế tốn. Bên cạnh đó, việc lập chứng từ trên máy vi tính đơi khi cịn nhầm lẫn về định khoản, nguồn kinh phí, mục lục NSNN… không được phát hiện kịp thời.
Bƣớc 3: Tổ chức sử dụng chứng từ cho việc ghi sổ
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế tốn nhập số liệu vào máy tính để lên bảng kê, sổ chi tiết vật tư, thuốc, sổ chi tiết phải thu của khách hàng... Nếu thu, chi tiền mặt thì kế tốn sẽ vào sổ quỹ. Cuối kỳ từ số liệu chi tiết máy sẽ lên bảng tổng hợp chi tiết và từ bảng kê lên bảng chứng từ ghi sổ. Sau đó, máy sẽ đưa số liệu lên bảng cân đối kế tốn từ đó lập báo cáo kế toán.
Chứng từ kế toán được phân loại, sắp xếp theo các tiêu thức khác nhau tùy theo nhu cầu quản lý của bệnh viện. Tuy nhiên, tiêu thức được sử dụng chủ yếu ở bệnh viện là theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ. Bên cạnh đó, các chứng từ kế toán của đơn vị phân thành 2 loại: chứng từ gốc và chứng từ tổng
hợp. Hiện tại Bệnh viện đã thực hiện tin học hóa cơng tác kế tốn nên số lượng chứng từ gốc thường chiếm tỷ trọng lớn hơn so với chứng từ tổng hợp.
Bƣớc 4: Tổ chức lƣu trữ, bảo quản và hủy chứng từ
Chứng từ kế toán phát sinh hàng tháng, sau khi đã được ghi sổ kế toán hoặc nhập số liệu vào máy vi tính đều được đóng thành quyển, ghi rõ bên ngoài quyển chứng từ các thông tin về thời gian và số hiệu, sau đó đưa vào lưu trữ và bảo quản theo chế độ quy định.
Thời gian lưu trữ của chứng từ tại Bệnh viện được diễn ra như sau: Do cơ sở vật chất khó khăn, chật hẹp nên tồn bộ chứng từ kế tốn được sắp xếp gọn gàng theo từng tháng trên các giá, kệ, tủ sắt trong phịng kế tốn Sau khi hết mỗi năm tài chính, các tài liệu chứng từ sẽ giữ lại Phịng Tài chính - Kế tốn tối đa là 12 tháng (phiếu thu, phiếu chi, chứng từ tổng hợp các loại, chứng từ nhập kho - xuất kho, chứng từ ngân hàng, kho bạc...).
Sau thời hạn, kế toán chuyển xuống bộ phận kho lưu trữ của phòng, các chứng từ thường được lưu tối thiểu là 5 năm đối với chứng từ kế toán gồm: Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của Bệnh viện kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu ở tập chứng từ của Phịng Tài chính - Kế tốn.
Một số chứng từ kế toán khác được lưu giữ tối thiểu là 10 năm gồm: Chứng từ BHYT, chứng từ thuế, các số chi tiết như: Sổ kho nguyên vật liệu, sổ kho dược, sổ theo dõi tạm ứng, công nợ; Sổ chi tiết hoạt động, sổ kế toán tổng hợp, sổ Cái, sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ, sổ tổng hợp nguồn kinh phí...; các báo cáo tài chính tháng, q, năm, báo cáo quyết tốn BHYT, và các tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập BCTC.
Từ hệ thống chứng từ ghi nhận ban đầu, bệnh viện đã tổ chức xây dựng hệ thống tài khoản kế tốn nhằm ghi chép, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
2.3.3. Thực trạng tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
* Xây dựng danh mục hệ thống tài khoản kế toán:
Bệnh viện đã căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán được quy định tại chế độ kế toán theo Thông tư 107, căn cứ vào đặc điểm hoạt động cụ thể của đơn vị để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại đơn vị của mình. Hệ thống tài khoản kế tốn áp dụng cho Bệnh viện, gồm: 16 tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và 6 tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản (Phụ lục 2.2).
* Vận dụng TK vào kế toán các giao dịch chủ yếu:
Trên cở sở khái quát việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn tại Bệnh viện, Luận văn trình bày phương pháp kế toán một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh đặc thù của bệnh viện, cụ thể như sau:
- Với các tài sản chủ yếu là vốn bằng tiền và TSCĐ, kế toán đã sử dụng tài khoản theo dõi chi tiết và hạch toán phù hợp.
- TK 21111 - Nhà cửa
- TK 21121 - Phương tiện vận tải đường bộ - TK 21131 - Máy móc thiết bị văn phịng - TK 2114 – Thiết bị truyền dẫn
- TK 2115 - Thiết bị đo lường thí nghiệm - TK 2118- Tài sản cố định hữu hình khác
Tuy nhiên, giá trị hao mịn của TSCĐ khơng được theo dõi trên tài khoản chi tiết để theo dõi phù hợp. Chỉ sử dụng duy nhất một TK sau: TK 2141 – Khấu hao và hao mịn lũy kế tài sản cố định hữu hình.
Hiện nay tại Bệnh viện Châm cứu Trung ương các loại vật tư như thuốc, máu, dịch truyền, hóa chất là do bộ phận Dược chịu trách nhiệm theo