2.3.4 .Thực trạng tổ chức cung cấp và phân tích thông tin kế toán
3.3. Các giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Bệnh viện đa kho aY
3.3.3. Hoàn thiện hệ thống hóa và xử lý thông tin
Chứng từ kế toán được ghi nhận ban đầu sẽ được tổ chức xử lý hệ thống hóa qua ghi sổ, phản ánh qua hệ thống các tài khoản phù hợp mà đơn vị lựa chọn. Thông tư 107/2017/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/1/2018 là cơ sở để các đơn vị HCSN căn cứ vào đó để thực hiện. Việc vận dụng phải thỏa mãn được yêu cầu về quản lý và đặc biệt là kiểm soát được các hoạt động chi theo đúng quy định. Để hoàn thiện hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán được hiệu quả cần thực hiện thêm một số giải pháp sau:
- oàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Vận dụng linh hoạt, mở chi tiết tài khoản theo cấp 3 hoặc cấp 4
+Áp dụng chế độ kế toán theo nguyên tắc dồn tích đối với tài sản, doanh thu, chi phí trong quá trình khám, chữa bệnh, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh không căn cứ vào
thời điểm thực tế thu hoặc chi tiền tương đương như quá trình bệnh nhân vào khám và làm các dịch vụ y tế, làm công đoạn nào thu tiền, xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu luôn ở công đoạn đó; bệnh nhân điều trị từ năm này qua năm khác thì cũng phải tách chi phí, ghi nhận doanh thu của năm này và năm sau hoặc thanh lý tài sản, khi ký hợp đồng thanh lý, thu tiền cũng phải ghi nhận doanh thu luôn. Phương pháp này có ưu điểm là doanh thu được ghi nhận trong kỳ kế toán và được xác định bằng tỷ lệ công việc đã hoàn thành phù hợp với mô hình hoạt động của các đơn vị sự nghiệp y tế.
+ Do đặc thù của cơ sở y tế là khi bệnh nhân vào nằm điều trị tại khoa trong Bệnh viện thì chưa xác định được hết tất cả các khoản chi phí phải thu của bệnh nhân được ngay từ thời điểm ban đầu bệnh nhân mới nhập viện, do đó để tạo thuận lợi cho bệnh nhân và dễ quản lý theo dõi khoản chi phí phát sinh thì ngay thời điểm ban đầu khi xác định được bệnh nhân chắc chắn phải nhập viện điều trị thì bộ phận thu ngân thuộc phòng tài chính - kế toán sẽ thu trước tạm ứng 1 khoản tiền theo quy định đối với bệnh nhân nằm điều trị nội trú. Việc làm này được kế toán ghi sổ phản ánh qua tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng ; nhưng để quản lý theo dõi một cách chi tiết nhất thì nên vận dụng mở thêm các tài khoản con để quản lý theo dõi chi tiết hơn dùng cho các đối tượng bệnh nhân: có thẻ BHYT, bệnh nhân viện phí....; ngoài ra cũng để phản ánh được các nguồn phải thu của Bệnh viện như thu từ hoạt động đào tạo, cấp chứng chỉ; thu từ hoạt động cho thuê trông giữ xe, từ hoạt động cho thuê căng tin; từ hoạt động cho thuê nhà thuốc; thu từ khoản tạm ứng cấp dự toán của cơ quan BHXH thành phố Hà Nội và các khoản thu khác.
+ Một hoạt động nữa mà hiện nay Bệnh viện chưa hoàn thiện được đó là khoản thu tiền bán sổ y bạ (sổ khám bệnh) cho bệnh nhân. Thường các sổ này được giao cho phòng KHTH đặt mua rồi chuyển cho phòng khám bán cho bệnh nhân. Cần có sự phối hợp quản lý theo dõi của bộ phận kế toán để tránh làm thất thoát (tránh trường hợp phòng khám tự đặt in sổ với chi phí rẻ hơn nhưng chất lượng tồi hơn rồi bán cho bệnh nhân). Phải có sự quản lý theo dõi
và tách biệt giữa sổ y bạ dành cho bệnh nhân và các sổ sách văn phòng phẩm dùng cho các khoa, phòng.
+ Do là đơn vị khám và chữa bệnh bằng mô hình Y học cổ truyền nên Bệnh viện thường xuyên có sử dụng và kê đơn thuốc Đông dược. Đặc điểm của thuốc đông dược là tính theo đơn vị gam, nên trong quá trình vận chuyển, pha chế, bào chế có xảy ra sự hao hụt được Bệnh viện căn cứ vào tỷ lệ hư hao theo quy định được ghi rõ ở thông tư 43/2017/TT-BYT của Bộ y tế ban hành và hướng dẫn áp dụng tỷ lệ hư hao về thuốc đông dược. Căn cứ vào đó tính được mức tiêu hao của từng vị thuốc trong quá trình sơ chế, pha chế, tuy nhiên trong quá trình làm cũng không tránh khỏi sơ suất, để đảm bảo tỷ lệ thiệt hại thấp nhất xảy ra thì Bệnh viện phải xây dựng chế tài khắc phục để thu hồi tình trạng hư hao ngoài quy định của thông tư 43.
+ oàn thiện thời điểm ghi nhận doanh thu: Khắc phục tình trạng phản ánh doanh thu chi phí của bệnh nhân nằm viện giao giữa 2 năm tài chính, kế toán cần tách bạch rõ những chi phí nào bệnh nhân đã sử dụng trong năm trước tương ứng với khoản tiền mà bệnh nhân phải chi trả năm trước để phản ánh doanh thu kịp thời. Doanh thu ghi nhận của các lớp đào tạo cấp chứng chỉ cho các học viên, thường khi học viên đến làm thủ tục nộp kinh phí học cho bệnh viện 1 lần mà việc học và cấp chứng chỉ lại diễn ra trong thời gian dài 3 tháng thậm chí 6 tháng mới hoàn thành xong việc học và cấp chứng chỉ.
+ oàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toán: Đảm bảo hệ thống sổ kế toán phải đơn giản dễ hiểu, dễ kiểm tra đối chiếu. Khi in sổ phải ghi đầy đủ các nội dung theo điều 25 của Luật kế toán như ghi rõ tên đơn vị; tên sổ; ngày tháng năm mở sổ ; ngày tháng năm khóa sổ; chữ ký của người mở sổ; kế toán trưởng; số trang; và đóng dấu giáp lai theo đúng quy định. Cuối kỳ sau khi phản ánh hết các chứng từ kế toán phát sinh trong kỳ kế toán, phải kiểm tra đối chiếu giữa số liệu ghi sổ và chứng từ kế toán. Tiến hành đối chiếu cộng số phát sinh trên sổ chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. Sau khi đối chiếu chính xác thì mới tiến hành khóa sổ.
Hoàn thiện thêm sổ kế toán chi tiết sau:
Sổ chi tiết thu viện phí: Căn cứ để ghi sổ là các hóa đơn thu tiền viện phí, chênh lệch BHYT phản ánh số tiền thu từ hoạt động khám, chữa bệnh. Cuối tháng, số liệu này để dùng lập Bảng tổng hợp chi tiết thu viện phí, việc này sẽ tách biệt được chi tiết các khoản thu của Bệnh viện theo mẫu sau:
Bệnh viện đa khoa Y CT à Nội Mã đơn vị QHNS:1059191
SỔ CHI TIẾT THU VIỆN PHÍ
Tháng …. Năm …. Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Tổng số Tổng số Khoa điều trị Số hiệu Ngày, tháng BHYT chi trả BN thanh toán 1 phần VP BN tự nguyện Số không thu đƣợc (1) (2) (3) (4) (5) (7) (6) (7) (8) (9) Ngày tháng năm…
iám đốc Kế toán trƣởng Kế toán viện phí Thu ngân
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Sổ chi tiết thuê chuyên gia: Hoạt động này phản ánh chi tiết việc mời chuyên gia từ các bệnh viện khác về hỗ trợ các bác sỹ ngoại, sản trong quá trình mổ; giáo viên của trường đại học Y Hà Nội, cao đẳng Y Hà Nội về trợ giảng và khám,chữa bệnh theo thời gian. Được theo dõi theo mẫu sổ như sau:
Bệnh viện đa khoa Y CT à Nội Mã đơn vị QHNS:1059191
SỔ CHI TIẾT THUÊ CHUYÊN GIA
Tháng …. Năm …. Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Tổng thu Tổng chi phí Chênh lệch Khoa điều trị Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Ngày… tháng … năm …
iám đốc Kế toán trƣởng Thủ quỹ