7. Kết cấu luận văn
1.4. Kinh nghiệm phân tích công việc của một số doanh nghiệp và bài học
bài học rút ra cho Công ty Cổ phần Tâm Đức Cẩm Phả
1.4.1. Kinh nghiệm phân tích công việc của một số doanh nghiệp
1.4.1.1. Công ty cổ phần đầu tư PV-INCONESS
Được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103017981, do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 15/6/2007. Công ty có số vốn điều lệ là 250 tỷ đồng, chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực đầu tư xây dựng, bất động sản và du lịch dịch vụ. Ngành nghề sản xuất, kinh doanh chủ yếu của Công ty PV-INCONESS là đầu tư xây dựng, bất động sản và du lịch dịch vụ. Trong công tác Phân tích công việc, hiện tại Công ty đã xây dựng hoàn thành hệ thống mô tả công việc cho hầu hết các chức danh tại Công ty. Ban lãnh đạo đã nhận thấy được một phần tầm quan trọng của phân tích công việc nhưng chưa hiểu sâu sắc và hiểu hết các tác dụng của phân tích công việc đối với hoạt động quản lý nhân sự của Công ty. Vì vậy cho đến nay Công ty chưa quan tâm, đầu tư đúng mức cho công tác này. Điều này được thể hiện ở quy trình thực hiện phân tích công việc không bài bản, chính quy; hệ thống văn bản phân tích công việc chưa hoàn chỉnh. Phòng tổ chức nhân sự không có nhân viên chuyên trách mảng phân tích công việc, trong khi kiến thức, kỹ năng làm việc thực tế về phân tích công việc của họ còn hạn chế nhưng Công ty cũng không có sự đào tạo, bồi dưỡng cho họ. Không có sự kết hợp giữa các phương pháp phân tích công việc, do đó công tác này chưa mang lại nhiều hiệu quả cho Công ty như kỳ vọng ban đầu.
1.4.1.2. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu hàng không (Airimex)
Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu Hàng không (Airimex) thành lập ngày 21/3/1989 và hoàn thành IPO ngày 18/5/2006 với cổ đông sáng lập là Tổng công ty Hàng không Việt Nam - cổ đông lớn nhất của Công ty. Trụ sở chính đặt tại địa chỉ 414 Nguyễn Văn Cừ, Long Biên, Hà Nội. Hiện tại Airimex là nhà nhập khẩu/phân phối lớn về phụ tùng máy bay và các thiết bị mặt đất sân bay tại Việt Nam.
Với lịch sử phát triển khá lâu bền, hệ thống quản trị của Airimex bị chi phối nhiều bởi cách quản lý của hệ thống nhà nước. Tuy nhiên, dưới sức ép đổi mới sau cổ phần hóa, Airimex bắt buộc phải thay đổi cách tổ chức hệ thống quản lý trong đó có công tác quản trị nhân lực. Sau nhiều lần tự triển khai PTCV nhưng không đạt được mục tiêu như mong muốn do năng lực của phòng kế hoạch, phòng Hành chính - nhân sự hạn chế và sự phối hợp thiếu hiệu quả giữa các Phòng/Ban, đến cuối năm 2014 Airimex quyết định tái khởi động “Cải tiến hệ thống quản lý” trong đó bao gồm Phân tích công việc với sự hỗ trợ của một đơn vị tư vấn độc lập. Bên tư vấn đã áp dụng phương pháp điều tra phiếu hỏi kết hợp phương pháp phỏng vấn chuyên gia để thực hiện PTCV tại Airimex. Sau nhiều lần dự thảo và lấy ý kiến góp ý của toàn thể CBCNV tại Công ty, Airimex đã hoàn thiện xây dựng 47 bản Mô tả công việc. Cách làm này của Airimex đảm bảo rằng các bản MTCV đýợc xây dựng khoa học, kịp thời và tận dụng đýợc kinh nghiệm của các chuyên gia nội bộ tại các Phòng/ban.
1.4.1.3. Công ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà (VPPHH)
Giấy đăng ký kinh doanh số: 0100100216 do Sở Kế Hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp lần đầu ngày: 28/12/2005, đăng ký thay đổi lần thứ 14 ngày 02/07/2014. Vốn điều lệ: 58.961.000.000 đồng. Trụ sở chính: 25 Lý Thường Kiệt - Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội
Thực trạng PTCV tại Văn phòng phẩm Hồng Hà đã được phân tích và nghiên cứu dựa trên các đặc điểm về nguồn nhân lực tại tổ chức, các phương pháp PTCV được sử dụng và quá trình tổ chức thực hiện PTCV. Đồng thời kết quả nghiên cứu cũng đã làm rõ tác động của những nhân tố chủ yếu ảnh hưởng tới công tác đến từ: quan điểm của ban lãnh đạo, thiết kế công việc, cơ cấu tổ chức, bộ máy triển khai PTCV và một số nhân tố khác. Hệ thống sản phẩm của PTCV tại một số vị trí chức danh chưa được xây dựng đầy đủ, chưa rõ và sát với thực tế công việc. Bản mô tả công việc chưa được ứng dụng hiệu quả trong công tác quản trị nhân sự. Người lao động gặp khó khăn trong tìm hiểu, nắm rõ trách
nhiệm công việc phải làm, kết quả công việc cần đạt được cũng như yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, khả năng cần có. Cán bộ chuyên trách nhân sự thiếu đi công cụ hỗ trợ để thực hiện đầy đủ, hiệu quả chức năng quản trị nhân sự.
1.4.2. Bài học rút ra cho Công ty Cổ phần Tâm Đức Cẩm Phả
Từ những thực tế trong việc triển khai PTCV ở trên và các kết quả từ đề tài PTCV của một số tác giả khác mà tác giả đã tìm hiểu được, tác giả rút ra bài học sau trong công tác PTCV tại Công ty Cổ phần Tâm Đức Cẩm Phả:
Thứ nhất, mỗi doanh nghiệp nên có một bộ phận/hoặc cá nhân chuyên trách về nhân sự, có đủ năng lực chuyên môn để có thể giải thích nghiệp vụ liên quan đến Phân tích công việc cho Ban lãnh đạo, cán bộ quản lý và người lao động.
Thứ hai, hoạt động PTCV nhất thiết phải có sự phối hợp tích cực giữa Phòng Hành chính – Nhân sự và các Phòng/Ban chuyên môn khác. Các Phòng/ban đóng vai trò quan trọng và cần phải chủ động tham gia vào hoạt động PTCV tại doanh nghiệp.
Thứ ba, Phân tích công việc cần sự quyết liệt và chỉ đạo sát sao của Lãnh đạo công ty. Bản chất PTCV là nội dung phức tạp vì cần sự phối hợp giữa các đơn vị, cá nhân. Do đó, trong quá trình triển khai không tránh khỏi những bất đồng, mâu thuẫn giữa các thành viên tham gia, nên cần sự can thiệp và quyết định kịp thời của Ban lãnh đạo để giải quyết được các vấn đề vốn phức tạp trong công tác tổ chức và quản lý nhân sự.
Thứ tư, Việc triển khai PTCV cần được thực hiện một cách bài bản, khoa học bởi đội ngũ nhân sự triển khai có đầy đủ kiến thức, kỹ năng và am hiểu về công tác này, vì vậy việc bố trí và đào tạo nhân sự là khâu quan trọng.
Năm là, Các phương PTCV phải được sử dụng kết hợp linh hoạt, đảm bảo tiết kiệm thời gian, chi phí nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác của kết quả PTCV cho cả cá nhân và tập thể lao động.
Sáu là, sản phẩm của PTCV phải được cập nhật chỉnh sửa bổ sung phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.
Tiểu kết chƣơng 1
Chương một tác giả đã làm sáng tỏ thêm các khái niệm, ý nghĩa và tầm quan trọng và quy trình của PTCV theo những cách tiếp cận và quan điểm khác nhau. Trên cơ sở kế thừa kết quả nghiên cứu của các học giả trước đó và quan điểm cá nhân tác giả đã đưa ra khái niệm riêng về PTCV được sử dụng trong phạm vi luận văn. Từ cách tiếp cận chung cùng phát hiện mới về ý nghĩa của PTCV, tác giả cho rằng PTCV có tác động tích cực tới tất cả các chức năng, hoạt động của Quản trị nhân lực, đồng thời các hoạt động đó cũng có tác động trở lại đối với hiệu quả công tác PTCV. Để đánh giá tính hiệu quả của PTCV có nhiều tiêu chí khác nhau, tuy nhiên các tiêu chí này đều có điểm chung đó là tuân theo nguyên tắc mô tả, phản ánh trung thực công việc, đo lường dựa trên kết quả đầu ra, các yếu tố đầu vào làm căn cứ đánh giá hiệu quả công việc, điều này đảm bảo tính khoa học khi vẫn lồng ghép linh hoạt các đặc trưng riêng của PTCV.
Bên cạnh các phương pháp PTCV thường được các tổ chức sử dụng, chương một cũng đã khái quát các phương pháp khác nhau tương ứng với những thực tế về quản trị nhân lực ở các tổ chức đặc thù. Thêm vào đó, kinh nghiệm chung về PTCV tại một số tổ chức trong nước cũng đã được phân tích, nhìn nhận tương đối toàn diện cả về ưu điểm và hạn chế, làm cơ sở đưa ra bài học kinh nghiệm có thể ứng dụng tại Công ty cổ phần Tâm Đức Cẩm Phả.
Chƣơng 2
THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÂM ĐỨC CẨM PHẢ 2.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Tâm Đức Cẩm Phả
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Tên công ty: Công ty cổ phần Tâm Đức Cẩm Phả
Công ty Cổ phần Tâm Đức Cẩm Phả được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 5700710910 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Ninh cấp ngày 31 tháng 12 năm 2007.
1. Địa chỉ trụ sở chính: Số nhà 20, tổ 1 khu Hai giếng 1, phường Cẩm Thủy, TP Cẩm Phả, tỉnh Quảng Ninh.
2. Số điện thoại: 02033 720.999
3. Ngày thành lập: Ngày 31 tháng 12 năm 2007
4. Vốn điều lệ: 15.000.000.000 đồng Mười lăm tỷ đồng chẵn) 5. Giám đốc: Phạm Thị Cúc
Hình 2.1. Logo của công ty cổ phần Tâm Đức Cẩm Phả
Lịch sử hình thành:
Cách đây 24 năm, Bà Phạm Thị Cúc - hiện đang là giám đốc công ty bắt đầu khởi nghiệp từ việc kinh doanh quán cơm bình dân, chủ yếu phục vụ người lao động.
Nhờ việc kinh doanh có hiệu quả, trong 3 năm 2005-2007 bà đã mạnh dạn đầu tư hàng chục tỷ đồng, mua sắm các trang thiết bị cũng như khai thác thêm các ngành nghề kinh doanh như xây dựng, kinh doanh lương thực, thực
phẩm, hàng tiêu dùng, dịch vụ vận chuyển vật tư, vật liệu sản xuất v.v.. và năm 2007, Công ty cổ phần Tâm Đức chính thức được thành lập.
Công ty được cấp giấy phép kinh doanh ngày 31-12-2007.Chính thức đi vào hoạt động 01- 01-2008.
2.1.2. Một số đặc điểm ảnh hưởng đến phân tích công việc của Doanh nghiệp Doanh nghiệp
❖Cơ cấu bộ máy tổ chức và điều hành của Công ty
Tại Công ty hiện nay được chia thành 2 khối chính đó là khối vận hành, khối kinh doanh.
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức của Công ty Cổ phần Tâm Đức Cẩm Phả
Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự
Từ sơ đồ 2.1 có thể thấy hiện nay tại Công ty được phân chia thành thành 4 cấp bậc theo thứ tự từ cấp cao nhất là cấp Ban lãnh đạo đến Quản lý cấp cao tiếp theo đó là cấp quản lý cấp trung và cuối cùng là cấp nhân viên. Mô hình cơ cấu theo chức năng và phân chia các quyền rõ ràng.
Công ty cổ phần Tâm Đức Cẩm Phả được thành lập bởi các thành viên có tâm huyết và kinh nghiệm trong lĩnh vực phục vụ ăn uống, cung cấp lương thực thực phẩm và nhà hàng. Sau nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp lương thực thực phẩm và nhà hàng bà Phạm Thị Cúc, chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Giám đốc Công ty đã quyết tâm thành lập doanh nghiệp để mở rộng quy mô và phạm vi hoạt động. Sau hơn 10 hoạt động cung cấp lương thực thực phẩm cho ngành than. Công ty Tâm Đức chúng tôi không những là doanh nghiệp có uy tín, có kinh nghiệm và có thứ hạng tại tỉnh Quảng Ninh mà còn mở rộng và hoạt động ở các tỉnh thành lân cận đặc biệt là thủ đô Hà Nội.
Với mô hình hoạt động theo hình thức Công ty cổ phần thành lập đầy đủ các cơ quan quản lý, phòng ban chức năng và hoạt động theo đúng quy định của Luật Doanh nghiệp. Thông qua sự tư vấn của phòng Hành chính Nhân sự cộng với việc tham khảo ý kiến tư vấn pháp lý của các đơn vị tư vấn luật chúng tôi đã xây dựng được một bộ máy quản lý tương đối hoàn chỉnh và hoạt động rất hiệu quả.
Ngoài ra, các thành viên trong Hội đồng quản trị, Ban giám đốc thường xuyên tham gia các khóa học về quản lý và tham gia các hiệp hội doanh nhân của tỉnh nhà cũng như của thủ đô Hà Nội để giao lưu và học hỏi kinh nghiệm.
Đối với các phòng ban chức năng như phòng Hành chính - Nhân sự, phòng Kế toán, phòng Kinh doanh, phòng Thực Phẩm, phòng Quản lý Nhà Bếp… đều có những lao động có đủ chuyên môn nghiệp vụ để đảm nhiệm. Điều đáng quý ở doanh nghiệp đó là mặc dù chỉ là doanh nghiệp vừa và nhỏ nhưng người lao động rất gắn bó và cống hiến lâu dài.
❖Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hiện nay, Công ty cổ phần Tâm Đức Cẩm Phả đang cung cấp các dịch vụ và sản phẩm như sau:
- Tổ chức đảm bảo ăn uống cho toàn bộ cán bộ, nhân viên ở các đơn vị hành chính sự nghiệp, các mỏ, các cán bộ, bệnh nhân ở các bệnh viện. Khai
thác dịch vụ căng tin và các dịch vụ tiện ích khác phục vụ cho bệnh nhân, người nhà bệnh nhân và cán bộ.
- Nhà hàng ăn uống, tổ chức tiệc cưới, Hội nghị, sinh nhật… là doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ nấu ăn, tổ chức tiệc cưới, hội nghị, sinh nhật… có năng suất phục vụ đến 2.000 người. Với nguồn thực phẩm tươi ngon và thực đơn đa dạng và kinh nghiệm tổ chức phục vụ chuyên nghiệp chúng tôi luôn đem đến cho khách hàng sự hài lòng.
- Cung cấp thủy, hải sản: Cán bộ quản lý là một trong những người làm việc lâu năm trong ngành kinh doanh thủy hải sản nên có kinh nghiệm lựa chọn đồ ăn ngon, mặt khác chúng tôi có nguồn cung cấp rất uy tín và ổn định. Công ty hiện có hệ thống cửa hàng tại Quảng Ninh và Hà Nội. Có thể khẳng định rằng đây là một đơn vị cung cấp thủy, hải sản mạnh.
- Cung cấp các loại thực phẩm: đầy đủ các loại thịt, gạo, đồ hộp, rau củ quả, trứng, gia vị, giò, chả…tất cả đều có xuất xứ rõ ràng và bảo bảo chất lượng.
- Cung cấp đồ uống, bánh kẹo, đường, sữa: Các loại rượu, bia, bánh kẹo của rất phong phú đa dạng về chủng loại. Hàng hóa được nhập từ các thương hiệu uy tín ở trong nước và nước ngoài có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, có đầy đủ giấy tờ chứng minh đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.
Sau hơn 10 năm hoạt động, doanh nghiệp của công ty đang không ngừng phát triển bằng chứng là doanh thu năm sau luôn cao hơn năm trước, sản phẩm và dịch vụ của ngày càng đa dạng, phong phú. Công ty không những đã nâng cao được chất lượng phục vụ và chất lượng sản phẩm mà còn mở rộng thị trường kinh doanh và cung cấp suất ăn công nghiệp, cung cấp thực phẩm tại các mỏ tại Quảng Ninh như Công ty Cổ Phần Than Cao sơn – Vinacomin, Công Ty Tuyển Than Cửa Ông – TKV, Công Ty Kho Vận và Cảng Cẩm Phả - Vinacomin, Công Ty Than Hạ Long – TKV, Công Ty CP Than Mông Dương, Công Ty CP Than Cọc Sáu, Công ty CP Than Hà Lầm, Công ty Tuyển Than Hòn Gai, Công ty Cổ Phần Chế Tạo Máy - Vinacomin và sang các tỉnh thành khác đặc biệt là thủ đô Hà Nội, tiêu biểu như các hợp
đồng: Hợp đồng hợp tác kinh doanh ký với Bệnh viện đa khoa khu vực Cẩm Phả, Bệnh viện Y học Cổ truyền – Bộ Công an, Bệnh viện 103 – Học viện quân y, Bệnh viện Bỏng Quốc Gia Lê Hữu Trác, Bệnh viện K – cơ sở Tân Triều, Bệnh viện đa khoa huyện Yên Phong tỉnh Bắc Ninh, Viện Y học Phòng không không quân, Tổng công ty Truyền Thông Đa Phương Tiện VTC, Bệnh viện Đa Khoa Đức Giang và đầu năm 2017 là Học Viện Tòa Án, ngoài ra công ty còn cung cấp thực phẩm cho các siêu thị, các nhà hàng tại Hà Nội… đây chính là những minh chứng rõ ràng nhất cho thấy Tâm Đức Cẩm Phả