7. Kết cấu luận văn
2.2. Phân tích thực trạng phân tích công việctại Công ty Cổ phần Tâm
2.2.5. Kiểm tra lại thông tin và soạn thảo các bản dự thảo phân tích công việc
công việc
Các kết quả của phân tích công việc sẽ được chuẩn hóa về mặt nội dung, hình thức trước khi trình lên cho ban lãnh đạo. Sau khi có các kết quả của phân tích công việc các nhân viên P.HCNS sẽ gửi các bản này đến các bộ phận làm việc tương ứng có các công việc đó và yêu cầu các trưởng phòng ban có trách nhiệm lưu giữ các bản này. Đồng thời phổ biến đến các cấp dưới của mình cũng chính là những người lao động trong công ty.
Việc lưu trữ thông tin sẽ do P.HCNS đảm nhiệm. Sau một thời gian thì các bản phân tích công việc này cũng cần được cập nhập lại cho phù hợp tùy thuộc vào tình hình phát triển hay sự thay đổi về chính sách, kế hoạch kinh doanh của công ty. Nếu có sự thay đổi lớn thì cần tiến hành lại quá trình phân tích công việc như trên.
Tìm hiểu của tác giả về mức độ rõ ràng, dễ hiểu của các bản mô tả công việc đang được ban hành tại Công ty theo đánh giá của Nhân viên. Số phiếu phát ra là 100 phiếu thu về 94 phiếu, kết quả như sau:
Bảng 2.5: Mức độ rõ ràng của các Bản mô tả công việc đang đƣợc ban hành tại Công ty
Mức độ Số ngƣời Tỷ lệ (%)
Rõ ràng 51 54,26
Chưa thực sự rõ ràng ở một vài phần 33 35,11
Rất khó hiểu/trìu tượng 10 10,63
Tổng 94 100
Nguồn: Khảo sát của tác giả, 2021
Qua bảng 2.5 có thể thấy đa số người lao động đều đánh đánh giá bản mô tả công việc đã rõ ràng, tuy nhiên vẫn còn một số người lao động thấy các văn bản này khó hiểu, tỷ lệ chiếm tới 10,63%. Phiếu đánh giá của tác giả chỉ lấy giới tính và phòng ban không lấy tên người lao động giúp cho họ có tâm lý thoải thể đánh giá một cách khách quan hơn. Từ kết quả trên có thê thấy
các Bản mô tả công việc đang được ban hành tại công ty vẫn chưa thực sự phù hợp, Với nhiều vị trí cần hoàn thiện lại về chi tiết để người lao động có thể dễ hiểu hơn, qua đó phần nào biết được rõ các công việc, nhiệm vụ cụ thể của mình.
Các kết quả phân tích công việc trong Công ty bao gồm:
Bản mô tả công việc
Những nhân viên phòng hành chính - nhân sự được giao nhiệm vụ tiến hành phân tích công việc sẽ phải hoàn thiện bản mô tả công việc. Bản mô công việc sẽ giải thích về trách nhiệm, nhiệm vụ làm việc. Bản mô tả công việc tại công ty cổ phần Tâm Đức Cẩm Phả sẽ gồm 4 nội dung chính.
Chức năng,nhiệm vụ
Mô tả chi tiết công việc
Trách nhiệm.
Quyền hạn
Bảng 2.6: Bản mô tả công việc cho vị trí nhân viên kinh doanh
CÔNG TY CỔ PHẦN TÂM ĐỨC CẨM PHẢ Lần ban hành: 03/NS02/2018
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHO NHÂN VIÊN KINH DOANH
I. Chức năng, nhiệm vụ
- Lập các kế hoạch Kinh doanh và triển khai thực hiện
- Phản ánh doanh thu, công nợ khách hàng, công nợ với các nhà cung cấp - Soạn thảo hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua- bán
- Lập hồ sơ đấu thầu
- Marketing và chăm sóc khách hàng
II. Mô tả chi tiết công việc
+ Phân tích tâm lý khách hàng từng khu vực để xây dựng kênh tiêu thụ + Tìm hiểu thị trường mua-bán và các đơn vị cạnh tranh
+ Lập kế hoạch mua bán lương thực thực phẩm, hàng hóa…
Thực hiện hoạch Marketing: + Thực hiện quảng cáo
+ Thực hiện tiếp thị, khuyến mại + Thực hiện bán hàng:
+Tổng hợp doanh thu các bộ phận trong Công ty theo ngày + Theo dõi công nợ của các khách hàng, nhà cung cấp: + Đảm bảo chốt công nợ đúng hạn, chính xác.
+ Lập kế hoạch thu hồi công nợ,yêu cầu thanh toán những khoản nợ quá hạn.
Soạn thảo, làm thủ tục ký kết các hợp đồng mua bán lương thực, thực phẩm, hàng hóa; lập hồ sơ đấu thầu:
+ Quản lý, lưu trữ các hồ sơ kinh tế, hồ sơ thầu
+ Xây dựng hình ảnh công ty qua hoạt động bán hàng;cung ứng lương thực thực phẩm
+ Khảo sát và đánh giá sự hài lòng của khách hàng
III. Trách nhiệm
- Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc; Giám đốc; Trưởng phòng và trước pháp luật về việc thực hiện các nhiệm vụ được giao
- Xây dựng trình chương trình làm việc của bộ phận đảm bảo đúng quy định, của Công ty và pháp luật của Nhà nước
- Thường xuyên báo cáo trực tiếp cho Giám đốc hoặc Tổng giám đốc việc thực hiện các nhiệm vụ được giao;
- Bảo quản, lưu trữ, quản lý hồ sơ tài liệu,…thuộc công việc của phòng theo đúng quy định
IV. Quyền hạn
- Được quyền tham gia góp ý kiến và đề xuất giải pháp thực hiện các lĩnh vực hoạt động của bộ phận kinh doanh
- Được quyền sử dụng các trang thiết bị, phương tiện của phòng vào mục đích phục vụ công tác để hoàn thành các nhiệm vụ nêu trên
Theo quan điểm của tác giả bản MTCV hiệu quả đảm bảo các nội dung sau:
Các nhiệm vụ được liệt kê theo mức độ quan trọng
Các nhiệm vụ chính được liệt kê đầy đủ
Các nhiệm vụ phải được cập nhật linh hoạt
Các nhiệm vụ được mô tả riêng biệt, rõ ràng và ngắn gọn
Người thực hiện được khuyến khích phát huy khả năng
Mô tả công việc chứ không mô tả người thực hiện công việc
Công việc được mô tả một cách khách quan và chính xác.
Đối với bản mô tả của công ty cổ phần Tâm Đức Cẩm Phả hiện nay đã tương đối đầy đủ các nội dung cần thiết. Có thể giúp nhân viên hiểu rõ về các nhiệm vụ phải làm, quyền hạn cũng như trách nghiệm, tránh được những bỡ ngỡ, và nhiều câu hỏi về công việc. Bản mô tả cũng đã được trình bày tương đối rõ ràng, dễ hiểu, dễ đọc.
Bản yêu cầu chuyên môn công việc
Cũng từ các kết quả thu thập thông tin của công tác phân tích công việc những nhân viên phòng hành chính tại Công ty cổ phần Tâm Đức bên cạnh việc hoàn thiện bản mô tả công việc thì cũng cần hoàn thiện bản tiêu chuẩn công việc. Trong bản này sẽ liệt kê các yêu cầu đối với công việc về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần có, trình độ giáo dục, thể lực cần thiết với từng công việc cũng như từng vị trí tại công ty.
Bảng 2.7: Bản yêu cầu chuyên môn công việc
BẢN YÊU CẦU CHUYÊN MÔN CÔNG VIỆC
Chức danh: Nhân viên kinh doanh
1. Trình độ học vấn: Đại học/ Cao đẳng các ngành: kinh tế, quản trị kinh doanh, thương mại, ngoại thương
2. Kỹ năng, phẩm chất:
Thành thạo tin học văn phòng
Có kỹ năng giao tiếp tốt,đàm phán.
Có kỹ năng thu thập và khai thác thông tin.
Trung thực, nhanh nhẹn, ham học hỏi
Tiếng Anh lưu loát 3. Kinh nghiệm
Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm trở lên. 4. Độ tuổi
Từ 22 tuổi trở lên. 5. Sức khỏe:
Có sức khỏe tốt, chịu được áp lực công việc
Nguồn: Phòng Hành chính - nhân sự
Bản tiêu chuẩn công việc của công ty nhìn chung đã nêu nên được các nội dung cần thiết, các yêu cầu cơ bản với công việc. Tuy nhiên vẫn còn sơ sài cần được nghiên cứu hoàn thiện thêm sao cho đầy đủ và chi tiết hơn.
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
Tại Công ty hiện chưa có bản Tiêu chuẩn thực hiện công việc để làm căn cứ đánh giá. Việc đánh giá các kết quả công việc dựa trên bản mô tả công việc và yêu cầu chuyên môn công việc. Công ty đã có bản đánh giá mức độ công việc với một số vị trí như nhân viên kinh doanh, đầu bếp, phụ bếp, kế toán… tuy hiện hiện vẫn chưa thống nhất giữa các lần tạo lập, một số bản là
do các phòng ban lập ra mà không thông qua Phòng Hành chính – Nhân sự. Chính vì vậy vẫn còn nhiều khó khăn trong việc đánh giá và tổng hợp kết quả đánh giá.
Bảng 2.8: Phiếu đánh giá nhân sự phòng kinh doanh
CHI NHÁNH: ……… Mẫu 04/KD
PHIẾU ĐÁNH GIÁ PHÒNG/BỘ PHẬN KINH DOANH Bộ
phận Tiêu chí Đạt Diễn giải nội dung
không đạt Ngƣời đƣợc đánh giá Nhân viên khai thác nguồn hàng
Đi khảo giá và lập báo cáo theo quy định của công ty hoặc chỉ đạo của cấp trên ……… ……… Đàm phán, lập, ký và lưu trữ hợp đồng với NCC đúng quy định ……… ……… Tuân thủ nội quy, thời gian biểu,
đồng phục đầy đủ
……… ……… Giám sát được giá cả đầu vào,
không để giá cao hơn giá thị trường quá 1 ngày
……… ………
Cung cấp giá kịp thời cho các bộ phận không quá 1 ngày kể từ ngày thống nhất
……… ………
Các nội dung công việc khác (chỉ kê các nội dung không đạt theo yêu cầu tại bảng mô tả công việc của các chức danh
Khu vực
Nội dung không đạt (ý kiến của ngƣời kiểm tra)
Ý kiến của ngƣời vi phạm Đồng ý Ý kiến khác (nếu không đồng ý) Ngƣời vi phạm ký ……… ……… ……… ………
NGƢỜI KIỂM TRA
Công ty mặc dù đã có phiếu đánh giá, tuy nhiên biểu mẫu còn sơ sài, các nội dung cần đánh giá chưa đủ và chi tiết. Việc đánh giá chỉ là đạt hoặc không đạt, chính vì thế nhân viên chưa biết được mình đang làm việc có mức nào.
Theo tìm hiểu của tác giả nhìn chúng các phòng ban cũng chưa xây dựng đủ ba văn bản phân tích công việc, còn thiếu hai văn bản rất quan trọng là bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Về mặt hình thức, Công ty không có mẫu văn bản phân tích công việc thống nhất cho các phòng, ban, dẫn đến cách thức trình bày văn bản phân tích công việc của các phòng, ban có phần khác nhau.
2.2.6. Lấy ý kiến đóng góp chỉnh sửa và phê duyệt các kết quả của phân tích công việc
Bước 1: Phòng Hành chính – Nhân sự hoàn thiện việc viết bản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc... cho các vị trí sẽ gửi đi tới các phòng ban lấy ý kiến đóng góp sửa đổi và điều chỉnh lại bản dự thảo lần 1.
Bước 2: Phòng Hành chính – Nhân sự sẽ tổ chức hội thảo với những người quản lý cấp cao để tiếp tục hoàn thiện bản thảo (nếu cần thiết). Sửa lại bản thảo theo những góp ý đó lần 2 và trình lên Ban lãnh đạo phê duyệt.
Bước 3: Lấy chữ ký, đóng dấu bản đã được phê duyệt tiến hành lưu trữ tại Phòng Hành chính – Nhân sự. Bên cạnh đó Phòng Hành chính – Nhân sự có trách nhiệm photo thành nhiều bản và gửi kèm 1 bản Scan từ bản gốc có đóng dấu tới các phòng ban bộ phận có liên quan để triển khai.
Bước 4: Phòng Hành chính – Nhân sự cũng sẽ cử nhân sự trực đi tới các phòng ban, cùng sự hỗ trợ quả các Trưởng bộ phận tiến hành phổ biến đến các cấp dưới của mình cũng là những người lao động các văn bản này để các văn bản này được sử dụng trong quá trình làm việc của người lao động. Trong thời hạn nhất định để quan sát thường là từ 1-3 tháng đối tùy vào vị trí và đánh giá xem đã phù hợp hay chưa. Bên cạnh đó lấy ý kiến sửa đổi trong thời gian triển khai áp dụng thử nghiệm.
Sau khi hoàn thiện việc sử đổi cần trình duyệt và báo cáo kết quả thực hiện với Ban lãnh đạo. Sau một khoảng thời gian các bản phân tích công việc này cũng nên được cập nhật lại. Việc tiến hành cập nhập tạo Công ty sẽ phụ thuộc vào tùy từng thời điểm, mục tiêu chiến lược của Ban lãnh đạo. Việc điều chỉnh có thể chỉ diễn ra ở một vài vị trí cần có sự thay đổi.