7. Kết cấu luận văn
1.3. Nội dung tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập
1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán là một bộ phận quan trọng trong cơ cấu bộ máy quản lý của đơn vị. Bộ máy kế toán bao gồm tập hợp các cán bộ, nhân viên kế toán cùng các phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán được trang bị để thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, phân tích, cung cấp thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị phục vụ công tác quản lý.
Tổ chức bộ máy kế toán là việc sắp xếp, bố trí, phân công công việc cho những người làm công tác kế toán tại đơn vị sao cho bộ máy kế toán phù hợp với quy mô hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị, đồng thời phát huy cao nhất năng lực của từng cán bộ kế toán, tạo hiệu ứng tích cực đến những bộ phận hoặc những người có liên quan. Tổ chức bộ máy kế toán trong đơn vị một cách khoa học và hợp lý không chỉ đóng vai trò quyết định về chất lượng của công tác kế toán mà còn giúp đơn vị thực hiện quản lý kinh phí có hiệu quả và bảo vệ tài sản, tiền vốn của đơn vị.
Nội dung của tổ chức bộ máy kế toán trong đơn vị SNCL bao gồm: Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán; Tổ chức đội ngũ nhân sự cho bộ máy kế toán; Tổ chức trang bị các phương tiện để hỗ trợ bộ máy kế toán.
1.3.1.1. Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập
Mỗi đơn vị SNCL hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau, có đặc điểm và yêu cầu quản lý khác nhau. Do vậy, việc xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán cho mỗi đơn vị cũng khác nhau. Để bộ máy kế toán có thể đem lại hiệu quả cao nhất, đơn vị SNCL phải lựa chọn, xây dựng được mô hình tổ chức bộ máy kế toán khoa học và hợp lý. Việc xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán được dựa trên cơ sở lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán trong đơn vị SNCL.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán là hình thức, cách thức tổ chức, bố trí nguồn nhân lực để thực hiện các nội dung của công tác kế toán. Đây chính là việc tổ chức ra các bộ phận kế toán, quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận, từng cán bộ kế toán và mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán trong đơn vị. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán gắn liền với việc tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị. Việc
lựa chọn, áp dụng hình thức kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức bộ máy kế toán. Do vậy việc lựa chọn hình thức kế toán cho phù hợp để tổ chức bộ máy kế toán là nội dung đầu tiên và quan trọng trong tổ chức kế toán của đơn vị công.
Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán thích hợp nhằm thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp được đầy đủ, kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của đơn vị. Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán khoa học, hợp lý sẽ làm tiết kiệm được chi phí, giảm bớt khối lượng công việc kế toán, nâng cao hiệu quả quản lý nguồn kinh phí, nguồn vốn của đơn vị...
Lựa chọn các hình thức tổ chức bộ máy kế toán có liên quan mật thiết đến việc thiết kế bộ máy kế toán ở đơn vị. Tùy vào đặc điểm, quy mô, lĩnh vực hoạt động của đơn vị; đặc điểm tình hình phân cấp quản lý của đơn vị; biên chế bộ máy kế toán, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ, nhân viên kế toán; tình hình trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán và thông tin trong công tác kế toán mà đơn vị SNCL có thể lựa chọn áp dụng một trong các hình thức sau:
-Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung -Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán
-Hình thức tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tập trung, vừa phân tán)
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung: Còn gọi là mô hình một cấp. Đơn vị kế toán độc lập chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm để thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ việc xử lý chứng từ, ghi sổ kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết, lập BCTC và báo cáo quyết toán, phân tích kinh tế các hoạt động. Trường hợp đơn vị kế toán có các đơn vị trực thuộc thì không có tổ chức kế toán riêng mà chỉ có nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thu thập chứng từ, hướng dẫn và thực hiện hạch toán ban đầu các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thuộc phạm vi đơn vị mình, kiểm tra các chứng từ thu nhận được và định kỳ gửi toàn bộ chứng từ về phòng kế toán trung tâm. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung thường được áp dụng thích hợp với các đơn vị sự nghiệp độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, không có sự phân tán quyền lực quản lý. Đây cũng là những đơn vị sự nghiệp có hoạt động tập trung về mặt không gian và mặt bằng hoạt động, có kỹ thuật xử lý thông tin hiện đại.
Ưu điểm: Số liệu tập trung phục vụ kịp thời cho công tác chỉ đạo chung toàn doanh nghiệp, tránh được tình trạng chậm chễ, thông tin bị báo cáo sai lệch.
Nhược điểm: Khối lượng công tác tại phòng kế toán trung tâm thường lớn, lao động kế toán tại đây nhiều. Các đơn vị phụ thuộc không có thông tin kịp thười cho việc chỉ đạo nghiệp vụ.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán: Còn gọi là mô hình hai cấp. Bộ máy kế toán được phân chia thành hai cấp riêng biệt là cấp trung tâm và cấp trực thuộc. Kế toán ở cả hai cấp đều tổ chức sổ kế toán và bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán phân cấp. Kế toán trung tâm thực hiện các phần hành kế toán phát sinh ở đơn vị chính, công tác tài chính và công tác thống kê trong toàn đơn vị; hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc; thu nhận, kiểm tra các báo cáo tài chính, thống kê của các đơn vị trực thuộc, gửi lên và lập báo cáo tài chính, thống kê tổng hợp cho toàn đơn vị.
Kế toán trực thuộc thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính phát sinh ở đơn vị mình từ khâu hạch toán ban đầu, ghi sổ kế toán đến lập các báo cáo tài chính, thống kê định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm. Từ những đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán như mô tả trên, mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán áp dụng thích hợp với những đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán, chưa trang bị và ứng dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại trong công tác kế toán.
Ưu điểm: Đảm bảo kịp thời, tính chính xác cao, tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp thông tin phục vụ cho nội bộ doanh nghiệp ra quyết định.
Nhược điểm: Bộ máy cồng kềnh, phân chia thành nhiều cấp, nhiều bộ phận, không cung cấp thông tin kịp thời ảnh hưởng đến việc ra quyết định cho quản lý.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán: Còn gọi là mô hình hỗn hợp. Mô hình này kết hợp đặc trưng của cả hai mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung và tổ chức bộ máy kế toán phân tán. Theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán này, ở đơn vị chính thành lập phòng kế toán trung tâm, làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra kế toán đơn vị, ở các đơn vị trực thuộc lớn, đủ trình độ quản lý được phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ ở mức độ cao thì cho tổ chức kế toán riêng. Còn ở các đơn vị trực thuộc nhỏ thì không cho tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm. Trong trường hợp này công việc kế toán ở toàn đơn vị tổng thể được phân
công phân cấp như sau:
Phòng Kế toán trung tâm thực hiện công việc kế toán phát sinh ở đơn vị chính và ở các đơn vị trực thuộc không có tổ chức công tác kế toán riêng; hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc; thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính ở các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng gửi đến và lập báo cáo tài chính tổng hợp toàn đơn vị tổng thể; thực hiện công tác tài chính, thống kê, tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính đơn vị.
Ở các đơn vị kế toán phụ thuộc có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình, công tài tài chính, thống kê trong phạm vi đơn vị mình và định kỳ lập các báo cáo tài chính, thống kê gửi về phòng kế toán trung tâm. Các nhân viên hạch toán ở các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng thực hiện các phần hành công việc hạch toán được phòng kế toán trung tâm giao và định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm.
Ưu điểm: Khắc phục được một số nhược điểm của 02 mô hình trên. Mô hình này được sử dụng nhiều, đem lại hiệu quả kinh tế cao nếu công tác kế toán được tổ chức hợp lý tại các đơn vị sự nghiệp.
Nhược điểm: Gây ra một số khó khăn trong việc thống nhất của kế toán, khó khăn trong quản lý điều hành do mức độ phân cấp quản lý tài chính của đơn vị.
Tóm lại, việc tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị SNCL có thể thực hiện theo các mô hình khác nhau, phù hợp với đặc điểm và quy mô hoạt động của từng đơn vị. Sau khi xác định, lựa chọn mô hình tổ chức thích hợp từ các mô hình trên, các đơn vị SNCL có thể tổ chức phân công công việc cụ thể trong bộ máy. Theo đó kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán của các đơn vị có trách nhiệm phân công, bố trí nhân viên kế toán đảm trách các phần hành kế toán cụ thể. Việc phân công cán bộ kế toán phù hợp với khả năng, trình độ của từng người sẽ giúp cho quá trình thu thập, xử lý thông tin diễn ra nhanh chóng, đồng thời xác định rõ số lượng nhân viên tương ứng với khối lượng công việc nhằm tối ưu hóa bộ máy kế toán.
1.3.1.2. Tổ chức đội ngũ nhân sự cho bộ máy kế toán của các đơn vị sự nghiệp công lập
Đơn vị SNCL muốn tổ chức bộ máy kế toán thì phải tổ chức nhân sự cho bộ máy kế toán. Người đứng đầu đơn vị SNCL có trách nhiệm bố trí người làm kế toán
trưởng hoặc quyết định thuê dịch vụ làm kế toán trưởng theo quy định của Luật Kế toán để điều hành hoạt động của bộ máy kế toán, đồng thời tuyển chọn và bố trí nhân lực cho bộ máy kế toán. Đội ngũ nhân sự trong bộ máy kế toán bao gồm kế toán trưởng và các nhân viên kế toán. Nhân viên kế toán và kế toán trưởng phải thỏa mãn các yêu cầu bắt buộc theo quy định của Luật Kế toán.
Đối với các nhân viên kế toán thì theo Luật Kế toán phải có đủ các tiêu chuẩn, bao gồm: Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật; Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán. Nhân viên kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng, chịu trách nhiệm về các nội dung công việc cụ thể liên quan đến phần hành kế toán được phân công như kiểm tra cập nhật chứng từ kế toán, ghi chép chi tiết và tổng hợp vào các sổ kế toán, đồng thời lập các báo cáo theo yêu cầu của kế toán trưởng.
Đối với Kế toán trưởng thì theo Luật Kế toán, Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán của đơn vị - có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị SNCL. Kế toán trưởng chịu sự lãnh đạo của người đại diện theo pháp luật của đơn vị SNCL; trường hợp có đơn vị kế toán cấp trên thì đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra của kế toán trưởng của đơn vị kế toán cấp trên về chuyên môn, nghiệp vụ. Công việc cụ thể của kế toán trưởng bao gồm phụ trách và điều hành các nhân viên kế toán; giám sát và ký duyệt các chứng từ kế toán phát sinh; kiểm tra, đối chiếu số liệu; tổng hợp, lập và phân tích báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán; Thực hiện phân tích về tình hình tài chính của đơn vị để tư vấn, kiến nghị cho người đứng đầu đơn vị về các kế hoạch và các phương án hoạt động nhằm đưa ra các quyết định cho phù hợp với điều kiện tài chính của đơn vị.
1.3.1.3. Tổ chức trang bị các phương tiện để hỗ trợ bộ máy kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập
Hệ thống kế toán trong các đơn vị SNCL trải qua nhiều giai đoạn phát triển khác nhau về trang bị các phương tiện kỹ thuật như: Không sử dụng máy tính, máy tính quay tay, máy tính bấm phím, máy tính đục lỗ và ngày nay đang sử dụng rộng rãi máy vi tính. Nhờ có việc ứng dụng công nghệ thông tin này sẽ giúp bộ máy kế toán có thể cung cấp các thông tin kế toán kịp thời hơn và với nhiều thông tin hơn cho các đối tượng sử dụng. Đồng thời, việc trang bị và sử dụng các phương tiện tiên
tiến này sẽ giúp cho bộ máy kế toán hoàn thành nhiệm vụ của mình với chất lượng cao nhất và chi phí tiết kiệm nhất. Để làm được điều này, trước hết đơn vị SNCL phải tổ chức trang bị hệ thống máy vi tính phù hợp với khả năng tài chính, đặc điểm hoạt động và tổ chức quản lý của đơn vị.
Hệ thống máy vi tính bao gồm phần cứng và phần mềm. Phần cứng bao gồm các máy vi tính, các thiết bị đầu vào (bàn phím, chuột, hệ thống cảm nhận âm thanh, ...), các thiết bị đầu ra (máy in, loa, ...). Phần mềm bao gồm các chương trình hệ máy tính và các tài liệu hướng dẫn mà người sử dụng có thể thực hiện được. Các máy tính sử dụng cho mục đích kế toán thường có hai phần mềm: Phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. Phần mềm hệ thống là các chương trình được xây dựng để chạy trên các kiểu máy tính cụ thể do các nhà sản xuất máy tính hoặc các nhà cung cấp phần mềm cung cấp, bao gồm: Hệ điều hành, các trình tiện ích, bộ chuyển đổi ngôn ngữ, phần mềm quản lý dữ liệu và phần mềm truyền thông. Phần mềm ứng dụng thường được mua từ các công ty cung cấp phần mềm, bao gồm hai dạng: Phần mềm xử lý nghiệp vụ và phần mềm hỗ trợ ra quyết định. Trên thực tế, các đơn vị thường sử dụng phần mềm kế toán để phục vụ cho công tác kế toán với hai loại phần mềm là phần mềm đóng gói và phần mềm đặt hàng.
Bên cạnh đó, cần ứng dụng các công nghệ cao để hỗ trợ thêm cho hệ thống máy tính và phần mềm, ví dụ công nghệ điện toán đám mây, giúp tái tổ chức bộ máy kế toán theo hướng gọn nhẹ vì không bị ảnh hưởng bởi vị trí địa lý và trang thiết bị; tiết kiệm được các chi phí về phần cứng và phần mềm trong quá trình triển khai và cài đặt.
Tuy nhiên máy tính, kỹ thuật tin học và công nghệ cao chỉ là phương tiện trợ giúp cho người làm công tác kế toán. Điều quan trọng nhất vẫn là đội ngũ cán bộ kế