7. Kết cấu luận văn
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trung tâm Mua sắm tập
3.2.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Việc hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán phải dựa trên những quy định của pháp luật về kế toán, chế độ kế toán và các văn bản có liên quan. Quy định của phá luật ở đây thường là các quy định về danh mục biểu mẫu và phương pháp lập chứng từ kế toán bắt buộc, danh mục hệ thống tài khoản và phương pháp lập tài khoản, danh mục mẫu sổ và phương pháp lập sổ kế toán, danh mục mẫu báo cáo và phương pháp lập báo cáo và trình bày báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách của các đơn vị.
Trên cơ sở văn bản pháp lý: Luật ngân sách, Luật kế toán, chế độ kế toán theo thông tư số 07/2017/TT-BTC, Trung tâm vận dụng để điều chỉnh cho phù hợp.
Quy định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cán bộ kế toán đặc biệt là trong khâu thanh toán. Theo đó, Kế toán trưởng phải thực hiện phân công nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn cho kế toán viên sao cho phù hợp với năng lực từng người. Việc phân định rõ công việc giúp các kế toán viên hiểu rõ công việc của nhau phối hợp ăn ý nhịp nhàng, hạn chế sự chồng chéo trong khâu thanh toán tại đơn vị.
Để đảm bảo cung cấp thông tin một cách trung thực, khách quan, kịp thời, đầy đủ,kip thời, đáp ứng yêu cầu công khai, minh bạch. Con người là yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của đơn vị sự nghiệp nói chung và của hoạt động tổ chức kế toán nói riêng. Dù cơ sở vật chất, trang thiết bị phụ trợ có hiện đại đến đâu nhưng nếu không có nguồn lực có chuyên môn thì công tác kế toán của Trung tâm không vận hành được. Vì vậy, hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trung tâm cũng phải chú trọng đến nguồn nhân lực.
Việc sử dụng phần mềm kế toán đã giúp giảm thiểu chi phí nhân công, tiết kiệm chi phí, tăng năng suất lao động, cung cấp kịp thời nhanh chóng, khoa học và chính xác hơn các thông tin tài chính kế toán cho lãnh đạo đơn vị, cũng như các cơ quan hữu quan. Tuy nhiên, để giảm bớt hạn chế còn tồn tại trong công tác ứng dụng CNTT vào tổ chức kế toán của đơn vị cần:
- Một là, cần phải nhận thức những ứng dụng của các phần mềm đó chỉ là công cụ để giúp đơn vị hoạt động hiệu quả hơn, còn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
có được phản ánh nội dung và tính chất không hoàn toàn là do con người, do đó ngoài trang bị phần mềm cần chú trọng tới yếu tố con người sử dụng để khai thác tối đa các chức năng của ứng dụng phần mềm. Để tổ chức tốt công tác kế toán máy và quy trách nhiệm cho các kế toán phần hành trong nội bộ kế toán cần phải thực hiện tốt việc phân quyên và quản trị người dùng, tổ chức tốt hệ thống bảo mật chương trình kế toán và số liệu kế toán.
- Hai là, cần chú trọng đến vấn đề đào tạo và bồi dưỡng kiến thức cơ bản về nền tảng y học, lý thuyết kế toán trên máy vi tính vì chỉ đào tạo hướng dẫn sử dụng các thao tác khi thực hiện phần mềm đã được cài đặt, kế toán viên cũng chỉ thực hiện thao tác nhập dữ liệu như một cái máy, không hiểu sâu về bản chất số liệu được thể hiện trên báo cáo.
Bộ máy kế toán phải được sắp xếp, tổ chức một cách khoa học, hợp lý hơn để đảm bảo chất lượng, hiệu quả của công tác kế toán tài chính.
Cần tổ chức phân công nhiệm vụ hợp lý cho từng bộ phận kế toán để đảm bảo thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin phục vụ cho việc điều hành của ban Lãnh đạo Trung tâm.
Hàng năm, sắp xếp thời gian cho các nhân viên kế toán đi tập huấn các lớp ngắn hạn để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, trình độ quản lý tài chính. Luân chuyển vị trí công tác của các cán bộ kế toán thường xuyên, thay nhau phụ trách từng phần hành công việc để có thể hiểu biết hết các công việc kế toán trong Trung tâm. Cần thường xuyên bố trí tập huấn chuyên sâu về sử dụng phần mềm kế toán với toàn bộ các tính năng để khi có sự luân chuyển cán bộ thì các kế toán viên có thể chủ động trong công việc.
Mục đích của hoàn thiện tổ chức kế toán là mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất, tuy nhiên các giải pháp hoàn thiện đưa ra phải khả thi, phù hợp với khả năng tài chính và nguồn lực của Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia.