7. Kết cấu luận văn
2.2. Thực trạng tổ chức kế toán tại Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc
2.2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán
2.2.2.1. Thực trạng tổ chức thu thập thông tin kế toán
Thu nhận thông tin kế toán là thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã thực sự hoàn thành, đây là thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của Trung tâm. Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng tại Trung tâm được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC, gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn. Tùy từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán khác nhau, có mức độ phức tạp, quy mô khác nhau, yêu cầu quản lý của Trung tâm kế toán sử dụng các loại chứng từ phù hợp. Thực tế tại Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia, khi có các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thì phòng kế toán đơn vị phải tổ chức kiểm tra các điều kiện để hạch toán ban đầu đầy đủ ở tất cả các bộ phận và đây là công việc khởi đầu của quy trình kế toán. Tùy thuộc vào loại nghiệp vụ thực hiện, loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số lượng nghiệp vụ để kế toán sử dụng các loại chứng từ kế toán phù hợp.
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị chứng từ kế toán được luân chuyển qua các bước cụ thể sau đây:
Sơ đồ 2.4. Quy trình luân chuyển chứng từ tại Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia
Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán
Bước đầu tiên: Xác nhận chứng từ kế toán
Qua quan sát thực tế mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của Trung tâm đều được lập chứng từ kế toán về cơ bản theo đúng quy định của Nhà nước, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh căn cứ trên đối tượng kế toán để chuyển cho các kế toán bộ phận: Tiền mặt, ngân hàng, kho bạc, lương, bảo hiểm được kiểm
Xác nhận chứng từ kế toán Tổ chức lập chứng từ kế toán Tổ chức kiểm tra và kí chứng từ kế toán Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
Tổ chức bảo quản, lưu giữ chứng từ kế toán
tra, lập và hạch toán rõ ràng. Các chứng từ kế toán được sử dụng tại Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia bắt buộc theo Luật Kế toán (2015) và Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng BTC. Ví dụ như phiếu chi của Trung tâm đúng theo mẫu C40-BB có đầy đủ tên, số hiệu lần lượt theo trình tự thời gian; ngày tháng năm lập phiếu; tên địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; tên địa chỉ của cơ quan tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ ghi bằng số và tổng số tiền chi ghi bằng chữ và số; chữ ký của người lập, người nhận tiền, thủ quỹ, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị.
Ngoài ra, Trung tâm đã sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán, do đó phần lớn các mẫu chứng từ có sẵn trên máy tính như Giấy rút dự toán ngân sách, Bảng thanh toán tiền lương... Nhân viên kế toán chỉ cần bổ sung vào chứng từ các thông tin cần thiết về nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên, do hạn chế của phần mềm kế toán về giới hạn của số ký tự mà phần diễn giải nghiệp vụ kinh tế phát sinh đôi khi kế toán phải viết tắt hoặc quá tóm tắt nội dung nghiệp vụ dẫn đến thiếu rõ ràng trong việc phản nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh gây khó khăn cho quá trình ghi sổ kế toán cũng như công tác kiểm tra, thanh tra.
Về hệ thống mẫu biểu chứng từ kế toán: thực hiện các mẫu biểu chứng từ thuộc hệ thống chứng từ kế toán chung bắt buộc mà chế độ kế toán quy định. Việc thực hiện phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh của đơn vị thể hiện đầy đủ ở 4 chỉ tiêu: chỉ tiêu lao động tiền lương, chỉ tiêu vật tư, chỉ tiêu tiền tệ, chỉ tiêu TSCĐ.
Chứng từ lao động tiền lương/tiền công: Tại Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia, các khoản về tiền lương, phụ cấp, các khoản trích theo lương do bộ phận bộ phận kế toán tính toán và chi trả. Chứng từ kế toán trong chỉ tiêu lao động tiền lương sử dụng bao gồm một số những chứng từ cơ bản như: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, bảng thanh toán thu nhập tăng thêm, danh sách chi lương, quyết định đi công tác, giấy đi đường, bảng kê thanh toán công tác phí...
Chứng từ tiền tệ: Phiếu thu tiền mặt, phiếu chi tiền mặt, séc rút tiền mặt, giấy đề nghị tạm ứng, bảng kê đề nghị thanh toán, giấy đề nghị thanh toán...
nhằm ghi nhận số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan. Phiếu thu do kế toán lập thành 2 liên, ghi đầy đủ nội dung trên phiếu và ký vào phiếu thu, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng soát xét và Giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) và Phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên.
+ Phiếu chi: Xác định khoản tiền mặt thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và ghi sổ kế toán. Phiếu chi tiền là chứng từ chứng minh các khoản chi của đơn vị cho hoạt động. Phiếu chi được lập thành 1 liên, chỉ khi đủ chữ ký cần thiết thủ quỹ mới được xuất quỹ, sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên vào Phiếu chi.
+ Giấy đề nghị thanh toán: Theo mẫu bắt buộc, dùng để tổng hợp các khoản chi kèm theo chứng từ (nếu có) để làm thủ tục thanh toán.
+ Giấy đề nghị tạm ứng: Là căn cứ để xét duyệt tạm ứng làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng.
- Chứng từ TSCĐ:
+ Chứng từ tăng TSCĐ: Hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận TSCĐ, hóa đơn GTGT, biên bản bàn giao và nghiệm thu TSCĐ, biên bản thanh lý hợp đồng...
Ngoài ra, các chứng từ thu chi tiền mặt khác là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động thu, chi của Trung tâm. Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc như hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, xuất kho, biên bản giao nhận... để lập chứng từ thu chi tiền mặt. Đối với các chứng từ thanh toán qua ngân hàng, kho bạc, đầu năm khi kế toán nhận được quyết định giao dự toán ngân sách, kế toán căn cứ vào dự toán được duyệt để lập kế hoạch chi tiêu trong năm.
Hiện, tại Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia, các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh hầu hết đều được thực hiện thanh toán qua kho bạc theo quy định như các khoản thanh toán: tiền lương, các khoản thanh toán với các đơn vị cung cấp dịch vụ: máy móc, trang thiết bị văn phòng, chi phí quản lý điện, nước, dịch vụ tổ chức hội thảo tập huấn... Các chứng từ thanh toán bằng tiền mặt tại Trung tâm thường là các nghiệp vụ nhỏ lẻ, số tiền phát sinh ít.
Bước 2: Tổ chức lập chứng từ kế toán
Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế - tài chính thì phòng tài chính kế toán phải tổ chức thực hiện kiểm tra các điều kiện để hạch toán. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của Trung tâm về cơ bản đều được lập theo đúng quy định của Nhà nước. Các chứng từ kế toán đều tập trung ở phòng Tài chính kế toán của Trung tâm. Nhìn chung, nội dung các chứng từ kế toán được lập đều rõ ràng, đúng với từng nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Trên các chứng từ kế toán đều ghi rõ trách nhiệm của từng người liên quan như người lập, người quản lý trực tiếp, chủ tài khoản... đảm bảo thực hiện ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ, đảm bảo chứng từ có tính pháp lý cao và đúng chế độ kế toán hiện hành và là căn cứ để tiến hành các phần hành kế toán hoặc khai báo và nhập dữ liệu vào máy tính theo yêu cầu của phần mềm kế toán áp dụng.
Trung tâm đã sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán, do đó phần lớn các mẫu chứng từ có sẵn trên máy tính như Bảng thanh toán tiền lương, Bảng kê chi phí… Nhân viên kế toán chỉ cần bổ sung vào chứng từ các thông tin cần thiết về nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên, do hạn chế của phần mềm kế toán về giới hạn của số ký tự mà phần diễn giải nghiệp vụ kinh tế phát sinh đôi khi kế toán phải viết tắt hoặc quá tóm tắt nội dung nghiệp vụ dẫn đến thiếu rõ ràng trong việc phản nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh gây khó khăn cho quá trình ghi sổ kế toán cũng như công tác kiểm tra, thanh tra.
Bước ba: Tổ chức kiểm tra, ký chứng từ kế toán
Các chứng từ kế toán tại Trung tâm đều được kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán, tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan. Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Tuy nhiên việc kiểm tra còn theo hình thức chiếu lệ, chưa chặt chẽ nên không tránh khỏi thiếu sót.
Việc kiểm tra kế toán tại Trung tâm thường được thực hiện tại khâu ban đầu do kế toán phần hành thực hiện, và tiến hành kiểm soát lại tại khâu sau do kế toán tổng hợp, hoặc kế toán trưởng thực hiện. Khi kiểm tra chứng từ kế toán, nếu kế toán phát hiện hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán...) đồng thời báo
cáo ngay cho Thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ. Hiện nay Trung tâm Mua sắm tập trung thuốc Quốc gia đã ứng dụng phần mềm kế toán ANA vào công tác kế toán, do đó phần lớn các mẫu chứng từ có sẵn. Nhân viên kế toán chỉ cần bổ sung vào chứng từ các công tác cần thiết về nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Bước bốn: Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
Các chứng từ kế toán của các Trung tâm phân thành 2 loại: Chứng từ gốc (chứng từ ban đầu) và chứng từ tổng hợp (chứng từ trung gian).
Kế toán Trung tâm tiến hành phân loại và sắp xếp chứng từ theo từng chỉ tiêu: - Đối với các chứng từ liên quan chỉ tiêu tiền tệ như: Chứng từ liên quan đến sử dụng NSNN, chứng từ thu tiền mặt, chứng từ chi tiền mặt, chứng từ chuyển khoản ngân hàng, chứng từ hoàn ứng được phân loại và sắp xếp theo trình tự thời gian.
- Chứng từ liên quan đến chỉ tiêu tài sản cố định được phân loại và sắp xếp theo trình tự không gian và thời gian.
- Các chứng từ tổng hợp liên quan đến việc ghi nhận doanh thu, chi phí theo từng nội dung cũng được phân loại riêng theo nội dung và mục đích quản lý.
- Các chứng từ thuộc loại khác như các chứng từ về thuế thu nhập cá nhân, chứng từ về chỉ tiêu lao động tiền lương và các khoản trích theo lương được sắp xếp theo yêu cầu quản lý của phòng kế toán nói riêng và Trung tâm nói chung.
Cuối năm, sau khi được sắp xếp, phân loại và kiểm tra thì toàn bộ chứng từ kế toán của năm sẽ được chuyển về kho để lưu trữ và bảo quản.
Trình tự luân chuyển của chứng từ thanh toán qua kho bạc, ngân hàng:
Bước 1: Bộ phận liên quan tới nghiệp vụ phát sinh lập chứng từ (Xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản, công cụ, các khoản chi cho con người như lương, hợp đồng mua bán,…), kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, danh mục hồ sơ cần có theo quy định, chuyển sang kế toán ngân hàng, kho bạc đề nghị làm thủ tục thanh toán.
Bước 2: Kế toán ngân hàng, kho bạc căn cứ vào dự toán, nguồn kinh phí sử dụng, hồ sơ đề nghị thanh toán để kiểm tra danh mục hồ sơ cần có theo quy định cũng như tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ. Trường hợp thiếu thủ tục thanh toán thì kế toán ngân hàng, kho bạc sẽ đề nghị bộ phận liên quan tiến hành hoàn chỉnh và bổ sung, nếu đã đảm bảo thủ tục thanh toán thì thì nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán để in ra Ủy nhiệm chi/Giấy rút dự toán (theo mẫu của ngân hàng, kho bạc), ký duyệt và trình Kế toán trưởng/Người được kế toán trưởng ủy quyền phê duyệt.
Bước 3: Kế toán trưởng/Người được kế toán trưởng ủy quyền tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, danh mục hồ sơ cần có, nguồn kinh phí sử dụng… theo quy định của Nhà nước, đề nghị hoàn chỉnh và bổ sung trong trường hợp thấy thiếu, nếu đáp ứng yêu cầu thì ký duyệt toàn bộ chứng từ và sau đó trình Hiệu trưởng (Chủ tài khoản)/Người được Chủ tài khoản ủy quyền ký duyệt.
Bước 4: Giám đốc Trung tâm (Chủ tài khoản)/Người được Chủ tài khoản ủy quyền kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, danh mục hồ sơ, đề nghị hoàn chỉnh và bổ sung trong trường hợp thấy thiếu, nếu đáp ứng yêu cầu thì ký duyệt Ủy nhiệm chi/Giấy rút dự toán, sau đó chứng từ sẽ được chuyển sang các ngân hàng, kho bạc để làm thủ tục thanh toán theo quy định. Chứng từ sau khi thanh toán hoàn tất sẽ được kế toán ngân hàng, kho bạc lưu trữ, bảo quản, định kỳ sẽ chuyển sang để kế toán tổng hợp kiểm tra, đối chiếu với phần mềm kế toán và lưu trữ.
(1) Trình tự luân chuyển của chứng từ thanh toán bằng tiền mặt:
Bước 1: Bộ phận liên quan tới nghiệp vụ phát sinh lập chứng từ (công tác phí, mua sắm nhỏ, hội nghị, hội thảo, hoạt động đấu thầu…), kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, danh mục hồ sơ cần có theo quy định, chuyển sang kế toán thanh toán tiền mặt đề nghị làm thủ tục thanh toán.
Bước 2: Kế toán thanh toán tiền mặt căn cứ vào dự toán, nguồn kinh phí sử dụng, hồ sơ đề nghị thanh toán để kiểm tra danh mục hồ sơ cần có theo quy định cũng như tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ. Trường hợp thiếu thủ tục thanh toán thì kế toán thanh toán tiền mặt sẽ đề nghị bộ phận liên quan tiến hành hoàn chỉnh và bổ sung, nếu đã đảm bảo thủ tục thanh toán thì nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán
để in ra Phiếu thu/Phiếu chi (theo mẫu của chế độ kế toán quy định), ký duyệt và trình Kế toán trưởng/Người được kế toán trưởng ủy quyền phê duyệt.
Bước 3: Kế toán trưởng/Người được kế toán trưởng ủy quyền tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, danh mục hồ sơ cần có, nguồn kinh phí sử dụng… theo quy định của Nhà nước, đề nghị hoàn chỉnh và bổ sung trong trường hợp thấy thiếu, nếu đáp ứng yêu cầu thì ký duyệt toàn bộ chứng từ và sau đó trình Giám đốc Trung tâm (Chủ tài khoản)/Người được Chủ tài khoản ủy quyền ký duyệt.
Bước 4: Giám đốc Trung tâm (Chủ tài khoản)/Người được Chủ tài khoản ủy