Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT đầu vào, Phiếu xuất kho, các chứng từ liên quan khác.
Phương pháp tính trị giá hàng tồn kho: nhập trước – xuất trước. Phương pháp này áp dụng hàng được mua trước thì được xuất trước và giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lơ hàng nhập trước và thực hiện theo trình tự cho đến khi hàng hóa được xuất ra hết. Phương pháp này giúp tính được giá vốn hàng xuất kho cho mỗi lần xuất hàng, do vậy nó sẽ cung cấp số liệu nhanh chóng, kịp thời để kế tốn ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trị giá vốn của từng mặt hàng đang tồn kho sẽ tương đối đúng với giá thị trường của mặt hàng đó.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. Phương pháp này theo dõi thường xuyên, liên tục sự biến động nhập, xuất, tồn hàng hóa trên sổ kế tốn. Sử dụng phương pháp này có thể tính được trị giá vật tư nhập, xuất, tồn tại bất kỳ thời điểm nào trên Sổ tổng hợp.
Quy trình luân chuyển chứng từ:
Khi khách hàng đặt hàng thì Phịng Kinh doanh lập Bảng kê bán hàng sau đó chuyển tới bộ phận kho để soạn hàng. Sau khi sắp xếp đủ số lượng hàng hóa thì Bảng kê bán hàng được chuyển đến Phịng kế tốn. Kế toán căn cứ vào số lượng, đơn giá được ghi trên bảng kê lập và ký Phiếu xuất kho thành 3 liên. Phiếu xuất kho được chuyển đến Giám đốc ký duyệt. Phiếu xuất kho đã ký liên 1 chuyển đến bộ phận kế toán để ghi sổ kế toán và lưu trữ bảo quản, liên 2 được chuyển đến bộ phận kho để ghi thẻ kho và lưu trữ bảo quản, liên 3 đưa cho người nhận hàng.
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ luân chuyển phiếu xuất kho của Công ty Cổ phần Sách và Thiết bị giáo dục Trần Gia
Ví dụ: Ngày 09/10/2019 Cơng ty cung cấp hàng hóa cho Cơng ty Cổ phần Văn hóa Huy Hồng bán hàng theo phiếu xuất kho số 00345 ngày 09/10/2019 theo hình thức bán bn. Cộng tiền giá vốn hàng bán 2.621.876 đồng.
Biểu 2.5: Phiếu xuất kho bán buôn số 00345 ngày 09/10/2019 (Hạch toán giá vốn hàng bán cho HĐGTGT số 0000073) xuất bán sách cho Công ty Cổ phần
Văn hóa Huy Hồng
(Nguồn: Phịng Kế tốn Cơng ty CP Sách và Thiết bị giáo dục Trần Gia)