V. QUY TRÌNH THỰC HIỆN VÀ KIỂM SOÁT CÔNG TÁC THIẾTKẾ 1 Mục đích
7 Các đơn vị tư vấn Biên bản giao nhận hồ sơ Theo BM-05-
5.2. Diễn giải quy trình thực hiện và kiểm soát
Bước Diễn giải nội dung công việc
Bư
ớc 1: Giao việc + kế hoạch, tiến độ thiết kế
- CNDA: các TĐV nhận nhiệm vụ thiết kế từ Công ty thông qua Hợp đồng giao khoán nội bộ hoặc phiếu giao việc có kèm theo phụ lục là kế hoạch thực hiện.
- Ban lãnh đạo Công ty thông báo đầu việc cho CNDA. Căn cứ theo yêu cầu công việc CNDA lập kế hoạch công việc thực hiện và thời gian thực hiện tổng thể và cho từng bộ môn, đề xuất đơn vị, cá nhân tham gia thực hiện hợp đồng – thực hiện theo BM-05-05.
- CTBM, TĐV căn cứ theo kế hoạch tổng thể do CNDA lập kế hoạch thực hiện của từng bộ môn theo biểu mẫu BM-05-06 trong đó phân công công việc cụ thể cho từng cá nhân và thời gian thực hiện. Nội dung chính của bản kế hoạch gồm:
+ Tiến độ chi tiết cho từng khối lượng công việc
+ Danh mục hồ sơ, bản vẽ cần thực hiện theo HD-05-02.
+ Phân công công việc cho từng bộ môn, từng cá nhân thực hiện.
+ Danh mục hồ sơ, phân công công việc và tiến độ thực hiện của từng đơn vị/nhóm/cá nhân theo BM-05-06 Kế hoạch thiết kế.
- Trường hợp thuê thầu phụ hay chuyên gia/cộng tác viên, thực hiện theo QT-07;
- Kế hoạch thực hiện sau khi thống nhất được CNDA gửi P.KH để trình khi ký HĐGK (bản kế hoạch này là một phần không tách rời của HĐGK) và đồng thời gửi BGĐ, P.KT để theo dõi quản lý.
Bư
ớc 2: Thực hiện thiết kế.
- Căn cứ công việc được giao CNDA, TĐV, CTBM và các thành viên tham gia thiết kế phối hợp với các bộ phận liên quan của Công ty hoặc chuyên gia, cộng tác viên, đối tác để nhận các tài liệu liên quan tới công tác thiết kế. Các tài liệu được lập thành danh sách để quản lý theo QT-01, HD-05-02. Danh sách này được cập nhật trong suốt quá trình thiết kế.
- Công văn cử cán bộ thực hiện thiết kế gửi khách hàng: cán bộ được cử bao gồm CNDA, CTBM.
- CNDA lập sổ theo dõi thực hiện hợp đồng theo HD-05-02.
- CNDA thống nhất với TĐV để phân công công việc cho các CTBM kèm theo kế hoạch về khối lượng công việc và tiến độ thực hiện. Căn cứ danh mục trên danh mục hồ sơ bản vẽ của từng bộ môn thiết kế.
- Sơ đồ nguyên lý giải pháp thiết kế: CNDA, CTBM phải lập được định hướng thiết kế cho từng bộ môn, các nội dung kỹ thuật chính để các TKV có
cơ sở thiết kế.
- CTBM lập giải pháp kỹ thuật chi tiết cho bộ môn trong công trình. Chịu trách nhiệm lập thuyết minh thiết kế, chỉ dẫn kỹ thuật, quy trình bảo trì. CN - DA, CTBM họp thống nhất các giải pháp thiết kế từng bộ môn. Đối với các
dự án lớn, kỹ thuật phức tạp lãnh đạo Công ty tham dự cuộc họp. Nội dung thống nhất được lập thành biên bản theo BM-05-01.
- CTBM và thành viên nhóm thiết kế thực hiện công việc được giao, thường xuyên phối hợp với nhau và phối hợp với các bộ môn thiếtkế khác trong quá trình thực hiện thiết kế.
- Các CTBM, chủ nhiệm đơn vị có trách nhiệm đào tạo nhân viên mới của đơn vị, chịu trách nhiệm kiểm soát thể hiện bản vẽ của từng người trong đơn vị.
- Nhân viên thiết kế các bộ môn khác sử dụng bản vẽ nền của kiến trúc khi thiết kế, không thay đổi, thêm font chi tiết.
Sản phẩm thiết kế phải đảm bảo đáp ứng các tiêu chí: + Đáp ứng các yêu cầu của Chủ đàu tư đặt ra;
+ Phù hợp với cac quy chuẩn, tiêu chuẩn thiết kế và các quy định của pháp luật liên quan.
+ Phù hơp, thống nhất giữa các bộ môn thiết kế;
+ Phù hợp với các quy định theo hướng dẫn HD-05-03;
+ Đầy đủ nội dung, thông tin theo quy định đảm bảo tính khả thi của thiết kế khi thi công, đủ thông tin cơ sở để lập dự toán;
+ Đảm bảo đúng tiến độ theo kế hoạch đề ra;
- Trong quá trình thiết kế, nếu có vướng mắc thì nhân viên thiết kế thông báo cho CTBM, TĐV xem xét điều chỉnh giải pháp thiết kế hoặc lập văn bản thỏa thuận với khách hàng để điều chính khi cần thiết. Khi có kết quả của việc xem xét điều chỉnh, cán bộ thiết kế thực hiện sửa đổi.
- Kết quả thiết kế được lập thành hồ sơ, kèm theo bản danh mục và gửi CTBM kiểm tra.
- Nội dung chủ yếu của thiết kế xây dựng bao gồm: + Giải pháp thiết kế;
+ Giải pháp công nghệ (nếu có); + Công năng sử dụng;
+ Thời hạn sử dụng và quy trình vận hành, bảo trì công trình; + Giải pháp kết cấu, loại vật liệu chủ yếu
+ Giải pháp phòng, chống cháy nổ
+ Phương án sử dụng năng lượng tiết kiệm, hiệu quả
+ Giải pháp bảo vệ môi trường, ứng phó với biến đổi khí hậu + Dự toán xây dựng phù hợp với các bước thiết kế xây dựng
- Việc thể hiện hồ sơ thiết kế phải tuân thủ quy định về chẩn hóa thể hiện bản vẽ và các mẫu thuyết minh, báo cáo, quy trình bảo trì, chỉ dẫn kỹ thuật của Công ty theo hướng dẫn HD-05-03.
- Với mối phần chuyên môn của dự án các cá nhân/đơn vị/CTBM/CNDA thực hiện phải tuân thủ các quy định, quy trình, quy chuẩn, tiêu chuẩn hiện hành của Nhà nước và các thỏa thuận chuyên ngành liên quan cũng như quy định của Công ty.
Bư
ớc 3: Kiểm tra cấp đơn vị
- Để đảm bảo tiến độ thực hiện, chất lượng được kiểm soát ngay sau khi nhân viên thiết kế thực hiện xong từng bản vẽ được gửi file ngay cho CNDA, CTBM và CNDA, CTBM thực hiện kiểm tra trên file và nhận xét thiết kế trên file word và gửi lại nhân viên thiết kế để chỉnh sửa bản vẽ. Các nhận xét thiết kế theo BM-05-02.
- CNDA chịu trách nhiệm về tiến độ và tổng thể hồ sơ thiết kế: + Sự phù hợp với nhiệm vụ thiết kế của Chủ đầu tư;
+ Sự thống nhất và khớp nối của các bộ môn thiết kế;
+ Đáp ứng các yêu cầu của khách hàng đối với việc chỉnh sửa thiết kế trong suốt quá trình thực hiện;
+ Tuân thủ hướng dẫn HD-05-03;
- Chủ trì bộ môn chịu trách nhiệm kiểm tra sản phẩm thiết kế: + Giải pháp thiết kế, thuyết minh thiết kế, chỉ dẫn thiết kế bộ môn.
+ Chất lượng, độ chính xác từng bản vẽ thiết kế, bảo đảm phù hợp với giải pháp thiết kế bộ môn (giải pháp thiết kế kiến trúc, kết cấu, điện, nước, thông gió,…)
+ Sự tuân thủ, phù hợp với các quy chuẩn tiêu chuẩn thiết kế của bộ môn. + Sự phù hợp với các quy định của pháp luật liên quan đến bộ môn thiết kế; + Tính thống nhất của số liệu thuyết minh thiết kế và bản vẽ chi tiết.
+ Tuân thủ hướng dẫn HD-05-03;
+ Quy cách trình bày, khối lượng các bản vẽ thiết kế bảo đảm đầy đủ thông tin cho công tác thi công, lập dự toán;
+ Bảo đảm tính thống nhất giữa các bộ môn thiết kế. Phát hiện các vấn đề vướng mắc giữa các bộ môn thiết kế và đề xuất biện pháp giải quyết.
- Kết quả của việc kiểm tra sản phẩm được ghi vào vào phiếu nhận xét thiết kế biểu mẫu BM-05-02;
- Nếu sản phẩm chưa đạt yêu cầu thì CNDA, Trưởng hoặc Phó giám đốc đơn vị yêu cầu CTBM, người thiết kế sửa chữa, điều chỉnh thiết kế. Quy trình quay lại từ bước 2.
- Nếu sản phẩm đạt yêu cầu, Chủ trì bộ môn, CNDA, Trưởng hoặc Phó giám đốc đơn vị ký vào hồ sơ thiết kế.
- Chủ nhiệm dự án thông báo và phối hợp triển khai công tác lập dự toán.
Bư
ớc 4: Kiểm tra cấp Công ty
- Việc kiểm soát, phê duyệt sản phẩm ở cấp Công ty sẽ được Công ty phân công nhiệm vụ cụ thể bằng văn bản.
; Để đảm bảo tiến độ thực hiện, chất lượng được kiểm soát ngay sau khi nhân viên thiết kế thực hiện xong từng bản vẽ được gửi file ngay cho CTBM, CNDA đồng thời gửi P.GĐ, P.KT hoặc người phụ trách kiểm soát hồ sơ do Công ty giao nhiệm vụ và P.GĐ, P.KT hoặc người phụ trách kiểm soát hồ sơ, CNDA, CTBM thực hiện kiểm tra trên file và nhận xet thiết kế trên file word và gửi lại nhân viên thiết kế để chỉnh sửa bản vẽ. Các nhận xét thiết kế theo BM-05-02.
; Ít nhất từ 03 đến 4 ngày trước khi in, hồ sơ thiết kế phải được chuyển cho các bộ phận liên quan trên để kiểm tra file mềm trên máy tính. Thời gian kiểm tra trong vòng 0,5 ngày dến 2 ngày.
; Trường hợp có yêu cầu khác [như phải xuất bản gấp HSTK…] mà không đủ thời gian kiểm tra, chỉnh sửa, CNDA thông báo cho các bộ phận liên quan biết để tiến hành kiểm tra sau.
- P.KT Công ty chịu trách nhiệm kiểm tra hồ sơ thiết kế trước khi ban hành: + Sự phù hợp về giải pháp kỹ thuật và chi tiết kỹ thuật;
+ Sự phù hợp và khớp nối các giải pháp của các bộ môn liên quan; + Chất lượng nội dung, hình thức và quy cách và khối lượng sản phẩm; + Việc tuân thủ quy chuẩn, tiêu chuẩn và quy định pháp luật hiện hành; + Tuân thủ hướng dẫn HD-05-03;
+ Nếu sản phẩm chưa đạt yêu cầu thì người kiểm tra yêu cầu CNDA và đơn vị xem xét điều chỉnh, hoàn thiện thiết kế;
+ Kết quả của việc kiểm tra sản phẩm được ghi vào phiếu nhận xét thiết kế. Nếu kết quả không đạt, cán bộ kiểm tra không chấp thuận ký duyệt bản vẽ (kể cả khi chậm tiến độ). Quá trình được thực hiện lại từ bước 2.
Bư
ớc 5: Duyệt
- Hồ sơ thiết kế được trình Phó giám đốc Công ty xem xét, phê duyệt. Việc phê duyệt này nhằm đảm bảo:
+ Nhiệm vụ do Công ty giao đã được đáp ứng;
+ Chất lượng thiết kế phù hợp với mục tiêu chất lượng của Công ty, yêu cầu của khách hàng;
+ Tuân thủ hướng dẫn HD-05-03
+ Các giai đoạn thực hiện, kiểm tra, phê duyệt đều đã được tiến hành và có đầy đủ hổ sơ.
- Nếu sản phẩm chưa đạt yêu cầu thì P.GĐ yêu cầu CNDA và đơn vị xem xét điều chỉnh và cán bộ thiết kế thực hiện sửa đổi.
- Kết quả của việc kiểm tra sản phẩm được ghi vào phiếu nhận xét thiết kế theo biểu mẫu BM-05-02;
- Nếu kết quả kiểm tra đạt yêu cầu, P.GĐ ký duyệt hồ sơ thiết kế. Nếu hồ sơ không đạt yêu cầu P.GĐ không ký các bản vẽ không tuân thủ quy định (kể cả khi đã chậm tiến độ). Qúa trình thực hiện lại từ bước 2.
Bư
ớc 6: In ấn, đóng quyển, đóng dấu, lưu trữ hồ sơ
- Sau khi hoàn thành quá trình kiểm tra và ký duyệt nội bộ, sản phẩm thiết kế được đơn vị thiết kế nhân bản, đóng quyển và chuyển qua bộ phận văn phòng để đóng dấu.
- P.KT lưu trữ các hồ sơ đã được thẩm tra, thẩm định
Bư
ớc 7: Bàn giao sản phẩm
- Đơn vị thiết kế cử người kiểm tra, đóng gói, vận chuyển, bàn giao sản phẩm cho khách hàng hoặc các bên liên quan theo yêu cầu của khách hàng. Phiếu giao nhận hồ sơ được lập theo BM-05-04;
- Cán bộ được phân công bàn giao sản phẩm có trách nhiệm chuyển Biên bản giao nhận tại cho CNDA, TĐV để phối hợp với P.KH trong công tác nghiệm thu, thanh toán với khách hàng.
Bư
ớc 8: Thẩm tra, thẩm định
- Khách hàng tự thẩm định hoặc thuê tư vấn thẩm tra. Cơ quan thẩm tra nhận hồ sơ từ khách hàng và tiến hành thẩm tra. Kết quả thẩm tra được cơ quan thẩm tra thành lập văn bản gửi cho khách hàng.
- Trong trường hợp sản phẩm chưa đạt yêu cầu, đơn vị thiết kế nhận lại sản phẩm và căn cứ kết quả thẩm tra tiến hành chỉnh sửa hồ sơ thiết kế cho phù hợp. Quá trình được thực hiện lại từ bước 2.
- Sản phẩm sau khi chỉnh sửa đạt yêu cầu sẽ được cơ quan thẩm tra đóng dấu và ký xác nhận đã thẩm tra kềm theo văn bản thẩm tra để giao lại cho khách hàng.
Bư
ớc 9: Nghiệm thu khối lượng hoàn thành
phối hợp với P.KH tiến hành công tác nghiệm thu.
Bư
ớc 10: Giám sát tác giả
- Đối với Thiết kế kỹ thuật; thiết kế bản vẽ thi công:
+ CNDA lập kế hoạch thực hiện việc giám sát tác giả cho các bộ môn liên quan. Cán bộ giám sát phải định kỳ báo cáo về tình hình công việc cho CNDA.
+ Trong quá trình giám sát, nếu có vướng mắc về giải pháp kỹ thuật hoặc tài liệu đầu vào thiết kế sai khác với thực tế thì lập biên bản, sửa đổi thiết kế hoặc xử lý trực tiếp tại công trường và báo cáo CNDA.
+ Việc sửa đổi thiết kế và xử lý hiện trường lập theo BM-05-03-Phiếu xử lý hiện trường.
Bư
ớc 11: Lưu hồ sơ
- Toàn bộ hồ sơ thiết kế cuối cùng được duyệt, lưu theo tại P.KT. Các hồ sơ này được quản lý lưu trữ theo quy định của Nhà nước và của Công ty theo QT-02.
6. HỒ SƠ
TT Ký hiệu Tên hố sơ Ghi chú Nơi lưu
1 BM-05-01 Biên bản họp 3 liên CNDA, Các đơn vị tư vấn. P.KT. 2 BM-05-02 Phiếu nhận xét thiếtkế 3 liên (và fileword) Ban giám đốc, P.KT, các đơn vị tư vấn 3 BM-05-03 Phiếu xử lý hiệntrường 3 liên Đơn vị thi công, Chủ đầu tư, Các đơn vị tư vấn 4 BM-05-04 Biên bản bàn giao hồsơ 3 liên Chủ đầu tư, Các đơn vị tư vấn, P.KH 5 BM-05-05 Kế hoạch thực hiệntổng thể Ban Giám đốc, P.KH, P.KT, CNDA, các đơn vị tư vấn 6 BM-05-06 Kế hoạch thực hiện-Bộ môn Ban Giám đốc, P.KH, P.KT, CNDA, các đơn vị tư vấn 7 HD-05-01 Hướng dẫn báo cáophương án thiết kế P.KT, các đơn vị tư vấn 8 HD-05-02
Hướng dẫn lập sổ theo dõi thực hiện
hợp đồng Các CNDA, P.KT