6. Kết cấu của đề tài
1.2. Một số nghiệp vụ thanh toỏn chủ yếu trong doanh nghiệp
1.2.3. Phõn tớch tỡnh hỡnh cụng nợ phải khỏch hàng và phải trả nhà cung
1.2.3.1. Một số vấn đề về cụng nợ và quản lý cụng nợ
Cụng nợ trong doanh nghiệp bao gồm cụng nợ phải thu và cụng nợ phải trả, đõy là hai mặt trỏi ngược của một vấn đề nhưng chỳng luụn tồn tại song song và khỏch quan với nhau, chỳng cú ảnh hưởng rất lớn đến tỡnh hỡnh tài chớnh của doanh nghiệp.
- Cụng nợ phải thu là toàn bộ tài sản hay tiền vốn của doanh nghiệp đang bị cỏc đơn vị khỏc hoặc cỏ nhõn chiếm dụng mà doanh nghiệp phải cú trỏch nhiệm thu hồi.
- Cụng nợ phải trả là nguồn vốn kinh doanh được tài trợ từ bờn ngoài doanh nghiệp, là số tiền vốn doanh nghiệp đi vay, đi chiếm dụng của cỏc đơn vị, tổ chức, cỏ nhõn mà doanh nghiệp cú trỏch nhiệm phải trả.
- Quản lý cụng nợ là việc theo dừi tỡnh hỡnh phỏt sinh, số lượng, thời hạn và giỏ trị của cỏc khoản cụng nợ phải thu, phải trả. Trờn cơ sở số liệu quản lý, định kỳ lập cỏc bỏo cỏo về tỡnh hỡnh thanh toỏn cụng nợ, từ đú giỳp cho nhà quản lý cú những kế hoạch thanh toỏn phự hợp, nõng cao hiệu quả tài chớnh.
1.2.3.2. Vai trũ của quản lý cụng nợ
Trong thanh toỏn, việc quản lý tốt cụng nợ sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp kịp thời thanh toỏn cỏc khoản nợ đến hạn và thu hồi vốn kinh doanh, trỏnh được tối đa cỏc rủi ro trong thanh toỏn.
Dựa vào cỏc thụng tin về tỡnh hỡnh cụng nợ, doanh nghiệp cú thể đưa ra cỏc quyết định quản lý như: duy trỡ, tăng cường, mở rộng hay hủy bỏ cỏc mối quan hệ kinh doanh với nhà cung cấp nếu điều kiện thanh toỏn quỏ khắt khe hay với cỏc khỏch hàng nếu họ cú biểu hiện khụng thể thanh toỏn nợ và từ đú từng bước hoàn thiện chớnh sỏch thanh toỏn với khỏch hàng và nhà cung cấp của mỡnh.
Bờn cạnh đú, nếu doanh nghiệp cú thể tận dụng được những thụng tin về tỡnh hỡnh thanh toỏn với khỏch hàng và nhà cung cấp cựng những thụng tin quản lý cụng nợ của cỏc đối tượng khỏc để lập kế hoạch quản lý, cõn đối và sử dụng số vốn đi chiếm dụng và số vốn bị chiếm dụng để thực hiện cỏc chiến lược kinh doanh của mỡnh.
26
1.2.3.3. Nhiệm vụ của quản lý cụng nợ
Kế hoạch phải mở sổ thường xuyờn theo dừi cỏc khoản cụng nợ phỏt sinh, phõn loại cụ thể theo cỏc đối tượng khỏch hàng và theo tuổi nợ để giỏm sỏt và kiểm tra.
Đối với nợ phải trả, doanh nghiệp cần duy trỡ lượng tiền mặt đủ để đỏp ứng yờu cầu thanh toỏn giỳp doanh nghiệp nõng cao được uy tớn đối với khỏch hàng, tư cỏch tớn dụng được khẳng định trờn thị trường.
Lựa chọn cỏc hỡnh thức thanh toỏn phự hợp với từng quan hệ thanh toỏn nhằm phỏt huy được hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
1.2.3.4. Quản lý cụng nợ đối với khỏch hàng và nhà cung cấp
a) Quản lý cụng nợ đối với khỏch hàng
Cụng nợ phải thu với khỏch hàng phỏt sinh rất đa dạng và phức tạp đũi hỏi cụng tỏc quản lý phải bỏm sỏt vào tỡnh hỡnh thực tế với mục đớch là làm thế nào thu hồi cụng nợ nhanh, đầy đủ, kịp thời với điều kiện khụng ảnh hưởng tới doanh số bỏn hàng và lợi nhuận của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần tập trung theo dừi cỏc khoản nợ theo tớnh chất, theo đối tượng và theo thời gian làm căn cứ để hỡnh thành kế hoạch thu nợ một cỏch hợp lý và cú biện phỏp xử lý.
Trước tiờn, doanh nghiệp cần phõn loại nợ để quản lý bằng cỏch mở sổ sỏch theo dừi tỡnh hỡnh cụng nợ đối với khỏch hàng. Cụng việc này thường được bộ mỏy kế toỏn thực hiện với mục đớch cung cấp đầy đủ, chớnh xỏc, kịp thời cỏc thụng tin cần thiết phục vụ quỏ trỡnh thu nợ cũng như cụng tỏc lập kế hoạch trả nợ. Để cú thể thực hiện được đũi hỏi việc ghi chộp phải được thực hiện thường xuyờn, liờn tục, phương phỏp hạch toỏn phải chớnh xỏc, khoa học. Thụng thường, tỡnh hỡnh nợ đối với khỏch hàng thường được theo dừi và quản lý trờn cỏc khớa cạnh sau:
+ Quản lý theo đối tượng cụng nợ: Cú nghĩa là doanh nghiệp phải mở sổ theo dừi chi tiết theo từng khỏch hàng mà doanh nghiệp bỏn chịu để cú chớnh sỏch ỏp dụng cụ thể, linh hoạt cho từng khỏch hàng. Những khoản nợ cú quan hệ giao dịch mua hàng thường xuyờn hoặc cú dư nợ lớn thỡ định kỳ hoặc cuối thỏng doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ đó phỏt sinh, đó thu hồi và số cũn nợ. Nếu cần cú thể yờu cầu xỏc định số nợ bằng văn bản.
27
+ Quản lý theo hỡnh thức nợ như nợ bằng tiền, nợ bằng vật tư, hàng húa,… để giỳp doanh nghiệp cú kế hoạch thu tiền hay nhận hàng đỳng hạn. Trường hợp khỏch hàng khụng thanh toỏn cỏc khoản nợ cho doanh nghiệp bằng tiền mặt hay bằng sộc mà thanh toỏn bự trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả hoặc chuyển vào tài khoản nợ phải thu khú đũi cần phải cú đầy đủ cỏc chứng từ hợp phỏp, hợp lệ liờn quan.
+ Quản lý theo tuổi nợ: Đũi hỏi doanh nghiệp phải ghi chộp chớnh xỏc thời điểm phỏt sinh khoản nợ phải thu cũng như thời hạn thu hồi để định ra khoảng thời gian thớch hợp nhấy đảm bảo thu hồi đủ nợ, trỏnh kộo dài đồng thời cú biện phỏp đối với cỏc khoản nợ cú hạn.
+ Quản lý cụng nợ phải trả khỏch hàng:
Khi khỏch hàng đó đặt trước tiền hàng để mua vật tư, hàng húa của doanh nghiệp, chứng tỏ khỏch hàng cú khả năng tài chớnh tốt và đang cú nhu cầu rất lớn về loại vật tư, hàng húa. Vỡ vậy, doanh nghiệp cần cú trỏch nhiệm giao hàng đỳng hạn, đỳng quy cỏch, phẩm chất, tao uy tớn tốt cho doanh nghiệp, xõy dựng mối quan hệ lõu dài với khỏch hàng. Doanh nghiệp nờn cú chớnh sỏch ưu đói trong thanh toỏn như chiết khấu, giảm giỏ hàng bỏn,… cần ưu tiờn trong việc giao hàng, trỏnh tỡnh trạng khỏch hàng đó đặt trước tiền hàng nhưng khụng nhận được hàng doanh nghiệp phải trả lại tiền hoặc hàng húa kộm phẩm chất bị khỏch hàng chuyển trả lại sẽ làm giảm doanh thu và uy tớn của doanh nghiệp.
b) Quản lý cụng nợ đối với nhà cung cấp - Quản lý cụng nợ phải trả nhà cung cấp
Cũng giống như cụng nợ phải thu của khỏch hàng, cụng nợ phải trả nhà cung cấp cũng phỏt sinh hầu hết cỏc doanh nghiệp với tớnh chất thường xuyờn, phức tạp do tớnh chất liờn tục của sản xuất, dự đa dạng của yếu tố đầu vào và nhà cung cấp. Vỡ thế việc quản lý cụng nợ phải trả nhà cung cấp cũng hết sức phức tạp. Khỏc với cụng nợ phải thu khỏch hàng, cụng nợ phải trả nhà cung cấp là khoản tiền vốn doanh nghiệp chiếm dụng của cỏc doanh nghiệp khỏc thụng qua việc mua vật tư, hàng húa cung cấp cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng chưa trả tiền. Do đú đõy là khoản nợ mà doanh nghiệp cú trỏch nhiệm thanh toỏn. Mục tiờu của quản lý
28
cụng nợ phải trả nhà cung cấp là làm sao để cỏc đối tượng quan tõm đến tài chớnh của doanh nghiệp đỏnh giỏ là doanh nghiệp cú khả năng tớn dụng tốt, được hưởng chớnh sỏch ưu đói và khụng ngừng nõng cao uy tớn đối với cỏc đối tỏc. Để làm được điều này, trước tiờn doanh nghiệp cần phải phõn loại cụng nợ phải trả nhà cung cấp theo đối tượng, theo thời gian, theo hỡnh thức nợ và đồng thời thực hiện việc quản lý cụng nợ theo từng đối tượng đú:
+ Quản lý cụng nợ theo đối tượng nhà cung cấp nhằm định rừ cỏc khoản nợ là thuộc về ai, trỏnh tỡnh trạng nhầm lẫn cỏc khoản nợ của cỏc nhà cung cấp với nhau. Với mỗi nhà cung cấp sẽ cú những điều khoản quy định cụ thể cho doanh nghiệp, từ đú giỳp cho doanh nghiệp cú những ứng xử phự hợp đỏp ứng yờu cầu của từng nhà cung cấp.
+ Quản lý cụng nợ theo thời gian đũi hỏi doanh nghiệp phải phõn loại cỏc khoản nợ theo thời hạn thanh toỏn. Điều này giỳp cho doanh nghiệp cú kế hoạch dự trữ tiền một cỏch hợp lý đảm bảo trả nợ đỳng hạn, nhanh chúng, gọn nhẹ.
+ Quản lý cụng nợ theo hỡnh thức thanh toỏn: trong nhiều trường hợp nhà cung cấp yờu cầu thanh toỏn đỳng hỡnh thức đăng ký như trong thỏa thuận như vậy việc phõn loại cụng nợ phải trả nhà cung cấp theo hỡnh thức thanh toỏn giỳp doanh nghiệp chuẩn bị cỏc thủ tục cần thiết cho việc thanh toỏn.
- Quản lý cụng nợ phải thu nhà cung cấp
Khi doanh nghiệp đặt trước tiền cho nhà cung cấp để mua hàng húa, dịch vụ, doanh nghiệp cần nhận được hàng húa theo đỳng thỏa thuận với nhà cung cấp. Quản lý loại cụng nợ này khỏ đơn giản, khi doanh nghiệp ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp cần phải cú chứng từ chứng minh hợp lệ (phiếu thu hàng giao cho khỏch hàng của nhà cung cấp) để chứng minh nhà cung cấp đó nhận tiền và phải cú nghĩa vụ giao hàng cho doanh nghiệp theo đỳng số lượng và chất lượng cam kết. Nếu nhà cung cấp khụng giao hàng theo đỳng thời hạn thỡ doanh nghiệp cú quyền yờu cầu trả lại số tiền mà doanh nghiệp đó đặt trước.
29
1.2.3.5. Một số chỉ tiờu phõn tớch tỡnh hỡnh cụng nợ đối với khỏch hàng và nhà cung cấp
Phõn tớch tỡnh hỡnh cụng nợ đối với khỏch hàng và nhà cung cấp sử dụng một số chỉ tiờu phõn tớch sau:
• Tỷ lệ cỏc khoản nợ phải thu khỏch hàng so với cỏc khoản phải trả nhà cung cấp
Tỷ lệ cỏc khoản nợ phải thu khỏch hàng so với cỏc khoản phải
trả nhà cung cấp = Tổng số nợ phải thu khỏch hàng x 100 Tổng nợ phải trả nhà cung cấp
Nội dung: Tỷ lệ cỏc khoản nợ phải thu so với cỏc khoản phải trả phản ỏnh cỏc khoản cụng ty bị chiếm dụng so với cỏc khoản đi chiếm dụng.
Tỷ lệ này <1 số vốn cụng ty bị chiếm dụng nhỏ hơn số vốn đi chiếm dụng. Tỷ lệ này >1 số vốn cụng ty bị chiếm dụng lớn hơn số vốn cụng ty đi chiếm dụng.
• Tỷ lệ nợ phải trả nhà cung cấp trong tổng cụng nợ phải trả
Tỷ lệ nợ phải trả nhà cung cấp
trong tổng nợ phải trả (%) =
Tổng nợ phải trả nhà cung cấp
x 100 Tổng nợ phải trả
Nội dung: Chỉ tiờu này cho thấy mức độ ảnh hưởng cụng nợ phải trả nhà cung cấp đối với tổng nợ phải trả trong doanh nghiệp. Do đõy là nguồn vốn tớn dụng giỏ rẻ nờn doanh nghiệp cần tận dụng. Khi tỷ lệ cụng nợ này cũn nhỏ, doanh nghiệp cú thể xõy dựng kế hoạch tăng cường huy động nguồn vốn từ cỏc đối tượng này.
• Tỷ lệ khoản nợ phải thu khỏch hàng trong tổng nợ phải thu:
Tỷ lệ nợ phải thu của khỏch hàng trong tổng nợ phải thu (%)
=
Nợ phải thu của khỏch hàng x
x 100 Tổng nợ phải thu
Nội dung: Chỉ tiờu này nhằm đỏnh giỏ vị trớ của nợ phải thu khỏch hàng trong tổng nợ khỏch hàng trong tổng nợ phải thu của doanh nghiệp. Nếu tỷ trọng lớn chứng tỏ đối tượng nợ phải thu chớnh của doanh nghiệp là khỏch hàng và trọng tõm của cụng tỏc thu nợ cần phải được đặt vào cỏc đối tượng này.
30
• Số vũng luõn chuyển cỏc khoản nợ phải thu khỏch hàng
Số vũng luõn chuyển cỏc khoản nợ phải thu (vũng)
=
Doanh thu thuần
Số dư bỡnh quõn nợ phải thu khỏch hàng
Trong đú:
Số dư bỡnh quõn nợ
phải thu khỏch hàng =
Tổng số dư nợ phải thu khỏch hàng đầu kỳ + cuối kỳ 2
Nội dung: Chỉ tiờu này phản ỏnh trong kỳ kinh doanh, cỏc khoản phải thu quay được mấy vũng. Cỏc doanh nghiệp thường kỳ vọng số vũng luõn chuyển lớn, vỡ điều này thể hiện cỏc khoản phải thu khỏch hàng thu hồi càng nhanh, vốn càng ớt bị chiếm dụng và đõy là một kết quả tốt đem lại từ cụng tỏc quản lý nợ phải thu. Ngoài ra, để đỏnh giỏ mức độ vốn bị chiếm dụng người ta cũn sử dụng chỉ tiờu về kỳ thu tiền bỡnh quõn.
• Số vũng luõn chuyển cỏc khoản nợ phải trả người bỏn
Số vũng luõn chuyển cỏc
khoản nợ phải trả (vũng) =
Giỏ vốn
Số dư bỡnh quõn nợ phải trả người bỏn
Trong đú:
Số dư bỡnh quõn nợ
phải trả người bỏn =
Tổng số dư nợ phải trả người bỏn đầu kỳ + cuối kỳ 2
Nội dung: Chỉ tiờu này cho biết doanh nghiệp đó sử dụng chớnh sỏch tớn dụng của nhà cung cấp như thế nào. Chỉ số vũng quay cỏc khoản phải trả quỏ thấp cú thể ảnh hưởng khụng tốt đến xếp hạng tớn dụng của doanh nghiệp
• Kỳ thu tiền bỡnh quõn:
Kỳ thu tiền bỡnh
quõn (ngày) =
360 ngày
Số vũng luõn chuyển cỏc khoản phải thu khỏch hàng
Nội dung: Kỳ thu tiền bỡnh quõn là chỉ tiờu cho biết phải mất bao nhiờu ngày thỡ một đơn vị tiền bỏn hàng đó bỏn mới được thu hồi. Do đú, nhà quản lý phải cú biện phỏp can thiệp trong trường hợp khi kỳ thu tiền bỡnh quõn tăng lờn mà doanh thu lợi nhuận khụng tăng vỡ vốn bị chiếm dụng nhiều.
31
• Kỳ trả tiền bỡnh quõn:
Kỳ trả tiền bỡnh
quõn (ngày) =
360 ngày
Số vũng luõn chuyển cỏc khoản phải trả người bỏn
Nội dung: Tương tự với kỳ thu tiền bỡnh quõn thỡ kỳ trả tiền bỡnh quõn là chỉ tiờu cho biết phải mất bao nhiờu ngày thỡ một đơn vị tiền mua hàng đó mua mới được thanh toỏn.
Kết luận chương 1: Cú thể núi kế toỏn thanh toỏn là một trong những tiờu chuẩn quan trọng để đỏnh giỏ tài chớnh của cụng ty và xem xột doanh nghiệp cú đang hoạt động hiệu quả hay khụng. Cỏc ngiệp vụ phỏt sinh giữa người mua và người bỏn xảy ra thường xuyờn và được ghi chộp phản ỏnh khi cú đầy đủ cỏc chứng từ cần thiết để ghi nhận việc mua hàng hoặc bỏn hàng. Từ những ghi chộp này doanh nghiệp cú thể đỏnh giỏ một cỏch chớnh xỏc về tỡnh hỡnh cụng nợ và khả năng thanh toỏn đối với khỏch hàng và nhà cung cấp thụng qua việc phõn tớch một số chỉ số tài chớnh.
Qua quỏ trỡnh nghiờn cứu cơ sở lý luận về kế toỏn thanh toỏn tại doanh nghiệp ở chương này đó nờu rừ những vấn đề cơ bản nhất của kế toỏn thanh toỏn như khỏi niệm, vai trũ, đặc điểm,… của thanh toỏn. Tập trung chủ yếu vào nghiờn cứu cỏc nội dung, chứng từ sử dụng và phương phỏp sử dụng trong cỏc nghiệp vụ thanh toỏn với nhà cung cấp và thanh toỏn với khỏch hàng tại doanh nghiệp núi chung. Mặt khỏc xõy dựng cỏc chỉ tiờu phõn tớch tỡnh hỡnh cụng nợ đối với khỏch hàng và nhà cung cấp. Từ đõy, làm căn cứ để so sỏnh thực tiễn với khung lý thuyết về kế toỏn thanh toỏn tại cụng ty, từ đú đỏnh giỏ được thực trạng kế toỏn thanh toỏn và phõn tớch tỡnh hỡnh cụng nợ đối với khỏch hàng và nhà cung cấp tại cụng ty.
32
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG Kấ́ TOÁN THANH TOÁN TẠI CễNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN VẬN TẢI VIỆT TRè