1.3 .Ứng dụng metadata cho quản lý văn bản ở một số nƣớc
2.2. Hiện trạng sử dụng hệ thống quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nƣớc
nƣớc
Trong những năm gần đây, nhiều cơ quan nhà nƣớc đã đƣợc đầu tƣ hạtầng kỹ thuật, các hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thƣ điện tử, nhƣng trong thực tế - phần lớn các văn bản vẫn đƣợc trao đổi bằng hình thức giấy tờ truyền thống gây lãng phí thời gian và chi phí, công tác xử lý, điều hành
công việc qua mạng của lãnh đạo các cấp rất ít đƣợc thực hiện. Để khắc phục tình trạng này và tăng cƣờng sử dụng văn bản điện tử nhƣ một hoạt động cải cách hành chính, phát triển Chính phủ điện tử; đồng thời chuyển từ phƣơng thức làm việc chủ yếu dựa trên giấy sang phƣơng thức làm việc qua mạng với văn bản điện tử, ngày 22/5/2012, Thủ tƣớng Chính phủ đã ký ban hành chỉ thị số 15/CT-TTg về việc tăng cƣờng sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nƣớc.
Tại Chỉ thị, Thủ tƣớng Chính phủ đã yêu cầu các các đơn vị từ cấp đơn vị trực thuộc tại các Bộ, từ cấp sở, ban, ngành, quận, huyện tại các địa phƣơng trở lên phải sử dụng thƣ điện tử để tăng cƣờng sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ của mỗi cơ quan; tăng cƣờng sử dụng văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan nhà nƣớc với nhau, hoặc giữa cơ quan nhà nƣớc với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân. Trong đó chỉ thị đã chỉ rõ các loại văn bản phải trao đổi qua môi trƣờng mạng (thƣ điện tử, trang/cổng thông tin điện tử) là: Giấy mời họp nội bộ; tài liệu phục vụ họp; văn bản để biết, để báo cáo; thông báo chung của cơ quan; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc; các văn bản quy phạm pháp luật và các loại thông tin khác nêu tại Nghị định số 4/2011/ Đ-CP ngày 13/6/2011 của Chính phủ qu định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trang trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nƣớc. Cùng với quy định về trao đổi văn bản điện tử, Thủ tƣớng cũng chỉ đạo các cơ quan nhà nƣớc phải bảo đảm các điều kiện sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nƣớc bằng cách tận dụng hạ tầng kỹ thuật và các phần mềm hiện có. Bên cạnh đó, các cơ quan nhà nƣớc cũng phải từng bƣớc triển khai ứng dụng chữ ký số trong các hệ thống thông tin theo nhu cầu thực tế nhằm thay thế dần việc bắt buộc gửi văn bản giấy có chữ ký và dấu qua đƣờng bƣu điện bằng việc gửi văn bản điện tử có chữ ký số qua mạng.
Thực hiện Chỉ thị của Thủ tƣớng Chính phủ, một số cơ quan, đơn vị đã ban hành những văn bản pháp lý nhằm thúc đẩy, quy định và hƣớng dẫn về việc tăng cƣờng sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nƣớc. Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ tiêu biểu có Bộ Y tế, Ngân hàng nhà nƣớc Việt Nam, Bộ Xây dựng, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, Bộ Giao thông vận tải, Bộ tài chính… Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng tiêu biểu có tỉnh Bình Phƣớc, thành phố Đà Nẵng, thành phố Hải Phòng, thành phố Hà Nội, …
đƣợc môi trƣờng làm việc điện tử hiện đại, tiết kiệm chi phí, thời gian, góp phần tích cực trong việc cải cách hành chính và nâng cao hiệu quả công việc, tăng tính công hai, minh bạch trong quản lý điều hành công việc. Đồng thời, thay đổi nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức về phƣơng thức làm việc. Cụ thể, các cơ quan, đơn vị đã tăng cƣờng sử dụng hệ thống thƣ điện tử để trao đổi các loại văn bản; chú trọng hơn trong việc nâng cấp hệ thống quản lý văn bản, điều hành và hồ sơ lƣu trữ, giám sát nhằm mục đích từng bƣớc chuyển sang giao dịch bằng văn bản điện tử. Ngoài ra, đối với những văn bản nội bộ - các cơ quan, đơn vị đã quán triệt và sử dụng tối đa cổng thông tin điện tử, hệ thống quản lý văn bản và hệ thống thƣ điện tử để gửi, nhận văn bản. Tỉ lệ văn bản đƣợc trao đổi trên môi trƣờng mạng đã tăng đáng kể.
Số liệu tổng hợp về việc triển khai, sử dụng hệ thống Quản lý văn bản và điều hành qua mạng tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ[8]
Bảng 2.1 Tình hình triển khai hệ thống Quản lý văn bản điều hành tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ
TT Tên Bộ, cơ quan ngang Bộ
Tỉ lệ đơn vị thuộc, trực thuộc đã triển khai Tỉ lệ đơn vị thƣờng xuyên sử dụng 2012 2011 2012 2011 1 Bộ Công Thƣơng 100% 30,3% 100% 100%
2 Bộ Giáo dục và Đào tạo 100% 100% 100% 100%
3 Bộ Giao thông vận tải 100% 100% 100% 100%
4 Bộ tài chính 100% 100% 100% 80%
5 Ngân hàng nhà nƣớc Việt Nam 100% 100% 100% 100%
6 Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng 100% 100% 100% 100%
7 Văn phòng Chính phủ 100% 100% 100% 90,0%
8 Bộ Thông tin và Truyền thông 100% 100% 91,4% 90,0%
TT Tên Bộ, cơ quan ngang Bộ Tỉ lệ đơn vị thuộc, trực thuộc đã triển khai Tỉ lệ đơn vị thƣờng xuyên sử dụng 2012 2011 2012 2011 Xã hội 10 Bộ Xây dựng 96,2% 73,9% 100% 100%
11 Ủy ban Dân tộc 94,7% 77,8% 11,1% 40,0%
12 Bộ Ngoại giao 86,2% 100% 100% 100% 13 Bộ Tƣ pháp 84,8% 90,3% 100% 90,0% 14 Thanh tra Chính phủ 84,2% 100% 100% 100% 15 Bộ Nội vụ 69,6% 100% 56,3% 60,0% 16 Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ 60,6% 62,5% 100% 100% 17
Bộ Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn 60,3% 83,3% 100% 85,0%
18
Bộ Văn hóa, Thể thao và Du
lịch 58,8% 7,4% 100% 30,0% 19 Bộ Y tế 50,0% - 100% - 20 Bộ Khoa học và công nghệ 25,0% 15,4% 100% - 21 Bộ Quốc phòng - - - - 22 Bộ Công an - - - - Tỉ lệ trung bình 83,5% 81,1% 90,9% 86,7%
Hình 2.1 Biểu đồ tỉ lệ trung bình số đơn vị thuộc, trực thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ đã triển khai, sử dụng hệ thống Quản lý văn bản điều hành năm 2011-
2012
Qua số liệu tại Bảng 3.2 và biểu đồ cho thấy: trong năm 2012, việc triển khai, sử dụng hệ thống Quản lý văn bản điều hành đƣợc các cơ quan rất chú ý và tiếp tục đầu tƣ triển khai. Các Bộ nhƣ Bộ Công thƣơng, Bộ Xây dựng, Bộ Y tế, Bộ Văn hóa, thể thao và Du lịch và Ủy ban Dân tộc đã có nỗ lực lớn trong việc triển khai ứng dụng tới các đơn vị thuộc, trực thuộc.
Tỉ lệ trung bình các đơn vị thuộc, trực thuộc của các Bộ, cơ quan ngang Bộ đƣợc triển khai hệ thống đạt 83,5%, tăng nhẹ với năm 2011 (81,1%). Số Bộ, cơ quan ngang Bộ triển khai hoàn toàn (đạt tỉ lệ 100%) ở năm 2012 ít hơn, chỉ có 9/22 đơn vị so với năm 2011 là 11/22 đơn vị. [8]
Trong số các đơn vị đƣợc triển khai, tỉ lệ trung bình các đơn vị thuộc, trực thuộc thƣờng xuyên sử dụng ứng dụng này trong năm 2012 đạt 90,9%, lớn hơn năm 2011 là 4,2%. Số các cơ quan có 100% đơn vị thuộc, trực thuộc thƣờng xuyên sử dụng cũng cao hơn năm 2011, có 14/22 cơ quan (đạt 63,6%). [8]
Trong năm 2012, tỉ lệ văn bản đƣợc chuyển hoàn toàn trong môi trƣờng mạng tăng đối với các văn bản chuyển ra ngoài (2012: 34,2%, 2011: 28,0%), và giảm với văn bản đƣợc chuyển trong nội bộ so với năm 2011 (2012: 47,8%, 2011: 51,8%). Điều này đƣợc thể hiện cụ thể số liệu bên dƣới [8]
Về số lƣợng văn bản chuyển hoàn toàn trong môi trƣờng mạng với các cơ quan bên ngoài hoàn toàn, trong số 22 cơ quan Bộ và ngang Bộ, không có
cơ quan nào đạt mức 100% văn bản đƣợc chuyển qua môi trƣờng mạng dù hầu hết các cơ quan nà đều tăng cƣờng trao đổi văn bản qua mạng. [8]
Nếu so sánh giữa tỉ lệ văn bản đi/đến đƣợc chuyển hoàn toàn trên môi trƣờng mạng trong nội bộ cơ quan và với các cơ quan bên ngoài, tỉ lệ các cơ quan thực hiện trao đổi văn bản với cơ quan bên ngoài đạt từ 80% trở lên cao hơn so với trao đổi văn bản trong nội bộ cơ quan. Điều này đƣợc mô tả trong biểu đồ bên dƣới [8]
Bảng 2.2 Hiện trạng trao đổi văn bản trên môi trường mạng tại các Bộ và cơ quan ngang Bộ
TT Tên Bộ, cơ quan ngang Bộ
Tỉ lệ van bản đi/đến đƣợc chuyển hoàn toàn trên môi trƣờng mạng
Nội bộ cơ quan Cơ quan bên ngoài Tổng thể 2012 2011 2012 2011 2010 1 Thanh tra chính phủ 100.0% 100.0% 80.0% 30.0% 10.0% 2 Ngân hành nhà nƣớc Việt Nam 90.0% 78.0% 90.0% 5.0% 80.0% 3 Bộ Thông tin và Truyền thông 80.0% 85.0% 10.0% 21.0% 30.0% 4 Bộ Xây dựng 80.0% 70.0% VB đi: 20.0%; VB đến: 5.0% 15.0% 30.0% 5 Bộ Tƣ pháp 80.0% 60.0% 60.0% 5.0% 25.0% 6 Bộ Giáo dục và Đào tạo 60.0% 60.0% 60.0% 60.0% 50.0% 7
Bộ Văn hóa - Thể thao
và Du lịch 55.0% 20.0% 45.0% 10.0% 10.0%
TT Tên Bộ, cơ quan ngang Bộ
Tỉ lệ van bản đi/đến đƣợc chuyển hoàn toàn trên môi trƣờng mạng
Nội bộ cơ quan Cơ quan bên ngoài Tổng thể 2012 2011 2012 2011 2010
9 Bộ Giao thông vận tải 47.8% 41.6% 42.6% 35.7% 24.0%
10 Bộ Tài chính 40.0% 30.0% 20.0% 5.0% 20.0%
11 Ủy ban Dân tộc 30.0% 30.0% 20.0% - 9.0%
12 Bộ Ngoại giao 30.0% 100.0% 11.5% 50.0% 50.0%
13
Bộ Nông Nghiệp và
Phát triển nông thôn 30.0% 60.0% 10.0% 20.0% 8.0%
14 Bộ Công thƣơng 25.0% 60.0% 10.0% 30.0% 25.0% 15 Bộ Nội vụ 22.0% 20.0% - 20.0% 20.0% 16 Bộ Lao động, Thƣơng binh và Xã hội 20.0% 20.0% 10.0% 10.0% 18.0% 17
Bộ Tài nguyên và Môi
trƣờng 5.0% 5.0% 10.0% 10.0% 10.0% 18 Văn phòng Chính phủ - 40.0% - 1.0% - 19 Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ - - - 100.0% 21.0% 20 Bộ Y tế - 20.0% - 20.0% 10.0% 21 Bộ Công an - - - - - 22 Bộ Khoa học và công nghệ 15.0% 85.0% - 85.0% 20.0% Tỉ lệ trung bình 47.8% 51.8% 34.2% 28.0% 24.0%
* Ghi chú: Dấu “-” là thể hiện không có số liệu.
Hinh 2.2 Biểu đồ tỉ lệ trung bình văn bản đi/đến được chuyển hoàn toàn qua môi trường mạng tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ năm 2011-2012
Trong năm 2012, có 44/63 (69,8%; 2011: 21/63 (33,3%)) tỉnh, thành đã hoàn thành việc triển khai ứng dụng hệ thống quản lý văn bản điều hành tới 100% các sở, ban, ngành; có 40/63 (63,5%; 2011: 25/63 (39,7%)) tỉnh, thành đã hoàn thành việc triển khai ứng dụng tới 100% các quận huyện. Để đạt đƣợc thành công này, nhiều tỉnh, thành đã rất nỗ lực trong việc triển khai, đặc biệt là các tỉnh: Thái Nguyên, Bạc Liêu, Bình Định, Bình Thuận, Hƣng Yên, Hải Dƣơng, Phú Yên, Tiền Giang, Gia Lai. Năm 2011, tỉ lệ triển khai ứng dụng của các tỉnh này ở sở, ban, ngành và quận, huyện rất thấp nhƣng đến năm 2012, tất cả những tỉnh này đều hoàn thành việc triển khai hệ thống tới 100% đơn vị. [8]
Đối với việc chuyển văn bản hoàn toàn qua môi trƣờng mạng, trong năm 2012, tỉ lệ trung bình số lƣợng văn bản đƣợc chuyển trong nội bộ Ủy ban nhân dân và nội bộ các Sở, ban, ngành tại các tỉnh, thành phố trực thuộc rung ƣơng tăng 4,2% và 8,8% so với năm 2011 (UBND: 2011: 52,3%; 2012: 56,5%; Sở, ban, ngành: 2011: 37,6%; 2012: 46,4%). Tuy nhiên, tỉ lệ văn bản đƣợc chuyển hoàn toàn qua môi trƣờng mạng giữa Ủy ban nhân dân tỉnh thành, phố với các cơ quan bên ngoài lại giảm 1,4% so với năm 2011 (2011: 25,4%; 2012: 24,0%). Số liệu về hiện trạng tỉ lệ văn bản đƣợc chuyển hoàn toàn qua môi trƣờng mạng tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng năm 2011-2012[8]