Các thực thể
Các thực thể bao gồm:
1. Bản ghi: Là văn bản, tài liệu đƣợc sinh ra trong quá trình thực hiện hoạt động nghiệp vụ (gọi là thực thể Bản ghi);
2. Ngƣời hoặc tổ chức trong môi trƣờng thực hiện các nghiệp vụ (gọi là thực thể Tác nhân);
3. Các giao dịch nghiệp vụ (gọi là thực thể Nghiệp vụ); nghiệp vụ quản lý bản ghi là một đại diện của Nghiệp vụ.
Khi tác nhân (con ngƣời) thực hiện nghiệp vụ, họ tạo ra các tài liệu và các tài liệu này đƣợc quản lý để phục vụ cho việc sử dụng sau này; đồng thời các tài liệu này là bằng chứng của các giao dịch nghiệp vụ. Nghiệp vụ ở đây đƣợc hiểu rất rộng bao gồm tất cả các loại hoạt động của cơ quan, tổ chức, xã hội.
Tác nhân thực hiện nghiệp vụ trong các bối cảnh của tổ chức và xã hội bị chi phối bởi các ràng buộc bên trong và bên ngoài (ví dụ: tập tục xã hội, pháp luật, tiêu chuẩn, quy định, chính sách...). Các ràng buộc thiết lập ngƣời chịu trách nhiệm, và chi phối hoạt động xã hội và tổ chức, bao gồm cả việc tạo ra các tài liệu đầy đủ và chính xác. Các tài liệu xác thực của hoạt động xã hội và tổ chức cung cấp bằng chứng về hoạt động đó.
Một hệ thống quản lý lƣu trữ bản ghi chủ yếu liên quan đến ba lớp thực thể - thực thể Bản ghi (Record entity), thực thể Nghiệp vụ (Business entity), thực thể Tác nhân (People/Agent entity) cùng với các ràng buộc bên trong và bên ngoài liên quan tới các thực thể Bản ghi, Tác nhân, Nghiệp vụ và chi phối mối quan hệ giữa chúng.
Các lớp thực thể trong hệ thống quản lý lƣu trữ bản ghi đƣợc phân thành các tầng khác nhau trong khối liên kết. Phân loại các tầng của lớp thực thể đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Bản ghi Tác nhân Nghiệp vụ Nghiệp vụ quản lý bản ghi Luật Quan hệ Thực thể Đơn vị hồ sơ (Item) Chuỗi giao dịch (Transaction sequence) Tập (File) Loạt (Series) Kho (Archive) Tổng kho (Archives) Cá nhân/ thiết bị (Person/instrument) Nhóm làm việc (Workgroup) Chi nhánh (Agency) Cơ quan (Institution) Giao dịch (Transaction) Hoạt động/tiến trình (Activity/Process) Chức năng (Function) Môi trường (Ambien function) Qui trình nghiệp vụ (Bus.rule) Chính sách cơ quan (Policies) Pháp luật Hình 2.4 Phân tầng lớp thực thể
Sơ đồ trên trình bày Tổng quan/chi tiết các liên kết giữa các lớp thực thể lƣu trữ tài liệu và các lớp con của chúng. Các lớp con (Sub-classes) bao gồm các tầng của khối liên kết các thực thể lƣu trữ tài liệu. Sơ đồ không minh họa các mối quan hệ giữa các lớp con.
Sơ đồ chỉ đƣa ra những tầng nhất định của các khối liên kết. Các áp dụng riêng lẻ có thể sử dụng các khối liên kết khác nếu cần thiết tùy vào môi trƣờng nghiệp vụ, yêu cầu của cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, khi thông tin liên quan đến metatdata cho việc quản lý văn bản là đƣợc trao đổi giữa các hệ thống nó cần có các tầng cố định trong khối liên kết mà đƣợc trình bày trong cùng một cách thức ở các hệ thống trao đổi metadata.
Thực thể Tác nhân (People/Agents)
Thực thể Tác nhân là thực thể sử dụng hệ thống thông tin thực hiện các hoạt động nghiệp vụ, làm phát sinh ra tài liệu và sử dụng các tài liệu cho các mục đích khác nhau trong công việc.
Lớp thực thể Tác nhân đƣợc phân tầng thành 04 mức nhƣ sau:
- Cá nhân
- Tổ chức đoàn thể
- Tổ chức xã hội.
Bảng 2.3 Phân tầng lớp thực thể Agent
Tầng Tên trong khối liên kết Các khía cạnh môi trƣờng nghiệp vụ đƣợc đƣa ra
1 Person/Actor
(Cá nhân)
Cá nhân thực hiện các giao dịch nghiệp vụ
2 Work group
(Nhóm làm việc)
Một nhóm ngƣời thực hiện các giao dịch nghiệp vụ với mục đích quản lý để đạt đƣợc kết quả công việc.
3 Corporate body (Tổ chức đoàn thể) Tổ chức đƣợc ủy thác để thực hiện chức năng 4 Social Institution (Tổ chức xã hội)
Nhóm các cơ quan liên quan với các chức năng ngoài theo nghĩa các mục đích xã hội mức cao.
Thực thể Tác nhân sử dụng hệ thống thông tin đƣợc hệ thống xác thực và phân quyền để truy cập vào chức năng và thực hiện các hoạt động nghiệp vụ.
Thực thể Tác nhân có các thông tin (thuộc tính) mô tả sau:
- Mã số định danh
- Tên
- Category: Là Cá nhân hoặc Tổ/Nhóm hoặc Cơ quan
- Ngày tạo lập (trong hệ thống thông tin)
- Địa chỉ Hộp thƣ làm việc (Địa chỉ hộp thƣ tại Văn thƣ Cơ quan)
- Địa chỉ liên hệ (email)
- Thông tin liên quan (relationship)
Thực thể Bản ghi (Record)
Lớp thực thể Bản ghi đƣợc phân tầng thành 04 mức nhƣ sau:
- Khối liên kết bản ghi
- Hệ thống lƣu trữ bản ghi/Lƣu trữ cơ quan
- Lƣu trữ chung.
Bảng 2.4 Phân tầng lớp thực thể Record
Tầng Tên trong khối liên kết tin
Các khía cạnh môi trƣờng nghiệp vụ đƣợc đƣa ra
1 Record
(Đơn vị tin)
Đơn vị riêng lẻ nhỏ nhất cần đƣợc quản lý nhƣ một thực thể. Các Record có thể chứa các thành phần, các thành phần của Item đƣợc quản lý nhƣ một thực thể đơn trong hệ thống
2 Transaction sequence
(Chuỗi giao dịch)
Một chuỗi các Item, đƣợc liên kết về mặt vật lý hay liên kết thực, cho thấy một giao dịch nhất quán đem lại một kết quả cụ thể
3 File (Tập) Một chuỗi các Item, đƣợc liên kết về mặt vật lý
hay liên kết thực, mà làm minh bạc hành động nghiệp vụ của tổ chức. Mỗi một Item riêng lẻ trên File có mối quan hệ với các Item khác. File có thể ở dạng vật lý hay dạng điện tử
4 Series (Loạt) Một tập các bản ghi dữ liệu về hoạt động
nghiệp vụ đƣợc tạo và duy trì bởi một cơ quan hay một cá nhân, nó là một chuỗi số, chuỗi theo thứ tự abc, chuối theo thứ tự thời gian, hoặc chuỗi có thể nhận biết khác.
5 Archive (Kho) Toàn bộ các bản ghi dữ liệu của một tổ chức
hay cá nhân tạo thành kho dữ liệu
6 Archives (Tổng kho) Nhóm các kho dữ liệu tạo thành tổng kho
Thực thể Văn bản có các thuộc tính sau:
Mã số định danh
Category (Record | Transaction sequence | File | Series | Archive | Archives)
Pháp nhân/CCVC (mã số định danh của Pháp nhân/CCVC)
Nghiệp vụ (mã số định danh nghiệp vụ)
Thời gian bắt đầu
Thời gian kết thúc
Độ mật
Độ khẩn
Quyền sử dụng
Thực thể Nghiệp vụ (Business)
Lớp thực thể nghiệp vụ đƣợc phân tầng thành 04 mức nhƣ sau:
- Giao dịch nghiệp vụ
- Hoạt động nghiệp vụ
- Chức năng nghiệp vụ
- Chức năng môi trƣờng
Bảng 2.5 Phân tầng lớp thực thể Business
Tầng Tên trong khối liên kết
Các khía cạnh môi trƣờng nghiệp vụ đƣợc đƣa ra
1 Business Transaction
(Giao dịch nghiệp vụ)
Đơn vị nhỏ nhất của hoạt động nghiệp vụ
2 Business Activity
(Hoạt động nghiệp vụ)
Các công việc chính đƣợc thực hiện bởi một tổ chức để hoàn thành mỗi chức năng của họ. Hoạt động / quá trình xử lý cần dựa trên một nhóm gắn kết các giao dịch đƣa ra một kết quả duy nhất.
Tầng Tên trong khối liên kết
Các khía cạnh môi trƣờng nghiệp vụ đƣợc đƣa ra
3 Business Function
(Chức năng nghiệp vụ)
Các chức năng đại diện cho những trách nhiệm chính mà đƣợc quản lý bởi một tổ chức để thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Các chức năng là toàn bộ các hoạt động của tổ chức.
4 Ambient Function
(Chức năng môi trƣờng)
Một quyền hạn hay trách nhiệm xã hội tồn tại bên ngoài một tổ chức. Một môi trƣờng cung cấp bối cảnh xã hội rộng hơn mà trong đó các chức năng nghiệp vụ của tổ chức đƣợc thực hiện.
Hoạt động nghiệp vụ đều là chuỗi các tác vụ. Mỗi tác vụ thực hiện đều có
Tác nhân (cán bộ/tổ chức) chịu trách nhiệm
Văn bản phát sinh
Mỗi tác vụ, nhiệm vụ, qui trình đều đƣợc Cơ quan mô tả tƣờng minh và đƣợc sử dụng để thực hiện nghiệp vụ của Cơ quan. Mỗi tác vụ, công việc, qui
trình nhƣ vậy đều phải đƣợc mô tả bằng một số thông tin (Metadata nghiệp vụ)
sau:
Định danh tác vụ/nhiệm vụ/qui trình
Tên tác vụ/nhiệm vụ/qui trình
Category (Transaction hoặc Hoạt động/Chức năng)
Thời gian (hình thành)
Quyền thực hiện (cho các Tác nhân nào)
Thông tin liên quan (relationship)
Các thực thể có mối quan hệ với nhau như sau:
- Tác nhân - Bản ghi: Truy cập, sử dụng bản ghi, lƣu trữ bản ghi
- Tác nhân - Nghiệp vụ: Thực hiện hoạt động/nghiệp vụ, phát sinh bản ghi - Nghiệp vụ - Bản ghi: Lƣu trữ, quản lý bản ghi
Chƣơng 3. DỮ LIỆU ĐẶC TẢ DÙNG CHO QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC
Văn bản là công cụ hiệu quả đƣợc sử dụng trong mối quan hệ tƣơng tác giữa các cơ quan nhà nƣớc với nhau, do đó cần thiết phải quản lý các văn bản một cách khoa học, phục vụ việc chỉ đạo, điều hành, hỗ trợ ra quyết định, truy cứu trách nhiệm, lƣu trữ... Để quản lý các văn bản, cần có các thông tin quản lý về văn bản nhƣ: vị trí văn bản, ngƣời sở hữu văn bản, lịch sử hoạt động của văn
bản, quyền truy nhập văn bản... Các thông tin này là metadata quản lý văn bản.
Ban đầu, metadata xác định các văn bản tại các điểm thu nhận, sửa chữa các văn bản theo nghiệp vụ của nó và thiết lập kiểm soát quản lý nó. Trong suốt sự tồn tại của văn bản, các lớp mới của metadata sẽ đƣợc bổ sung, tích lũy qua thời gian để hỗ trợ cơ quan/tổ chức xác định, xác thực, mô tả, tìm kiếm, và quản lý các nguồn tài nguyên của họ một cách có hệ thống, thỏa mãn đƣợc các yêu cầu của các hoạt động nghiệp vụ của cơ quan.
3.1. Hệ thống quản lý văn bản
Một hệ thống quản lý văn bản đầy đủ phải chứa đựng các yếu tố của ba lớp thực thể - thực thể Bản ghi (Record entity), thực thể Nghiệp vụ (Business entity), thực thể Tác nhân (People/Agent entity) cùng với các ràng buộc (Luật) bên trong và bên ngoài liên quan tới các thực thể đó và chi phối mối quan hệ giữa chúng. Thực thể Nghiệp vụ quản lý bản ghi là lớp con của lớp thực thể Nghiệp vụ.
Các thực thể có thể là một phần của thực thể khác theo ý nghĩa vật lý hay ý nghĩa logic là kết quả của việc liên kết, phân cấp, phân loại, Ví dụ một tài liệu trong một file, một file trong một hộp, một giao dịch trong một quá trình, một ngƣời trong một cơ quan. Mỗi tổ chức nên có những quy tắc về các thực thể nào có thể là một phần của thực thể kia. Môi trƣờng nghiệp vụ có thể đƣợc đƣa ra khác nhau trong các hệ thống nghiệp vụ phụ thuộc vào các yêu cầu của tổ chức.
Hệ thống quản lý văn bản đƣợc thiết kế để quản lý các văn bản đòi hỏi các metadata hỗ trợ cho các tiến trình quản lý. Một yêu cầu quan trọng của metdata đối việc quản lý văn bản là phải biểu diễn đƣợc văn bản trong môi trƣờng nghiệp vụ, thu nhận bằng chứng của mối quan hệ giữa các thực thể và liên kết nó với các đối tƣợng bản ghi khác.
Metadata cho mỗi tầng trong khối liên kết trong một thực thể có thể là khác nhau. Trong đó có một số các yếu tố là có thể là có chung trong tất cả các tầng, và một số các yếu tố là chỉ có ở trong từng tầng cụ thể của khối liên kết.
Metadata có thể đƣợc kế thừa từ một tổng thể cao hơn cho một tổng thể thấp hơn. Khái niệm đƣợc minh họa cụ thể trong hình bên dƣới:
Đối tượng metadata metadata metadata Kế thừa Series Folder Item Item Item Folder Rp: 5 năm Rp: 5 năm Rp: 5 năm Rp: 5 năm Rp: 5 năm Rp: 5 năm Hình 3.1 Kế thừa metadata
Thừa kế đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý các văn bản. Đây là một kĩ thuật để đảm bảo tính nhất quán của thuộc tính metadata, và các thuộc tính đƣợc định nghĩa ở tầng cao hơn không cần thiết đƣợc lặp lại cho các tầng ở cấp dƣới.
3.2. Dữ liệu đặc tả quản lý văn bản
Các hoạt động chính đối với văn bản nói chung và văn bản điện tử nói riêng bao gồm: Tạo lập văn bản, lƣu trữ văn bản, xử lý văn bản và trao đổi văn bản. Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài sẽ đi sâu vào phân tích hai công đoạn tạo lập và lƣu trữ văn bản, là các hoạt động tạo nên hạ tầng cơ sở dữ liệu để thực hiện các thao tác và hoạt động khác trên dữ liệu. Văn bản sử dụng trong cơ quan hành chính có 2 loại:
• Văn bản hành chính: Là văn bản đã hoàn chỉnh, đƣợc ngƣời có thẩm
quyền ký, đƣợc cơ quan xác thực (con dấu). Văn bản hành chính có chữ ký và con dấu, có giá trị pháp lý để trao đổi giữa các cơ quan, tổ chức. Văn bản hành chính có thể tồn tại dƣới 2 dạng: Văn bản có con dấu và chữ ký truyền thống và văn bản có chữ ký điện tử. Văn có chữ ký và con dấu truyền thống tồn tại dƣới 2 dạng: Bản gốc và bản sao.
• Văn bản soạn thảo: Là văn bản đang trong quá trình hoàn thiện, chƣa đƣợc ngƣời có thẩm quyền ký và cơ quan xác thực
Văn bản điện tử trong các cơ quan đƣợc định nghĩa là Thông điệp dữ liệu ở dƣới dạng điện tử. Trong cơ quan hành chính, thông điệp dữ liệu này có các yếu tố hành chính phân biệt với văn bản điện tử thông thƣờng (văn bản thông thƣờng nhƣ tệp text một bài báo đang viết), đƣợc sử dụng trong các cơ quan
hành chính đƣợc gọi là văn bản hành chính điện tử.
Vậy Văn bản hành chính điện tử là Thông điệp dữ liệu có đầy đủ các thông tin hành chính (ngƣời/cơ quan ban hành), đƣợc xác thực. Nhƣ vậy, theo Nghị định 79 thì bản sao điện tử của Văn bản hành chính có kèm theo các thông tin về: Cán bộ sao y, Cơ quan sao y, Thời điểm sao y là các văn bản hành chính điện tử.
Hệ thống thông tin/tin học, phần mềm phục vụ nghiệp vụ hành chính của một Cơ quan (quản lý, tạo lập, lƣu trữ, xử lý, trao đổi văn bản…) về bản chất, là một công cụ, do đó nó là một thành phần của hoạt động nghiệp vụ hành chính. Do vậy, nó phải tuân thủ và hoạt động nhƣ một thành phần của hệ thống hành chính, phải đáp ứng đầy đủ các qui định tại các văn bản pháp luật/ văn bản do cơ quan có thẩm quyền qui định.
Trong nội dung này, đề tài cố gắng phản ánh mô hình hoạt động nghiệp vụ của cơ quan với sự tập trung chủ yếu vào đối tƣợng thực thể là Văn bản.
Văn bản hành chính trong hoạt động nghiệp vụ hành chính cũng chỉ là
một thành phần (quan trọng), nghiệp vụ hành chính liên quan chủ yếu đến Tác
nhân (Cán bộ công chức, viên chức và Nghiệp vụ (Nhiệm vụ, qui trình thủ tục…) để thực hiện chức năng của Cơ quan.
Mối liên quan giữa Tác nhân (cán bộ công chức viên chức/Phòng/ban/Tổ/Nhóm), Nghiệp vụ và Văn bản đƣợc thể hiện rõ trong Hình nêu trên.
Dữ liệu văn bản đƣợc phát sinh ra khi thực hiện các giao dịch nghiệp vụ. Dữ liệu phát sinh có đặc điểm sau:
a) Dữ liệu phát sinh là kết quả của một hành động nghiệp vụ (event history)
b) Dữ liệu phát sinh đƣợc tạo ra để có kế hoạch tiếp tục sử dụng cho mục đích trong tƣơng lai (event plan)
d) Dữ liệu phát sinh nằm trong hoạt động nghiệp vụ cụ thể cơ quan (File) e) Dữ liệu phát sinh nằm trong bộ phận chức năng (Series)
f) Dữ liệu phát sinh nằm trong một đơn vị/ cơ quan: (Archive)
g) Dữ liệu phát sinh nằm trong một phạm vi rộng lớn hơn: (Archives) h) Vị trí (location) của bản ghi đƣợc hình thành.
Hệ thống quản lý văn bản liên quan đến ba thực thể chính là Agent, Business, Record. Do vậy, dữ liệu đặc tả quản lý văn bản (metadata) phải thể hiện đƣợc các mối quan hệ của các thực thể này đối với văn bản (Record). Dữ liệu đặc tả tạo lập và lƣu trữ văn bản có thể đƣợc tổ chức thành các nhóm, các