2.3 .Mô hình hoá hoạt động quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nƣớc
3.2. Dữ liệu đặc tả quản lý văn bản
Các hoạt động chính đối với văn bản nói chung và văn bản điện tử nói riêng bao gồm: Tạo lập văn bản, lƣu trữ văn bản, xử lý văn bản và trao đổi văn bản. Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài sẽ đi sâu vào phân tích hai công đoạn tạo lập và lƣu trữ văn bản, là các hoạt động tạo nên hạ tầng cơ sở dữ liệu để thực hiện các thao tác và hoạt động khác trên dữ liệu. Văn bản sử dụng trong cơ quan hành chính có 2 loại:
• Văn bản hành chính: Là văn bản đã hoàn chỉnh, đƣợc ngƣời có thẩm
quyền ký, đƣợc cơ quan xác thực (con dấu). Văn bản hành chính có chữ ký và con dấu, có giá trị pháp lý để trao đổi giữa các cơ quan, tổ chức. Văn bản hành chính có thể tồn tại dƣới 2 dạng: Văn bản có con dấu và chữ ký truyền thống và văn bản có chữ ký điện tử. Văn có chữ ký và con dấu truyền thống tồn tại dƣới 2 dạng: Bản gốc và bản sao.
• Văn bản soạn thảo: Là văn bản đang trong quá trình hoàn thiện, chƣa đƣợc ngƣời có thẩm quyền ký và cơ quan xác thực
Văn bản điện tử trong các cơ quan đƣợc định nghĩa là Thông điệp dữ liệu ở dƣới dạng điện tử. Trong cơ quan hành chính, thông điệp dữ liệu này có các yếu tố hành chính phân biệt với văn bản điện tử thông thƣờng (văn bản thông thƣờng nhƣ tệp text một bài báo đang viết), đƣợc sử dụng trong các cơ quan
hành chính đƣợc gọi là văn bản hành chính điện tử.
Vậy Văn bản hành chính điện tử là Thông điệp dữ liệu có đầy đủ các thông tin hành chính (ngƣời/cơ quan ban hành), đƣợc xác thực. Nhƣ vậy, theo Nghị định 79 thì bản sao điện tử của Văn bản hành chính có kèm theo các thông tin về: Cán bộ sao y, Cơ quan sao y, Thời điểm sao y là các văn bản hành chính điện tử.
Hệ thống thông tin/tin học, phần mềm phục vụ nghiệp vụ hành chính của một Cơ quan (quản lý, tạo lập, lƣu trữ, xử lý, trao đổi văn bản…) về bản chất, là một công cụ, do đó nó là một thành phần của hoạt động nghiệp vụ hành chính. Do vậy, nó phải tuân thủ và hoạt động nhƣ một thành phần của hệ thống hành chính, phải đáp ứng đầy đủ các qui định tại các văn bản pháp luật/ văn bản do cơ quan có thẩm quyền qui định.
Trong nội dung này, đề tài cố gắng phản ánh mô hình hoạt động nghiệp vụ của cơ quan với sự tập trung chủ yếu vào đối tƣợng thực thể là Văn bản.
Văn bản hành chính trong hoạt động nghiệp vụ hành chính cũng chỉ là
một thành phần (quan trọng), nghiệp vụ hành chính liên quan chủ yếu đến Tác
nhân (Cán bộ công chức, viên chức và Nghiệp vụ (Nhiệm vụ, qui trình thủ tục…) để thực hiện chức năng của Cơ quan.
Mối liên quan giữa Tác nhân (cán bộ công chức viên chức/Phòng/ban/Tổ/Nhóm), Nghiệp vụ và Văn bản đƣợc thể hiện rõ trong Hình nêu trên.
Dữ liệu văn bản đƣợc phát sinh ra khi thực hiện các giao dịch nghiệp vụ. Dữ liệu phát sinh có đặc điểm sau:
a) Dữ liệu phát sinh là kết quả của một hành động nghiệp vụ (event history)
b) Dữ liệu phát sinh đƣợc tạo ra để có kế hoạch tiếp tục sử dụng cho mục đích trong tƣơng lai (event plan)
d) Dữ liệu phát sinh nằm trong hoạt động nghiệp vụ cụ thể cơ quan (File) e) Dữ liệu phát sinh nằm trong bộ phận chức năng (Series)
f) Dữ liệu phát sinh nằm trong một đơn vị/ cơ quan: (Archive)
g) Dữ liệu phát sinh nằm trong một phạm vi rộng lớn hơn: (Archives) h) Vị trí (location) của bản ghi đƣợc hình thành.
Hệ thống quản lý văn bản liên quan đến ba thực thể chính là Agent, Business, Record. Do vậy, dữ liệu đặc tả quản lý văn bản (metadata) phải thể hiện đƣợc các mối quan hệ của các thực thể này đối với văn bản (Record). Dữ liệu đặc tả tạo lập và lƣu trữ văn bản có thể đƣợc tổ chức thành các nhóm, các nhóm chính bao gồm: định danh, tạo lập văn bản, lƣu trữ văn bản, quan hệ văn bản, quyền đối với văn bản, ... Trong mỗi nhóm gồm nhiều thành tố metadata
3.2.1. Dữ liệu đặc tả tạo lập văn bản
Căn cứ Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thƣ, văn bản hành chính có các trƣờng hợp thể hiện sau: 1. Bản thảo văn bản 2. Bản gốc văn bản 3. Bản sao y bản chính 4. Bản trích sao 5. Bản sao lục 6. Hồ sơ Bản gốc văn bản
Hiện nay, tại hầu hết tất cả các cơ quan, bản gốc văn bản là bản giấy. Để văn bản sử dụng đƣợc trong hệ thống phần mềm, cơ quan tiến hành một bƣớc tin học hóa văn bản gốc để có đƣợc một văn bản hành chính điện tử trong hệ thống.
Căn cứ Nghị định 79, bản sao y bản gốc cần phải chứa đựng các thông tin xác thực về:
(1)Cán bộ sao y
(2)Cơ quan sao y
(3)Thời điểm sao y
Bản thảo văn bản
Là văn bản trong quá trình soạn thảo. Khái niệm này đƣợc chuyển đổi sang hệ thống phần mềm thành một văn bản đang soạn thảo. Một bản thảo văn bản hành chính thông thƣờng luôn có các yếu tố hành chính kèm theo nhƣ: Ngƣời chủ trì soạn thảo, Nội dung soạn thảo (đang thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao nào) các cán bộ tham gia soạn thảo, cán bộ nào soạn thảo nội dung gì, thời gian soạn thảo.
Căn cứ Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Hệ thống phần mềm phải lƣu và xác thực đƣợc các thông tin sau:
Nhiệm vụ đƣợc ngƣời có thẩm quyền giao (nằm trong Qui trình/Tác vụ
đang thực hiện hoặc một nhiệm vụ mới)
Cán bộ chủ trì soạn thảo
Thời gian soạn thảo (Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc)
Độ mật của văn bản.
Độ khẩn của văn bản.
Nội dung văn bản: Văn bản hành chính điện tử soạn thảo (có thể là một
tệp *.doc, một bảng tính *.xls, một dòng Text, hay đơn giản chỉ là một tin nhắn SMS)
Công văn số 139/VTLTNN-TTTH năm 2009 của Bộ Nội vụ về hƣớng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trƣờng mạng. Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đi/đến bao gồm:
Thông tin đầu vào dữ liệu quản lý văn bản đến
- Số thứ tự (số đến)
- Ngày đến
- Tác giả (tên cơ quan, tổ chức ban hành)
- Số và ký hiệu văn bản
- Ngày tháng văn bản
- Tên loại văn bản
- TrÍch yếu nội dung văn bản
- Mã hồ sơ
- Mức độ khẩn
- Số tờ
- Ý kiên phân phối
- Thời hạn giải quyết
- File đính kèm
Thông tin đầu vào dữ liệu quản lý văn bản đi
- Số và ký hiệu văn bản
- Ngày tháng văn bản
- Tên loại văn bản
- Trích yếu nội dung văn bản
- Mã hồ sơ
- Mức độ mật
- Mức độ khẩn
- Số tờ
- Chức vụ và họ tên ngƣời ký văn bản
- Nơi nhận
- File đính kèm
Các dữ liệu đặc tả tạo lập văn bản trong phạm vi đề tài này đƣợc xây dựng tuân theo các quy định của Nhà nƣớc về văn thƣ lƣu trữ, đồng thời lựa chọn áp dụng có chọn lọc các thuộc tính metadata cho quản lý văn bản của một số nƣớc trên thế giới để phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nƣớc ở Việt Nam. Tập các yếu tố dữ liệu đặc tả tạo lập văn bản đƣợc đề xuất xây dựng nhƣ thể hiện trong Bảng 3.1
Bảng 3.1 Tập các yếu tố dữ liệu đặc tả tạo lập văn bản
TT
Yếu tố dữ liệu đặc tả
Quy định áp dụng Tiếng Việt Tiếng Anh Yếu tố mở rộng
Metadata mô tả văn bản (15 yếu tố DublinCore + 5 yếu tố bổ sung)
2 Ngƣời tạo Creator
3 Thời gian
Date Ngày văn bản Bắt buộc
Ngày có hiệu lực Tùy chọn Ngày hết hiệu lực Tùy chọn
4 Mô tả Description Bắt buộc
5 Cơ quan ban hành Publisher Bắt buộc
6 Loại văn bản Type Bắt buộc
7 Tiêu đề Title Bắt buộc
8 Chủ đề Subject Tùy chọn
9 Quan hệ Relation
10 Ngôn ngữ Language Khuyến nghị
11 Ngƣời cộng tác Contributor Khuyến nghị
12 Phạm vi Coverage Tùy chọn
13 Định dạng Format Tùy chọn
14 Các quyền Rights Tùy chọn
15 Nguồn Source Số văn bản Tùy điều kiện
Ký hiệu văn bản Tùy điều kiện
Yếu tố bổ sung
16 Độ mật Security
Classification
Tùy chọn
17 Độ khẩn priority Tùy chọn
18 Nơi nhận receiver Tùy chọn
19 Độc giả Audience Khuyến nghị
20 Vị trí Location Tùy chọn
21 Mức ƣu tiên Precedence Tùy chọn
Metadata tạo lập văn bản
y) văn bản
23 Cơ quan tạo lập
(sao y) văn bản
CreateOrganiz ation
Bắt buộc
24 Thời gian tạo lập
(sao y) văn bản
CreateDate Bắt buộc
3.2.2. Dữ liệu đặc tả lƣu trữ văn bản
Lƣu trữ văn bản là lƣu các văn bản phát sinh ra trong quá trình các đơn vị thực hiện nghiệp vụ.
Đối với các văn bản có thời hiệu lƣu trữ, việc lƣu trữ văn bản thực hiện theo Pháp lệnh văn thƣ lƣu trữ Quốc gia ngày 04/4/2011.
Khác với văn bản giấy, việc lƣu trữ văn bản hành chính điện tử đƣợc lƣu trữ vật lý thành tệp trong hệ thống máy tính và sử dụng metadata để mô tả hình thức lƣu trữ logic.
Lƣu trữ logic phản ánh đúng theo mô hình lƣu trữ, quản lý tài liệu nhƣ trên thực tế, nghĩa là theo đúng mô hình nhƣ trên mô tả, lƣu trữ logic chia thành 4 tầng, tầng Văn bản (Item), tầng Chuỗi các văn bản xử lý (Transaction Sequence), Hồ sơ các văn bản cùng một nhiệm vụ (File), Kho lƣu trữ văn bản (Archive)
Các thông tin mô tả, dùng để quản lý việc (Metadata) lƣu trữ Hồ sơ:
Số hiệu Kho lƣu trữ (Kho Văn bản soạn thảo, Văn bản lƣu hoặc Văn
bản chuyển)
Số hiệu Nhiệm vụ
Số hiệu Hồ sơ
Quyền sử dụng
Thời hiệu Hồ sơ
Các thông tin mô tả dùng để quản lý việc (Metadata) lƣu trữ Văn bản
Số hiệu Hồ sơ
Số hiệu Văn bản
Quyền sử dụng
Ngoài các dữ liệu đặc tả tạo lập văn bản, để quản lý văn bản trong quá trình lƣu trữ cần phải có thêm các dữ liệu đặc tả về lƣu trữ văn bản, các dữ liệu đặc tả lƣu trữ văn bản trong phạm vi đề tài này đƣợc xây dựng tuân theo các quy định của Nhà nƣớc về văn thƣ lƣu trữ. Tập các yếu tố dữ liệu đặc tả lƣu trữ văn bản đƣợc đề xuất xây dựng nhƣ thể hiện trong Bảng 3.2
Bảng 3.2 Tập các yếu tố dữ liệu đặc tả lưu trữ văn bản
TT
Yếu tố dữ liệu đặc tả Quy định áp dụng
Tiếng Việt Tiếng Anh
1 Định danh Identifier Bắt buộc
2 Số hiệu hồ sơ IdCollection Bắt buộc
3 Số hiệu Kho lƣu trữ IdArchive Bắt buộc
4 Thời gian đăng ký văn bản vào kho lƣu trữ
StorageDate Bắt buộc
5 Ngƣời đăng ký văn bản vào kho lƣu trữ
StoragePerson Bắt buộc
6 Cơ quan lƣu trữ StorageOrganization Bắt buộc
7 Thời hạn lƣu văn bản currency Khuyến nghị
8 Chức năng Function Khuyến nghị
3.2.3. Dữ liệu đặc tả xử lý văn bản
Hoạt động đối với văn bản có sự tƣơng tác của ba thực thể bao gồm: Records (Bản ghi), Agents (Tác nhân), Relationship (Quan hệ).
Records (Bản ghi): Văn bản điện tử
Agents (Tác nhân): Con ngƣời thao tác trên bản ghi
Relationship (Quan hệ): Quan hệ của Tác nhân đối với văn bản, mỗi sự kiện xảy ra trong quá trình xử lý văn bản là một mối quan hệ giữa Agents- Records, Agents-Agents, hoặc Records-Records
Hình 3.2 Sự tác giữa các thực thể
3.2.3.1. Các sự kiện đối với một văn bản điện tử
Danh mục các sự kiện đối với một văn bản điện tử đƣợc thể hiện trong bảng 3.3
Bảng 3.3 Các sự kiện đối với một văn bản điện tử
STT Tên sự kiện
lƣu trữ dữ liệu Chú giải
1 Assigns (Gán) Gán quyền và trách nhiệm nghiệp vụ cho
các tác nhân
2 Attached to (Đính kèm
tới)
Tạo liên kết giữa hai vật thể, thông thƣờng là các tài liệu
3 Authorises (Ủy quyền) Thẩm quyền để thực hiện nghiệp vụ hoặc
một tác vụ.
4 Backs up (Sao lƣu) Sao chép một thực thể bản ghi sang một số
phƣơng tiện truyền thông lƣu trữ để bảo vệ chống bị mất mát.
5 Changes (Thay đổi) Thay đổi giá trị hoặc trạng thái của một
thành phần siêu dữ liệu (metadata) hoặc
with
Agents do Relationship
STT Tên sự kiện
lƣu trữ dữ liệu Chú giải
các nội dung của một tài liệu
6 Closes (Đóng) Kết thúc các thao tác thực hiện trên bản
ghi
7 Compress (Nén) Quá trình giảm thiểu tối đa không gian
chiếm chỗ của một tài nguyên.
8 Contributes to (Đóng
góp)
Tạo ra sự đóng góp nội dung cho bản ghi này.
9 Converts (Chuyển) Chuyển đối bản ghi đã số hóa từ dạng
chuẩn này sang chuẩn khác.
10 Creates (Tạo) Tạo ra nội dung của bản ghi.
11 Decrypts (Giải mã) Quá trình chuyển đổi các dữ liệu đã đƣợc
mã hóa trở lại bên trong dạng gốc để cho
dễ hiểu.
12 Deletes (Xóa) Một hành động xóa (không thay đổi) các
giá trị từ các thành phần siêu dữ liệu (metadata).
13 Destroys (Hủy bỏ) Quá trình hủy vật lý nội dung của một bản
ghi.
14 Digitises (Số hóa) Quá trình chuyển đối bản ghi sang dạng số
hóa để sử dụng thay thế
15 Documents (Tài liệu) Văn bản đƣợc đƣa ra làm bằng chứng cho
một giao dịch hoặc sự kiện đã đƣợc diễn ra.
STT Tên sự kiện
lƣu trữ dữ liệu Chú giải
16 Downloaded (Tải xuống) Quá trình sao chép dữ liệu từ vị trí lƣu trữ đến một ổ đĩa cục bộ
17 Embedded in (Đƣợc nhúng
vào)
Quá trình đƣa một đối tƣợng có khả năng đứng độc lập vào trong tài liệu khác.
18 Encrypts (Mã hóa) Quá trình áp dụng một giao thức mã hóa
dữ liệu mà trả lại dữ liệu số hóa không đọc đƣợc ngoại trừ việc có các xử lý để giải mã.
19 Is version of (là phiên bản của)
Sự tạo ra liên kết giữa hai tài liệu nơi mà tài liệu sau đó thay đổi tài liệu trƣớc và cả hai đều đƣợc giữ lại.
20 Microfilms Quá trình chuyển đổi một tài liệu giấy hoặc
tài liệu số hóa vào trong một bộ dịch đƣợc lƣu trữ trên microfilm.
21 Migrates (Dịch chuyển) Quá trình truyền các bản ghi từ một hệ thống này tới hệ thống khác trong đó duy trì tính xác thực và không có sự biến đổi lớn hoặc việc nhập vào dữ liệu.
22 Next in Sequence (Kế tiếp
tuần tự)
Sự xác lập một liên kết giữa một giao dịch hoặc hoạt động với giao dịch hoặc hoạt động trƣớc đó mà chúng diễn ra theo tuần tự. Khác với mối quan hệ 'Kế vị' nguồn, nó có xu hƣớng chuyển tải cái gì đó diễn ra đặt hay thay thế cái khác.
STT Tên sự kiện
lƣu trữ dữ liệu Chú giải
25 Previous in Sequence (Tuần tự phía trƣớc)
Sự xác lập một liên kết giữa một giao dịch hoặc hoạt động với giao dịch hoặc hoạt động sau đó mà chúng diễn ra theo tuần tự. Khác với mối quan hệ 'Kế vị' nguồn, nó có xu hƣớng chuyển tải cái gì đó diễn ra đặt hay thay thế cái khác.
25 Prints (Bản in) Quá trình diễn tả một bản ghi trên giấy.
26 Receives (Nhận đƣợc) Quá trình nhận một bản ghi
27 Redacts (Biên soạn) Quá trình chỉnh sửa một bản tài liệu để loại
bỏ thông tin nhạy cảm hoặc có tính chất mật trƣớc khi phân phối.
28 References (Tham chiếu) Sự tạo lập một liên kết bên trong hoặc giữa các thực thể thông qua một trích dẫn.
29 Refreshes (Làm cho mới) Quá trình sao chép nội dung của một mảnh phƣơng tiên truyền thông để làm mới lại.
30 Registers (Đăng kí) Quá trình thu nhận metadata ban đầu về
một tài liệu hoặc một thực thể khác trong hệ thống và đảm bảo có một định danh duy nhất.
31 Removes (Di chuyển) Quá trình sao chép vật lý một bản ghi và
ghi nhận vắng mặt của nó đối với việc sử dụng lại hoặc chỉnh sửa bởi một tác nhân cụ thể, đôi khi đƣợc gọi là 'booked out' or 'checked out'.
32 Renders (Hoàn lại) Quá trình chuyển đổi đƣợc yêu cầu để cho