Đầu tiên, cơ sở chấp nhận thẻ (ngƣời bán hàng) gửi yêu cầu tới ngân hàng của mình (đƣợc gọi là ngân hàng đại lý hay ngân hàng thanh toán) đề nghị cho phép chủ thẻ (khách hàng) sử dụng thẻ để thanh toán số tiền của giao dịch mua bán.
Trung tâm cấp phép của ngân hàng thanh toán từ máy chủ của mình sẽ chuyển yêu cầu này tới Trung tâm xử lý số liệu thông qua mạng trao đổi thông tin (mạng do các tổ chức thẻ quốc tế nhƣ Visa hay Mastercard vận hành).
Trung tâm xử lý số liệu sẽ chuyển yêu cầu xin cấp phép đến ngân hàng đã phát hành thẻ (đƣợc gọi là ngân hàng phát hành). Ngân hàng phát hành tiến hành kiểm tra hạn mức tín dụng của chủ thẻ và sau đó sẽ gửi trả lời cấp phép tới trung tâm xử lý số liệu thông qua mạng trao đổi dữ liệu trên. Trong trƣờng hợp không đồng ý, ngân hàng phát hành sẽ từ chối cấp phép và cũng sẽ gửi thông báo tới trung tâm. Một giấy phép chỉ có giá trị trong một khoảng thời gian nhất định (thƣờng là ba ngày), quá thời hạn đó, giấy phép sẽ không còn giá trị (trừ trƣờng hợp giao dịch đã đƣợc tiến hành hoặc khi giấy phép đƣợc cấp lại).
Tiếp theo đó, trung tâm xử lý số liệu sẽ chuyển trả lời cấp phép lại cho ngân hàng thanh toán. Ngân hàng trả lời ngƣời bán (cơ sở chấp nhận thẻ).
Các câu trả lời khi xin cấp phép
Approve Decline Pick up Call bank Insufficient Chấp nhận và cho số Code để thực hiện giao dịch thanh toán Từ chối thanh toán Người bán phải tịch thu thẻ ngay
Gọi lại cho ngân hàng phát hành để cung cấp thêm thông tin và sẽ trả lời sau
Từ chối vì không đủ tiền
Khi ngân hàng phát hành chấp nhận đề nghị cấp phép, trong giấy phép sẽ gửi kèm một số cấp phép (code) để sử dụng cho việc thanh toán sau này. [10],[15].
Quy trình tổng quát của các giao dịch thẻ tín dụng đƣợc miêu tả nhƣ sau: