Hình 3 .5 Sơ đồ hoạt động của giao dịch chuyển tiền
Hình 3.11 Quy trình hủy điện với loại hình chi nhánh online
Các hành động của việc huỷ điện đến Ngân hàng chi nhánh được mô tả theo sơ đồ hoạt động trong hình sau:
Hình 3.12: Sơ đồ hoạt động nhận điện về Chi nhánh Online
3.3.4 Quy trình hạch toán thanh toán nội bộ
Hệ thống tài khoản hạch toán
a. Cấu trúc của tài khoản trong hệ thống
- Cấu trúc tài khoản Thanh toán của Khách hàng
XXX.A.BBBB.CC.DDDDD
- Trong đó
o XXX: Là mã số ngân hàng Chi nhánh mở Tài khoản cho Khách hàng.
o BBBB: Mã loại hình của Tài khoản, trong trường hợp Khách hàng mở
Tài khoản để thanh toán (Tài khoản tiền gửi không kỳ hạn), thì loại hình này thuộc loại hình thanh toán.
o CC: Mã tiền tệ mở Tài khoản.
o DDDDD: Số tự tăng của Tài khoản, số này là khác nhau đối với tất cả
các Tài khoản trong hệ thống. - Cấu trúc của Tài khoản Kế toán
XXX.A.BBBBBB.CC.DDDDD
- Trong đó
o XXX: Là mã số ngân hàng Chi nhánh của Tài khoản.
o A: là số kiểm tra của Tài khoản.
o BBBBBB: Là Tài khoản bậc 5 (6 số) của Tài khoản tổng hợp.
o CC: Mã tiền tệ mở Tài khoản.
o DDDDD: Số tự tăng của Tài khoản.
b. Các Tài khoản dùng trong hệ thống
Mô hình tổ chức và giả thuyết: Có 3 đơn vị thực hiện chức năng thanh toán là Trung tâm thanh toán (TTTT), Ngân hàng chi nhánh A (CNA) và Ngân hàng chi nhánh B (CNB).
* Tại TTTT: Mở các tài khoản sau đây:
o Tài khoản tiền gửi thanh toán của Ngân hàng chi nhánh A và Ngân hàng chi nhánh B tại Trung tâm thanh toán là: TTTTA ,TTTTB
o Tài khoản chuyển nguồn cho Ngân hàng chi nhánh A là: CNA
o Tài khoản chuyển nguồn cho Ngân hàng chi nhánh B là: CNB
* Tại Chi nhánh A: Mở các tài khoản sau đây:
o Tài khoản tiền gửi thanh toán tại TTTT là: CNATTTT (đối ứng với TTTTA)
o Tài khoản nhận vốn từ Hội sở chính chi tiết cho nguồn mở tại TTTT là: CNATTTT
o Tài khoản tiền gửi thanh toán của khách hàng X mở tại CN A là: CNAXTT
* Tại Chi nhánh B: Mở các tài khoản sau đây:
o Tài khoản tiền gửi thanh toán tại TTTT là: CNBTTTT (đối ứng với TTTTB)
o Tài khoản nhận vốn từ Hội sở chính chi tiết cho nguồn mở tại TTTT là: CNBTTTT
o Tài khoản tiền gửi thanh toán của khách hàng Y mở tại CN B là: CNAYTT
c. Mẫu thông tin điện chuyển tiền
Các lệnh thanh toán theo chuẩn điện SWIFT MT103, theo đó công thức như sau:
Trƣờng Điện chuyển tiền (SWIFT MT103 - version 2007)
F20 Số chứng từ gốc (là duy nhất, phục vụ tham chiếu với kế toán)
F21 Số tham chiếu đến điện MT103 trước F32AS1 Ngày giá trị của điện: Là ngày hạch toán F32AS2 Đồng tiền thanh toán, Ví dụ: VND, USD... F32AS3 Số tiền thanh toán
F33B1 Đồng tiền tham chiếu (thường là quy đổi ra VND)
F33B2 Số tiền tham chiếu (thường là quy ra VND) F36 Tỷ giá giữa đồng tiền tham chiếu với đồng tiền
thanh toán
F50A Ngân hàng phát lệnh (chi nhánh của VDB) F50KP1 Số hiệu TK giao dịch của khách hàng mở tại
VDB
F50KP2 Tên khách hàng (vay vốn của VDB)
F52A Ngân hàng phục vụ khách hàng (Chi nhánh của VDB)
Trƣờng Điện chuyển tiền (SWIFT MT103 - version 2007)
F56A Ngân hàng trung gian trong thanh toán (là ngân hàng của F57A)
F57A Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng F59A Ngân hàng thụ hưởng (nếu là báo Có) F59KP1 Số tài khoản của người thụ hưởng
F59KP2 Tên người thụ hưởng (gồm tên, CMND...)
F70 Nội dung thanh toán
F72 Thông tin giữa 2 ngân hàng thanh toán
MT_ID Số ID do Hệ thống tự tăng mỗi khi tạo điện mới NO_CO Là lệnh chuyển Nợ hay chuyển Có, thông
thường là lệnh Có
Ma_NV1 Mã thanh toán, dùng cho công tác thanh toán đặc thù của VDB
Ma_chitiet Mã chi tiết (số khế ước, mã dự án... phục vụ thanh toán nội bộ)
ID_chungtu_se nd
Số ID của chứng từ tại đơn vị gửi lệnh
ID_chungtu_re ceive
Số ID của chứng từ tại đơn vị trung gian
ID_chungtu_fo rward
Số ID của chứng từ tại đơn vị chuyển xử lý lệnh tiếp theo
Send_bank Đơn vị chuyển lệnh đến Receive_bank Đơn vị nhận lệnh
Forward_bank Đơn vị được chuyển để xử lý lệnh Bảng 3.1 Thông tin của điện chuyển tiền
Mỗi khi phát sinh lệnh thanh toán, phần mềm sẽ hạch toán liên chi nhánh. Quy ước như sau:
- Đơn vị thứ 1: Là đơn vị phát sinh đầu tiên/chủ thể của lệnh, thường giữ chứng từ gốc.
- Đơn vị thứ 2: Là đơn vị cuối/khách thể của lệnh, không có chứng từ gốc. - Đơn vị thứ 3: Là đơn vị trung gian của lệnh, thường là Trung tâm thanh toán.
Mỗi giao dịch có các giá trị ngày và tiền tệ cần quản lý như sau: - Có 3 giá trị ngày:
o Ngày chứng từ: Là ngày phát sinh ghi trên chứng từ giấy, ví dụ: Ngày của công văn phân bổ hạn mức, ngày phát sinh chứng từ gốc....
o Ngày hạch toán: Là ngày kế toán viên nhập vào phần mềm, là căn cứ để lập báo cáo/sổ kế toán...
o Ngày tính lãi: Là căn cứ để tính lãi cho khách hàng, nhất là trường hợp cho vay ODA, ngày chịu lãi của khách hàng thường là thời điểm trong quá khứ.
Thông thường cả 3 ngày ngày trên đều giống nhau. - Có 3 giá tiền tệ:
o Đồng tiền nhận nợ (đồng tiền thứ nhất - đồng tiền gốc, tiền cam kết): Là đồng tiền ban đầu, ghi trên khế ước/sổ lãi... và được khách hàng nhận nợ với VDB (hoặc ngược lại...). Đây là căn cứ để lập các báo cáo cho vay bằng ngoại tệ.
o Tiền quy ra VND (đồng tiền thứ 2 - tiền hạch toán nội bảng): Là số tiền được quy ra VND để hạch toán nội bảng.
o Đồng tiền giao dịch (đồng tiền thứ 3): Là đồng tiền thực tế của giao dịch.
Quy trình hạch toán nội bộ:
Hạch toán đối với điện đi:
- Khi Giao dịch viên tạo điện, bút toán hạch toán được tạo ra như sau:
Ghi Nợ cho tài khoản kế toán tổng hợp quản lý tài khoản Tiền gửi của Khách hàng của Ngân hàng chi nhánh tạo điện (CNA).
Ghi Có cho tài khoản thanh toán điều chuyển vốn của Ngân hàng chi nhánh (CNA), tài khoản CNA.519199.
STT Nợ Có
1 TK Kế toán CNA.519199.xx.001.001
2 TK Tiền gửi của KH A
Bảng 3.2 Bút toán hạch toán của điện đi - Khi Kiểm soát viên duyệt điện đi, hệ sinh bút toán hạch toán: - Khi Kiểm soát viên duyệt điện đi, hệ sinh bút toán hạch toán:
Ghi Nợ tài khoản 001.519199.xx.001.CNA. Ghi Có tài khoản 001.519199.xx.001.CNB.
Nợ Có
001.519199.xx.001.CNA 001.519199.xx.001.CNB Bảng 3.3 Bút toán hạch toán cho TTTT
Hạch toán đối với điện về:
- Khi Kiểm soát viên duyệt điện về Ngân hàng chi nhánh, các bút toán sẽ được tạo ra tương ứng với nội dung thông tin điện.
Ghi Nợ cho tài khoản thanh toán điều chuyển vốn của Ngân hàng chi nhánh (CNB) với Trung tâm thanh toán, tài khoản CNB.519199.
Ghi Có tài khoản thanh toán chờ xử lý của Ngân hàng chi nhánh B, tài khoản CNB.519991.
Nợ Có
CNB.519199.xx.001.001 CNB.519991.xx.001.001 Bảng 3.4 Bút toán hạch toán điện về ngân hàng Chi nhánh
Hạch toán khi thực hiện thanh toán cho khách hàng, hệ thống hạch toán:
Ghi Nợ tài khoản thanh toán chờ xử lý, tài khoản CNB.519991. Ghi Có tài khoản Kế toán.
Ghi Có tài khoản Tiền gửi của Khách hàng B (khách hàng nhận).
STT Nợ Có
2 TK Tiền gửi của KH B Bảng 3.5 Bút toán hạch toán khi thanh toán cho khách hàng
Chương 4 - PHÂN TÍCH THIẾT KẾ, CÀI ĐẶT THỬ NGHIỆM VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG
4.1 Phân tích hệ thống
4.1.1 Yêu cầu hệ thống
Yêu cầu về chức năng hệ thống
TT Chức năng
Mô tả
Chức năng về quản lý danh mục
1 Quản lý các danh mục hồ sơ của hệ thống
- Do yêu cầu quan trọng trước khi lập điện chuyển tiền của khách hàng, Giao dịch viên cần kiểm tra và xác thực các thông tin trên phiếu chuyển tiền của Khách hàng. Các thông tin này phải phản ánh đúng hiện trạng tại thời điểm Giao dịch viên truy xuất. Và các thông tin Giao dịch viên cần truy xuất gồm:
o Thông tin chi tiết về Khách hàng chuyển tiền và nhận tiền.
o Thông tin về trạng thái và số dư Tài khoản của Khách hàng chuyển.
o Thông tin về trạng thái Tài khoản của Khách hàng nhận.
o Thông tin về các Điện chuyển tiền mà Giao dịch viên đã lập trong ngày.
- Kiểm soát viên thực hiện chức năng kiểm soát, duyệt Điện và duyệt các bút toán hạch toán kế toán sau khi Giao dịch viên lập điện. Do đó, các thông tin Kiểm soát viên cần truy xuất, bao gồm:
o Thông tin về trạng thái và số dư Tài khoản kế toán trước và sau khi duyệt bút toán hạch toán.
o Thông tin các tất cả các Điện chuyển tiền phát sinh đi và phát sinh đến trong ngày.
quản trị viên được truy xuất các thông tin hồ sơ về:
o Danh sách Hồ sơ người dùng trong hệ thống.
o Danh sách các Vai trò của người dùng.
o Danh sách các Chức năng của hệ thống.
o Danh sách Gán chức năng cho từng Vai trò.
o Danh sách hồ sơ Phân vai trò cho từng người dùng.
Chức năng quản lý giao dịch
2 Lập điện
- Giao dịch viên nhập các thông tin do khách hàng cung cấp trong giấy chuyển tiền và các thông tin khác vào thông tin điện. Sau đó, Giao dịch viên lập và tạo điện trên Màn hình giao dịch.
- Khi điện được lập thành công, trạng thái của điện sẽ là Tạo mới.
3 Hoàn tất điện
- Khi điện đã được lập, Giao dịch viên thứ hai thực hiện chức năng hoàn tất điện trên màn hình Xử lý điện của Giao dịch viên trước, trạng thái của điện lúc này sẽ là Đã hoàn tất. - Giao dịch viên hoàn tất điện không phải là người đã lập điện. 4 Duyệt
điện
- Sau khi điện đã được hoàn tất, Kiểm soát viên thực hiện chức năng Duyệt điện trên màn hình Xử lý điện. Nếu duyệt điện thành công, trạng thái của tin điện sẽ là trạng thái Đã duyệt.
5 Chuyển điện
- Điện được Kiểm soát viên chuyển đến Ngân hàng chi nhánh nhận sau khi đã được Duyệt thành công và trạng thái của điện sau khi chuyển sẽ là Đã chuyển.
- Khi một Kiểm soát viên duyệt điện, thì chỉ có Kiểm soát viên đó mới được thực hiện chức năng Chuyển điện.
Chức năng quản trị hệ thống
7 Quản lý người dùng
- Chức năng này kiểm soát và quản lý Người dùng trong hệ thống.
- Quản trị viên của hệ thống có thể thêm mới, sửa hoặc xoá thông tin người dùng trong hệ thống.
8 Quản lý Vai trò người dùng
- Chức năng quản lý, phân quyền thao tác và thực hiện trên một số đối tượng tượng trong hệ thống cơ sở dữ liệu, và một nhóm các quyền được cấp phát này được nhóm thành một
Vai trò.
- Chức năng thực hiện gắn từng Vai trò tương ứng với từng Mô-đun trong hệ thống chương trình quản lý điện chuyển tiền.
9 Phân quyền người dùng
- Mỗi người dùng được cấp một Vai trò nhất định trong hệ thống.
- Chức năng này quản lý và phân Vai trò cho từng người dùng, cũng như hạn chế và cấp đủ quyền để người dùng có thể thực hiện các chức năng và công việc của mình trong hệ thống. 10 Quản lý
tham số hệ thống
- Chức năng quản lý các tham số và cấu hình hệ thống.
- Chức năng này được thực hiện bởi quản trị viên và được thực hiện tại từng Ngân hàng chi nhánh, các tham số được cài đặt và cấu hình phù hợp với từng Ngân hàng chi nhánh. Bảng 4.1 Bảng yêu cầu chức năng hệ thống
Yêu cầu về bảo mật và an toàn
- Do quá trình chuyển tiền ảnh hưởng trực tiếp đến số dư trên Tài khoản tiền gửi/ Tài khoản thanh toán của khách hàng. Do đó, việc đảm bảo an toàn và bảo mật trong thanh toán là yêu cầu quan trọng và trọng tâm của hệ thống. - Hệ thống phải phải được áp dụng đồng thời nhiều mức đảm bảo an toàn
đảm bảo hệ thống vận hành an toàn, chính xác. Mức hệ điều hành:
i. Tại máy chủ: Việc truy nhập vào hệ thống máy chủ thông qua tên truy nhập và mật khẩu.
ii. Tại máy trạm làm việc: Thông qua tên và mật khẩu truy cập mạng và máy trạm.
Mức CSDL:
i. Hệ quản trị CSDL được quản trị bởi nhóm DBA (DataBase Administrator), chỉ những người sử dụng thuộc nhóm DBA mới có quuyền thực hiện các thao tác trên CSDL. Những người thuộc nhóm
này không được thực hiện các giao dịch liên quan đến việc thanh toán với Khách hàng.
ii. Mỗi người sử dụng trong hệ thống được quản lý bởi chức năng quản trị người dùng của CSDL Oracle. Người sử dụng chỉ có thể truy nhập vào CSDL thông qua chương trình ứng dụng, không cho phép người dùng truy nhập CSDL thông qua các công cụ khác như PL/SQL, … Mức chương trình ứng dụng:
i. Người sử dụng đăng nhập vào chương trình thông qua tên và mật khẩu được quản trị viên cung cấp.
ii. Theo định kỳ, mật khẩu người dùng được yêu cầu thay đổi để đảm bảo tính bảo mật và an toàn.
iii. Mọi thông tin về người sử dụng khi thao tác với CSDL đều được ghi nhật ký để đảm bảo tính pháp lý cũng như trách nhiệm của người sử dụng đối với dữ liệu trong hệ thống.
iv. Mỗi nhóm người dùng sẽ chỉ được thao tác với một miền dữ liệu nhất định để thực hiện đúng các chức năng mà người dùng đó được cấp. v. Mọi thao tác của người dùng tới dữ liệu chỉ có thể được thực hiện
thông qua chương trình ứng dụng, do đó có thể ngăn chặn được những sai lầm không đáng có từ phía người dùng.
vi. Các thông tin quan trọng trong hệ thống được mã hoá, như thông tin về tài khoản người dùng, thông tin điện thanh toán, …
4.1.2 Phân tích và lựa chọn kiến trúc phân tán
Định vị dữ liệu
Việc thực hiện nghiệp vụ chuyển tiền nội bộ trong Ngân hàng Phát triển Việt Nam được diễn ra trên hai phạm vi là:
Trung tâm Thanh toán đặt tại HSC và chi nhánh tại các địa phương. Một số bước được thực hiện xử lý và cập nhật tại Chi nhánh, do đó có thể tổ chức dữ liệu theo nguyên tắc đồng nhất.
Với hệ thống này, tất cả các bảng dữ liệu của TTTT và Ngân hàng chi nhánh địa phương là một. Nhưng ở TTTT lưu tất cả dữ liệu cần thiết phải tìm kiếm, tổng hợp và xử lý cho các báo cáo và quản lý thường xuyên.
cập nhật và phát sinh trong quá trình xử lý của các Ngân hàng chi nhánh sẽ được cập nhật định kỳ vể TTTT nhờ công cụ cập nhật đồng bộ hoá của Oracle.
Với thiết kế phân tán như vậy, tại mỗi Ngân hàng chi nhánh chỉ lưu các dữ liệu chính trong các quan hệ thuộc chi nhánh và sơ đồ phân tán dữ liệu định vị cho một “chi nhánh A” có lược đồ tổng quát như sau:
QUANHE“chi nhanh i” = SELECTchi nhanh = “chi nhanh i ” QUANHE
Trong đó, QUANHE là bảng dữ liệu tổng thể của Cơ sở dữ liệu TTTT, QUANHE“chi nhanh i” là bảng dữ liệu tương ứng cho “chi nhánh i”, nếu bảng
QUANHE có chứa thuộc tính chi nhánh và ta cũng có QUANHE tổng thể là hợp nhất của các quan hệ bộ phận:
QUANHE = QUANHE“chi nhanh 1” … QUANHE“chi nhanh n”
- Các hoạt động chính của Trung tâm thanh toán là đóng vai trò trung tâm, quản lý toàn bộ các thông tin giao dịch diễn ra tại các Chi nhánh cũng như các giao diễn ra tại đây.
Trung tâm thanh toán cũng thường xuyên in các báo cáo tổng hợp về tình hình giao dịch trong toàn hệ thống cũng như kiểm soát các số liệu mang tính chất toàn hệ thống như hệ thống Tài khoản, danh mục Khách hàng, danh mục các Ngân hàng Chi nhánh tham gia thanh toán,