i. Biểu đồ bố trí (deployment diagram)
3.2.1. Các chức năng nghiệp vụ
Có thể hình dung công việc quản lý đào tạo đại học bao gồm những công việc cụ thể như sau:
Quản lý tuyển sinh: là quản lý thi tuyển đầu vào cho mỗi cơ sở đào tạo. Trước tiên thí sinh nộp hồ sơ xin thi tuyển, bộ phận xử lý hồ sơ phải tiếp nhận và xử lý. Trên cơ sở số hồ sơ đã xử lý, tiến hành đánh số báo danh, chuẩn bị phòng thi, xếp phòng. Thí sinh thi xong, nộp bài phải có bộ phận kiểm bài, đánh phách, chia túi, khi giáo viên chấm điểm xong thì cần nhập điểm bài thi, tổng hợp kết quả thi theo yêu cầu đề ra. Cuối cùng căn cứ vào kết quả điểm thi mà quyết định danh sách tuyển chọn.
Quản lý sinh viên: bao gồm việc lưu trữ, cập nhật, tìm kiếm, thống kê hồ sơ sinh viên
Hồ sơ sinh viên được quản lý riêng, phân chia thành từng khoá, từng ngành, từng lớp. Kho hồ sơ lưu toàn bộ thông tin về sinh viên. Các thông tin được phân vùng theo chủ đề. Toàn bộ thông tin trong hồ sơ của mỗi học viên có thể được in thành quyển và dùng làm hồ sơ sinh viên khi ra trường. Hồ sơ cần tổ chức sao cho có thể cập nhật dễ dàng , tìm kiếm theo yêu cầu một cách nhanh chóng.
Quản lý chương trình đào tạo bao gồm toàn bộ quá trình cập nhật ngành đào tạo, hệ đào tạo, cập nhật môn học, xác lập chương trình đào tạo cho mỗi lớp và lập lịch thực hiện. Những người quan tâm tới chương trình đào tạo có thể xem chương trình đào tạo đó và những chương trình đào tạo có thể được sao lưu lại, in ấn nếu cần thiết.
Quản lý học tập là toàn bộ các hoạt động quản lý quá trình học tập của sinh viên.
Quản lý học tập bao gồm quản lý khoá học, quản lý lớp học, quản lý chương trình học, mở lớp, lập lịch thi, lập danh sách thi, cập nhật điểm thi đi, thi lại, lên danh sách thi lại, giám sát, cập nhật học bạ, duy trì sổ điểm cùng rất nhiều chi tiết khác.
Quản lý tài chính bao gồm thu học phí, phát học bổng, trợ cấp khó khăn.
Thu học phí, cấp học bổng, trợ cấp là những công việc mà cơ sở đào tạo nào cũng phải tính tới. Với mỗi cơ sở đào tạo đều duy trì một hệ thống quy chế ưu tiên riêng, vì vậy quản lý tài chính phải đảm nhiệm nhiệm vụ quản lý tài chính cơ bản dựa trên một khung quy chế được thiết kế mềm dẻo.
Quản lý tốt nghiệp: dựa vào các tiêu chuẩn để xét tốt nghiệp mà đưa ra danh sách sinh viên đủ điều kiện tốt nghiệp cũng như danh sách sinh viên không đủ điều kiện tốt nghiệp. Tổ chức việc thi tốt nghiệp, làm đồ án khoá luận cuối khoá, làm hồ sơ công nhận tốt nghiệp. Khi phát bằng tốt nghiệp cho sinh viên thì lưu thông tin đã phát bằng tốt nghiệp cho học viện.
Dưới đây đưa ra một danh sách các chức năng của mỗi hoạt động trên: Bảng3.1. Hệ thống các chức năng của hoạt động đào tạo Ký hiệu Tên chức
năng
Giải thích R1 QLHT Quản lý hệ thống
R2 QLTS Quản lý tuyển sinh R2.1 KHTS Lập kế hoạch tuyển sinh R2.2 TBTS Thông báo tuyển sinh
R2.3 CNĐKDT Cập nhật hồ sơ đăng ký dự thi R2.4 XL HS Xử lý hồ sơ đăng ký dự thi
R2.5 XPT Đánh số báo danh, phân cụm, xếp phong thi R2.6 KB Kiểm bài, đánh phách, chia túi
R2.7 NĐT Nhập điểm thi R2.8 THKQ Tổng hợp kết quả
R2.9 XTS Xét tuyển sinh, lên thông báo
R3 QLSV Quản lý sinh viên
R3.1 CNSV Cập nhật hồ sơ sinh viên R3.2 PLSV Phân lớp sinh viên mới R3.3 TK Tìm kiếm hồ sơ theo yêu cầu R3.4 IHSSV In hồ sơ sinh viên
R3.5 IDSSV In danh sách sinh viên theo khoá, theo lớp
R4 QLCTH Quản lý chương trình đào tạo R4.1 CNNĐT Cập nhật ngành đào tạo R4.2 CNHĐT Cập nhật hệ đào tạo R4.3 CNMH Cập nhật môn học
R4.4 LCTĐT Lập chương trình đào tạo R4.5 XCTĐT Xem chương trình đào tạo
R4.6 LĐT Xác định lớp theo chương trình đào tạo R4.7 TDTHCT Theo dõi thực hiện chương trình
R4.8 SLCT Sao lưu, in chương trình đào tạo
R5 QLHT Quản lý học tập và giảng dạy R5.1 QLH Quản lý giảng dạy
R5.1.1 LTKB Lập thời khoá biểu
R5.1.2 PCGD Phân công giảng dạy R5.1.3 TDLL Theo dõi lên lớp
R5.1.4 QLGV Quản lý giảng dạy của giáo viên R5.2 QLT Quản lí thi
R5.2.1 LLT Lập lịch thi
R5.2.2 NĐT Theo dõi nộp đề thi R5.2.3 PCCT Phân công coi thi
R5.2.4 DST Lập danh sách sinh viên dự thi/không dự thi R5.1.5 TCT Tổ chức coi thi
R5.1.5 CBBT Chuẩn bị bài thi để chấm
R5.2 QLĐ Quản lý điểm
R5.2.1 TCCT Tổ chức chấm thi
R5.2.2 CNĐT Cập nhật điểm thi, thông báo kết quả R5.2.3 PHT Phúc tra điểm thi
R5.3 LBĐ Lập và in bảng điểm R5.4 QLHB Quản lý học bạ, sổ điểm R6 QLTC Quản lý tài chính R6.1 QLTHP Quản lý thu học phí R6.2 QLCHB Quản lý cấp học bổng R6.3 QLCTC Quản lý cấp trợ cấp
R7 QLTN Quản lý tốt nghiệp/ra trường R7.1 CNTCTN Cập nhật tiêu chuẩn tốt nghiệp
R7.2 LDSTN Lập danh sách sinh viên đủ điều kiện tốt nghiệp R7.3 LDSKTN Lập danh sách sinh viên không đủ điều kiện tốt
nghiệp
R7.4 TDTN Theo dõi làm đồ án tốt nghiệp (đề tài, giáo viên
hướng dẫn, điểm,...)
R7.5 CNTN Cập nhật thông tin tốt nghiệp R7.6 TKTN Thống kê kết quả tốt nghiệp
R7.7 CNPB Cập nhật thông tin phát bằng tốt nghiệp, phát hồ sơ.