Như vậy để đạt được trạng thái Value Established trong hai Opportunity đều cần có hoạt động là phân tích vấn đề. Cụ thể đó là: Xác định Opportunity, hiểu rõ vấn đề và xác định giá trị của cơ hội, sau khi xem hướng dẫn cụ thể từng nhiệm vụ ta có các công việc cần thực hiện được thể hiện ở bảng sau:
Trạng thái Cách thực hiện để đạt được trạng thái
Opportunity Identified
Vấn đề phát sinh đầu tiên khi anh Hải phòng kinh doanh gặp một khách hàng mà anh ấy nhớ rằng đó là khách hàng cũ, hình như là trước đây rất khó đòi nợ, người phụ trách kinh doanh lúc đó đã nghỉ và không có cách nào liên hệ lại được, lúc này anh ấy nghĩ đến nếu có một chương trình quản lý các thông tin khách hàng thì sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Như thế người kinh doanh sẽ và nhân viên phòng kế toán có thể dùng ứng dụng này phục vụ công việc của mình và việc dùng ứng dụng này chắc chắn sẽ có thu được nhiều lợi ích tốt.
Problem Understood
Để hiểu rõ sự cần thiết của việc xây dựng chương trình quản lý khách hàng, anh Hải đã đề nghị phòng kế toán, phòng kinh doanh và nhóm phát triển họp lại, trong cuộc họp anh ấy nêu ra những khó khăn gặp phải trong thực tế nếu không phát triển ứng dụng này như không thể biết được tình hình thanh toán của khách hàng cũ, một vài Hình 3.3: Công việc cần thực hiện với Opportunity ở giai đoạn khởi đầu.
đặc điểm của khách hàng cũ. Việc biết được những đặc điểm này là rất quan trọng trong quá trình xây dựng các tỉ lệ thanh toán của hợp đồng hoặc đàm phán hợp đồng, đồng thời anh ấy cũng nêu ra sự cần thiết của việc xây dựng hệ thống này và cũng lý giải việc hệ thống này sẽ giải quyết một số khó khăn mà phòng kinh doanh gặp phải, nêu ra lợi ích khi phòng kế toán được sử dụng hệ thống này.
Value Establish
Sau khi trình bày những vấn đề phòng kinh doanh gặp phải, trình bày giải pháp xây dựng chương trình quản lý khách hàng và đặc điểm cũng như lợi ích của nó, mọi người đều thấy được giá trị của giải pháp nêu ra và đồng ý đề nghị giám đốc đầu tư kinh phí xây dựng chương trình này, giám đốc đã đồng ý phê duyệt xây dựng chương trình quản lý này.
3.2.2 Requirement
Trạng thái đích của Requirement trong giai đoạn này là Shared. Sau khi nhập thông tin về trạng thái đích của Alpha Requirement lên bảng Requirement Game Board và chọn Submit, các công việc được hướng dẫn lần lượt được thể hiện trong Work Pad như hình 3.3:
Như vậy để đạt được trạng thái Shared của Alpha Requirement cần thực hiện lần lượt các công việc như hướng dẫn: Đặc tả yêu cầu, xác định Actor và Use Cases, chia nhỏ các Use Case, kiểm tra và chỉnh sửa lại Use Case.
- Mô tả yêu cầu cho ứng dụng: Chức năng này hoàn thành chính là trạng thái
Conceived đã đạt được. Công việc cụ thể như sau:
Anh Hải phòng kinh doanh, người đã đặt vấn đề xây dựng hệ thống quản lý khách hàng đã viết bản mô tả về các chức năng của sản phẩm, trong cuộc họp anh ấy đã trình bày cho nhóm phát triển và những người sử dụng ứng dụng những yêu cầu về chức năng mà ứng dụng cần đạt được như: Quản lý thông tin khách hàng, theo dõi tình hình nợ đọng của khách hàng, tìm kiếm khách hàng.
- Xác định Actor và Use Cases:
o Actor: Là người quản trị hệ thống, nhân viên kinh doanh, nhân viên phòng
kế toán và được gọi chung là người dùng.
o Use Case: Gồm có quản trị hệ thống, quản lý thông tin khách hàng, theo dõi
nợ của khách hàng.
Sau khi xác định được các Use Case thì nó được đưa lên bảng Use Case Game Board của công cụ EssWork:
- Chia nhỏ Use case:
o Ca sử dụng quản trị hệ thống: Chức năng này cho phép người quản trị hệ thống cấp quyền cho nhân viên nào được phép sử dụng hệ thống và sử dụng những chức năng nào của hệ thống. Khi có một nhân viên mới vào công ty cần dùng hệ thống thì người quản trị hệ thống sẽ tạo một người dùng mới, cấp quyền cho người dùng này. Nếu trong quá trình tạo thông tin người dùng sai thì người quản trị sẽ sửa thông tin người dùng. Nếu một nhân viên nào đó nghỉ việc thì người quản trị sẽ xóa nhân viên đó ra khỏi danh sách người dùng của hệ thống.
o Ca sử dụng quản lý thông tin khách hàng: Chức năng này gồm một loạt các chức năng nhỏ như: Tạo một khách hàng mới, sửa thông tin khách hàng vừa nhập khi có sai sót, tìm kiếm một khách hàng cũ và xem thông tin các khách hàng. Chức năng này được nhân viên kinh doanh thực hiện để hỗ trợ cho công việc kinh doanh của mình.
o Ca sử dụng theo dõi nợ khách hàng: Chức năng này được cấp cho nhân viên phòng kế toán. Khi nhân viên phòng kế toán muốn lập báo cáo để xem tháng này khách hàng còn nợ đọng bao nhiêu, những khách hàng nào còn nợ đọng hoặc khi có một khách hàng nào đó thanh toán tiền nợ thì nhân viên phòng kế toán sẽ cập nhật tình hình nợ đọng của khách hàng đó, đồng thời cũng cập nhật những ghi chú về việc đòi nợ của một khách hàng nào đó.
Các ca sử dụng trên sau khi được chia nhỏ sẽ gồm các ca sử dụng như hình các hình 3.6, 3.7, 3.8.
Hình 3.6: Ca sử dụng quản trị hệ thống.
Sau khi xác định được các Use Case ở mức thấp hơn thì các Use Case này được cập nhật lên bảng Use Cases Slice Game Board.
Sau khi hoàn thành việc chia nhỏ các Use Case thì trạng thái Use Case ban đầu được cập nhật lại thành Story Structure Understood như hình 3.9:
Hình 3.8: Ca sử dụng theo dõi nợ của khách hàng.
- Kiểm tra và chỉnh sửa lại các Use Case: Nhóm nhận thấy không cẩn phải chỉnh sửa các Use Case.
3.2.3 System
Trạng thái mà hệ thống cần đạt được ở giai đoạn này là Approach Selected. Sau khi Submit thì các công việc được liệt kê ở Work Pad cần thực hiện như hình 3.10:
Nhóm đã họp lại và thống nhất xác định về cấu trúc phần cứng phù hợp cho ứng dụng. Bởi tất cả thành viên trong nhóm đều thành thạo C# nên mọi người đã thống nhất dùng C# để phát triển ứng dụng, sử dụng cơ sở dữ liệu SQL, ứng dụng này sẽ được nhóm phát triển từ đầu mà không dùng lại hay mua từ một bên thứ ba nào khác. Sau khi xác định xong thì nhóm cũng xây dựng tài liệu thiết kế cho ứng dụng gồm các thành phần tạo nên hệ thống quản lý khách hàng, thiết kế giao diện cho ứng dụng.
Đồng thời xác định các modul cần được tạo gồm có các modul như hình 3.11: Hình 3.10: Các công việc cần thực hiện để đạt được trạng thái Approach
3.2.4 Team
Trạng thái của nhóm làm việc trong giai đoạn này cần đạt được là Formed. Để đạt được trạng thái này thì nhóm cần xác định được cách tổ chức và trách nhiệm của nhóm, các thành viên trong nhóm cần đáp ứng các yêu cầu để dự án có thể phát triển tốt. Các công việc cần thực hiện để đạt được từng trạng thái trong giai đoạn này như sau:
- Trạng thái Mission Defined: Trạng thái này gồm có các nhiệm vụ là xác định cấu trúc nhóm và xác định nhiệm vụ của nhóm. Nhóm được xác định gồm năm thành viên với các nhiệm vụ cụ thể như mô tả trong bảng sau:
Tên thành viên nhóm
Nhiệm vụ
Anh Hải Nhân viên phòng kinh doanh – Người đề xuất xây dựng hệ thống: nhiệm vụ anh Hải là trung gian giữa người dùng ứng dụng và nhóm phát triển, phản hồi những thông tin từ người dùng ứng dụng với nhóm phát triển và cung cấp thông tin về quá trình phát triển ứng dụng cho những người liên quan khách.
Anh Long Quản lý dự án, trưởng nhóm kỹ thuật: Chịu trách nhiệm quản lý nhóm, lập kế hoạch quản lý phát triển dự án, hỗ trợ các thành viên trong nhóm khi gặp khó khăn, đôn đốc các thành viên trong nhóm thực hiện tốt các công việc được giao.
Anh Hùng Nhân viên lập trình: Thực hiện viết code theo nhiệm vụ được giao. Anh Thiện Nhân viên lập trình: Thực hiện viết code theo nhiệm vụ đượcgiao.
Chị Hòa Nhân viên kiểm thử: Thực viết viết test case và thực hiện test, lập báo cáo kiểm thử, hướng dẫn người dùng sử dụng ứng dụng khi ứng dụng được xây dựng xong.
- Trạng thái Formed: Nhóm được thành lập và trưởng nhóm phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm. Trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm được mô tả như trong bảng ở phần trạng thái Mission Defined
Khi đã xác định xong các thành viên và nhiệm vụ của các thành viên thì bảng thông tin về các thành viên được cập nhật lên bảng Team Member Game Board.
3.2.5 Project
Trạng thái cần đạt được của Alpha Project trong giai đoạn này là Milestones Agreed. Công việc cần thực hiện để đạt được trạng thái này chính là lập kế hoạch từng bước để hoàn thành dự án. Anh Long đã lập kế hoạch cho dự án gồm các giai đoạn phát triển, thời gian biểu cho từng giai đoạn và các công việc cần thực hiện trong từng giai đoạn.
3.2.6 Way of Work
Trạng thái cần đạt được của Alpha Way of Work trong giai đoạn này là Opption Explored. Hoạt động để đạt được trạng thái này đó là: Quản lý dự án đã quyết định sử dụng phát triển ứng dụng theo quy trình RUP, phát triển theo hướng điều khiển kiểm
thử (TDD), Sử dụng Use Case để mô tả chức năng, công cụ dùng để phát triển là VS 2013 và cơ sở dữ liệu dùng ở đây là SQL.
3.3 Giai đoạn phác thảo
Ở giai đoạn này nền tảng kiến trúc đã được xác định, quy trình, cơ sở hạ tầng, môi trường phát triển cũng đã được mô tả rõ ràng.
3.3.1 Opportunity
Trạng thái cần đạt được ở giai đoạn này là Viability Establish.
Để đạt được trạng thái này thì nhóm phát triển cần xác định tính khả thi của dự án và xác nhận đại diện các bên liên quan để trao đổi thông tin giữa những người sử dụng và nhóm phát triển.
- Xác định tính khả thi của ứng dụng: Anh Long tính toán kinh phí cho việc phát triển ứng dụng, xem xét lại những khó khó khăn có thể gặp phải trong quá trình phát triển ứng dụng và thấy kinh phí cho việc phát triển thỏa mãn điều kiện kinh phí mà giám đốc duyệt, một số khó khăn khác như thời gian hoàn thành dự án hơi gấp thì nhóm phát triển có thể khắc phục được. Do vậy ứng dụng này có thể tiếp tục phát triển được.
- Xác định đại diện các bên liên quan: Người sử dụng ứng dụng này là nhân viên phòng kế toán, nhân viên phòng kinh doanh. Hai phòng này đã họp lại và quyết định anh
Hải sẽ là người đại diện cho ý kiến của các nhân viên của hai phòng này, sẽ có nhiệm vụ trao đổi thông tin qua lại giữa nhóm phát triển và nhân viên hai phòng.
3.3.2 Requirement
Trạng thái cần đạt được ở giai đoạn này của Alpha Requirement là Stable
Mục đích của trạng thái này là xác định chắc chắn về các yêu cầu của ứng dụng để tránh việc sửa đổi sau này. Sau khi Submit thì các nhiệm vụ cần thực hiện để Requirement đạt được trạng thái này được mô tả trong Work Pad như hình 3.12:
- Xác định kiến trúc của Requirement: Như mô tả ở phần trên thì yêu cầu của của hệ thống gồm có ba chức năng chính là quản trị hệ thống, quản lý thông tin khách hàng, theo dõi nợ khách hàng. Mỗi một chức năng này lại gồm phân cấp các chức năng nhỏ như mô tả ở các hình vẽ phần trình bày về các Actor và Use Case ở các hình 3.6, 3.7, 3.8. Các thông tin về hoạt động của từng chức năng cũng đã được mô tả trong phần 3.7.
- Chuyển trạng thái Use Case Slice thành Prepared như hình 3.16 như sau: Hình 3.14: Requirement với trạng thái đích là Stable.
Ở trạng thái này nhóm đã viết mô tả về các chức năng được liệt kê dưới dạng một kịch bản chứa trạng thái bắt đầu là gì và trạng thái kết thúc là gì để hỗ trợ cho nhân viên kiểm thử thực hiện công việc kiểm thử sau này.
Chức năng nhập thông tin người dùng: Khi có người dùng mới thì người quản trị sẽ nhập thông tin người dùng mới và ghi lại. Thông tin người dùng sẽ được lưu lại trong cơ sở dữ liệu gồm hai thông tin cơ bản để đăng nhập được hệ thống đó là: User và Password.
Chức năng phân quyền người dùng: Chức năng này cho phép người dùng có thể sử dụng chức năng nào của hệ thống khi đăng nhập. Quản trị hệ thống là người thực hiện công việc này.
Chức năng sửa thông tin người dùng: Khi quản trị hệ thống ghi sai thông tin của người dùng thì người quản trị cần đăng nhập vào hệ thống và sửa các thông tin bị sai, hoặc khi một nhân viên chuyển từ phòng này sang phòng khác mà chức năng về quyền người dùng thay đổi thì quản trị hệ thống cũng phải sửa lại. Kết quả được lưu lại trong cơ sở dữ liệu thông tin đã sửa.
Chức năng xóa thông tin người dùng: Quản trị hệ thống đăng nhập vào hệ thống và xóa người dùng không dùng ứng dụng hoặc nghỉ việc tại công ty. Sau khi xóa thông tin của người dùng không còn trong cơ sở dữ liệu nữa.
Chưc năng đăng nhập: Mỗi người dùng được cấp một user và password. Khi muốn sử dụng ứng dụng thì người dùng sẽ nhập user và password. Sau khi đăng nhập thì người dùng sẽ được sử dụng các chức năng cho phép.
Nhập thông tin khách hàng: Khi có một hợp đồng mới được ký, nhân viên kinh doanh sẽ đăng nhập vào hệ thống và nhập các thông tin của khách hàng này vào hệ thống. Kết quả là thông tin của khách hàng sẽ được lưu lại trong cơ sở dữ liệu.
Sửa thông tin khách hàng: Nếu khi nhập thông tin bị sai lệch thì nhân viên nhập thông tin cho khách hàng đó sẽ có nhiệm vụ sửa lại thông tin bị sai. Kết quả thông tin chỉnh sửa của khách hàng sẽ được lưu lại trong cơ sở dữ liệu.
Xem danh sách khách hàng: Mỗi nhân viên được cấp user và password đều có thể xem danh sách khách hàng. Sau khi nhân viên chọn chức năng xem danh sách khách hàng thì hệ thống sẽ hiển thị danh sách khách hàng cùng với các tiêu chí mà nhân viên đó muốn xem.
Tìm kiếm khách hàng: Người dùng nhập thông tin tìm kiếm có thể là tên công ty hoặc tên đại diện hợp đồng, sau khi nhập thông tin này thì hệ thống sẽ hiển thị những khách có thông tin giống như thông tin tìm kiếm.
Thống kê nợ: Nhân viên kế toán có thể thực hiện chức năng thống kê nợ theo tháng, theo quý, theo năm. Sau khi chọn chức năng này thì hệ thống sẽ hiển thị ra danh sách những khách hàng còn nợ, số tiền nợ của từng khách hàng, và tổng tiền nợ theo tiêu chí thống kê tương ứng.
Cập nhật tình hình thu nợ: Khi khách hàng trả tiền hàng, hoặc trả nợ hàng đã mua thì nhân viên kế toán cần cập nhật lại thông tin trả nợ của khách, đồng thời thêm vào