Thời gian Diễn giải công việc
Trước chuyến đi
- Nhận lịch tour từ điều hành của công ty kèm theo lịch trình, thông tin và các lưu ý về khách một cách đầy đủ.
- Lên danh sách cơ sở vật chất dùng trong tour.
- Liên hệ với lái xe để thông báo lịch trình, xác nhận điểm đón khách.
- Chuẩn bị các kiến thức cần dùng đến trong chương trình. Trong chuyến đi - Đón khách tại các khách sạn hoặc tại 1 điểm nếu khách đi
theo đoàn.
- Đếm đủ số lượng khách, sắp xếp chỗ ngồi, hành lý hợp lý. - Khi khách đã ổn định, thực hiện công tác chào hỏi, giới thiệu tổ phục vụ, lịch trình, những lưu ý trong tour( đặc biệt lưu ý về các dịch vụ khách được miễn phí và phải trả tiền). - Trên đường di chuyển, thuyết minh những địa danh nổi bật hoặc tổ chức các hoạt động hoạt náo.
- Cho khách nghỉ ngơi trong thời gian hợp lý, gần đến trạm dừng thì gọi khách dậy.
- Liên hệ trước với nhà hàng, khách sạn để thông báo thời gian đoàn đến.
- Đảm bảo các dịch vụ trong tour:
+ Luôn chắc chắn về các dịch vụ trong tour được đảm bảo thực hiện đúng với những gì cam kết.
+ Đảm bảo số lượng, chất lượng các món ăn theo yêu cầu, nhất là thực đơn đối với những khách ăn chay, ăn kiêng vì sức khỏe hay đặc trưng tôn giáo.
- Mua vé tham quan (nếu có).
- Thuyết minh tại các điểm đến hoặc thuê thuyết minh viên tại điểm nếu cần.
- Đảm bảo an toàn cho khách:
+ Luôn quan sát và để ý số lượng khách trong đoàn, để mắt đến những vị khách đặc biệt, lưu ý cho khách về các quy định tại điểm tham quan, khu vệ sinh, hút thuốc, cấm quay
phim chụp ảnh hoặc mặc quần áo ngắn,...
+ cảnh báo khách về các hoạt động dễ gây nguy hiểm như trèo lên lan can, đường tàu, vách đá, trêu đùa thú hoang,… + Sẵn sàng giải quyết trong các trường hợp khách bị thương. - Phối hợp với các bộ phận khác, giữ liên lạc với điều hành, phụ tour, lái xe.
- Quy định cho khách các khoảng thời gian riêng tư và thời gian và địa điểm tập kết.
- Bảo quản cơ sở vật chất: Giữ đồ và thu dọn đầy đủ, tránh mất hoặc làm hỏng.
- Trong quá trình thực hiện tour, luôn trò chuyện, tạo không khí vui vẻ, thân mật cho khách hoặc giữ yên lặng khi khách nghỉ ngơi
- Trên xe quay trở về: lấy feedback của khách, cảm ơn và xin lỗi khi cần thiết, nhắc nhở khách về việc kiểm tra hành lý cẩn thận.
- Trả khách tại điểm đón,chào khách, hoàn thành tour.
Sau chuyến đi
- Thực hiện quy trình báo cáo sau tour.
- Cập nhật tình hình đoàn khách cho điều hành tour. - Trả lại cơ sở vật chất cho công ty.
- Gửi lại các hóa đơn (nếu có), báo cáo các chi phí phát sinh. (Nguồn: Phòng Điều hành-Hướng dẫn-Thiết kế công ty Rubicon Tours) Cùng với đó, trước khi bắt đầu thực tập hay làm việc vs cty, các cộng tác viên cũng được yêu cầu phải nhớ các lưu ý sau :