7. Kết cấu của đề tài
1.1. Lý luận chung về kiểm soát nội bộ
1.1.6. Lợi ích và hạn chế tiềm tàng của KSNB
1.1.6.1. Lợi ích của hệ thống KSNB
Bất kỳ một đơn vị nào trong quá trình hoạt động cũng tồn tại những xung đột quyền lợi giữa những ngƣời sử dụng lao động và ngƣời lao động. Chính vì điều này mà nhiều lúc ngƣời lao động chỉ chú tâm vào quyền lợi của riêng mình mà cố tình vi phạm hoặc có những hành vi gian lận làm ảnh hƣởng đến quyền lợi chung của tổ chức. KSNB sẽ giúp nhà quản trị giảm thiểu đƣợc những rủi ro
thông qua việc phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dƣới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tƣởng cảm tính.
KSNB vững mạnh và hữu hiệu sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích nhƣ: - Giảm bớt nguy cơ tiềm ẩn trong quá trình sản xuất kinh doanh nhƣ sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng chi phí, bảo vệ tài sản khỏi bị hƣ hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp.
- Đảm bảo tính chính xác và đúng theo quy định của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính.
- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng nhƣ các quy định của pháp luật.
- Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ƣu các nguồn lực và đạt đƣợc mục tiêu đặt ra là bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tƣ, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ đặc biệt là với những công ty đại chúng.
Khi doanh nghiệp phát triển lên thì lợi ích của KSNB cũng trở nên to lớn hơn vì ngƣời quản lý sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro ảnh hƣởng đến việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp.
Nhƣ vậy, KSNB vững mạnh là một nhân tố của hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh và điều này rất quan trọng đối với doanh nghiệp khi thu hút các nhà đầu tƣ bên ngoài.
1.1.6.2. Hạn chế tiềm tàng của KSNB
Một điều có thể nhận thấy rằng KSNB của một doanh nghiệp dù đƣợc thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa và phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra. Bởi vì khi KSNB đƣợc thiết kế hoàn hảo thì vẫn phụ thuộc vào yếu tố chủ yếu là con ngƣời, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và sự đáng tin cậy của nhân viên trong đơn vị. Nhƣ vậy, KSNB chỉ giúp cho đơn vị hạn chế tối đa những sai phạm vì bản thân KSNB cũng có những hạn chế tiềm tàng.
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam 400 đã nêu ra những hạn chế tiềm tàng của KSNB nhƣ sau:
- Những hạn chế xuất phát từ con ngƣời nhƣ việc ra quyết định sai do thiếu thông tin, bị áp lực trong sản xuất kinh doanh, sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc báo cáo của cấp dƣới, việc đảm nhận vị trí công việc tạm thời, thay thế cho ngƣời khác.
- Gian lận cũng xảy ra do sự thông đồng giữa các nhân viên với nhau hay các bộ phận bên ngoài doanh nghiệp.
- KSNB khó ngăn cản đƣợc gian lận của những nhà quản lý cấp cao. Các thủ tục kiểm soát là do ngƣời quản lý đặt ra để kiểm tra việc gian lận và sai sót của nhân viên. Khi ngƣời quản lý cấp cao cố tình gian lận, họ có thể tìm cách bỏ qua các thủ tục kiểm soát cần thiết.
- Phần lớn các thủ tục KSNB thƣờng đƣợc thiết lập cho các sai phạm dự kiến, hơn là các nghiệp vụ không thƣờng xuyên, do đó khi xảy ra sai phạm bất thƣờng thì thủ tục kiểm soát trở nên yếu kém, thậm chí vô hiệu.
- Rủi ro trong kiểm soát cũng xảy ra khi ngƣời quản lý luôn xem xét quan hệ giữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu đƣợc. Các hoạt động giám sát cũng phải đảm bảo rằng lợi ích có đƣợc phải lớn hơn chi phí mà đơn vị bỏ ra.
- Nhà quản lý lạm quyền, bỏ qua các quy định kiểm soát trong quá trình thực hiện nghiệp vụ có thể dẫn đến không kiểm soát đƣợc rủi ro và làm cho môi trƣờng kiểm soát trở nên yếu kém.
- Do thay đổi tổ chức, quan điểm và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát trở nên lạc hậu, không còn phù hợp.
Tóm lại, chính những hạn chế tiềm tàng nêu trên là nguyên nhân khiến cho KSNB không thể đảm bảo tuyệt đối. KSNB dù đƣợc thiết kế và hoạt động tốt đến đâu cũng chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý để đạt đƣợc các mục tiêu cho doanh nghiệp. Tất cả các KSNB đều chứa đựng những hạn chế tiềm tàng vốn có của nó.