Phƣơng pháp Áp dụng cho Thực hiện Viên chức quản lý Lao động sản xuất Cả hai cấp Trong công việc Ngoài công việc
1. Đào tạo theo chỉ dẫn công việc _ _ x x 0
2. Đào tạo theo kiểu học nghề 0 x 0 x 0
3. Kèm cặp và chỉ bảo x 0 0 x 0
4. Luân chuyển, thuyên chuyển việc x 0 0 x 0
5. Tổ chức các lớp cạnh doanh nghiệp 0 x 0 0 x
6. Cử ngƣời đi học ở các trƣờng chính
quy _ _ x 0 x
7. Bài giảng, hội nghị hay thảo luận x 0 0 0 x
8. Đào tạo theo kiểu chƣơng trình hoá
với sự trợ giúp của máy tính _ _ x 0 x
9. Đào tạo từ xa _ _ x 0 x
10. Đào tạo theo kiểu phòng thí
nghiệm x 0 0 0 x
11. Đào tạo kỹ năng xử lý công văn
giấy tờ x 0 0 0 x
Ghi chú: X: áp dụng O: không áp dụng - Áp dụng cho cả hai cấp Nguồn: [7], Trang 288.
2.3.4. Đối tượng được đào tạo
Xác định đối tƣợng đào tạo là công việc quan trọng, việc lựa chọn nhân viên đào tạo đều phải dựa trên việc phân tích nhu cầu và động cơ đào tạo của ngƣời lao động, tác động của đào tạo với ngƣời lao động và khả năng nghề nghiệp của từng ngƣời.
Thêm vào đó các tổ chức thực hiện công tác ĐT&PT nên xác định đối tƣợng đào tạo theo nhu cầu sau: Ngƣời có nhu cầu đi học; Ngƣời sắp đƣợc đề bạt
vào chức vụ mới, vị trí công tác mới; Sự thiếu hụt về kiến thức và kỹ năng, hay khả năng của ngƣời lao động, những vấn đề liên quan tới động lực làm việc, thiết kế công việc không hợp lý…
2.3.5. Cơ sở đào tạo và giáo viên đào tạo
Tổ chức có thể lựa chọn giáo viên giảng dạy từ trong biên chế của mình (ngƣời có thâm niên làm việc lâu, có kinh nghiệm giảng dạy, am hiểu trong lĩnh vực cần đào tạo…) hoặc có thể kí hợp đồng thuê giáo viên ngoài từ các trung tâm đào tạo dạy nghề chuyên nghiệp, giảng viên từ các trƣờng đại học, giáo sƣ, tiến sĩ …để có thể thiết kế nội dung và chƣơng trình đào tạo phù hợp nhất với tình hình thực tế tại tổ chức. Việc kết hợp giáo viên bên ngoài cùng với những ngƣời có kinh nghiệm lâu năm của tổ chức giúp học viên có thể tiếp cận đƣợc với nhiều kiến thức mới mà không xa rời với thực tế làm việc. Các giáo viên cần phải đƣợc tuyển chọn kỹ càng, đƣợc tập huấn nắm vững những mục tiêu cơ cấu của các chƣơng trình đào tạo chung của các doanh nghiệp.
2.3.6. Nội dung đào tạo
Căn cứ vào nhu cầu đào tạo, sau khi xác định đƣợc mục tiêu, chủ thể và đối tƣợng công tác đào tạo thì ngƣời làm công tác đào tạo cần xác định nội dụng đào tạo cụ thể cho từng nhu cầu. Nội dung đào tạo chính là những kiến thức, kỹ năng mà doanh nghiệp mong muốn ngƣời lao động của họ sẽ đƣợc đào tạo trong thời gian tới.
Để có đƣợc nội dung đào tạo phù hợp thì việc xây dựng nội dung cần bám sát vào đối tƣợng cũng nhƣ phải đáp ứng đƣợc mục tiêu đào tạo đã đặt ra.
2.3.7. Xác định thời gian đào tạo
Thời gian cho một chƣơng trình đào tạo cần phải đƣợc xác định kỹ ngay khi lập kế hoạch vì việc này có thể giúp tổ chức chủ động hơn trong việc phân bố chỉ tiêu học, chi phí đào tạo, giáo viên đƣợc lựa chọn phù hợp. Thời gian đào tạo có thể là ngắn hạn hoặc dài hạn và phụ thuộc vào các yếu tố khác nhƣ thời gian đào tạo định kỳ cho một số lĩnh vực mà cấp trên giao, đào tạo gấp khi cần thiết mà không cố định thời gian định kỳ.
2.3.8. Chi phí cho đào tạo
Chi phí ĐT&PT nguồn nhân lực gồm nhiều loại chi phí khác nhau chia 3 loại:
Chi phí bên trong: Là chi phí cho các phƣơng tiện vật chất kỹ thuật cơ bản nhƣ: khấu hao tài sản cố định phục vụ ĐT&PT, trang bị kỹ thuật, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình giảng dạy; chi phí cho đội ngũ cán bộ làm công tác ĐT&PT nguồn nhân lực nhƣ: Cán bộ giảng dạy, công nhân huấn luyện thực hành, cán bộ quản lý, nhân viên phục vụ các cơ sở đào tạo của tổ chức.
Chi phí bên ngoài: Hầu hết các tổ chức không tự tổ chức toàn bộ các chƣơng trình đào tạo cho nhân viên của mình mà thƣờng phải thuê bên ngoài, khoản chi phí bên ngoài bao gồm: Tiền chi phí đi lại, ăn ở và học bổng cho các học viên và tiền trả cho các tổ chức, cá nhân mà tổ chức thuê họ đào tạo.
Chi phí cơ hội: Là loại chi phí khó xác định (bao gồm chi phí cơ hội của tổ chức và chi phí cơ hội của học viên) ví dụ nhƣ tiền lƣơng phải trả cho các học viên trong thời gian họ đƣợc cử đi đào tạo và không tham gia công việc ở tổ chức.
2.3.9. Những nhân tố ảnh hưởng đến công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của tổ chức là một trong những hoạt động quan trọng, nó không đứng độc lập mà còn chịu sự chi phối, tác động và ảnh hƣởng bởi rất nhiều các yếu tố thuộc môi trƣờng bên ngoài và bên trong tổ chức, các yếu tố đó tác động trực tiếp và gián tiếp đến công tác đào tào và phát triển nguồn nhân của tổ chức. Nhận biết tác động của các yếu tố này tới công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của tổ chức sẽ giúp cho tổ chức có kế hoạch đào tạo đúng đắn hơn, bám sát mục tiêu của mình. Các nhân tố tác động chính tới công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực có thể đƣợc phân loại thành các nhóm nhƣ sau:
a/ Nhân tố tác động gián tiếp
Có nhiều yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghệp có tác động gián tiếp đến công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của tổ chức, cụ thể:
- Nhân tố bên ngoài: Đây là các nhân tố nằm bên ngoài doanh nghiệp, tạo ra các cơ hội và nguy cơ đối với doanh nghiệp. Đối với công tác đào tạo và phát triển
nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, các nhân tố chủ yếu tác động gián tiếp là môi trƣờng kinh tế, khoa học công nghệ và các yếu tố văn hóa, xã hội của quốc gia, cụ thể:
Yếu tố kinh tế vĩ mô: Bao gồm các yếu tố nhƣ tốc độ tăng trƣởng kinh tế, lạm phát, dân số... có ảnh hƣởng trực tiếp đến nhu cầu nhân lực cả về chất lƣợng và số lƣợng, tác động đến thu nhập, đời sống của ngƣời lao động. Trong giai đoạn suy thoái kinh tế, hoặc kinh tế bất ổn có chiều hƣớng đi xuống thì tổ chức một mặt cần phải duy trì lực lƣợng lao động có tay nghề và một mặt cần phải cắt giảm chi phí dành cho lao động. Tổ chức có thể phải thu hẹp lại phạm vi hoạt động kinh doanh để bảo toàn lực lƣợng và tập trung vào các lĩnh vực thế mạnh của mình. Theo đó, tổ chức sẽ hạn chế các hoạt động ĐT&PT nhân viên đồng thời tận dụng những nguồn lực sẵn có để thực hiện công tác đào tạo khi có nhu cầu. Ngƣợc lại, khi kinh tế phát triển và có chiều hƣớng khả quan hơn, tổ chức lại có nhu cầu phát triển lao động để mở rộng sản xuất và qua đó phải tăng cƣờng công tác ĐT&PT nhân viên.
Yếu tố Khách hàng: Khách hàng là mục tiêu của mọi doanh nghiệp. Để nhân viên của mình hiểu đƣợc tầm quan trọng của khách hàng và làm sao để thỏa mãn đƣợc khách hàng đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng đƣợc một chính sách giáo dục và đào tạo hiệu quả. Các chính sách về lƣơng bổng, đãi ngộ chỉ là yếu tố động lực, còn chính sách đào tạo là yếu tố quan trọng trong việc tạo ra các sản phẩm, dịch vụ tốt phục vụ khách hàng.
Yếu tố là đối thủ cạnh tranh: Trong nền kinh tế thị trƣờng, doanh nghiệp cạnh tranh nhau trên thị trƣờng nhằm chiếm đƣợc thị phần, sản phẩm và cả lao động của đối thủ cạnh tranh. Khi sản phẩm, dịch vụ của đối thủ cạnh tranh tốt hơn nhờ có đƣợc lực lƣợng lao động tốt hơn đòi hỏi doanh nghiệp phải chú trọng nâng cao hơn nữa năng lực sản xuất của mình để cạnh tranh trên thị trƣờng. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp luôn nhòm ngó để lôi kéo lao động chất lƣợng cao của nhau khiến cho chính sách ĐT&PT nhân viên của một doanh ngiệp luôn bị chi phối. Doanh nghiệp bỏ tiền bạc và công sức để ĐT&PT một nhân viên giỏi để rồi sau đó bị mất họ về tay đối thủ cạnh tranh là một điều khó có thể chấp nhận đƣợc. Bởi vậy, đối thủ cạnh tranh cũng là yếu tố ảnh hƣởng lớn đến công tác ĐT&PT của doanh nghiệp, tổ chức.
Tiến bộ khoa học công nghệ: Khoa học công nghệ phát triển làm xuất hiện những ngành nghề mới, đòi hỏi ngƣời lao động phải đƣợc trang bị những kiến thức và kỹ năng mới. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải thƣờng xuyên chú trọng đến công tác ĐT&PT nhân viên của mình sao cho có thể theo kịp với đà phát triển quá nhanh của khoa học kỹ thuật hiện đại. Khi khoa học kỹ thuật thay đổi, có một số công việc hoặc một số kỹ năng không còn cần thiết nữa. Do đó, doanh nghiệp phải đào tạo lại lực lƣợng lao động hiện tại của mình.
Các yếu tố văn hóa, xã hội của quốc gia có tác động lớn đến tâm lý, hành vi, phong cách, lối sống và sự thay đổi trong cách nhìn nhận về các giá trị của ngƣời lao động. Và nhƣ vậy, nó ảnh hƣởng đến cách tƣ duy và các chính sách về đào tạo và phát triển nguồn nhân lực nhằm phát huy cao độ những yếu tố tích cực, đồng thời khắc phục những mặt tiêu cực trong tác phong lao động của nguồn nhân lực tại doanh nghiệp.
- Nhân tố bên trong: Môi trƣờng nội bộ bao gồm các yếu tố thuộc về nguồn lực bên trong doanh nghiệp, ảnh hƣởng trực tiếp đến kết quả hoạt động của doanh nghiệp, do vậy có tác động gián tiếp đến nguồn nhân lực cũng nhƣ công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, cụ thể:
Yếu tố tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu của doanh nghiệp: Mỗi một doanh nghiệp đều phải có sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu riêng của mình. Yếu tố này chi phối toàn bộ các chiến lƣợc và mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp trên thị trƣờng. Mỗi một bộ phận, phòng ban phải dựa vào yếu tố trên để đề ra mục tiêu của bộ phận mình. Tầm nhìn, sứ mệnh của các doanh nghiệp khác nhau sẽ đòi hỏi công tác ĐT&PT nhân lực tại mỗi doanh nghiệp là khác nhau.
Môi trường làm việc (Yếu tố văn hóa doanh nghiệp): Môi trƣờng làm việc là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp có điều kiện thuận lợi hơn trong việc thu hút nguồn nhân lực cho mình, đặc biệt là nguồn nhân lực có chất lƣợng cao. Để tạo lập môi trƣờng làm việc thực sự thân thiệt, gắn bó và đƣợc duy trì bền vững, việc xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp là vấn đề hết sức cần thiết. Văn hóa doanh nghiệp là một hệ thống các giá trị đƣợc doanh nghiệp đề cao và hƣớng nhân viên
của mình thực hiện. Một doanh nghiệp có bầu không khí văn hóa mạnh sẽ định hƣớng công tác giáo dục, đào tạo nhân viên thực hiện theo các giá trị mà doanh nghiệp đang hƣớng tới. Bản thân ngƣời lao động cũng nhận thức hơn về những yếu tố mình còn thiếu để hòa mình vào bầu không khí văn hóa chung đó. Văn hóa doanh nghiệp tiến triển và hình thành từ các tấm gƣơng của cấp quản trị cao cấp. Các giá rị văn hóa doanh nghiệp đƣợc nẩy mầm và phát triển từ chính các cấp quản trị và đƣợc lan tỏa đến nhân viên bởi chính các cấp quản trị doanh nghiệp
b/ Nhân tố tác động trực tiếp
Tác động trực tiếp đến công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực có nhiều yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, cụ thể:
- Nhân tố bên ngoài:
Pháp luật về lao động và thị trường lao động tác động đến cơ chế và chính sách trả lƣơng của doanh nghiệp, dẫn đến sự thay đổi về mức độ thu hút nguồn nhân lực của các doanh nghiệp. Chính vì vậy, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại doanh nghiệp phải đƣợc thực hiện phù hợp với pháp luật về lao động và thị trƣờng lao động.
Cạnh tranh thu hút nhân lực của doanh nghiệp trong cùng ngành tác động mạnh đến số lƣợng và chất lƣợng nguồn nhân lực của mỗi doanh nghiệp. Nó tạo ra sự di chuyển nguồn nhân lực từ doanh nghiệp này đến doanh nghiệp khác, đặc biệt là nguồn nhân lực chất lƣợng cao.
Khả năng cung ứng của các cơ sở đào tạo là rất quan trọng cho các doanh nghiệp, khả năng này cao hay thấp trực tiếp ảnh hƣởng đến mức độ dƣ thừa hay khan hiếm nguồn nhân lực trong các thời kỳ khác nhau. Trong đó cạnh tranh thu hút nguồn nhân lực và khả năng cung ứng của các cơ sở đào tạo tác động đến yếu tố cung lao động ngành, làm gia tăng áp lực cạnh tranh về nguồn nhân lực của các doanh nghiệp và ảnh hƣởng đến định hƣớng, mục tiêu phát triển nguồn nhân lực của mỗi doanh nghiệp.
- Nhân tố môi trƣờng bên trong
Chính sách thu hút nguồn nhân lực: Chính sách thu hút nguồn nhân lực thể hiện quan điểm về mục đích, yêu cầu, đối tƣợng và cách thức tuyển chọn lao động
của doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ số lƣợng và chất lƣợng nguồn nhân lực với cơ cấu phù hợp để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ của mình trong giai đoạn hiện tại hay tƣơng lai. Một doanh nghiệp có chính sách thu hút nguồn nhân lực phù hợp và hấp dẫn, xuất phát từ việc hoạch định nguồn nhân lực chính xác và khoa học, sẽ thu hút đƣợc nhiều ngƣời đảm bảo chất lƣợng hơn, tức là nhân lực có chất lƣợng ban đầu cao hơn. Điều này góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại doanh nghiệp.
Chế độ bố trí, sử dụng nguồn nhân lực: Chế độ bố trí, sử dụng nguồn nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng tác động đến đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Phân công đúng ngƣời, đúng việc, đánh giá đúng tính chất và mức độ tham gia, đóng góp của từng ngƣời lao động để khích lệ, đãi ngộ họ kịp thời sẽ mang lại mức độ sinh lợi cao của hoạt động chung và tạo ra sự động viên to lớn đối với ngƣời lao động. Khi nào, ở đâu có cách sử dụng nhân lực nhƣ vậy, khi đó, ở đó ngƣời lao động không chỉ thể hiện, cống hiến tối đa những phẩm chất lao động sẵn có mà còn tự đầu tƣ, tự tổ chức không ngừng nâng cao trình độ (kiến thức và kỹ năng) của mình. Nó tạo tiền đề vững chắc cho phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
Chế độ đãi ngộ: Các chế độ đãi ngộ về vật chất và tinh thần đối với ngƣời lao động là một trong những yếu tố cốt lõi để duy trì và phát triển nguồn nhân lực doanh nghiệp. Cụ thể là thiết lập và áp dụng các chính sách hợp lý về lƣơng bổng, khen thƣởng, kỷ luật, hoàn thiện môi trƣờng, điều kiện làm việc, thực hiện các chế độ về y tế, bảo hiểm và an toàn lao động. Để giữ đƣợc nhân viên giỏi, về lâu dài xét trên mặt bằng chung, doanh nghiệp thƣờng phải có mức lƣơng cao hơn mức trung bình của thị trƣờng cùng lĩnh vực. Hình thức khen thƣởng cũng nên nghiên cứu và cải thiện, thực tế cho thấy các hình thức khen thƣởng mang tính đại trà không đem lại hiệu quả cao, không tạo những động lực rõ rệt thúc đẩy sự làm việc tích cực hơn của nhân viên.
Yếu tố tài chính của doanh nghiệp: Tài chính là một trong những yếu tố cơ bản nhất cho sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Nó là điều kiện