2.2.3.2 .Cỏc căn cứ để lập kế hoạch của Bưu điện tỉnh Yờn bỏi
2.2.3.3. Trỡnh tự lập kế hoạch của Bưu điện tỉnh Yờn bỏi
Theo tinh thần chung trong cụng tỏc lập kế hoạch là kế hoạch phải xuất phỏt từ cơ sở, cơ sở là cỏc đơn vị trực thuộc trực tiếp tham gia vào quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh. Cỏc bộ phận chức năng xõy dựng cỏc kế hoạch tỏc nghiệp trong phạm vi toàn đơn vị. Phũng Kế hoạch - Đầu tƣ là đơn vị tổng hợp, cõn đối để xõy dựng lờn kế hoạch tổng thể cho toàn đơn vị.
Qua bảng tổng hợp phiếu hỏi cỏn bộ làm cụng tỏc kế hoạch tại Bƣu điện
tỉnh Yờn Bỏi (phần phụ lục) ta thấy nhận thức chung về cụng tỏc lập kế hoạch:
- Xuất phỏt của cụng tỏc lập kế hoạch: Nhỡn chung, nhận thức về xuất phỏt dẫn đến cụng tỏc lập kế hoạch chƣa thống nhất và khụng xuất phỏt từ sự cần thiết của quản lý đơn vị. Điều này thể hiện ở chỉ tiờu 1.1 đến 1.3. Cụ thể: 66,7% trƣởng phũng chức năng, 80% trƣởng đơn vị trực thuộc,75% chuyờn viờn làm cụng tỏc kế hoạch cho rằng lập kế hoạch khi cú sự chỉ đạo từ cấp trờn; 100% lónh đạo và bộ phận cũn lại cho rằng lập kế hoạch xuất phỏt từ sự cần thiết của quản lý và sự chỉ đạo của quản lý đơn vị - đõy là nhận định đỳng đắn về cụng tỏc lập kế hoạch trong điều kiện cụ thể tại Bƣu điện Yờn Bỏi nhƣng cú tỷ lệ quỏ thấp và đơn vị coi là cơ sở trong quỏ trỡnh lập kế hoạch cú tỷ lệ thấp nhất 20%.
- Nhận thức về mục đớch của cụng tỏc lập kế hoạch chƣa đầy đủ. Thể hiện ở chỉ tiờu 2.1 và 2.2. Cụ thể: 100% nhà quản trị cấp 2 và 87,5% chuyờn viờn cho rằng lập kế hoạch chỉ là việc tỡm ra những việc cần làm cho đơn vị trong kỳ kế hoạch.
Từ định hƣớng và nhận thức chung, lập kế hoạch tại bƣu điện Yờn Bỏi thực hiện qua cỏc bƣớc sau:
* Bước 1: Lập kế hoạch ở cấp cơ sở
- Từ nhận thức về mục đớch của cụng tỏc lập kế hoạch là xỏc định những việc phải làm trong kỳ kế hoạch (100% trƣởng cỏc đơn vị trực thuộc nhận định) nờn những việc cần làm xuất phỏt từ khả năng sản xuất của mỗi đơn vị cú đến đõu.
- Phƣơng phỏp chớnh sử dụng xõy dựng kế hoạch là phƣơng phỏp cõn đối liờn hoàn, 100% trƣởng đơn vị trực thuộc và chuyờn viờn kế hoạch sử dụng phƣơng phỏp này.
- Cỏch xỏc định chỉ tiờu kế hoạch: Với phƣơng phỏp cõn đối, chỉ tiờu kế hoạch đƣợc xõy dựng bằng cỏch cõn đối giữa năng lực sản xuất với nhu cầu thị trƣờng.
Căn cứ xỏc định chỉ tiờu kế hoạch khụng đƣợc thống nhất và chƣa gắn với thị trƣờng. Cụ thể: 60% trƣởng cỏc đơn vị trực thuộc căn cứ vào kết quả phõn tớch việc thực hiện cỏc chỉ tiờu kế hoạch của kỳ trƣớc và năng lực sản xuất kinh doanh để xỏc định chỉ tiờu kế hoạch, 40% trƣởng cỏc đơn vị trực thuộc và 100% chuyờn viờn làm cụng tỏc kế hoạch ở bộ phận này căn cứ kết quả thực hiện của cỏc chỉ tiờu trong quỏ khứ.
+ Năng lực sản xuất đƣợc xỏc định bằng hệ thống định mức kỹ thuật và kinh nghiệm của ngƣời lập kế hoạch.
+ Nhu cầu thị trƣờng đƣợc xỏc định chủ yếu bằng kinh nghiệm thực tế của ngƣời lập kế hoạch, thể hiện nghiờn cứu việc thực hiện cỏc chỉ tiờu kế hoạch quỏ khứ.
- Cụng cụ hỗ trợ lập kế hoạch: 100% cỏn bộ làm cụng tỏc kế hoạch sử dụng mỏy tớnh để lập kế hoạch, sử dụng mỏy tớnh để đỏnh mỏy và tớnh toỏn một số chỉ tiờu đơn giản trong quỏ trỡnh xỏc định cỏc chỉ tiờu kế hoạch.
- Trong quỏ trỡnh xõy dựng phƣơng ỏn kế hoạch, 100% cỏc đơn vị trực thuộc chỉ xõy dựng một kế hoạch duy nhất.
Vậy qua bƣớc này, dự kiến kế hoạch kinh doanh của cỏc đơn vị trực thuộc đƣợc hỡnh thành và làm cơ sở cho bƣớc tiếp theo.
* Bước 2: Tổng hợp kế hoạch kinh doanh
Phũng Kế hoạch – Đầu tƣ là đơn vị xõy dựng kế hoạch kinh doanh tổng hợp. Để xõy dựng kế hoạch kinh doanh tổng hợp, phũng Kế hoạch - Đầu tƣ dựa vào:
- Kết quả nghiờn cứu, phõn tớch mụi trƣờng kinh doanh và kết quả dự bỏo trờn phạm vi toàn địa bàn kinh doanh;
- Dự kiến kế hoạch kinh doanh của cỏc đơn vị trực thuộc (đõy là căn cứ chớnh).
Nhỡn chung, chỉ tiờu kế hoạch kinh doanh là chỉ tiờu tổng hợp của cỏc đơn vị trực thuộc, xong sẽ cú sự điều chỉnh cho phự hợp với kết quả nghiờn cứu, phõn tớch thị trƣờng.
Kết quả của bƣớc này là dự kiến kế hoạch kinh doanh tổng thể, đú là cơ sở để thực hiện cỏc bƣớc tiếp theo.
* Bước 3: Xõy dựng cỏc kế hoạch chức năng
- Bản kế hoạch tổng thể là một căn cứ quan trọng để lập cỏc kế hoạch chức năng. Chẳng hạn, khi lập kế hoạch nguồn nhõn lực cần chỳ ý đến tốc độ tăng của lợi nhuận, lợi nhuận tăng trờn 10% thỡ nguồn nhõn lực đƣợc phộp tăng tối đa 5%; lập kế hoạch phỏt triển mạng lƣới dựa vào cỏc chỉ tiờu sản lƣợng;...
- Phƣơng phỏp chớnh sử dụng xõy dựng kế hoạch là phƣơng phỏp cõn đối liờn hoàn, 00% trƣởng đơn vị chức năng và chuyờn viờn kế hoạch sử dụng phƣơng phỏp này.
- Cỏch xỏc định chỉ tiờu kế hoạch: Với phƣơng phỏp cõn đối, chỉ tiờu kế hoạch đƣợc xõy dựng bằng cỏch cõn đối giữa năng lực sản xuất với chỉ tiờu dự kiến kế hoạch kinh doanh tổng hợp.
- Cụng cụ hỗ trợ lập kế hoạch: 100% cỏn bộ làm cụng tỏc kế hoạch sử dụng mỏy tớnh để lập kế hoạch, sử dụng mỏy tớnh để đỏnh mỏy và tớnh toỏn một số chỉ tiờu đơn giản trong quỏ trỡnh xỏc định cỏc chỉ tiờu kế hoạch.
- Trong quỏ trỡnh xõy dựng phƣơng ỏn kế hoạch, 50% cỏn bộ kế hoạch thuộc cỏc bộ phận này xõy dựng nhiều phƣơng ỏn và tiến hành đỏnh giỏ cỏc
phƣơng ỏn để chọn ra phƣơng ỏn kế hoạch tối ƣu; 50% chỉ xõy dựng một kế hoạch duy nhất.
Vậy qua bƣớc này, dự kiến kế hoạch chức năng đƣợc hỡnh thành, đú là cỏc kế hoạch hỗ trợ thực hiện kế hoạch kinh doanh tổng thể.
* Bước 4: Duyệt kế hoạch
Dự kiến kế hoạch sản xuất kinh doanh tổng hợp, kế hoạch tỏc nghiệp sẽ đƣợc Ban giỏm đốc chịu trỏch nhiệm dà soỏt, hiệu chỉnh và ban hành văn bản, đú là những quyết định cỏc hoạt động của đơn vị trong một khoảng thời gian nhất định trong tƣơng lai.
Trong tiến hành dà soỏt, ban giỏm đốc sử dụng phƣơng phỏp phõn tớch cỏc yếu tố động, xõy dựng một số phƣơng ỏn khỏc và dựa vào kết quả trƣng cầu ý kiến để xỏc định phƣơng ỏn kế hoạch cuối cựng.
Kết quả của quỏ trỡnh lập kế hoạch là bản kế hoạch chung trong toàn đơn vị và nú đƣợc trỡnh bày dƣới dạng hệ thống cỏc chỉ tiờu kinh tế.