Hình thức kế toán trên máy vi tính bao gồm các sổ kế toán sau: Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhƣng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính
S 2.2.4.Hình thức kế toán trên máy vi tính
- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc ảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
CHƢƠNG 3: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI THU VÀ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY TNHH MAI LINH THANH HÓA 3.1 TỔNG QU N VỀ CÔNG TY TNHH M I LINH TH NH H
3.1.1 Thành ập
3.1.1. 1 Lịch sử hình thành
Tên giao dịch: Công ty TNHH Mai Linh Thanh Hóa
Trụ sở: 298 – Trần Hƣng Đạo – P.Nam Ngạn – TP Thanh Hóa MST: 2800588828 Cục thuế Thanh Hóa cấp ngày 06/03/2004 Điện thoại: 037 375 575
Fax: 0373.839.564
Vốn pháp định: 9.834.000.000 - án buôn, bán lẻ đồ điện gia dụng
- inh doanh vận tải hành khách trong và ngoài tỉnh - Kinh doanh du lịch nội địa
3.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
3.1.2.1. Chức năng
Với tƣ cách là một doanh nghiệp kinh doanh về lĩnh vực vận tải hành khách. Công ty Mai Linh đáp ứng đƣợc sự mong mỏi của khách hàng thông qua sự phục vụ tận tình và chu đáo
Giải quyết đƣợc các vấn đề đi lại của hành khách trong tỉnh, góp phần ổn định giao thông đi lại
3.1.2.2. Nhiệm vụ
- Điều hành công ty thực hiện chức năng sản xuất kinh doanh theo đúng lĩnh vực đăng ký
- Thực hiện theo chế độ kế toán thống kê do Nhà nƣớc quy định, thực hiện nghĩa vụ thuế và chấp hành chế độ kiểm toán của Nhà nƣớc
- Đầu tƣ trang thiết bị, hoàn thiện các ngành dịch vụ.
tranh
3. .3. Tình hình tổ chức
3.1.3.1. C cấu chung
S 3.1 S tổ chức ộ máy quản lý của công ty
(N uồn Phòn kế toán Côn ty N M L nh)
- an giám đốc: Là cấp quản lý cao nhất trong công ty trực tiếp quản lý sản
xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm trƣớc cơ quan Nhà nƣớc và các tổ chức cá nhân có liên quan về tình hình và hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
- Phòng tổ chức hành chính: Chịu trách nhiệm giám sát mọi hoạt động tài
chính tại oanh trên cơ sở chế độ quy định của Nhà nƣớc, tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ kịp thời, chính xác mọi hoạt động của công ty. Làm tham mƣu cho an giám đốc công ty về công tác tài chính, phối hợp với các cơ quan nghiệp vụ của công ty và đơn vị để đảm bảo tài chính đúng, đủ cho hoạt động sản xuất kinh
Phòng kế hoạch Phòng kế toán
Các đơn vị trực thuộc
Tổ lái xe 1 Xƣởng sữa
chữa 2 Tổ lái xe 2 Xƣởng sữa chữa
1 Phòng hành chính
doanh, thực hiện cấp phát đầy đủ các chế độ, chính sách đối với ngƣời lao động.
- Phòng kế hoạch: Là cơ quan trung tâm phối hợp với các cơ quan nghiệp vụ
của công ty để tiến hành xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, tài chính, kỹ thuật hàng năm của công ty. Đồng thời triển khai chỉ đạo, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng quy định của Giám đốc công ty. Thƣờng tổng hợp tiến độ sản xuất kinh doanh của Phân xƣởng để phục vụ cho công tác lãnh đạo chỉ huy.
- Phòng kế toán Tổ chức hạch toán kế toán toàn bộ quá trình sản xuất xác định kết quả tài chính, thực hiện nhiệm vụ thu chi, quản lý và đảm bảo vốn, quá trình hoạt động kinh doanh, ngoài ra còn tham mƣu cho ban giám đốc về lĩnh vực tài chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
3.1.3.2. C cấu phòng Kế toán
ộ máy kế toán của Công ty đƣợc tổ chức theo hình thức trực tuyến chức năng. Nhân viên kế toán đƣợc điều hành bởi kế toán trƣởng và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trƣởng.
S 3.2 S tổ chức ộ máy kế toán
(N uồn Phòn kế toán Côn ty N M L nh)
Kế toán phân xƣởng Kế toán xuất nhập khẩu Kế toán thanh toán và công nợ Kế toán vật tƣ Thủ quỹ Kế toán trƣởng
- Kế toán trƣởng : ế toán trƣởng kiêm trƣởng phòng tài vụ có nhiệm vụ tổ
chức điều hành chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty.Hƣớng dẫn chuyên môn và kiểm tra, ký duyệt toàn bộ các nghiệp vụ trong phòng tài chính. Chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc Công ty về toàn bộ hoạt động của công tác tài chính. Ngoài ra ế toán trƣởng kiêm luôn nhiệm vụ của bộ phận kế toán tổng hợp thực hiện việc đối chiếu và lập báo cáo tài chính định kỳ theo đúng chế độ báo cáo tài chính.
- Kế toán thanh toán và công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán
với các tổ chức, cá nhân, nhà cung cấp. Theo dõi bằng giá trị số dƣ và các biến động trong kỳ của tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, đối chiếu số dƣ của tài khoản tiền gửi của đơn vị vào cuối tháng với số dƣ của ngân hàng, đồng thời theo dõi các khoản tạm ứng của cán bộ công nhân viên.
- Kế toán vật tƣ hàng hóa Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn
vật tƣ. Mở các sổ chi tiết, các bảng kê định kỳ, lập bảng cân đối nhập, xuất, tồn kho vật tƣ, và thƣờng xuyên đối chiếu với thủ kho để phát hiện sai sót.
- Kế toán xuất _nhập khẩu : Có nhiệm vụ theo dõi các nghiệp vụ xuất nhập
khẩu của công ty, thƣờng xuyên trao đổi với kế toán trƣởng về các nghiệp vụ ấy.
- hủ quỹ: Có nhiệm vụ thực hiện việc thu chi tiền cho mọi đối tƣợng khi có đầy đủ chứng từ hợp lệ, cuối tháng hoặc định kỳ kiểm kê quỹ và đối chiếu với kế toán thanh toán
-Kế toán các xƣởng trực thuộc công ty: Có nhiệm vụ theo dõi ghi chép sổ
sách số liệu của xƣởng mình, hàng tháng lập báo cáo về công ty để đối chiếu với các bộ phận liên quan.
3. .4. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
Hệ thống tài khoản và chứng từ sử dụng tại công ty theo QĐ số 15/2006/QĐ ngày 20/03/2006 của bộ trƣởng bộ tài chính : phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn GTGT,…
+ Phƣơng pháp tính giá trị hàng tồn kho: Nhập trƣớc xuất trƣớc + Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho : ê khai thƣờng xuyên. + Ở kho : Ghi chép về mặt số lƣợng
+ Ở phòng kế toán : Ghi chép số lƣợng và giá trị từng vật liệu, công cụ , dụng cụ.
+ ế toán hàng tồn kho đƣợc thực hiện theo quy định của chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho”
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ: Chứng từ ghi sổ Quy trình ghi chép sổ kế toán đƣợc tóm tắt nhƣ sau:
S 3.3 S trình tự ghi sổ
(N uồn Phòn kế toán Côn ty N M L nh)
Ghi chú:
Đối chiếu Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Ghi cuối quý
Hàng ngày, dựa vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc và các chứng từ khác có liên quan đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ, đồng thời ghi vào sổ quỹ và sổ thẻ kế toán chi tiết. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó đƣợc dùng để ghi vào Sổ Cái.
Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dƣ của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập ảng Cân đối số phát sinh.
Cuối quý, sau khi đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa sổ cái và sổ tổng hợp thì số Chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Báo cáo tài chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
liệu trên sổ cái đƣợc dùng để lập bảng cân đối số phát sinh, và để lên báo cáo tài chính.
3.2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY TNHH MAI LINH 3.2. .Kế toán công nợ phải thu khách hàng 3.2. .Kế toán công nợ phải thu khách hàng
3.2.1.1. Kế toán chi tiết công nợ phải thu khách hàng tại công ty
a. Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn GTGT - Phiếu thu
- Phiếu xuất kho - Hợp đồng kinh tế
b. Lƣu đồ kế toán
Kế toán Nợ phải thu
KT phải thu KT Doanh thu
Bộ chứng từ (Hợp đồng +
Invoice) Kiểm tra
Kiểm tra lại bộ chứng từ
No Lập bảng kê theo dõi KH
Yes
Bảng kê
Giấy báo Có Ngân hàng
Đối chiếu
Lên chữ T
Cuối tháng N
L u 3.1: Kế toán Nợ phải thu khách hàng
iễn giải: Đầu tiên kế toán oanh thu, Thành Phẩm chuyển bộ chứng từ cho
kế toán phải thu. ế toán phải thu sẽ kiểm tra lại giá trên hợp đồng với Invoice xem đã khớp chƣa để đòi tiền khách hàng.
Tiếp theo, kế toán Phải thu sẽ lập ảng kê chi tiết theo dõi từng khách hàng căn cứ vào thời hạn thanh toán trên Hợp đồng. hi Ngân hàng gửi Giấy áo Có về, kế toán Phải thu sẽ biết đƣợc hóa đơn nào đã đƣợc thanh toán và cuối mỗi quý sẽ lập ảng đối chiếu công nợ. hi quyết toán, kế toán Phải thu sẽ lên chữ T cho TK 131. Sơ đồ hạch toán 131 511 156 (1) (2) 3331.332 133 156 111,112 (3) (4)
S 3.4. Hạch toán công nợ phải thu khách hàng
Ghi chú:
(1) án hàng chƣa thu tiền (gồm thuế) (2) Thu tiền bán hàng (gồm thuế)
(3) Xuất kho hàng hóa bán chƣa thu tiền (4) hách hàng trả nợ bằng tiền mặt, TGNH
3.2.1.2. Kế toán tổng hợp công nợ phải thu khách hàng
Nợ phải thu là một bộ phận quan trọng trong tài sản của doanh nghiệp. Nợ phải thu liên quan đến các đối tƣợng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp trong đó
có các cơ quan chức năng của Nhà nƣớc (chủ yếu là cơ quan Thuế).
a. Chứng từ sử dụng.
Các hóa đơn liên 1 liên 2 chƣa thu tiền.
các hóa đơn hay giấy báo có của ngân hàng ghi nhận việc trả tiền của khách hàng
Hóa đơn GTGT, Hợp đồng
Giấy báo có
iến bản đối chiếu cấn trừ công nợ
b. Tài khoản sử dụng
Số hiệu Tên Tài khoản
1311 Phải thu khách hàng 1312 Khách hàng trả tiền trƣớc
c. Sổ kế toán
Sổ theo dõi chi tiết phải thu khách hàng Sổ chứng từ ghi sổ
Sổ cái tài khoản 131
d. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nghiệp vụ : Ngày 10/12/2012, nhận đƣợc giấy báo có số 245145541 của
Ngân hàng Đông Á với nội dung Mai Linh ỉm Sơn đã thanh toán đủ số tiền doanh thu tháng 2 số tiền 542.450.000
Nợ T 1121: 542.450.000
Có TK 131: 542.450.000
Chứng từ : Giấy báo Có số 245145541 (ngân hàng Đông Á) (phụ lục 01) Nghiệp vụ 2: Ngày 10/12/2012, Mai Linh Thanh Hóa kí hợp đồng thuê xe du
lịch vơi oanh nghiệp tƣ nhân Hùng Mạnh.Hợp đồng trị giá 33.000.000 đã có VAT 10% theo HĐGTGT 021868423. oanh nghiệp tƣ nhân Hùng Mạnh chấp nhận hợp đồng và hẹn trả trong khoảng thời gian 10 ngày.(Công ty TNHH Mai
Linh Thanh Hóa chấp nhận cho phép ghi nhận doanh thu).
Nợ T 131: 33.000.000
Có TK 511: 30.000.000
Có TK 3331: 3.000.000
Chứng từ: Hóa đơn GTGT số 021868423
Nghiệp vụ 3: Ngày 22/12/2012, oanh nghiệp tƣ nhân Hùng Mạnh thanh toán
tiền thuê xe du lịch từ ngày 10/12. o thanh toán chậm so với thời hạn đã đƣợc quy định trong hợp đồng nên oanh nghiệp tƣ nhân Hùng Mạnh chấp nhận nộp phạt 10% trị giá hợp đồng.
Nợ T 1111: 36.300.000
Có TK 131: 33.000.000
Có TK 711: 3.300.000
Đơn vi:Công ty TNHH Mai Linh
Địa chỉ: 318 Trần Hƣng Đạo – P.Nam Ngạn
Mẫu số: S02a-DN ( an hành theo QĐ số:15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 35 Ngày 10 tháng 12 năm 2012 Trích yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền Ghi chú Nợ Có
A B C 1 D
Thu tiền của Mai Linh Bỉm Sơn 1121 131 542.450.000 Cộng X X 542.450.000 X Kèm theo 1 chứng từ gốc. N ày ....thán ....năm ... Ngƣời lập Kế toán trƣởng
Đơn vi:Công ty TNHH Mai Linh
Địa chỉ: 318 Trần Hƣng Đạo – P.Nam Ngạn
Mẫu số: S02a-DN ( an hành theo QĐ số:15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số:43 Ngày 10 tháng 12 năm 2012 Trích yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền Ghi chú Nợ Có
A B C 1 D
Mai Linh Thanh Hóa kí hợp đồng thuê xe du lịch vơi oanh nghiệp tƣ nhân Hùng Mạnh. Doanh nghiệp tƣ nhân Hùng Mạnh chấp nhận hợp đồng và hẹn trả trong khoảng thời gian 1 tháng
131 511 30.000.000 Thuế GTGT 131 3333 3.000.000 Cộng X X 33.000.000 X Kèm theo 1 chứng từ gốc. N ày ....thán ....năm ... Ngƣời lập Kế toán trƣởng
Đơn vi:Công ty TNHH Mai Linh Địa chỉ: 318 Trần Hƣng Đạo – P.Nam Ngạn Mẫu số: S02a-DN ( an hành theo QĐ số:15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số:47 Ngày 22 tháng 12 năm 2012 Trích yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền Ghi chú Nợ Có
A B C 1 D
Doanh nghiệp tƣ nhân Hùng Mạnh thanh toán tiền thuê xe du lịch từ ngày 10/12
111 131 33.000.000
Do thanh toán chậm so với thời hạn đã đƣợc quy định trong hợp đồng nên Doanh nghiệp tƣ nhân Hùng Mạnh chấp nhận nộp phạt 10% trị giá hợp đồng. 111 711 3.300.000 Cộng X 36.300.000 X Kèm theo 1 chứng từ gốc. N ày ....thán ....năm ... Ngƣời lập Kế toán trƣởng
SỔ CÁI
Tháng 12 Năm 2012
Tên tài khoản: Phải thu khách hàng Số hiệu: 131 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ iễn giải Số hiệu T đối ứng Số tiền Số Ngày tháng Nợ Có A B C D H 1 2 - Số dƣ đầu tháng 1.074.704.670 - Số phát sinh trong tháng … … … … … … …
10/12 35 10/12 Thu tiền Mai Linh ỉm Sơn 1121 542.450.000
10/12 43 10/12 ý HĐ thuê xe với N Hùng Mạnh 511 30.000.000
3331 3.000.000
22/12 47 22/12
N Hùng Mạnh thanh toán hợp đồng và chịu phạt vi phạm hợp
đồng 111 33.000.000
… … … … … …
+ Cộng số phát sinh tháng 131.884.449.087 132.078.597.413
+ Số dƣ cuối tháng 880.556.344
- Số này có…trang, đánh từ trang số 01 đến trang…
- Ngày mở sổ:… Ngày 31 tháng 12 năm 2012
Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc
Đơn vị Công ty TNHH Mai Linh Thanh Hóa Địa chỉ 3 8 Trần Hƣng Đạo- P.Nam Ngạn
Mẫu số S03c – DN
( an hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của ộ trƣởng TC)
Đơn vị : Công ty TNHH Mai Linh Thanh Hóa Địa chỉ : 318 Trần Hƣng Đạo- P.Nam Ngạn