131
4.1. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ CHUNG
4.1.1 Nhận xét chung
Công ty TNHH Mai Linh Thanh Hóa là một đơn vị hạch toán độc lập, đã xây dựng đƣợc mô hình quản lý và hạch toán hợp lý, phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trƣờng, tƣơng đối chủ động trong sản xuất kinh doanh. Các công việc từ hạch toán ban đầu đến kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ đƣợc tiến hành khá cẩn thận, đảm bảo số liệu hạch toán có căn cứ pháp lý, tránh đƣợc sự phản ánh sai lệch nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tự thực hiện công việc kế toán và kiểm toán có hiệu quả cao. Hình thức kế toán áp dụng thực hiện theo đúng chế độ hiện hành theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Với bộ máy tƣơng đối gọn nhẹ gồm 1 kế toán trƣởng và các kế toán viên đã đảm bảo quản lý hạch toán các yếu tố chi phí của quá trình sản xuất một cách tiết kiệm và có hiệu quả. Đáp ứng đƣợc các yêu cầu đặt ra, tham mƣu cho tổng giám đốc về tổ chức quản lý và điều hành các hoạt động tài chính và kế toán của toàn công ty
Tổ chức hệ thống kế toán của Công ty đã đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ cũng nhƣ yêu cầu công tác kế toán. Hoạt động kế toán đã cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác những thông tin cho ngƣời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán giám sát tài chính tại đơn vị kế toán . Ngoài ra, hệ thống kế toán cũng đƣợc tổ chức một cách khoa học, hợp lý. Chính vì thế, hệ thống kế toán của công ty có ý nghĩa quan trọng để thực hiện công tác quản lý kinh tế tài chính ở doanh nghiệp, có khả năng tham mƣu tốt cho cấp trên…
Tổ chức hệ thống kế toán của Công ty đã đảm bảo đƣợc các yêu cầu chế độ kế toán nhà nƣớc đề ra:
Phù hợp với quy mô và đặc điểm của quá trình hoạt động và tổ chức quản lý của một Công
ty cổ phần .
ngành, của Nhà nƣớc Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/N.
Đơn vị tiền tệ sử dụng là Việt Nam đồng.
Phù hợp với khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, có khả năng áp dụng công nghệ tin học vào hạch toán để nâng cao năng suất lao động và giảm chi phí hạch toán. ộ máy kế toán ở Công ty đƣợc tổ chức thành phòng ế toán. Phòng này thực hiện mọi công tác kế toán, từ việc thu nhận, xử lý chứng từ, luân chuyển ghi chép, tổng hợp, lập báo cáo tài chính và từ đó phân tích kinh tế đƣa ra hƣớng phát triển cho Công ty
4.1.2 . Ƣu diểm
4.1.2.1. Bộ máy kế toán
ộ máy kế toán của công ty đƣợc tổ chức chặt chẽ, khóa học và không ngừng đổi mới và hoàn thiện để kịp thời đáp ứng yêu cầu của an quản trị công ty, đáp ứng nhu cầu thị trƣờng, cung cấp thông tin một cách kịp thời nhất.
Việc phân công, phân nhiệm vụ cho từng cá nhân trong công ty rõ ràng, cụ thể tạo sự nỗ lực trong công việc. Các nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ, năng lực, nhiệt tình, đƣợc bố trí hợp lý tạo điều kiện nâng cao trách nhiệm trong công việc đƣợc giao, góp phần tích cực vào hiệu quả công tác tài chính kế toán của công ty. công ty sử dụng Hình thức Chúng từ ghi sổ : Số nghiệp vụ nhiều, nhiều đến múc phải phân loại nghiệp vụ kinh tế cùng loại, vì vậy phải tập hợp chứng từ cùng loại vào bảng kế, hoặc từ chứng từ cùng loại vào CTGS
4.1.2.2 Về chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ tại Công ty TNHH Mai Linh sử dụng đầy đủ các chứng từ bắt buộc ytheo quy định của bộ tài chính ban hành.các chúng từ trong qus trình sử dụng đƣợc kiểm tra liên tục , công việc luân chuyển chứng từ giữ kế toán và các bộ phận liên quan đƣợc phối hợp chặt chẽ,giúp cho công tác hạch toán đƣợc chính xác.
Về chứng từ kế toán , công ty đang sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ,do đó phù hợp với đặc điểm của công ty. Với hệ thống sổ sách đơn giản dễ kiểm tra đối
chiếu thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý. Phần hành sổ sách kế toán công nợ tại công ty tƣơng đối tốt, kế toán đã theo dõi chi tiết các khoản công nợ theo từng đối tƣợng nên thuận lợi cho việc đối chiếu sổ sách.
Sổ sách nếu làm trên máy để in, vì mỗi sổ đều gói gọn trong trang A4.
CTGS dùng để ghi các chứng từ vào đó,nếu chứng từ phát sinh quá nhiều, có thể lập bảng kê chứng từ cùng loại trƣớc, lấy số cộng để ghi CTGS, rồi lấy số liệu cộng ở CTGS ghi vào sổ cái, nhƣ vậy giảm đƣợc rất nhiều việc ghi chép vào sổ cái, vì vậy nhìn sổ cacis không bị rối.
4.1.2.3. Về kế toán các khoản phải thu khách hàng
Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Mai Linh đã đƣơc xây dựng khá khoa học và hợp lý từ khâu xuất kho đến thu tiền.công ty đã thƣc hiện đƣơic những điếu sau:
Công ty phải thƣờng xuyên kiểm tra đôn đốc thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn hoặc nợ dây dƣa. Đối với khách hàng có quan hệ mua hàng thƣờng xuyên hợăc có số dƣ lớn thì cuối tháng doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi, số còn nợ (nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ bằng văn bản).
Trƣờng hợp khách hàng thanh toán nợ bằng hàng (hàng đổi hàng) hoặc bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả…cần có đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ có liên quan nhƣ biên bản đối chiếu công nợ, biên bản bù trừ công nợ,…biên bản thất thu xoá nợ kèm theo bằng chứng xác đúng về số dƣ nợ.
- Công ty đã phân loại thành nợ phải thu ngắn hạn và dài hạn, căn cứ vào thời hạn thanh toán từng khoản nợ phải thu để có biện pháp thu nợ thích hợp, và là cơ sở để lập CĐ T vào cuối năm
- Nợ phải thu cần phải đƣợc phân loại theo các hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tƣ, hoạt động tài chính để phục vụ cho việc lập áo cáo lƣu chuyển tiền tệ.
- Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác về từng khoản nợ phát sinh theo từng đối tƣợng, từng khoản nợ và thời gian thanh toán từng khoản nợ cụ thể.
- Giám sát tình hình công nợ và chấp hành kỷ luật thanh toán tài chính, tín dụng. Vận dụng hình thức thanh toán tiên tiến, hợp lý để đảm bảo thanh toán kịp thời, đúng hạn ngăn ngừa tình trạng chiếm dụng vốn không hợp lý nhằm cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp.
4.1.2.4. Về kế toán các khoản phải trả
- Công ty TNHH Mai Linh đã phân loại thành nợ phải trả ngắn hạn và dài hạn, căn cứ vào thời hạn thanh toán từng khoản nợ phải trả để có kế hoạch trả nợ thích hợp, và là cơ sở để lập CĐ T vào cuối nămVề việc quản lý công nợ, do đặc điểm hoạt động của công ty là sản xuất và thƣơng mại dịch vụ nên các khoản phải thu chiếm tƣơng đối nhiều. Trong giai đoạn đang phát triển thì công ty cũng cần một lƣợng vốn lớn mà nguồn vốn công ty sử dụng chủ yếu là vốn vay và nợ. hoản nợ phải trả chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn điều này rất mạo hiểm song công ty đã có các kế hoạch vay và trả nợ phù hợp nên đang duy trì đƣợc khả năng chi trả nợ. Thực tế công ty đã hợp tác với nhiều ngân hàng và vay vốn ngắn hạn với thời gian quay vòng vốn nhanh bằng các hình thức nhƣ bảo lãnh hợp đồng tín dụng và thanh toán 50% doanh thu hợp đồng
- ế toán các khoản vay và nợ cũng theo dõi chi tiết theo từng đối tƣợng, sổ sách đơn giản đối chiếu dễ dàng.
- ế toán nợ phải trả ngƣời bán cũng mở sổ theo dõi chi tiết theo từng đối tƣợng thuận lợi cho việc đối chiếu sổ sách.
4.1.3. Hạn chế
Trong những năm qua, mặc dù đã áp dụng nhiều biện pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác kế toán tuy nhiên không phải công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty không có những điểm hạn chế.
Về phân công lao ộng kế toán Hiện nay, do số lƣợng nhân viên kế toán còn
ít nên một nhân viên kế toán thƣờng đảm nhận hai hoặc ba phần hành. Hơn nữa, trong quá trình công tác vì một lý do nào đó nhân viên phải nghỉ làm một thời gian, ngƣời thay thế sẽ phải tìm hiểu từ đầu về phần hành đó. Điều đó có thể làm cho áp lực công việc dồn lên những ngƣời còn lại. Việc luân chuyển công việc sang vị trí
khác đôi khi gây khó khăn cho cả ngƣời đến và ngƣời đi vì chƣa chuẩn bị kỹ về việc bàn giao công việc nên không thể không có sai sót.
Về việc luân chuyển chứng từ Việc luân chuyển chứng từ của Công ty đƣợc
áp dụng theo đúng quy định. Tuy nhiên, do Công ty hoạt động trên địa bàn cách xa nhau mà công tác kế toán lại tập trung ở một nơi nên việc kiểm tra là rất khó khăn, thông tin đƣợc cập nhật hàng ngày là chƣa đầy đủ, vì vậy việc luân chuyển chứng từ còn chậm trễ. Nhiều khi chứng từ ở các đội đƣợc luân chuyển dồn dập vào cuối niên độ hoặc cuối quý, khó cho việc hạch toán.
ƣới đây chỉ là một và đánh giá mang tính khách quan so với lý thuyết đã đƣợc học. Những tồn tại trong công tác kế toán công nợ ở công ty là các sổ chi tiết chƣa thể hiện rõ đƣợc thời hạn thanh toán, chiết khấu,…và còn chƣa theo dõi chi tiết cụ thể các khoản phải trả. Với mong muốn góp phần làm cho công tác kế toán công nợ của công ty có hiệu quả hơn, theo dõi các khoản nợ phải thu, phải trả một các chính xác về thời gian và giá trị, đề tài đƣa ra một số hoàn thiện.sau đây là chi tiêt những hạn chế trong công nợ của Công ty Cổ phần Cổ Phần Công Nghệ Và ịch Vụ Thƣơng Mại An Phát .
4.1.3.1. Công tác kế toán nợ phải thu
Trên sổ chi tiết tạm ứng chƣa có thời hạn thanh toán. Công ty sử dụng TK1411 - Tạm ứng cá nhân không phù hợp với công dụng T 141
Sổ chi tiết các khoản phải thu chƣa theo dõi đƣợc các khoản nợ đó còn trong thời hạn thanh toán hay hết thời hạn thanh toán, thời hạn chiết khấu.
Chƣa có sổ theo dõi riêng cho T 3387 – doanh thu chƣa thực hiện
Đối với khách hàng là ngƣời bán nƣớc ngoài công ty không sử dụng sổ theo dõi ngƣời bán bằng ngoại tệ mà chỉ theo dõi nhƣ khách hàng trong nƣớc.
Các khoản phải thu phải trả phải công ty không phân thành ngắn hạn, và dài hạn khó khăn trong việc lập CTC.
Trên thực tế không phải lúc nào các khoản nợ phải thu cũng thu hồi đựợc vì nhiều nguyên nhân khác nhau. hoản nợ phải thu khó đòi hoặc không đòi đƣợc là khoản thiệt hại đựơc ghi vào chi phí và sẽ làm lợi nhuận doanh nghiệp giảm xuống.
Để tuân thủ nguyên tắc thận trọng và phù hợp, ế toán ghi nhận trƣớc khoản nợ không có khả năng thu hồi bằng cách lập dự phòng phải thu khó đòi. Tuy nhiên hiện tại với các khoản phải thu lớn, số dƣ trên tài khoản qua các năm lớn mà công ty không lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
4.1.3.2. Kế toán công nợ phải trả
ế toán không mở sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ quá hạn sổ chi tiết các khoản phải thu chƣa theo dõi đƣợc các khoản nợ đó còn trong thời hạn thanh toán hay hết thời hạn thanh toán, thời hạn chiết khấu.
4.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HO N THIỆN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI THU V PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY
4.2. . Đối với nợ phải thu
4.2.1.1. C sở và mẫu sổ hoàn thiện kế toán phải thu khách hàng
Đối với các khoản phải thu cần phải theo dõi thời hạn đƣợc chiết khấu, thời hạn thanh toán, quá hạn
Hiện nay công nợ phải thu khách hàng là một vấn đề đặc biệt phải quan tâm. Trong năm 2011 khoản nợ phải thu: 7.346.618.481(đ); Năm 2013 nợ phải thu: 8.996.039.008 (đ).
Trong đó có một số nợ phải thu kéo dài qua các năm nhƣng công ty không xử lý, làm giảm ý nghĩa giá trị thực của tài sản trên ảng cân đối kế toán
ế toán theo dõi và quản lý khoản phải thu của khách hàng chƣa chặt chẽ. Trong sổ sách chỉ thể hiện đƣợc số tiền mà khách hàng còn phải trả nợ công ty mà chƣa biết đƣợc khi nào khách hàng sẽ thanh toán
Công ty dựa vào tính chất quen biết, uy tín nhƣ nếu khách hàng quen biết lâu năm thì công ty cho thời hạn tín dụng dài, còn khách hàng mới quen thì cho thời hạn tín dụng ngắn hơn nhƣng điều này lại không thể hiện lên sổ chi tiết công nợ mà chỉ lƣu vào tập hồ sơ cùng với hợp đồng mua bán.
o đó công ty cần thiết kế lại mẫu sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng và lập thêm ảng theo dõi các khoản phải thu khách hàng. Nhằm phân loại đƣợc các khoản nợ dài hạn, nợ ngắn hạn cũng nhƣ các khoản nợ không có khả năng đòi để
từ đó có các biên pháp xử lý với từng khoản nợ đối với từng khách hàng cũng nhƣ đối với công ty.
Mẫu sổ chi tiết phải thu khách hàng Đối tƣợng: hách hàng Chứng từ iễn giải TK ĐƢ Số tiền Thời hạn đƣợc chiết khấu Tình trạng thanh toán Ngày đến hạn Ghi chú Ngày Số Nợ Có
Cần phải đƣa ra biện pháp quản lý công nợ phải thu nhƣ sau:
Thƣờng xuyên theo dõi chặt chẽ, cần cung cấp thông tin đầy đủ khi lập báo cáo, biên bản đối chiếu công nợ nếu khách hàng yêu cầu
Quy định thời hạn thanh toán cụ thể ghi trong hợp đồng mặc dù khách hàng là quen thuộc.
Quy định mức nợ tối đa mà khách hàng đƣợc phép nợ tuỳ thuộc vào khách hàng thƣờng xuyên hay không thƣờng xuyên.
Cần phải trích lập các khoản dự phòng theo quy định.
Nếu khách hàng thanh toán chậm phải gửi thƣ nhắc nhở yêu cầu thanh toán hoặc cử nhân viên trực tiếp đi thu nợ.
4.2.1.2.C sở kế toán dự phòng nợ phải thu khó òi
Đối với khoản dự phòng phải thu khó đòi: Để hạn chế những biến đổi đổi bất ngờ, đột ngột tới kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ kế toán thì vào cuối niên độ kế toán công ty phải có dự kiến số nợ có khăng năng khó đòi để ƣớc tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán. Số ƣớc tính trƣớc đƣợc gọi là khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi.
Theo Thông tƣ 13 của ộ tài chính ban hành ngày 27/02/2006 về việc hƣớng dẫn lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Các khoản nợ phải thu đảm bảo các điều kiện sau:
- hoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ bao gồm: Hợp đồng kinh tế, hế ƣớc vay nợ, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.
- Các khoản không có đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý nhƣ một khoản tổn thất.
- Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ƣớc vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
+ Nợ phải thu chƣa đến thời hạn thanh toán nhƣng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; ngƣời nợ mất tích, bỏ trốn,