CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ NGUỒNNHÂN LỰC
2.2.2. Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực:
Thực hiện theo quy chế đào tạo của công ty:
Mục đich:Hoàn thiện và nâng cao chất lƣợng nhân sự Công ty thông qua đào
tạo, xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viên chuyên nghiệp, có tay nghề, chuyên môn đáp ứng yêu cầu kinh doanh của đơn vị.
Phạm vi:Áp dụng trực tiếp cho cán bộ công nhân viên (CBCNV) khối Văn
phòng Công ty và các đơn vị trực thuộc. Các đơn vị trực thuộc có thể xây dựng Phụ lục Quy chế đào tạo để phù hợp với tình hình thực tế hoạt động của đơn vị mình và không đƣợc trái với quy chế chung của Công ty và quy định của Pháp luật. Loại hình đào tạo:
- Đào tạo tại chỗ: Đào tạo cho cán bộ, công nhân viên tại Công ty.
- Đào tạo bên ngoài: Cử CBCNV tham gia các khóa học ngắn và dài hạn do các cơ quan, đơn vị bên ngoài Công ty tổ chức.
Các hình thức đào tạo:
+ Đào tạo bắt buộc khi tuyển dụng: Lịch sử hình thành của Công ty, Nội quy lao động, các quy chế, quy định của Công ty về An toàn lao động, xử lý vi phạm kỷ luật lao động và các chế độ chính sách liên quan đến lƣơng, thƣởng, quyền và nghĩa vụ của ngƣời lao động trong Công ty.
+ Đào tạo định kỳ: An toàn lao động vào tháng 3 hàng năm, đào tạo nghiệp vụ, quy trình thực hiện công việc, đào tạo lại cho cán bộ công nhân viên công ty các quy định, nội quy, quy chế.
+ Đào tạo đột xuất (đào tạo theo yêu cầu): Thay đổi môi trƣờng làm việc, máy móc, qui trình công nghệ, công cụ và trang thiết bị, các yêu cầu về chế định, pháp định.
Ngƣời thực hiện
Lƣu đồ Mẫu biểu
- CBCVN - Trƣởng Bộ phận - Trƣởng bộ phận - Phòng HCTH - Giám Đốc - Phòng HC- TH và các đơn vị, cá nhân liên quan BM:1/BM- ĐT BM: 2/BM-ĐT BM 3/BM- ĐT
Hình 2.2: Lƣu đồ quy trình đào tạo
(Nguồn: Quy chế đào tạo công ty)(Xem Phụ lục)
Lƣu hồ sơ Đào Tạo Lập chƣơng trình ĐT
Thực hiện
Chọn đơn vị đào tạo ký HĐ tác ký HĐ Thực hiện Chứng nhận Chứng nhận Trong Cty Ngoài Cty Đánh giá kết quả Đánh giá kết quả Kết thúc Xác định nhu cầu đào tạo
Phiếu yêu cầu đào tạo
Kế hoạch đào tạo
Xem xét & phê duyệt Nhu cầu đào tạo
Thuyết minh lƣu đồ:
Xác định nhu cầu đào tạo:
- Căn cứ các kế hoạch và mục tiêu chiến lƣợc phát triển đơn vị, bộ phận trong tƣơng lai.
- Các nhu cầu sắp tới về cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ và công nhân kỹ thuật.
- Sự thay đổi về qui trình công nghệ, công cụ và trang thiết bị.
- Các yêu cầu về pháp luật và chế định, các tiêu chuẩn tác động đến tổ chức - Từ nhu cầu nguyện vọng cá nhân.
- Lý do khác ...
Phiếu yêu cầu đào tạo:
Sau khi xác định đƣợc nhu cầu đào tạo, các Trƣởng Bộ phận lập phiếu yêu cầu đào tạo theo biểu mẫu 01a/BM-ĐTgửi về Phòng HCTH, trong đó nêu rõ:
- Số lƣợng đào tạo.
- Mục đích và nghiệp vụ đào tạo. - Thời gian đào tạo.
Thực hiện đối với các chƣơng trình đào tạo chung của Công ty (do Phòng HCTH lập yêu cầu, hoặc đối với các bộ phận cần hƣớng dẫn, phổ biến về nghiệp vụ theo ngành dọc: Ví dụ: Khi có hƣớng dẫn mới về công tác tài chính kế toán của Nhà nƣớc, của Công ty. Phòng TCKT lập phiếu yêu cầu phải đào tạo theo biểu mẫu 01b/BM-ĐT gửi về Phòng HCTH để tổ chức lớp đào tạo, trong đó nêu rõ.
- Đối tƣợng cần đào tạo
- Mục đích và nghiệp vụ đào tạo. - Thời gian đào tạo.
Kế hoạch đào tạo:
Căn cứ phiếu yêu cầu đào tạo của các Bộ phận, căn cứ chủ trƣơng, chính sách phát triển và đào tạo nguồn lực của Công ty. Phòng HCTH lập kế hoạch đào tạo
theo biểu mẫu: 02/BM-ĐT dựa trên các yếu tố về điều kiện sẵn có tại Công ty để xác định các nội dung đào tạo nhƣ:
Đối tƣợng đào tạo: Cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, nhân viên chuyên môn nghiệp vụ, công nhân kỹ thuật
- Nội dung đào tạo: Phải gắn liền với công việc.
- Hình thức, phƣơng pháp đào tạo: Đào tạo nội bộ (tại chỗ): sử dụng nguồn lực tại chỗ từ các CBCNV (các trợ lý chuyên trách, trƣởng các bộ phận..) có kinh nghiệm có khả năng thuyết trình hoặc cần sự hỗ trợ của chuyên gia hay Đào tạo bên ngoài (qua trƣờng, lớp). Đào tạo mới hay đào tạo bổ sung.
- Thời gian đào tạo: Ngắn hạn hay dài hạn, tập trung hay bán tập trung.
- Các hỗ trợ về nội bộ trong quá trình tham gia đào tạo để duy trì và không làm ảnh hƣởng tới hoạt động chung.
- Kinh phí tổ chức đào tạo.v.v.v..
Để xác định sự cần thiết cho việc đào tạo mang tính chiến lƣợc lâu dài và có tính hiệu lực, hiệu qủa; Phòng HCTH sẽ Trình GĐ xem xét các nhu cầu đào tạo sau khi đã đƣợc xác định, nếu:
- Trƣờng hợp thấy việc đào tạo chƣa cần thiết hoặc đối tƣợng đào tạo không phù hợp hay các việc cần bổ sung khác, GĐ sẽ có ý kiến phê duyệt để tiến hành việc xác định lại kế hoạch đào tạo.
- Xét thấy nhu cầu đào tạo đã xác lập đúng ngƣời, đúng việc, thì GĐ duyệt chấp thuận và cho thực hiện.
Đào tạo trong công ty:
Lập chương trình đào tạo:
Trƣờng hợp đào tạo nội bộ trong Công ty, Phòng HCTH phối hợp các Bộ phận liên quan để lập chƣơng trình đào tạo theo biểu mẫu: 03/BM-ĐT, bao gồm:
- Địa điểm tổ chức đào tạo.
- Cử cán bộ đào tạo (hƣớng dẫn). - Chƣơng trình, nội dung đào tạo. - Thời gian đào tạo.
Triển khai thực hiện:
Sau khi thống nhất chƣơng trình đào tạo với các đơn vị, bộ phận có liên quan, Phòng HCTH sẽ tiến hành các bƣớc công việc sau:
- Lên lịch, thời gian đào tạo.
- Ban hành quyết định do giám đốc ký và thông báo cho những đối tƣợng đƣợc đào tạo chuẩn bị sắp xếp thời gian để tham dự kèm theo nội dung đào tạo và lịch đào tạo (Thông qua các Trƣởng Bộ phận để bố trí).
- Ban hành Quyết định do giám đốc ký và thông báo cho những bộ phận liên quan để các bộ phận này chuẩn bị sắp xếp thời gian và giáo trình huấn luyện (hoặc hợp đồng với chuyên gia bên ngoài).
- Chuẩn bị các điều kiện, phƣơng tiện cần thiết phục vụ cho việc đào tạo (xác định chi phí đào tạo).
- Trong suốt quá trình đào tạo, Phòng HCTH cử cán bộ theo dõi chặt chẽ lớp học và yêu cầu những ngƣời tham gia đào tạo phải thực hiện tốt nội qui, chƣơng trình đào tạo.
- Trƣởng các bộ phận có trách nhiệm cử CBCNV tham gia đào tạo, tạo điều kiện về thời gian và kinh phí để CBCNV hoàn thành tốt chƣơng trình và nội dung đào tạo
Đánh giá kết quả:
Sau khi khóa đào tạo 3 tháng, Phòng HCTH phối hợp cùng các Trƣởng Bộ phận đánh giá kiểm tra kết quả học tập của các đối tƣợng đƣợc đào tạo thông qua các công việc bố trí thực tế nếu không có sự thay đổi chất lƣợng và hiệu quả trong công việc so với trƣớc khi đào tạo, thì Trƣởng Bộ phận và Phòng HCTH xác định lại các yếu tố trong chƣơng trình đào tạo, kế hoạch đào tạo cho phù hợp hơn. Nếu
kết quả đào tạo không đạt đƣợc yêu cầu mà nguyên nhân thuộc về CBCNV đƣợc cử đi đào tạo, thì trách nhiệm đánh giá thuộc về trƣởng các bộ phận
Đào tạo ngoài công ty:
Lựa chọn đơn vị đào tạo và ký hợp đồng đào tạo:
Trƣờng hợp do nhu cầu đào tạo cần phải thực hiện bên ngoài Công ty, Phòng HCTH sẽ chịu trách nhiệm liên hệ các đơn vị đào tạo và sau đó trình GĐ xem xét và ký hợp đồng đào tạo (nếu cần thiết), bao gồm:
- Địa điểm tổ chức đào tạo.
- Chƣơng trình và nội dung đào tạo. - Thời gian đào tạo.
- Kinh phí đào tạo.
Triển khai thực hiện:
Sau khi đã ký hợp đồng đào tạo, Phòng HCTH sẽ tiến hành các bước công việc sau:
- Thông báo với các Trƣởng Bộ phận liên quan và trình GĐ ban hành Quyết định cử đi học cho từng cá nhân đƣợc tuyển chọn tham dự khóa đào tạo với các nội dung quyền lợi và trách nhiệm trong và sau khi đƣợc đào tạo.
- Tổ chức các phƣơng tiện cần thiết cho việc phục vụ công tác đào tạo.
- Các hổ trợ khác để tạo điều kiện ngƣời đƣợc đào tạo tham gia đầy đủ chƣơng trình.
Đánh giá kết quả:
Sau khi khóa đào tạo 6 tháng, Phòng HCTH phối hợp cùng các Trƣởng Bộ phận đánh giá kiểm tra kết quả học tập của các đối tƣợng đƣợc đào tạo thông qua các công việc bố trí thực tế nếu không có sự thay đổi chất lƣợng và hiệu quả trong công việc so với trƣớc khi đào tạo, thì Trƣởng Bộ phận và Phòng HCTH xác định lại, tìm nguyên nhân để khắc phục: Nơi đào tạo không đạt yêu cầu chất lƣợng, ngƣời đƣợc đào tạo không tiếp thu tốt trong quá trình tham gia đào tạo, bố trí công việc không phù hợp với khả năng, kiến thức đƣợc đào tạo .... Qua
việc xác định đó làm cơ sở để xác lập lại nhu cầu đào tạo đào tạo, kế hoạch đào tạo cho phù hợp hơn
Ghi vào lƣu đồ đào tạo:
Phòng HCTH lƣu đầy đủ hồ sơ đào tạo đối với mỗi chƣơng trình đào tạo cụ thể. - Đối với đào tạo nhân viên mới đƣợc coi là đào tạo nội bộ trong chƣơng trình
đào tạo chung của Công ty: Mỗi CBNV đƣợc tuyển dụng vào Công ty, trƣớc khi ký HĐLĐ, Phòng HCTH có 01 ngày đào tạo cho CBNV về lịch sử hình thành phát triển của công ty, các sản phẩm của công ty, cơ cấu tổ chức công ty, nội quy lao động, an toàn lao động PCCN, quy định về quản lý nhân sự, các chế độ lƣơng khen thƣởng, các hình thức và cách thức xử lý kỷ luật … sau đó ghi đầy đủ theo biểu mẫu: 05/BM-ĐT
- Các bộ phận phải đào tạo hoặc hƣớng dẫn nhân viên về cách thức thực hiện công việc, các quy định mới … cũng phải ghi hồ sơ đào tạo theo biểu mẫu Tài chính đào tạo và quy trình thanh toán sau đào tạo.
Tài chính đào tạo:
- Hàng năm Công ty có trách nhiệm trích lập kinh phí cho việc đào tạo lại, đào tạo nâng cao...để nâng cao chất lƣợng trình độ năng lực CBCNV, coi đây là một phần trong chiến lƣợc kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị.
- Đối với các khóa đào tạo nội bộ theo yêu cầu của Công ty, cần phải biên soạn giáo trình huấn luyện, cần sự tham gia giảng dạy, truyền đạt của CBCNV có trình độ, tay nghề, có khả năng thuyết trình trong khóa đào tạo tùy từng nội dung khóa đào tạo sẽ đƣợc xem xét hỗ trợ kinh phí huấn luyện cho CBCNV trực tiếp tham gia giảng dạy khóa đào tạo
- Đối với các khóa đào tạo cần có sự hỗ trợ của chuyên gia, kinh phí đƣợc thanh toán theo hợp đồng đã ký kết trong kế hoạch đã đƣợc Giám đốc phê duyệt.
- Đối với đào tạo nội bộ theo yêu cầu của các đơn vị, bộ phận nhằm mục đích hƣớng dẫn nghiệp vụ theo ngành dọc...đƣợc hỗ trợ các công cụ phục vụ cho khóa đào tạo.
- Đối với đào tạo nội bộ áp dụng với CBNV khi mới tuyển dụng đƣợc coi là yêu cầu bắt buộc trong chức năng, nhiệm vụ của Phòng HCTH.
Quy trình thanh toán sau Đào tạo:
Đối với đào tạo nội bộ, căn cứ vào kế hoạch đào tạo đã đƣợc Giám đốc phê duyệt, Phòng HCTH chịu trách nhiệm thanh toán khoản hỗ trợ kinh phí cho CBCNV trực tiếp tham gia giảng dạy khóa đào tạo và tập hợp chứng từ quyết toán với Phòng Tài chính kế toán.
- CBCNV khi tham gia các khóa đào tạo bên ngoài, cần lấy đầy đủ biên lai tài chính: Phiếu thu tiền, chứng từ, hóa đơn về nộp cho Phòng HCTH để thẩm định và thanh toán với Công ty.
- Đối với CBCNV đƣợc Công ty cử tham gia các khóa đào tạo dài hạn mà bắt buộc phải trải qua các kì thi, Công ty chi trả các khoản phí hợp lý, hợp lệ từ đầu khóa học khi CBCNV có giấy tờ chứng minh kết quả đã đạt của kì thi và nộp lại biên lai tài chính cho Phòng HCTH thẩm định để đƣợc thanh toán Cam kết, bồi hoàn sau đào tạo.
- CBCNV tham gia các khóa đào tạo của Công ty đều phải làm cam kết đào tạo (06/BM-ĐT)
- CBCNV tham gia các khóa đào tạo nội bộ theo yêu cầu bắt buộc của Công ty mà khóa đào tạo đó phải trả thù lao cho chuyên gia hoặc của CBCNV có trình độ, năng lực....sau khóa đào tạo phải tiếp tục công tác tại Công ty ít nhất 01 năm. CBCNV nghỉ việc trƣớc 01 năm kể từ khi khóa đào tạo kết thúc có trách nhiệm bồi hoàn chi phí đào tạo nội bộ theo chi phí cụ thể của các khóa học CBCNV đã tham gia.
- Đối với CBCNV đƣợc cử tham gia khóa đào tạo bên ngoài nghỉ việc trƣớc 01 năm kể từ khi khóa đào tạo kết thúc phải bồi hoàn toàn bộ chi phí đào tạo đã đƣợc Công ty thanh quyết toán.
Nhận xét: Công ty ELINCO đã đề ra mục tiêu và quy trình đào tạo, trên cơ sở
đó xây dựng quy chế về đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cụ thể bao gồm: nội dung và hình thức đào tạo, đối tƣợng đào tạo, quy trình tuyển chọn, quyền
lợi và trách nhiệm của ngƣời đƣợc đào tạo… nhằm đảm bảo công tác này triển khai đạt hiệu quả cao. Trong thời gian qua, Công ty đã tổ chức liên tục và đa dạng các khóa đào tạo bồi dƣỡng nâng cao trình độ quản lý, nghiệp vụ, tin học, ngoại ngữ cho CBCNV. CBCNV sau một thời gian đƣợc đào tạo đã đảm nhận đƣợc công việc phức tạp và trƣởng thành hơn trong công tác. Đối với khóa đào tạo dài hạn, nhất là ở nƣớc ngoài. Công ty ELINCOchƣa có kế hoạch và cử ngƣời đi học.Năng lực tài chính công ty không cho phép. Có một số chƣơng trình đào tạo chủ yếu là tự đào tạo và không thông nhất giữa các đơn vị trong công ty và kết quả thu đƣợc không cao. Nhiều nội dung đào tạo nghiêng về nghiệp vụ chuyên môn nhiều hơn là nâng cao trình độ quản lý, trong khi hầu nhƣ các lãnh đạo Công ty ELINCO đều đƣợc đào tạo từ môi trƣờng kỹ thuật ra nên kỹ năng quản lý, kiến thức về quản lý nguồn nhân lực còn hạn chế.
Chƣa có kế hoạch đào tạo phát triển nguồn nhân lực dài hạn, mới chỉ thực hiện theo kế hoạch ngắn hạn và còn mang tính tự phát, bị động. Mà nguyên nhân chính là do việc không xây dựng các bản mô tả, phân tích công việc và bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc cụ thể từng vị trí trong bộ máy nhân sự. Công ty không có sự hỗ trợ về thời gian, kinh phí … cho CBCNV tự túc học để nâng cao trình độ, kể cả không có chế độ khen thƣởng khi họ đạt đƣợc thành tích cao trong học tập. Điều này không khuyến khích đƣợc nhân viên trong việc tự học để nâng cao trình độ nghiệp vụ.