CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.3. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện hoạt động đào tạo nguồn nhân lực
4.3.1. Xác định nhu cầu đào tạo
Đào tạo là nhu cầu không thể thiếu đƣợc đối với bất kỳ loại hình tổ chức nào, Công ty có thể mở rộng khả năng hoạt động của mình đƣợc hay không cũng do ban lãnh đạo thấy trƣớc những thay đổi để kịp thời đào tạo và phát triển lực lƣợng lao động của mình. Đào tạo NNL là đầu tƣ cho tƣơng lai, giúp công ty có thể tồn tại và phát triển. Nguồn nhân lực là yếu tố quyết định sự thành công của công ty. Vì vậy đào tạo nhằm mục đích nâng cao trình độ và kỹ thuật của CBCNV đối với công việc hiện hành.
Tuy nhiên trƣớc khi đƣa ra kế hoạch đào tạo, lãnh đạo Công ty Biti’s cần phải thảo luận với phòng QLNS&HCPL nhằm xác định rõ nhu cầu đào tạo cụ thể là: nhu cầu đào tạo của công ty là các nhu cầu nào, Công ty muốn thực hiện mục tiêu gì qua
việc đào tạo này. Sau khi xác định rõ nhu cầu và mục tiêu đào tạo, công ty bắt đầu tiến hành lập kế hoạch cụ thể. Các nghiệp vụ chuyên môn nhƣ: XNK, kế toán,.. đòi hỏi cán bộ, nhân viên chuyên trách phải thành thạo vì nếu xảy ra sai sót hoặc thiếu chặt chẽ sẽ gây thiệt hại cho công ty.
Để đảm bảo đào tạo đúng ngƣời lao động, cán bộ chuyên trách về nguồn nhân lực của công ty cần phối hợp với các trƣởng bộ phận đánh giá đúng nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực cho công ty. Việc đánh giá cần gắn liền với phân tích tổ chức, với mục tiêu, chiến lƣợc phát triển của công ty để có đủ nguồn lực cho công tác này và có đƣợc sự ủng hộ của cán bộ lãnh đạo, quản lý các cấp. Đánh giá nhu cầu đào tạo cần gắn với phân tích công việc và phân tích cá nhân ngƣời lao động. Công ty cần đánh giá nhu cầu đào tạo hàng năm và đánh giá một cách chủ động.
Có nhiều phƣơng pháp đánh giá nhu cầu đào tạo, phƣơng pháp đánh giá nhu cầu đào tạo sau đây là một cách khá đơn giản, dễ áp dụng cho công ty Biti’s.
6 bước đánh giá nhu cầu đào tạo như sau:
Bƣớc 1: Chuẩn bị
Để chuẩn bị cho đánh giá nhu cầu đào tạo cần tìm hiểu thông tin và trả lời các câu hỏi: Kế hoạch phát triển doanh nghiệp? Chiến lƣợc đào tạo? Mục tiêu đào tạo? Các tổ chức cung cấp dịch vụ đào tạo? Kinh nghiệm đào tạo trƣớc đây của doanh nghiệp? Phƣơng pháp đào tạo dự kiến (các tổ chức đào tạo và giảng viên?) Kinh phí và nguồn kinh phí đào tạo? Lý lịch nhân viên và bản mô tả công việc.
Bƣớc 2: Xác định khoảng cách về kết quả thực hiện công việc
Xác định rõ khoảng cách về kết quả thực hiện công việc của mỗi nhân viên sẽ giúp chúng ta xác định ai hoàn thành tốt công việc, ai không hoàn thành tốt.
Kết quả thực hiện công việc tiêu chuẩn – kết quả thực hiện công việc thực hiện thực tế = khoảng cách về kết quả thực hiện công việc
Để xác định khoảng cách trong kết quả thực hiện công việc cần:
- Tìm hiểu kết quả thực hiện công việc mà nhân viên đạt đƣợc trong thực tế - Tìm hiểu tiêu chuẩn về kết quả thực hiện công việc (kết quả công việc cần đạt đƣợc)
- Tiến hành so sánh giữa những tiêu chuẩn về kết quả công việc với những kết quả đạt trong thực tế để tìm ra khoảng cách.
Những nguồn thông tin để có đƣợc thông tin trên bao gồm: Kết quả thực hiện công việc trong thực tế:
- Bản đánh giá kết quả thực hiện công việc - Trao đổi với nhân viên
- Trao đổi với cấp trên trực tiếp
- Trao đổi với khách hàng có liên quan - Vv…vv..
Tiêu chuẩn về kết quả thực hiện công việc: - Bản mô tả công việc
- Tiêu chuẩn thực hiện công việc
- Mục tiêu/ phƣơng hƣớng hoạt động của công ty - Ý kiến của ban giám đốc/ trƣởng bộ phận; - V..v..
Bƣớc 3: Phát hiện nguyên nhân của khoảng cách hoặc cơ hội
Nguyên nhân của việc tồn tại khoảng cách về thực hiện công việc trong nhân viên có thể là:
- Nguyên nhân do thiếu kiến thức và kỹ năng: Nhân viên không biết cách thực hiện công việc của mình, không có kiến thức để thực hiện công việc...)
- Nguyên nhân do sự thay đổi trong tổ chức, do thiếu động lực lao động, do tổ chức công việc chƣa hợp lý…vv. Ngƣời lao động có kiến thức và kỹ năng làm việc nhƣng họ vẫn không hoàn thành tốt công việc.
Bƣớc 4: Đƣa ra các phƣơng án để giải quyết vấn đề
Cần đặt ra một loại câu hỏi để thăm dò đâu là nguyên nhân chính, chẳng hạn nhƣ: - Nhân viên cảm thấy nhƣ thế nào về kết quả công việc của họ?
- Nhân viên đƣợc khen thƣởng nhƣ thế nào khi họ đạt đƣợc kết quả nhƣ yêu cầu? - Nhân viên có bị phạt vì không đạt kết quả nhƣ yêu cầu?
Nếu nguyên nhân là nhân viên thiếu hụt kiến thức, kỹ năng thì cần thực hiện một hoặc kết hợp các giải pháp sau: cung cấp khóa đào tạo ngoài công việc, tạo điều kiện thực hành, cung cấp ý kiến phản hồi, đơn giản hóa nhiệm vụ, thực hiện hỗ trợ công việc, thực hiện đào tạo trong công việc. Trong một số trƣờng hợp có thể phải thực hiện thuyên chuyển nhân viên hoặc chấm dứt hợp đồng lao động nếu đào tạo vẫn không có hiệu quả.
Nếu nguyên nhân chủ yếu do sự thay đổi trong tổ chức, do thiếu động lực lao động, do tổ chức công việc chƣa hợp lý,…thì giải pháp cho những vấn đề này có thể bao gồm xây dựng kế hoạch chiến lƣợc, tái cơ cấu tổ chức, thực hiện quản lý thực hiện công việc, khuyến khích vật chất và tinh thần, xây dựng nhóm làm việc hiệu quả…
Bƣớc 5: Xác định tầm quan trọng và thứ tự ƣu tiên cho các nhu cầu đào tạo - Lập danh sách nhu cầu (nguyện vọng) đào tạo
- Đánh giá các nhu cầu đào tạo trên cơ sở xem xét: tầm quan trọng của chúng đối với sự phát triển của công ty (mục tiêu tổ chức, chất lƣợng dịch vụ,…), nhóm đối tƣợng mục tiêu (thực tế và hạn chế), bản mô tả công việc và mức độ khẩn cấp của nhu cầu đào tạo đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Một nhu cầu đào tạo đƣợc xem là quan trọng khi nó có ảnh hƣởng lớn hoặc nếu không thực hiện thì gây ra hậu quả đáng kể. Trong khi đó nhu cầu đào tạo khẩn cấp đòi hỏi sự thực hiện ngay lập tức.
- Sắp xếp thứ tự ƣu tiên của các nhu cầu đã đƣợc xác định.
Bƣớc 6: Quyết định lựa chọn phƣơng án tối ƣu về nhu cầu đào tạo
Khi lựa chọn các giải pháp cần tính đến tính hiệu quả của các giải pháp này trên các khía cạnh: chi phí, lợi ích thu đƣợc, sự sẵn có của nguồn lực…để lựa chọn giải pháp tốt nhất/hiệu quả kinh tế cao nhất. Sau đó viết báo cáo về nhu cầu đào tạo.