CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CứU
3.3. Kết quả khảo sát:
3.3.1. Mô tả mẫu nghiên cứu:
Mẫu nghiên cứu của đề tài là 19 đơn vị bao gồm: 9 phòng ban chức năng bao gồm phòng đào tạo, khảo thí và đảm bảo chất lƣợng, hành chính, tổ chức cán bộ, tài chính kế toán, quản trị thiết bị, khoa học công nghệ, hợp tác quốc tế, ban công nghệ thông tin và 7 khoa chuyên môn là: Lâm học, quản lý tài nguyên rừng và môi trƣờng, kinh tế và quản trị kinh doanh, chế biến lâm
nghiên cứu đó là viện quản lý đất đai và 2 đơn vị phục vụ đó là thƣ viện, trung tâm dịch vụ. Các đơn vị này đều chƣa áp dụng tƣ duy và công cụ quản trị tinh gọn.
Đối tƣợng trả lời phiếu khảo sát là trƣởng phòng, phó phòng ban chức năng; trƣởng, phó các khoa, viện; trƣởng các bộ phận trong khoa nhƣ chủ nhiệm, phó chủ nhiệm bộ môn; giám đốc, phó giám đốc thƣ viện.
Bảng hỏi đƣợc chia làm 3 phần:
- Phần 1: thu thập các thông tin về nhận thức chung của các đối tƣợng tham gia khảo sát về quản trị tinh gọn. Phần này đề cập đến khái niệm chung về quản trị tinh gọn, các tƣ duy/ công cụ trong quản trị tinh gọn và sự nhận thức cũng nhƣ mong muốn, quyết tâm cắt giảm các loại lãng phí trong đơn vị.
- Phần 2: thu thập những thông tin áp dụng quản trị tinh gọn tại hệ thống. Do hiện tại các đơn vị đều chƣa áp dụng, nên nội dung hỏi sẽ hỏi về dự định áp dụng trong thời gian tới. Những đơn vị nào có mong muốn áp dụng hoặc dự kiến áp dụng trong vòng 1- 2 năm nữa thì mới có những nghiên cứu tiếp theo, những đơn vị chƣa có ý định sẽ dừng khảo sát. Trong tổng số 19 đơn vị khảo sát có 15 đơn vị mong muốn áp dụng.
- Phần 3: thu thập những thông tin yếu tố có thể tác động đến việc áp dụng quản trị tinh gọn tại 15 đơn vị có mong muốn áp dụng. Yếu tố đƣợc chia thành 2 nhóm là yếu tố chủ quan và yếu tố khách quan.
3.3.2. Kết quả khảo sát:
3.3.2.1. Nhận thức về quản trị tinh gọn:
Kết quả khảo sát cho thấy có 45% ngƣời đƣợc hỏi biết về công cụ quản trị tinh gọn tức là trong 82 ngƣời đƣợc hỏi thì có 37 ngƣời biết và 45 ngƣời không biết về công cụ này.
Tiếp đó trong số 8 công cụ của quản trị tinh gọn đƣợc đề cập để khảo sát những ngƣời biết đến quản trị tinh gọn xem họ đã biết đến những tƣ duy,
công cụ nào rồi. Kết quả nhận biết về các công cụ này đƣợc thống kê trong bảng sau:
Bảng 3.7. Kết quả thống kê nhận thức về các tƣ duy, công cụ QTTG
STT Tên tƣ duy, công cụ QTTG Tỷ lệ câu trả lời có
1 Tƣ duy làm đúng ngay từ đầu 13
2 Tƣ duy đổi mới liên tục- Kaizen 57
3 Tƣ duy áp dụng linh hoạt 11
4 Công cụ chuẩn hóa quy trình 14
5 Công cụ quản lý trực quan (Mieruka) 23 6 Công cụ TPM- duy trì năng suất tổng thể 15
7 Công cụ 5S 68
8 Công cụ Just In Time (JIT) 52
Nhìn vào bảng trên có thể thấy tƣ duy/ công cụ đƣợc các nhà quản lý tại trƣờng ĐHLN biết đến nhiều nhất là công cụ 5S với tỷ lệ câu trả lời có là 68%, các tƣ duy đổi mới liên tục (Kaizen), công cụ JIT cũng đƣợc nhận biết với tỷ lệ cao là trên 50%. Các công cụ còn lại là quản lý trực quan( Mieruka), TPM, chuẩn hóa quy trình và làm đúng ngay từ đầu có tỷ lệ nhận biết tƣơng đối thấp từ 13-23%. Tƣ duy áp dụng linh hoạt có tỷ lệ nhận biết thấp nhất là 11% tức là trong số 82 ngƣời đƣợc hỏi thì chỉ có 9 ngƣời biết đến tƣ duy này, đa số câu trả lời nằm trong bộ phận Khoa viện chuyên môn.
3.3.2.2. Nhận biết các loại lãng phí trong tổ chức:
Nhận diện các loại lãng phí trong tổ chức chính là hoạt động tiền đề để có thể đƣa ra áp dụng các công cụ quản trị tinh gọn cho phù hợp. Lãng phí bao gồm 2 loại là lãng phí hữu hình và lãng phí vô hình. Trong quá trình hoạt động của các đơn vị, bộ phận, các loại lãng phí xảy ra đan xen vào nhau, vì vậy trong phần nhận diện lãng phí, tác giả phân loại lãng phí theo địa điểm
dễ dàng hình dung về loại lãng phí đó và đánh giá chính xác. Các câu hỏi khảo sát sử dụng thang đo Likert với mức điểm từ 1 đến 5 tƣơng ứng với câu trả lời là không bao giờ đến rất thƣờng xuyên. Kết quả khảo sát đƣợc thể hiện trong bảng sau:
Bảng 3.8. Nhận biết các loại lãng phí trong tổ chức
STT Tên lãng phí Điểm trung
bình
1 Lãng phí về cơ sở vật chất, trang thiết bị tại khu văn phòng
làm việc
1.1 Cán bộ, nhân viên mở máy tính chung nhƣng không sử dụng vì
mục đích công việc, đôi khi mở để làm việc riêng 3,52 1.2 Các thiết bị làm việc đèn, quạt đƣợc bố trí không hợp lý 3,21 1.3 Công suất sử dụng hội trƣờng chƣa cao 3,32 1.4 Cán bộ, nhân viên mở đèn, quạt khi không cần thiết 1,65
1.5 Cán bộ nhân viên quên tắt các thiết bị trong văn phòng sau khi
sử dụng 1,52
1.6 Cán bộ nhân viên sử dụng các thiết bị ở công suất lớn so với nhu
cầu sử dụng 2,54
2 Lãng phí về cơ sở vật chất, trang thiết bị tại khu giảng đường
2.1 Số lƣợng sinh viên không phù hợp với công suất phòng học 4,35
2.2 Không có hƣớng dẫn sử dụng cụ thể đối với các thiết bị trong
phòng học 1,64
2.3 Các thiết bị đƣợc bố trí không hợp lý 1,32
2.4 Không có ngƣời tắt các thiết bị ngay sau khi sinh viên ra về, các
thiết bị không đƣợc bảo dƣỡng thƣờng xuyên 3,45 2.5 Công tắc sử dụng cho nhiều thiết bị 2,34
2.6 Nhiều phòng học còn trống nhƣng giảng viên không mƣợn đƣợc
phòng để sinh viên học ôn, học bù 1,12
3 Lãng phí về cơ sở vật chất, trang thiết bị tại khu thực hành, thí
3.1 Phần mềm mô phỏng học tập của sinh viên chƣa khai thác hết 1,64
3.2 Tần suất sử dụng phòng thực hành thí nghiệm chƣa phù hợp với
công suất 1,23
3.3 Một số hóa chất sử dụng không sử dụng hết trong một lần và
không thể bảo quản nên phải bỏ 1,10
3.4 Không vệ sinh, bảo quản dụng cụ thí nghiệm định kỳ dẫn đến hƣ
hỏng 1,31
3.5 Hóa chất không đƣợc bảo quản đúng cách dẫn đến hƣ hỏng 1,25
3.6 Sử dụng hóa chất, thiết bị, dụng cụ thí nghiệm sai mục đích dẫn
đến hƣ hỏng 1,45
3.7 Sinh viên sử dụng nhiều hơn mức cần thiết hóa chất 1,70
3.8 Không có quy định hƣớng dẫn sử dụng cụ thể dẫn đến sai sót
phải thực hiện nhiều lần 1,84
4 Lãng phí về lao động
4.1 Cử cán bộ đi đào tạo nhƣng họ không về hoặc về nhƣng không
muốn tiếp tục làm việc tại trƣờng đại học Lâm nghiệp 4,22 4.2 Nhân viên phục vụ giảng đƣờng hoạt động chƣa hiệu quả 4,69 4.3 Nhân viên bảo vệ hoạt động chƣa hiệu quả 4,87 4.4 Nhân viên phục vụ khu văn phòng làm việc chƣa hiệu quả 4,12
4.5 Bố trí công việc, chức vụ không phù hợp với chuyên môn của
cán bộ 2,21
4.6 Phân công giảng dạy các học phần không cân đối giữa các bộ
môn 2,11
4.7 Bố trí nhiều cán bộ cùng làm một công việc trong khi công việc
chỉ cần 1 ngƣời làm 2,45
5 Lãng phí về thời gian
5.1 Các quyết định, chỉ thị, thông báo đƣợc phổ biến từ cấp lãnh đạo
xuống cấp dƣới không hiệu quả (quá chậm hoặc quá gấp) 2,11 5.2 Cán bộ hành chính đi làm không đúng giờ (Đi muộn, về sớm) 3,45
5.4 Thời gian chờ đợi gửi xe và lấy xe ra tại các nhà xe mất nhiều
thời gian 1,45
5.5 Cán bộ nhân viên nghỉ giải lao quá giờ quy định 2,44 5.6 Cán bộ nhân viên tán gẫu với đồng nghiệp 3,12
5.7 Cán bộ nhân viên thƣờng xuyên đọc báo, kiểm tra điện thoại
trong giờ làm việc 3,45
5.8 Chờ đợi các lãnh đạo ký các quyết định, phê duyệt dự án nghiên
cứu, cấp kinh phí quá lâu 2,12
6 Lãng phí do thao tác thừa
6.1 Tổ chức các hoạt động ngoại khóa, hƣớng nghiệp nhƣng không
có nhiều sinh viên tham gia 3,21
6.2 Cử cán bộ đi đào tạo ngắn hạn nhƣng những kiến thức đó không
đƣợc áp dụng nhiều vào việc giảng dạy hay thực hiện công việc 4,54 6.3 Giảng viên tham gia hội thảo không phù hợp với chuyên môn 3,78
7 Lãng phí do thừa các yếu tố đầu vào
7.1 In các văn bản trong nhiều trƣờng hợp không cần thiết 2,45 7.2 Lắp đặt nhiều thiết bị trong phòng nhƣng bố trí không hợp lý 1,12 7.3 Xây dựng thừa phòng học so với mức yêu cầu 3,21 7.4 Hóa chất, dung dịch thí nghiệm mua quá nhiều so với quy định 1,45
7.5 Dụng cụ, thiết bị thí nghiệm bố trí quá nhiều so với định mức
yêu cầu sử dụng 1,65
8 Lãng phí do thao tác thừa
8.1 Các tài liệu, dụng cụ làm việc cá nhân đƣợc sắp xếp không hợp
lý, mất thời gian tìm kiếm khi cần 3,21 8.2 Cán bộ để nhiều vật dụng không cần thiết trên bàn làm việc 2,14 8.3 Kho lƣu trữ hồ sơ, tài liệu chung sắp xếp không hợp lý 2,54
9 Lãng phí do không khai thác được sức sáng tạo vô hình của
cán bộ
9.1 Cán bộ giảng viên chƣa quan tâm đến việc nghiên cứu khoa học,
viết giáo trình giảng dạy 2,31 9.2 Các đề tài nghiên cứu khoa học chƣa có nhiều áp dụng trong 3,14
thực tế, còn mang nặng tính lý thuyết
9.3 Các bài báo đăng tạp chí khoa học nằm trong danh mục ISI-
Scopus chƣa nhiều 4,25
9.4 Cơ chế khuyến khích giảng viên cải tiến phƣơng pháp dạy học,
nghiên cứu khoa học còn thiếu 4,69
10 Lãng phí do thông tin rời rạc
10.1
Cán bộ thiếu thông tin chính xác về quy trình, thủ tục và cách thức giải quyết vấn đề giữa các Khoa, phòng ban, Trung tâm và Viện
2,44
10.2 Cán bộ không cập nhật thƣờng xuyên các quy trình, thủ tục, cách
thức giải quyết vấn đề 2,74
10.3 Cán bộ phòng ban hỗ trợ, xử lý vấn đề, sự việc đối với bộ phận
giảng viên còn chƣa hiệu quả 3,89
10.4
Cán bộ thiếu sự hiểu về ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc (Không biết sử dụng hay không khai thác hết các tính năng của các phần mềm)
3,46
11 Lãng phí do sai hỏng
11.1 Xảy ra các sự cố liên quan đến mất công văn, giấy tờ do lƣu trữ,
quản lý kém 2,85
11.2 Máy móc thiết bị hƣ hỏng do không biết cách sử dụng 2,16
12 Lãng phí do di chuyển thừa
12.1 Các giảng đƣờng cách nhau quá xa dẫn đến giảng viên mất nhiều
thời gian di chuyển giữa các tiết học 3,95
12.2
Giữa các khu nhà nhƣ phòng làm việc, hội trƣờng, khu thí nghiệm, thực hành,…có khoảng cách quá lớn dẫn đến di chuyển tốn nhiều thời gian
2,11
- Lãng phí về cơ sở vật chất và trang thiết bị:
Về cơ sở vật chất của trƣờng ĐHLN đƣợc chia làm 2 khu vực chính: + Khu nhà A2, A1, T4, T10 nơi tập trung toàn bộ các phòng ban chức năng của trƣờng, phòng làm việc của các Khoa, viện chuyên môn.
+ Khu giảng đƣờng từ G1 đến G6; thƣ viện phục vụ công tác giảng dạy, phục vụ sinh viên.
Thông qua kết quả khảo sát có thể thấy đƣợc tại khu giảng đƣờng loại lãng phí do số lƣợng sinh viên không phù hợp với công suất phòng học diễn ra phổ biến. Điểm trung bình cho loại lãng phí này là 4,35, chứng tỏ tần suất xuất hiện của loại lãng phí này là thƣờng xuyên. Tìm hiểu nguyên nhân thông qua phỏng vấn nhóm cán bộ giảng viên đƣợc biết là do bộ phận xếp lịch học chƣa chính xác. Hiện tại trƣờng ĐHLN đang sử dụng phần mềm CMC để quản lý đào tạo. Phần mềm này cho phép chuyên viên mở đăng ký lớp học, sắp xếp thời khóa biểu, kiểm soát số lƣợng lớp, quy mô lớp,… Tuy nhiên, đôi khi số lƣợng sinh viên đăng ký có sự thay đổi so với kế hoạch, có thể nhiều hơn hoặc ít hơn so với sĩ số lớp dự kiến, khi đó chuyên viên cần thao tác để thay đổi phòng học. Do số lƣợng lớp lớn nên nhiều khi công tác này vẫn còn sơ sót. Một nguyên nhân khách quan nữa đó là một vài lớp học mở ra do nguyện vọng của sinh viên, sĩ số lớp không nhiều và không thể bố trí phòng có công suất nhỏ hơn.
Loại lãng phí phổ biến thứ hai tại khu vực giảng đƣờng đó là không có ngƣời tắt các thiết bị trong phòng ngay sau khi sinh viên ra về và các thiết bị không đƣợc bảo dƣỡng thƣờng xuyên. Có một thực tế là sau khi hết giờ lên lớp, sinh viên có thể tắt các thiết bị điện đƣợc nhƣng các em thƣờng dập công tắc cầu dao, cách thao tác này là không đúng và gây sự cố cho các thiết bị đặc biệt là máy chiếu, vì vậy việc ngắt kết nối điện đƣợc giao cho bộ phận phục vụ. Việc không tắt kịp thời các thiết bị điện gây lãng phí không nhỏ cho nhà trƣờng. Thêm vào đó việc bảo trì bão dƣỡng các thiết bị này ít đƣợc chú trọng do việc thực hiện thuộc phòng quản trị thiết bị, một bộ phận chuyên trách khác. Thông tin giữa 3 đối tƣợng là giảng viên, sinh viên sử dụng trực tiếp phòng học với cán bộ giảng đƣờng và cán bộ phòng quản trị thiết bị đôi khi
không đƣợc liên tục. Điều này dẫn đến tình trạng thiết bị hỏng không đƣợc sửa chữa kịp thời, tuổi thọ của thiết bị không cao, gây lãng phí chi phí sửa chữa, thay thế phụ tùng hoặc phải mua thiết bị mới.
Đối với bộ phận văn phòng thì các lãng phí về cơ sở vật chất ít xảy ra hơn. Tuy nhiên đối với một số bộ phận vẫn xảy ra tình trạng sử dụng máy tính không đúng mục đích đặc biệt là ở bộ phận các phòng ban chức năng. Hiện tại máy tính đƣợc trang bị tại các Khoa viện chủ yếu là ở phòng thực hành, các giảng viên sử dụng laptop cá nhân là chính. Tuy nhiên tại bộ phận phòng ban, mỗi chuyên viên đều đƣợc trang bị máy tính. Việc sử dụng máy tính chung để đọc báo, sử dụng mạng xã hội…khá phổ biến. Lãng phí này cần đƣợc loại bỏ vì tuy chi phí không lớn song ảnh hƣởng đến hiệu quả sử dụng lao động của trƣờng.
Tại khu vực phòng thí nghiệm, các lãng phí đƣợc nhận diện là tƣơng đối ít do mỗi phòng thí nghiệm đều đƣợc giám sát chặt chẽ bởi bộ phận kỹ sƣ hƣớng dẫn thực hành, số lƣợng sinh viên thực hành không nhiều do vậy việc kiểm soát tƣơng đối tốt.
- Lãng phí về lao động:
Đối với lãng phí về lao động, điểm trung bình cho loại lãng phí do cử cán bộ đi đào tạo nhƣng họ không về hoặc về nhƣng không muốn tiếp tục làm việc tại trƣờng đại học Lâm nghiệp xảy ra khá phổ biến với con số trung bình là 4,22. Số lƣợng giảng viên theo học các chƣơng trình đào tạo sau đại học và tiến sĩ tại nƣớc ngoài của trƣờng ĐHLN hàng năm tƣơng đối lớn. Đây là một chủ trƣơng khuyến khích của nhà trƣờng đối với việc nâng cao trình độ và chất lƣợng đội ngũ giảng viên. Điều gây lãng phí ở đây là nhiều cán bộ giảng viên sau khi hoàn thành chƣơng trình học tìm cách để xin ở lại nƣớc ngoài đi làm hoặc nếu có về nƣớc thì họ sẵn sàng nộp phạt để chuyển sang đơn vị
sách khuyến khích hỗ trợ song trong nhiều trƣờng hợp đều chƣa thật sự hiệu quả, việc này gây lãng phí chi phí đào tạo của ngân sách Nhà nƣớc và của nhà trƣờng.
Bên cạnh lãng phí do chảy máu chất xám thì lãng phí về lao động thứ 2 mà nhà trƣờng gặp phải đó là không khai thác đƣợc hết năng suất lao động của cán bộ, nhân viên. Trong đó cụ thể là số lƣợng bộ phận phục vụ giảng