CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
4.2. Một số giải pháp và kiến nghị nhằm tăng cƣờng hiệu quả lựa chọn nhà
4.2.1. Các giải pháp
4.2.1.1. Các giải pháp theo nội dung công việc cụ thể
a) Tăng cƣờng phân cấp cho các đơn vị quản lý dự án
Theo số liệu thống kê về kết quả lựa chọn nhà thầu các năm 2014 và 2015 tại EVNNPT, số lƣợng gói thầu và giá trị trúng thầu của các gói thầu, mua sắm hàng hóa, xây lắp, tƣ vấn, phi tƣ vấn nhƣ sau:
Hình 4.1. Cơ cấu theo số lượng và giá trúng thầu của từng loại gói thầu năm 2014 Nguồn: Ban quản lý đấu thầu EVNNPT
Hình 4.2. Cơ cấu theo số lượng và giá trúng thầu của từng loại gói thầu năm 2015 Nguồn: Ban quản lý đấu thầu EVNNPT
Qua số liệu thống kê trên có thấy:
chiếm 36% trong tổng số các gói thầu (năm 2014: 624 gói thầu, năm 2015: 672 gói thầu). Tuy nhiên, giá trị trúng thầu các gói thầu này chỉ chiếm từ 2÷3% trong tổng giá trúng thầu của các gói thầu.
- Số lƣợng gói thầu phi tƣ vấn là 104 gói (năm 2014) và 101 gói (năm 2015) chiếm lần lƣợt là 17% và 15% tổng số các gói thầu. Tuy nhiên, giá trị trúng thầu các gói thầu này chỉ chiếm từ 1÷2% trong tổng giá trúng thầu của các gói thầu.
Vì vậy, để giảm thiểu thời gian trong lựa chọn nhà thầu cũng nhƣ giảm tải cho Ban quản lý đấu thầu EVNNPT, kiến nghị lãnh đạo Tổng công ty xem xét phân cấp cho Giám đốc các đơn vị phê duyệt toàn bộ quá trình lựa chọn nhà thầu các gói thầu tƣ vấn và phi tƣ vấn.
Để đảm bảo các đơn vị quản lý dự án làm đúng theo quy định của pháp luật, Ban quản lý đấu thầu EVNNPT sẽ tăng cƣờng hƣớng dẫn, kiểm tra, kiểm soát các gói thầu thầu này.
b) Lập, thẩm tra, thẩm định và phê duyệt Kế hoạch lựa chọn nhà thầu Quá trình lập, thẩm định và phê duyệt Kế hoạch lựa chọn nhà thầu phải thực hiện thật nghiêm chỉnh theo Luật Đấu thầu, Nghị định của Chính phủ và thông tƣ hƣớng dẫn của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ. Đây là bƣớc đầu tiên và có ảnh hƣởng trực tiếp tới quá trình đấu thầu sau này.
Phân chia dự án thành các gói thầu nhỏ một cách đồng bộ và hợp lí dựa trên đặc điểm cũng nhƣ quy mô nhu cầu mua sắm. Việc phân chia này phải đảm bảo nguyên tắc quá trình thực hiện, triển khai của gói thầu này không phụ thuộc vào quá trình thực hiện, triển khai của gói thầu khác. Để thực hiện đƣợc việc này, cần đòi hỏi những cán bộ chuyên trách có am hiểu về lĩnh vực mua sắm của gói thầu cũng nhƣ nắm vững các quy định, quy trình thực hiện của gói thầu.
Giá gói thầu đƣợc tính đúng, tính đủ toàn bộ chi phí để thực hiện gói thầu, kể cả chi phí dự phòng (chi phí dự phòng trƣợt giá, chi phí dự phòng
phát sinh khối lƣợng và chi phí dự phòng cho các khoản tạm tính (nếu có)), phí, lệ phí và thuế. Đối với các gói thầu có thời gian thực hiện hợp đồng ngắn, không phát sinh rủi ro, trƣợt giá thì chi phí dự phòng đƣợc tính bằng không. Chi phí dự phòng do chủ đầu tƣ xác định theo tính chất từng gói thầu nhƣng không đƣợc vƣợt mức tối đa do pháp luật chuyên ngành quy định. Giá gói thầu đƣợc cập nhật trong thời hạn 28 ngày trƣớc ngày mở thầu nếu cần thiết.
Để giúp lập, thẩm tra, thẩm định và phê duyệt Kế hoạch lựa chọn nhà thầu nhanh chính xác, EVNNPT cần xây dựng Mẫu phân chia gói thầu cho từng loại dự án nhƣ: (i) Đƣờng dây truyền tải; (ii) Đƣờng dây truyền tải có mở rộng ngăn lộ tại trạm biến áp; (iii) Trạm biến áp; (iv) Trạm biến áp và đƣờng dây đấu nối. Việc xây dựng này sẽ chuẩn hóa đƣợc từ cách phân chia gói thầu, cách đặt tên gói thầu.
c) Lập, thẩm tra, thẩm định và phê duyệt dự toán gói thầu
Trong quá trình lập thẩm tra và phê duyệt dự toán gói thầu, đề nghị không xây dựng đơn giá cho từng gói thầu cụ thể bằng cách căn cứ vào ba hợp đồng gần nhất nhƣ hiện nay.
Để thống nhất áp dụng trong công tác này, nên hoặc tuân thủ theo đơn giá của Bộ Công Thƣơng đã ban hành hoặc EVNNPT tự biên soạn đơn giá thiết bị cho 1 hoặc 2 năm để áp dụng (căn cứ trên các hợp đồng của 1 hoặc 2 năm trƣớc đó). Việc này sẽ thuận lợi cho công tác lập, thẩm tra, thẩm định dự toán công trình cũng nhƣ dự toán gói thầu.
d) Lập, thẩm tra, thẩm định và phê duyệt Hồ sơ mời thầu
Hồ sơ mời thầu phải đảm bảo chất lƣợng, để tạo điều kiện thuận lợi cho nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu và tạo thuận lợi cho việc xét thầu. Trong hồ sơ mời thầu phải rõ ràng về nội dung, đầy đủ, chính xác, khách quan, yêu cầu nhà thầu cung cấp thiết bị phù hợp với yêu cầu sử dụng, nhiệm vụ mà Chính phủ đặt ra, phù hợp với điều kiện thời tiết, khí hậu của Việt Nam, khả năng
quản lý, vận hành, thay thế bằng nguyên liệu mà mình có thể khai thác đƣợc. Một yêu cầu quan trọng của hồ sơ mời thầu là nếu nhà thầu nào đƣợc lựa chọn thì nhà thầu đó không đƣợc thay đổi các yêu cầu cung cấp thiết bị do sự ràng buộc trong hồ sơ mời thầu đặt ra.
Hồ sơ mời thầu đƣợc xây dựng theo các chuẩn mực nhƣng phải thông qua phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền nên giao cho những ngƣời có kinh nghiệm thực hiện. Nhờ đó những vấn đề khúc mắc phải đƣợc phát hiện và sửa đổi trong khi phê duyệt, đảm bảo đƣợc tính khoa học, công bằng, khách quan, trung thực trong đấu thầu.
Để xây dựng hồ sơ mời thầu, cần sử dụng các cán bộ có đủ năng lực, trình độ chuyên môn về gói thầu, am hiểu về đấu thầu. Nếu cần thiết, chủ đầu tƣ cần sử dụng các chuyên gia trong và ngoài nƣớc để giúp bên mời thầu khắc phục đƣợc những khó khăn do họ không có kinh nghiệm và trình độ. Ngƣời chuyên gia chỉ đóng vai trò thuần tuý về mặt kỹ thuật, pháp lý, tổ chức xây dựng hồ sơ mời thầu chứ không tham gia vào quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng. Vì vây, việc lựa chọn họ phải thật sự đảm bảo nguyên tắc bảo mật, khách quan trong việc xây dựng hồ sơ mời thầu, không móc ngoặc, thông đồng. Bộ hồ sơ mời thầu phải đầy đủ, chính xác, rõ ràng và phù hợp với quy chế đấu thầu và các văn bản có liên quan, không có các điểm mơ hồ dễ phát sinh tranh chất sau này. Khi xây dựng hồ sơ mời thầu (đối với đấu thầu quốc tế) thì lƣu ý các văn bản quy định về thuế xuất nhập khẩu, chính sách quản lý hoạt động xuất nhập khẩu,…
Để hỗ trợ cho công tác lập Hồ sơ mời thầu, một số nội dung cụ thể cần phải thực hiện nhƣ sau:
- Tăng cường biên soạn mẫu
Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ đã ban hành các mẫu HSMT hàng hóa, xây lắp, tƣ vấn và phi tƣ vấn, tuy nhiên, các mẫu HSMT này là chung cho các Dự án. Vì
vậy, để phù hợp với các dự án lƣới điện truyền tải và áp dụng thống nhất trong toàn EVNNPT, việc biên soạn các mẫu HSMT cho từng loại gói thầu nhƣ xây lắp trạm biến áp, xây lắp đƣờng dây, mua sắm máy biến áp, kháng điện , thiết bị nhất thứ, thiết bị nhị thứ, vận chuyển máy biến áp, kháng điện … Trong mỗi loại HSMT này sẽ hƣớng dẫn cụ thể cách yêu cầu hợp đồng tƣơng tự, doanh thu, tiêu chí đánh giá xét thầu, điều kiện cụ thể của hợp đồng….
Ban hành quy định về đặc tính kỹ thuật cho từng loại thiết bị 500kV, 220kV để đƣa vào Báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật và Hồ sơ mời thầu là một việc rất cần thiết, tránh tình trạng mỗi HSMT yêu cầu một kiểu, mỗi gói thầu đánh giá một kiểu và đặc biệt hơn nữa các thiết bị trên lƣới có tính dự phòng cho nhau cao, khi cần thiết có thể điều chuyển từ dự án này cho dự án kia.
- Tăng cường giám sát và quản lý hợp đồng
Việc tăng cƣờng công tác giám sát và quản lý chặt chẽ hợp đồng không những giúp ích cho việc điều hành của bản thân dự án mà còn giúp ích cho việc đánh giá uy tín các nhà thầu và là cơ sở quan trọng để đƣa tiêu chí này vào Hồ sơ mời thầu các dự án tiếp theo.
Việc tăng cƣờng xử lý vi phạm hợp đồng cũng sẽ hạn chế đƣợc tình trạng các nhà thầu đua nhau giảm chất lƣợng hàng hóa, dịch vụ cung cấp để giảm giá thành nhằm mục đích trúng thầu.
- Thống kê đánh giá chất lượng thiết bị trên lưới điện truyền tải.
Hiện nay, những ngƣời làm công tác đấu thầu đang rất thiếu thông tin về chất lƣợng hàng hóa, sản phẩm do mình mua sắm về do không nhận đƣợc thông tin phản hồi từ đơn vị quản lý vận hành. Vì vậy, cần thiết phải thống kê hàng quý, hàng năm về chất lƣợng thiết bị trên lƣới từ số lần sự cố cho từng chủng loại thiết bị/nhà sản xuất, thời gian bảo dƣỡng định kỳ (tiểu tu, trung tu và đại tu), chi phí bảo dƣỡng, chi phí xử lý khi có sự cố xảy ra. Từ các thông tin này, sẽ tập hợp đánh giá và đƣa vào giá đánh giá trong quá trình xét thầu nhằm mua đƣợc thiết bị tốt với giá hợp lý.
e) Đánh giá Hồ sơ dự thầu, đàm phán và ký kết hợp đồng
Đánh giá Hồ sơ dự thầu tốn nhiều công sức, thời gian và rất dễ phát sinh tiêu cực do chúng ta không tuân thủ đúng các quy định trong hồ sơ mời thầu, Luật Đấu thầu và các Nghị định, Thông tƣ hƣớng dẫn.
Trong đấu thầu viêc tuân thủ triệt để các nguyên tắc đấu thầu sẽ đảm bảo thắng lợi. Nếu làm không đúng, nể nang dẫn tới thắc mắc, công trình không hoàn thành đúng thời hạn. Vận dụng đúng các nguyên tắc, quy định trong đấu thầu giúp đấu thầu đạt hiệu quả mong muốn, buộc các nhà thầu phải tự khẳng định mình nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu của bên mời thầu.
Đàm phán hợp đồng phải đƣợc tiến hành khẩn trƣơng ngay sau khi phê duyệt danh sách xếp hạng. Để thực hiện đàm phán có hiệu quả, bên mời thầu và nhà thầu đều phải chuẩn bị kỹ kế hoạch đàm phán phải chứa đựng các thông tin cần thiết, các mục tiêu có phân loại và các biện pháp thực thi nhằm đạt đƣợc mục tiêu đề ra. Ngoài việc xây dựng chính xác mục tiêu, kết quả đàm phán đạt đƣợc còn phụ thuộc vào tính khả thi của các biện pháp đƣa ra. Ngƣời chủ dự án, ngƣời đứng đầu cuộc đàm phán phải đƣợc lựa chọn hết sức cẩn thận.
Có kế hoạch đàm phán tốt nhƣng phải đƣợc ngƣời có năng lực, có kinh nghiệm thực hiện. Trong nhóm cán bộ đàm phán thì ngƣời trƣởng đoàn giữ vai trò quan trọng, ngƣời này có năng lực quản lý để ra quyết định kịp thời đồng thời phải có tính cách bền bỉ, hiểu biết chủ đề, nói năng mạch lạc, hiểu biết xã hội, đặc biệt văn hoá đối tác, ngôn ngữ đàm phán. Ngoài ra phải chịu khó lắng nghe ý kiến của các thành viên trong đoàn, không phủ định ý kiến ngƣời khác nếu ý kiến của họ không trùng với ý kiến của mình mà chƣa suy xét cẩn thận. Thông qua đàm phán chúng ra loại trừ đƣợc không ít rủi ro, tiết kiệm đƣợc tiền cho chủ đầu tƣ.
4.2.1.2. Giải pháp về công tác lưu trữ, thống kê, báo cáo
a) Xây dựng hệ thống kho dữ liệu:
Tất cả các tài liệu liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu đều đƣợc lƣu dƣới dạng file pdf trện hệ thống kho dữ liệu. Kho dữ liệu này sẽ lƣu trữ dữ liệu của cả những dự án đã hoàn thành hoặc chƣa hoàn thành
Với việc xây dựng kho dữ liệu này cùng với cách phân quyền truy cập hợp lý, EVNNPT có thể theo dõi và tìm kiếm tài liệu một cách chặt chẽ và nhanh chóng hơn. Nói tóm lại, Kho dữ liệu này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý công tác đấu thầu tại EVNNPT.
b) Xây dựng phần mềm thống kê, báo cáo:
Toàn bộ các số liệu liên quan đến quá trình xử lý công tác lựa chọn nhà thầu bao gồm công văn đến, công văn đi, cán bộ theo dõi….., các thông tin về giá trúng thầu, dự toán gói thầu… đều đƣợc cập nhật thƣờng xuyên vào phần mềm này và do vậy, công tác báo cáo, đánh giá các nội dung liên quan đến công tác lựa chọn nhà thầu đƣợc thực hiện một cách nhanh chóng.
Phần mềm này cũng là công cụ để đánh giá năng suất làm việc của các các thành viên làm công tác lựa chọn nhà thầu do từ phần mềm có thể biết đƣợc số lƣợng công việc, thời gian xử lý công việc của từng thành viên tham gia trong bất kỳ một khoảng thời gian nào của năm.
4.2.1.3. Giải pháp về đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ đấu thầu cho cán bộ
Trƣớc tiên cần phải khẳng định ngay rằng, con ngƣời đóng vai trò then chốt, là nhân tố quyết định đến thành quả của mọi công việc, bất kể là trong lĩnh vực nào. Đấu thầu cũng vậy, xét về lâu dài con ngƣời là yếu tố chủ quan quyết định hiệu quả đấu thầu bởi họ là những ngƣời đề ra các tiêu chuẩn, kế hoạch đấu thầu đồng thời là ngƣời tổ chức thực hiện nên đòi hỏi công ty phải
có đội ngũ cán bộ có trình độ, nắm vững các nguyên tắc đấu thầu, nhiệt tình và làm việc có hiệu quả nhất. Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt nhƣ hiện nay, phát triển nguồn nhân lực là một trong những vấn đề quan trọng, không những giúp cho việc tổ chức đấu thầu đƣợc thuận lợi mà còn góp phần tạo uy tín của công ty trên thƣơng trƣờng.
Muốn vậy trƣớc mắt Tổng công ty cần phải nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ hiện đang tham gia vào công tác đấu thầu thông qua việc mời các chuyên gia về đấu thầu từ bộ Kế hoạch đầu tƣ hoặc là các chuyên gia đấu thầu nƣớc ngoài để tổ chức các lớp tập huấn ngắn hạn hay có thể thành lập một số đoàn đi tham khảo và học tập về đấu thầu, mô hình quản lý đấu thầu ở một số nƣớc trên thế giới nơi mà đấu thầu đã rất quen thuộc trong đời sống kinh tế. Đồng thời lựa chọn từ đội ngũ cán bộ đấu thầu hiện tại một số ngƣời có đủ phẩm chất đạo đức, đủ năng lực và có độ tuổi hợp lý để cử đi đào tạo tại các lớp học chính quy ở nƣớc ngoài để sau này về làm cán bộ nòng cốt trong công ty về lĩnh vực đấu thầu. Bên cạnh đó Tổng công ty cũng cần phải chú ý đến việc đào tạo về ngoại ngữ, chuyên ngành đấu thầu cho đội ngũ đấu thầu này đặc biệt là đối với các cán bộ đại diện cho phía công ty làm việc trực tiếp với các nhà thầu nƣớc ngoài để tránh tình trạng do trình độ về ngoại ngữ kém mà dẫn tới việc đánh giá không chính xác hồ sơ dự thầu của các nhà thầu.
Ngoài việc tổ chức đào tạo về nghiệp vụ và kiến thức chuyên môn, EVNNPT cần phải tạo môi truờng làm việc khoa học và có hiệu quả để các cán bộ có thể phát huy sự sáng tạo và khả năng của bản thân, tránh việc những kiến thức đã học đƣợc lại bị mai một dần do không đƣợc sử dụng gây ra sự lãng phí nhân tài trong công tác quản lý dự án. Đồng thời cũng phải nâng cao ý thức tự giác và trách nhiệm của họ đối với công việc, nếu không thì dù có tạo môi trƣờng làm việc sôi nổi mà các thành viên lại không nhiệt tình tham gia hƣởng ứng công việc thì cũng không đem lại tác dụng gì.
Bên cạnh đó, một mức lƣơng phù hợp với trình độ của mỗi ngƣời sẽ kích thích đƣợc tinh thần lao động sáng tạo của cán bộ quản lý dự án, tạo cho