2.1. Hệ thống tổ chức, bộ máy quản lý điều hành và tình hình kinh doanh
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của BIDV HàTĩnh
2.1.2.1. Về cơ cấu
Ban giám đốc gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc có chức năng lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của ngân hàng. Dƣới ban giám đốc gồm 9 phòng chức năng và 7 phòng giao dịch.
Giám đốc: là ngƣời đứng đầu chi nhánh, chịu trách nhiệm cao nhất tại chi nhánh. Phụ trách một số nghiệp vụ: Cán bộ, tiền lƣơng, đào tạo, phòng nguồn vốn và kế hoạch, tổ kiểm tra, kiểm toán nội bộ, công tác tiếp thị. Trực tiếp sinh hoạt tại khối quản trị tín dụng.
Phó giám đốc thứ nhất: phụ trách phòng tín dụng và ký duyệt cho vay theo mức phán quyết do giám đốc ủy quyền, phụ trách các phòng giao dịch, tổ nghiệp vụ thẻ, các công việc khác do giám đốc phân công và ủy quyền. Khi đi vắng bàn giao lại cho giám đốc. Trực tiếp sinh hoạt tại khối quản lý nội bộ.
Phó giám đốc thứ hai: phụ trách tác nghiệp, phụ trách phòng giao dịch khách hàng, quản lý và dịch vụ kho quỹ, thực hiện nhiệm vụ trƣởng ban quản lý kho theo ủy quyền của giám đốc, công tác hành chính quản trị, công tác thi đua, ký duyệt các chứng từ theo hạn mức và các công việc khác do giám đốc ủy quyền. Khi đi vắng bàn giao công việc cho phó giám đốc thứ nhất. Trực tiếp sinh hoạt tại khối kế hoạch dịch vụ.
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của BIDV HàTĩnh
2.1.2.2. Chức năng nhiệm vụ từng phòng ban
Phòng tổ chức hành chính: P. KH doanh nghiệp Phó giám đốc P. kế hoạch tổng hợp P. QL&D V kho quỹ Phòng Quản lý rủi ro P. Tài chính kế toán P. quản trị tín dụng P. Tổ chức Hành chính Phó giám đốc P. KH cá nhân Các phòng giao dịch Giám đốc P. Giao dịch KH
Về tổ chức nhân sự:
Đầu mối tham mƣu đề xuất giúp việc giám đốc về triển khai thực hiện công tác tổ chức nhân sự và phát triển nguồn nhân lực tại chi nhánh.
Phổ biến, quán triệt các văn bản quy định, hƣớng dẫn và quy trình nghiệp vụ liên quan đến công tác tổ chức, quản lý nhân sự và phát triển nguồn nhân lực của Nhà nƣớc và của BIDV đến toàn thể CBNV trong chi nhánh.
Hƣớng dẫn các phòng, tổ thuộc chi nhánh và các đơn vị trực thuộc thực hiện công tác quản lý cán bộ và quản lý lao động
Tổ chức triển khai thực hiện và quản lý công tác thi đua khen thƣởng của chi nhánh theo quy định, kiểm tra chuyên đề, quy hoạch cán bộ, đề xuất cử cán bộ, nhân viên đi công tác,học tập trong và ngoài nƣớc.
Tham gia ý kiến về kế hoạch phát triển mạng lƣới, chuẩn bị nhân sự cho mở rộng mạng lƣới, phát triển các kênh phân phối sản phẩm.
Quản lý hồ sơ lý lịch của toàn thể CBNV trong chi nhánh và lập các báo cáo liên quan đến công tác tổ chức cán bộ theo quy định
Nhiệm vụ hành chính:
Xây dựng chƣơng trình công tác hàng tháng, quý. Xây dựng triển khai, đôn đốc thực hiện chƣơng trình giao ban nội bộ chi nhánh. Xây dựng kế hoạch họp giao ban tuần.
Dự thảo quy định, nội quy quản lý, theo dõi quản lý, xây dựng, sữa chữa tài sản cố định, công cụ lao động, phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự, nội quy cơ quan. Tƣ vấn pháp luật trong thực thi các nhiệm vụ về ký kết các hợp đồng, tham gia tố tụng để giải quyết các vấn đề liên quan đến con ngƣời, tài sản của chi nhánh theo ủy quyền của giám đốc.
Giao tiếp với khách hàng đến làm việc, công tác tại chi nhánh. Tiếp nhận, luân chuyển công văn giấy tờ, ấn phẩm đi đến đúng địa chỉ. Chăm lo đời sống vật chất tinh thần, văn hóa thể thao, hiếu hỉ, ốm đau cho nhân viên.
Đảm bảo an ninh cho hoạt động của chi nhánh cũng nhƣ công tác hậu cần, lễ tân cho các cuộc họp, hội nghị
Phòng khách hàng doanh nghiệp và khách hàng cá nhân
Về công tác tiếp thị và phát triển quan hệ khách hàng:
Tham mƣu đề xuất chính sách kế hoạch phát triển quan hệ khách hàng Xây dựng và tổ chức thực hiện các chƣơng trình Marketing, trực tiếp tiếp thị và bán sản phẩm
Chịu trách nhiệm thiết lập, duy trì và phát triển quan hệ hợp tác khách hàng và bán sản phẩm của ngân hàng
Về công tác tín dụng:
Tiếp xúc với khách hàng, tìm hiểu nhu cầu, tiếp nhận hồ sơ, trực tiếp đề xuất hạn mức, giới hạn tín dụng và đề xuất tín dụng
Chịu trách nhiệm phát triển nghiệp vụ tài trợ dự án. Tìm kiếm dự án tốt của các khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng. Tƣ vấn và giới thiệu cho khách hàng lựa chọn sản phẩm, phƣơng thức tài trợ , phƣơng án thu xếp tài chính và các điều kiện cấn đáp ứng
Theo dõi, quản lý tình hình hoạt động của khách hàng. Kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vốn vay, tài sản đảm bảo nợ vay. Đôn đốc khách hàng trả nợ gốc và lãi. Xử lý khi khách hàng không đáp ứng đƣợc các điều kiện tín dụng. Phát hiện kịp thời các khoản vay có dấu hiệu rủi ro và đề xuất xử lý.
Phân loại, rà soát phát hiện các rủi ro. Lập báo cáo phân tích đề xuất các biện pháp phòng ngừa rủi ro. Thực hiện xếp hạng tín dụng nội bộ cho khách hàng
Tiếp nhận kiểm tra hồ sơ đề nghị miễn, giảm lãi, đề xuất và chuyển phòng quản lý rủi ro xử lý
Tuân thủ giới hạn tín dụng của ngân hàng đối với khách hàng, theo dõi việc sử dụng hạn mức tín dụng của khách hàng
Chịu trách nhiệm về tính an toàn và hiệu quả của khoản vay đƣợc đề xuất quyết định cấp tín dụng
Phòng quản lý rủi ro
Về công tác quản lý tín dụng:
Tham mƣu đề xuất chính sách, biện pháp phát triển và nâng cao chất lƣợng hoạt động tín dụng
Quản lý giám sát, phân tích, đánh giá rủi ro tiểm ẩn đổi với danh mục tín dụng của chi nhánh, duy trì và áp dụng hệ thống đánh giá, xếp hạng tín dụng vào việc quản lý danh mục
Đầu mối nghiên cứu, đề xuất trình lãnh đạo phê duyệt hạn mức, điều chỉnh hạn mức, cơ cấu giới hạn tín dụng cho từng nghành, từng nhóm và từng khách hàng
Gám sát việc phân loại nợ và trích lập dự phòng rủi ro, tổng hợp kết quả gửi phòng tài chính kế toán để lập cân đối kế toán theo quy định
Thực hiện việc xử lý nợ xấu
Về công tác quản lý rủi ro tín dụng: Tham mƣu đề xuất xây dựng các quy định, biện pháp quản lý rủi ro tín dụng. Trình lãnh đạo cấp tín dụng, bảo lãnh cho khách hàng. Phối hợp hỗ trợ phòng quan hệ khách hàng, phòng giao dịch để phát hiện, xử lý các khoản vay có vấn đề. Chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc thiết lập, vận hành, thực hiện và kiểm tra giám sát hệ thống quản lý rủi ro của chi nhánh.
Về công tác quản lý rủi ro tác nghiệp: Phổ biến các văn bản quy trình, quy định về quản lý rủi ro tác nghiệp của BIDV và đề xuất, hƣớng dẫn các chƣơng trình biện pháp triển khai phòng ngừa, giảm thiểu rủi ro tác nghiệp trong các khâu nghiệp vụ tại chi nhánh. Áp dụng hệ thống quản lý, đo
lƣờng rủi ro và đánh giá các rủi ro tác nghiệp xảy ra tại chi nhánh và đề xuất các giải pháp xử lý.
Về công tác phòng chống rửa tiền: Tiếp thu, phổ biến các văn bản quy định về phòng chống rửa tiền của Nhà nƣớc và của BIDV. Hƣớng dẫn, kiểm tra hỗ trợ phòng giao dịch khách hàng và các phòng có liên quan thực hiện công tác phòng chống rửa tiền. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ đột xuất theo quy định.
Về công tác quản lý chất lượng ISO: Là đầu mối phối hợp xây dựng quy trình quản lý hệ thống chất lƣợng theo các tiêu chuẩn ISO tại chi nhánh. Xây dựng và đề xuất với giám đốc các chƣơng trình cải tiến hệ thống quản lý chất lƣợng, đo lƣờng mức độ đáp ứng sự hài lòng của khách hàng. Thực hiện việc kiểm tra đánh giá, duy trì hệ thống quản lý chất lƣợng tại các đơn vị trong chi nhánh.
Về công tác kiểm tra nội bộ: Tham mƣu giúp việc cho giám đốc trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch tự kiểm tra, kiểm soát nội bộ về việc thực hiện quy định, quy trình nghiệp vụ tại các phòng nhằm tự phát hiện các sai sót, đảm bảo an toàn trong hoạt động. Đầu mối phối hợp với đoàn kiểm tra và các cơ quan có thẩm quyền để thực hiện kiểm tra, kiểm toán theo quy định. Thực hiện các báo cáo, thống kê liên quan đến hoạt động kiểm tra, giám sát phòng chống tham nhũng, tội phạm theo quy định.
Phòng quản trị tín dụng
Trực tiếp thực hiện tác nghiệp và quản trị cho vay, bảo lãnh đối với
khách hàng theo quy trình, quy định của BIDV và chi nhánh
Thực hiện tính toán trích lập dự phòng rủi ro theo kết quả phân loại
nợ của Phòng quan hệ khách hàng theo đúng các quy định của BIDV, gửi kết quả cho phòng quản lý rủi ro để thực hiện rà soát trình cấp có thẩm quyền quyết định.
Chịu trách nhiệm hoàn toàn về an toàn trong tác nghiệp của phòng, tuân thủ đúng quy trình kiểm soát nội bộ trƣớc khi giao dịch đƣợc thực hiện. Giám sát khách hàng tuân thủ các điều kiện của hợp đồng tín dụng
Phòng giao dịch khách hàng
Trực tiếp quản lý tài khoản, thực hiện các tác nghiệp các giao dịch
tài trợ thƣơng mại với khách hàng.
Phối hợp với các phòng liên quan để tiếp thị tiếp cận phát triển khách
hàng, giới thiệu và bán các sản phẩm về tài trợ thƣơng mại. Theo dõi đánh giá việc sử dụng các sản phẩm tài trợ thƣơng mại, đề xuất cải tiến nâng cao chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ. Tiếp thu, tìm hiểu nhu cẩu sử dụng dịch vụ của khách hàng, trƣớc hết là các dịch vụ liên quan đến nghiệp vụ đối ngoại. Tiếp nhận các ý kiến phản hồi từ khách hàng và đề xuất cách giải quyết, tƣ vấn cho khách hàng về các giao dịch đối ngoại, hợp đồng thƣơng mại quốc tế…
Thực hiện công tác phòng chống rửa tiền đối với các giao dịch phát
sinh theo quy định của nhà nƣớc và của BIDV, phát hiện, báo cáo và xử lý kịp thời các giao dịch có dấu hiệu đáng ngờ trong tình huống khẩn cấp.
Chịu trách nhiệm về việc kiểm tra tính pháp lý, đầy đủ, đúng đắn
của các chứng từ giao dịch. Thực hiện đúng các quy định, quy trình nghiệp vụ, thẩm quyền và các quy định về bảo mật trong mọi hoạt động giao dịch với khách hàng. Thực hiện các biện pháp kiểm soát nội bộ trƣớc khi hoàn tất một giao dịch với khách hàng.
Đề xuất với giám đốc chi nhánh về chính sách phát triển, cải tiến
sản phẩm, dịch vụ ngân hàng, quy trình giao dịch, phƣơng thức phục vụ khách hàng.
Phòng quản lý và dịch vụ kho quỹ
Trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ về quản lý kho và xuất nhập quỹ:
chứng từ có giá…) của ngân hàng và của khách hàng. Phối hợp chặt chẽ với các phòng giao dịch về thực hiện nghiệp vụ thu chi tiền mặt tại quầy giao dịch, ðảm bảo phục vụ thuận tiện và an toàn cho khách hàng. Trực tiếp thực hiện các giao dịch thu chi tiền mặt phục vụ khách hàng theo quy ðịnh.
Chịu trách nhiệm: Đề xuất tham mƣu với giám đốc chi nhánh về các
biện pháp, điều kiện đảm bảo an toàn kho quỹ và an ninh tiền tệ, phát triển các dịch vụ về kho quỹ, thực hiện đúng quy chế, quy trình quản lý kho quỹ. Chịu trách nhiệm hoàn toàn về đảm bảo an toàn kho quỹ và an ninh tiền tệ, bảo đảm an toàn tài sản của chi nhánh BIDV và của khách hàng.
Các nhiệm vụ khác: Theo dõi, tổng hợp, lập báo cáo tiền tệ, an toàn
kho quỹ theo quy định. Tham gia ý kiến xây dựng chế độ, quy trình về công tác tiền tệ kho quỹ để phục vụ khách hàng nhanh chóng, thuận tiện….
Phòng tài chính kế toán
Quản lý và thực hiện công tác hạch toán kế toán chi tiết, kế hoạch
tổng hợp
Thực hiện công tác hậu kiểm đối với hoạt động tài chính kế toán của
chi nhánh
Thực hiện nhiệm vụ quản lý, giám sát tài chính
Đề xuất tham mƣu với giám đốc chi nhánh về việc hƣớng dẫn thực
hiện chế độ tài chính, kế toán, xây dựng chế độ, biện pháp quản lý tài sản, định mức và quản lý tài chính, tiết kiệm chi tiêu nội bộ hợp lý đúng chế độ.
Kiểm tra định kỳ đột xuất về việc chấp hành chế độ quy chế, quy
trình trong công tác kế toán, luân chuyển chứng từ và chi tiêu tài chính của các phòng giao dịch và các phòng nghiệp vụ tại chi nhánh theo quy định
Chịu trách nhiệm về tính đúng đắn, chính xác kịp thời, hợp lý, trung
Quản lý thông tin và lập các báo cáo kế toán tài chính theo quy định của nhà nƣớc và của BIDV
Thực hiện quản lý thông tin khách hàng.
Phòng nguồn vốn và kế hoạch tổng hợp
Chức năng: Tham mƣu cho ban giám đốc chiến lƣợc, kế hoạch phát triển kinh doanh. Nghiên cứu, áp dụng các sản phẩm dịch vụ mới, tuyên truyền quảng bá các sản phẩm của chi nhánh. Trực tiếp quản lý và thực hiện các nghiệp vụ và kế hoạch nguồn vốn và tiếp thị.
Nhiệm vụ: Xây dựng chiến lƣợc, kế hoạch sản xuất kinh doanh của cơ sở theo sự định hƣớng của BIDV, phù hợp với điều kiện địa phƣơng. Nghiên cứu đề xuất chiến lƣợc khách hàng, hình thức, mức lãi suất huy động vốn. Cân đối, sử dụng, điều hòa vốn. Quản lý, giao chỉ tiêu cho các phòng, đơn vị trực thuộc. Theo dõi việc thực hiện, quyết toán kế hoạch. Tổng hợp, phân tích, đề xuất biện pháp xử lý phòng ngừa rủi ro. Đề xuất phƣơng án tiếp thị, thông tin, tuyên truyền, yêu cầu triển khai áp dụng các sản phẩm dịch vụ mới. Thực hiện nhiệm vụ thƣ ký, tổng hợp kết quả giao ban tháng của toàn chi nhánh. Thống kê, tổng hợp, báo cáo chuyên đề. Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc giao.
Công tác điện toán: Trực tiếp quản lý mạng, quản lý hệ thống phân quyền truy cập, kiểm soát tại chi nhánh. Tổ chức vận hành hệ thống thiết bị tin học và các chƣơng trình phần mềm đƣợc áp dụng tại chi nhánh. Chịu trách nhiệm đề xuất và thực hiện các biện pháp nhằm đảm bảo hệ thống vận hành thông suốt, đáp ứng yêu cầu hoạt động của chi nhánh, bảo mật thông tin, quản lý an toàn dữ liệu tại chi nhánh. Hƣớng dẫn, đào tạo, hỗ trợ, kiểm tra các phòng, tổ, đơn vị thuộc chi nhánh vận hành thành thạo, đúng thẩm quyền, chấp hành quy định và quy trình của BIDV trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Tham mƣu với ban giám đốc và làm đầu mối phối hợp các đơn vị liên
quan. Thực hiện lƣu trữ, bảo quản, phục hồi dữ liệu và hệ thống chƣơng trình phần mềm theo quy định.
Các phòng giao dịch trực thuộc
Chịu trách nhiệm xử lý các giao dịch đối với khách hàng là cá nhân và tổ chức kinh tế nhƣ sau:
Mở và quản lý tài khoản tiền gửi, tiền vay của các tổ chức, cá nhân.
Huy động vốn của các thành phần kinh tế và của các cá nhân dƣới dạng
các loại tiền gửi, tiền tiết kiệm có kỳ hạn và không kỳ hạn cả nội tệ và ngoại tệ.
Phát hành các chứng chỉ tiền gửi: kỳ phiếu, trái phiếu theo thông báo
của BIDV.
Thực hiện nghiệp vụ ngắn hạn, trung hạn và các nghiệp vụ bảo lãnh
đối với các tổ chức kinh tế, cá nhân trong phạm vi đƣợc giám đốc chi nhánh