2.2. Thực trạng quy trình kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng thuơng mại cổ phần
2.2.3. Quy trình kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng TMCP Công thươngViệt
2.2.3.1 Quy trình kiểm soát nội bộ tại Vietinbank
Quy trình KSNB tại Vietinbank đuợc quy định rõ trong Sổ tay huớng dẫn thực hiện Quy chế KSNB và đuợc chia thành 6 buớc:
Buớc 1: Lập đề cuơng - Kế hoạch về thời gian để kiểm soát tại đơn vị.
kiểm soát nội bộ - Xác định các nguồn lực cần thiết và phân công công việc để thực hiện đợt kiểm soát. Số kiểm soát viên tham gia vào đợt kiểm soát có thể từ 01 đến 04 nguời. Thuờng thì các đợt kiểm soát do từ 03 đến 04 nhân viên tiến hành tại chỗ. Đội ngũ kiểm soát khác nhau tùy thuộc vào bản chất và quy mô của đợt kiểm soát. Đội ngũ kiểm soát gồm: Truởng nhóm và các KSV. Truởng nhóm có thể là Truởng Ban KSNB hay KSV cao cấp. Điều này tùy thuộc vào quy mô và tính chất phức tạp của đợt kiểm soát. Truởng nhóm kiểm soát chịu trách nhiệm chung về đợt kiểm soát. Sau khi đã xác định đuợc đội ngũ kiểm soát, Truởng nhóm hoặc KSV chính tiến hành phân công công việc cụ thể cho
trong
các năm trước qua các tài liệu như: bảng tông kết tài sản, báo cáo thu nhập chi phí,...
- Tập hợp và tham khảo các báo cáo, tài liệu, hồ sơ kiểm toán trước đó (như: báo cáo kiểm tra của NHNN, báo cáo của kiểm soát bên ngoài, báo cáo của KSNB và các báo cáo của các phòng ban chức năng khác).
- Tập hợp và phân tích ban đầu các thông tin liên quan đến đôi tượng được kiểm soát, ví dụ: các văn bản quy định riêng cho đôi tượng được kiểm soát, sô lượng và tên các nhân viên, bảng mô tả công việc, và chi tiết vê những thay đôi trong đôi tượng được kiểm soát.
- Chuân bị các phương tiện hỗ trợ gồm máy tính, máy ghi âm,
các biểu mẫu. xem xét sử dụng các nguồn lực bên ngoài trong trường hợp cần thiết. ngoài ra cũng cần xác định đầy Bước 3: Thực hiện kiểm
soát nội bộ
- Kiểm soát hoạt động tín dụng: tình hình nhân sự và bô trí nhân sự trong Phòng tín dụng của chi nhánh kiểm soát. kiểm tra việc tuân thủ việc chấp hành một sô điêu trong Luật các TÔ chức tín dụng: mức cho vay, mức bảo lãnh, mua sắm tài sản cô định... việc chấp hành chế độ quản lý ngoại hôi.. kiểm tra thâm quyên/ủy quyên phê duyệt các vấn
đê liên quan đến hoạt động tín dụng tại chi nhánh. kiểm tra
hệ thông báo cáo có liên quan đến hoạt động tín dụng của chi nhánh. kiểm tra quy trình cho vay, bảo lãnh tại chi
chiếu tài sản thế chấp giữa sổ sách so với thực tế tại thời điểm kiểm tra. đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy
trình cho vay, bảo lãnh tại chi nhánh. nhận xét và kiến - Kiểm soát hoạt động huy động vốn
Nghiệp vụ tiền gửi thanh toán: kiểm tra việc tuân thủ các quy định về thủ tục tiền gửi thanh toán tiền gửi thanh toán. kiểm tra việc tuân thủ các quy định về giao dịch trên tài khoản tiền gửi thanh toán. kiểm tra việc thu phí giao dịch liên quan đến việc sử dụng tài khoản tiền gửi thanh toán.
Nghiệp vụ tiền gửi tiết kiệm: kiểm tra việc tuân thủ quy định thể lệ sản phẩm tiền gửi tiết kiệm: loại tiền, đối tượng, kỳ hạn, lãi suất...kiểm tra các điều kiện cho khách hàng để thực hiện các giao dịch liên quan đến tiền gửi tiết kiệm. kiểm tra việc tuân thủ quy định về thủ tục tiền gửi tiết kiệm. kiểm tra việc sử dụng tài khoản tiền gửi tiết kiệm
(chuyển khoản, đảm bảo tiền vay). kiểm tra việc tuân thủ quy định về rút gốc và lãi tiền gửi tiết kiệm, rút trước hạn, rút theo giấy uỷ quyền. kiểm tra việc tuân thủ quy định trong việc xử lý các trường hợp rủi ro liên quan đến tiền gửi tiết kiệm (cụ thể: thẻ tiết kiệm bị mất, nhàu nát, rách).
Nghiệp vụ thẻ: kiểm tra việc tuân thủ quy định về phát hành thẻ, thanh lý thẻ, gia hạn thẻ, báo mất thẻ. kiểm tra quy trình giao nhận thẻ giữa chi nhánh với Trung tâm thẻ, giữa chi nhánh với khách hàng.
Nghiệp vụ quản lý ấn chỉ: kiểm tra việc bảo quản, nhập/xuất kho ấn chỉ có giá tại các đơn vị. kiểm tra việc
Nghiệp vụ kho quỹ: kiểm kê quỹ tại đơn vị kết hợp với kiểm tra việc tuân thủ quy định về việc đóng gói, niêm phong tiền mặt, tài sản quý. kiểm tra việc kiểm đếm và thu chi tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá. kiểm tra việc tuân thủ quy định liên quan đến việc quản lý kho tiền. kiểm tra việc sắp xếp, tài sản quý bảo quản tiền mặt, giấy tờ có giá tại quầy giao dịch và trong kho tiền. kiểm tra việc sử dụng và bảo quản chìa khóa kho tiền. kiểm tra việc ra vào kho tiền. kiểm tra việc kiểm tra, kiểm kê, bàn giao tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá. kiểm tra việc tuân thủ quy định về việc xử lý thừa thiếu tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá. kiểm tra việc tuân thủ quy định về kết cấu kho.
- Kiểm soát hoạt động thanh toán quốc tế: kiểm tra việc tuân thủ các quy định về nghiệp vụ L/C, nhờ thu, chuyển tiền, hối phiếu. kiểm tra quy trình nghiệp vụ L/C, nhờ thu, chuyển tiền, hối phiếu.
- Kiểm soát hoạt động kế toán chi tiêu: kiểm tra công tác theo dõi và quản lý ấn chỉ có giá. kiểm tra công tác theo dõi, quản lý và hạch toán mua sắm công cụ lao động, tài sản cố định. kiểm tra các khoản chi tiêu nội bộ phát sinh trong tháng kiểm tra công tác tổ chức thực hiện thanh toán, chuyển tiền tại Phòng/bộ phận kế toán. kiểm tra công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, chứng từ kế toán. kiểm tra các báo cáo kế toán gửi ra bên ngoài liên quan đến hoạt động của ngân hàng. kiểm tra công tác quản lý và lưu trữ chứng từ kế toán (file số số liệu, chứng từ ).
- Kiểm soát công nghệ thông tin
Bước 4: Lập báo cáo kiểm
soát và ý kiến của KSV nội bộ
Phòng Corebanking: kiểm tra bộ phận cơ sở dữ liệu (CSDL) hệ thống Sunshine, bộ phận xử lý theo lô, bộ phận
hỗ trợ và duy trì hệ thống Sunshine, bộ phận vận hành ngân
hàng điện tử, bộ phận quản lý các chương trình ứng dụng, hệ thống offline.
Phòng Kỹ thuật thẻ: kiểm tra bộ phận vận hành hệ thống thẻ, bộ phận xử lý theo lô hệ thống thẻ và bộ phận kỹ
thuật.
Phòng Ebank: kiểm tra các phase phát triển hệ thống sản phẩm, các ứng dụng cài đặt trên hệ thống, quy trình phát triển và vận hành, triển khai hệ thống công nghệ thông
tin phục vụ các dịch vụ ngân hàng điện tử.
- KSNB thực hiện kiểm tra nhằm đánh giá chính sách an ninh hệ thống thông tin, kiểm tra tuân thủ chính sách an ninh hệ
thống thông tin, đánh giá những rủi ro có thể xảy ra và kiến
nghị xử lý. Trường hợp kiểm tra phát hiện những vi phạm - Sau mỗi đợt kiểm soát hoàn thành, KSV phát hành một báo cáo kiểm soát bằng văn bản có ký tên. Báo cáo kiểm soát nội bộ phải kịp thời lập, hoàn thành và gửi cho HĐQT, Ban
Kiểm soát, Tổng Giám đốc và đơn vị, bộ phận được kiểm soát trong thời hạn tối đa không quá 1 tháng kể từ ngày kết
nội dung kiểm soát, phạm vi kiểm soát, những đánh giá, kết luận về nội dung đuợc kiểm soát và cơ sở đua ra ý kiến này. các yếu kém, tồn tại, các sai sót, vi phạm, các ý kiến giải trình của đối tuợng kiểm soát. kiến nghị và các biện pháp sửa chữa, khắc phục sai sót và xử lý vi phạm. đề xuất các biện pháp hợp lý hóa, cải tiến quy trình nghiệp vụ. hoàn thiện cơ chế quản lý rủi ro, cơ cấu tổ chức (nếu có).
- Dự kiến và phác thảo về báo cáo kiểm soát:
Truởng Ban KSNB và KSV chính cần thảo luận truớc thiết kế của báo cáo kiểm soát, bao gồm những vấn đề sau:
Khuôn mẫu tổng quát của báo cáo kiểm soát.
Địa chỉ, tên, chức danh của nguời nhận. Mục tiêu, phạm vi kiểm soát.
Cách thức trình bày các phát hiện kiểm soát và mức độ chi tiết, đầy đủ để giải thích các vấn đề quan trọng cho nguời đọc hiểu.
Các loại thông tin làm cơ sở cho các phát hiện và kiến nghị, bao gồm các phụ lục, bảng biểu hoặc đồ thị có nên đua vào không.
- Họp kết luận với đối tuợng đuợc kiểm soát:
KSV cần thảo luận về các kết luận và kiến nghị với các cấp quản lý thích hợp truớc khi phát hành báo cáo kiểm soát cuối cùng. Nội dung của cuộc họp :
Thảo luận nội dung của các thử nghiệm đuợc dùng để phát hiện các sai phạm quan trọng hoặc đua ra các bằng chứng kiểm soát.
Trình bày các phát hiện trong đợt kiểm soát. Trình bày những rủi ro có thể phát sinh.
giá
có chiều hướng cụ thể và rõ ràng hơn là sau một thời gian mới đánh giá. Đồng thời, các bài học thu được có thể áp dụng sớm hơn.
- Việc đánh giá kiểm soát nên được thực hiện bằng một cuộc
họp giữa Trưởng Ban KSNB, người phụ trách đợt kiểm soát
và các thành viên liên quan đến đợt kiểm soát. Buổi họp đánh giá được lập thành biên bản và lưu vào hồ sơ kiểm soát.
Bước 6: Theo dõi sau
kiểm soát vềBan đâu, đối tượng được kiểm soát trả lời bằng văn bản những phát hiện kiểm soát và kiến nghị trong báo cáo kiểm
soát.
- KSV dùng một hồ sơ riêng để quản lý và theo dõi các bản phúc đáp. Khi đã có văn bản trả lời, KSV đọc kỹ các văn bản chú ý các điểm sau: các phát hiện đối tượng được kiểm
toán không trả lời được. các phát hiện đối tượng được kiểm
soát trả lời không thích hợp. các phát hiện đối tượng được kiểm soát không hiểu hoặc không đồng ý. các phát hiện đối
tượng được kiểm soát quyết định không sửa chữa. - KSV dùng báo cáo kiểm soát như là bảng kiểm tra, đối
- Kiến nghị những phương pháp khác nhau để sửa đổi những tồn tại.
KSV cung cấp cho đối tượng được kiểm soát một bản sao không chính thức của các bảng phát hiện kiểm soát nhằm giúp đơn vị sửa sai và đưa ra giải trình hay phản hồi sớm hơn.
chiếu từng điểm với văn bản trả lời, từ đó KSV sẽ quyết định những vấn đề nào cần phải bàn luận hoặc làm rõ hơn đối với đối tuợng đuợc kiểm soát và vấn đề nào cần đến đối tuợng đuợc kiểm soát để xem xét trực tiếp.
- KSV thảo luận với đối tuợng đuợc kiểm soát (gặp trực tiếp hoặc qua điện thoại) về bất cứ phần trả lời nào không rõ ràng hoặc không đuợc đề cập tới. Bất cứ phát hiện kiểm soát, kiến nghị nào bị diễn giải sai không đuợc đồng ý đều cần phải làm rõ.
- Thực hiện việc kiểm tra tại đối tuợng đuợc kiểm soát về các hoạt động sửa chữa và các kết quả hay hiện trạng liên quan đến các phát hiện kiểm soát quan trọng. Thời gian thực hiện việc kiểm tra này phụ thuộc vào mức độ nghiêm trọng của các vấn đề và các hoàn cảnh có liên quan. KSV có thể phỏng vấn, quan sát trực tiếp, thử nghiệm, và kiểm tra tài liệu ghi chép các hoạt động sửa đổi. Việc lập hồ sơ kiểm soát ghi chép lại các thủ tục kiểm soát này của KSV cũng có vai trò quan trọng nhu các công việc kiểm soát khác.
- Sau khi thực hiện trao đổi, tìm hiểu, và bất cứ các phuơng pháp kiểm tra nào tại đối tuợng đuợc kiểm soát, KSV đánh giá lại các rủi ro trong hệ thống KSNB dựa trên các điều kiện đã đuợc sửa đổi hoặc trên những giải pháp mà đối tuợng đuợc kiểm soát cho biết là đã và sẽ thực hiện.
- Sau cùng, KSV báo cáo các phát hiện từ công việc kiểm tra nói trên, gửi một báo cáo theo dõi sau kiểm soát cho những nguời đã nhận báo cáo kiểm soát.
trữ tại bộ phận KSNB, thời gian lưu trữ báo cáo KSNB là vô thời hạn và hồ sơ tài liệu kiểm soát là 10 năm.
2.2.3.2. Một số ví dụ thực tế về việc áp dụng quy trình KSNB tại Ngân hàng thương mại cổ phần Công Thương Việt Nam
2.2.3.2.1 Lập kếhoach kiểm soát nội bộ
Căn cứ vào nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của mình, Ban KSNB sẽ trình HĐQT, Tổng Giám đốc kế hoạch KSNB cho năm tới. Cụ thể kế hoạch KSNB bao gồm các nội dung:
Kế hoạch kiểm soát theo đoàn: Ban KSNB lập kế hoạch kiểm soát toàn hệ thống Vietinbank trong năm và trình Ban kiểm soát phê duyệt. Ban KSNB lập kế hoạch thực hiện kiểm tra các bộ phận trong ngân hàng theo quý. Ví dụ: Ban KSNB sẽ kiểm tra Chi nhánh Hồ Chí Minh trong Quý 1/2015, kiểm tra khối nguồn vốn trong Quý 2 năm 2015.
Công tác đột xuất: tùy vào tình hình hoạt động thực tế tại Chi nhánh, tình hình kinh tế vĩ mô, yêu cầu của NHNN, Ban KSNB sẽ tiến hánh thực hiện nhiệm vụ theo yêu cầu của các cấp lãnh đạo như Hội đồng quản trị và Ban Tổng giám đốc.
Căn cứ trên chương trình KSNB năm 2015, Ban KSNB lập đề cương kiểm tra các mặt hoạt động nghiệp vụ tại các chi nhánh. Đề cương này do Trưởng Ban KSNB phê duyệt. Tùy thuộc vào các mặt hoạt động tại từng chi nhánh, nội dung và phạm vi kiểm soát khác nhau. Ví dụ đề cương kiểm soát chi tiết Chi nhánh Hà Nội năm 2015 được minh họa tại Phụ lục 01.
Nội dung kiểm soát chi nhánh Hà Nội tập trung vào tính tuân thủ, kiểm soát nghiệp vụ và một phần của kiểm soát thông tin trên báo cáo tài chính. Phạm vi kiểm soát nghiệp vụ tại chi nhánh Hà Nội chỉ tập trung trong ba lĩnh vực: nghiệp vụ tín dụng, kế toán và giao dịch ngân quỹ.
Như vậy, các cuộc kiểm soát này đều chưa bao gồm đầy đủ các mặt nội dung của một cuộc KSNB mà chủ yếu tập trung kiểm tra tính pháp lý các hoạt động nghiệp vụ chính tại chi nhánh, tính tin cậy của số liệu kế toán và một số nội dung của kiểm soát nghiệp vụ.
2.2.3.2.2 Thực hiện kiểm soát nội bộ
Kiểm soát tuân thủ
53
Tại chi nhánh Hà Nội, Đoàn KSNB thực hiện một số nội dung của kiểm soát tuân thủ bao gồm: đánh giá việc chấp hành quy chế cho vay của NHNN, quy chế cho vay của Vietinbank và các quy định khác về cấp tín dụng của Vietinbank.
Qua quá trình chọn mẫu, kiểm tra cân đối chi tiết và đối chiếu với hồ sơ vay khách hàng, KSV đã phát hiện ra các sai sót liên quan đến tính pháp lý của hồ sơ vay: có 01 truờng hợp nhân viên thẩm định không chấm điểm tín dụng khách hàng vay, 01 truờng hợp tờ trình thẩm định nêu sai nhu cầu vay của khách hàng, có 01 truờng hợp hồ sơ vay trong đó cá nhân dùng tài sản của mình để đảm bảo cho tổ chức vay vốn nhung nhân viên tín dụng không thu thập đủ giấy tờ để xác minh mối quan hệ giữa bên bảo lãnh với bên vay nhu trong tờ trình. KSV đã lập phụ lục chi tiết các lỗi tín dụng, xem chi tiết tại bảng duới đây
Bảng 2.2: Bảng kê hồ sơ tín dụng khách hàng có thiếu sót tại Vietinbank Chi
Lê Trọng
Toàn 19/09/14
19/09/1
5 300,000,000
VND Không luuphiếu chấm điểm tín Phùng Ngọc Dũng Thẩm định Đề nghị chỉnh sửa Trương Quý Hải 19/09/14 19/09/1 5 200,000,000 VND Tờthẩm trìnhđịnh nêu sai nhu cầu vay của khách hàng Phùng Ngọc Dũng Thẩm định Đề nghị chỉnh sửa Hoàng Mai Lan 10/02/14 10/05/1 5 100,000,000 VND Không luu giấy tờ để xác minh mối quan hệ giữa bên bảo lãnh với