2.3. Đánh giá thực trạng quy trình kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng thương
2.3.2. Những hạn chế và nguyên nhân
Những tồn tại và hạn chế
Những hạn chế chủ yếu của hệ thống KSNB thực tế nằm nhiều ở khâu tô chức do tính quyết định của KSNB thực sự chỉ có con người với các nghiệp vụ rất đa dạng, trải rộng nên hiệu quả của hệ thống nằm ở chỗ khả năng quản lý con người để phát huy tối đa năng lực của họ và từ đó vận hành tốt hệ thống. Nhìn chung những tồn tại đó bao gồm:
pháp kiểm soát nội bộ: Quy trình kiểm soát chưa hoàn thiện:
Quy trình KSNB trong Sổ tay Kiểm soát mới hướng dẫn kiểm tra chi tiết nghiệp vụ, chưa đưa ra những bước phân tích và xác định rủi ro kiểm soát nhằm giới hạn và khoanh vùng phạm vi, nội dung kiểm soát trước khi thực hiện, từ đó tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực. Hoạt động kiểm soát chỉ bó hẹp trong kế hoạch kiểm soát hàng năm và nội dung các chương trình đột xuất theo yêu cầu từ các cơ quan chức năng bên ngoài.
Nội dung kiểm soát nội bộ chưa đầy đủ:
Nội dung của KSNB vẫn chưa hoàn thiện, KSNB mới chỉ đi sâu kiểm soát nghiệp vụ, kiểm soát một phần thông tin trên báo cáo tài chính kết hợp với kiểm soát hoạt động, chưa xây dựng được qui trình chuẩn cho kiểm soát CNTT, kiểm soát quản lý và chưa thực hiện hoàn thiện một cuộc kiểm soát báo cáo tài chính. Tại các ngân hàng thương mại lớn trên thế giới, kiểm soát CNTT và kiểm soát hoạt động được coi là xu hướng phát triển của KSNB và là nội dung hoạt động chủ yếu của KSNB. Công tác kiểm soát đột xuất chưa được chú trọng thực hiện. Đây là những hạn chế mà trong thời gian tới, hoạt động KSNB của Vietinbank cần phải được hoàn thiện hơn.
Ví dụ: KIỂM TRA CÁC PHÁT HIỆN/ KẾT LUẬN MỨC ĐỘ RỦI RO ’
Xác định ai là người có thẩm quyền truy cập vào hệ thống được sử dụng để gửi các bức điện điện tử thông qua việc kiểm soát tất cả các thông tin được ủy quyền (lưu ý: có thể yêu cầu sự hỗ trợ của IT để thực hiện việc kiểm tra này).
Kiểm tra:
- Phải có sự phân quyền một cách rõ rang M
giữa người có quyền truy cập để thực hiện lệnh chuyển và người chuẩn bị cho
lệnh đó
- Hồ sơ của người được ủy quyền phải tuân thủ với các hướng dẫn thực hiện Kiểm tra môi trường bảo mật của các thiết bị truyền tin, có được đặt tại nơi riêng biệt với các bộ phận khác không và có giới hạn quyền sử dụng đối với các nhân viên sử
dụng thiết bị hàng ngày không M
Trường hợp này được kiểm tra thông qua việc quan sát.
Sử dụng phương pháp kiểm tra quay ngược để kiểm soát các hoạt động của tuần trước và:
- Chú ý kiểm tra tất cả các khoản mục bất thường nào và theo dõi nhằm đảm bảo tính trung thực và hợp lý của các khoản mục là đã được thông qua, phê duyệt hay bị khởi kiện.
- Kiểm tra các hồ sơ kiểm soát mà đã được đánh dấu tại thời điểm bắt đầu, kết thúc và tại bất kỳ giai đoạn nào.________________
Note:
- H: Rủi ro cao; - M: Trung bình; - L: Thấp.
Trích Phụ lục 2“ Sổ tay Kiểm soát nội bộ” Vietinbank.. Môi trường pháp lý chưa hoàn thiện:_____
Hệ thống pháp luật trong nước, thể chế thị trường chưa
đầy đủ, chưa
đồng bộ và nhất quán còn nhiều bất cập so với yêu cầu hội
nhập quốc tế về
ngân hàng.
và chưa có bộ phận kiểm soát chuyên ngành
CNTT, chỉ có một số kiểm soát viên trong hội sở mới có khả năng thực hiện, kiểm soát viên ở các khu vực khác chưa được đào tạo về lĩnh vực này. Công tác kiểm soát mới thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết, chưa áp dụng được thủ tục phân tích.
Tốn kém chi phí, nguồn nhân lực
Trên thực tế chi phí cho một cuộc kiểm soát hoạt động nghiệp vụ được thống kê như bảng dưới:
(Nguồn: Kiểm soát Chi nhánh Hải Phòng 2016)
Bảng 2.6 Chi phí kiểm soát Chi nhánh Hải Phòng 2016
Số KTV Chuẩn bịdữ liệu, số liệu Đánh giá, phân tích rủi ro Lập
kế hoạch Thực hiệnkiểm soát
Phát hành báo cáo Thời gian (Hga v) Chi phí (triệ u đồng Thời gian (ngà y) Chi phí (triệ u đồng Thời gian (ngà y) Chi phí (triệ u đồng Thời gian (ngày) Chi phí (VN D Thời gian (ngà y) Chi phí (VND) 6 3 7, 2 3 7,2 1 0,9 1Γ~ 61,4 2 1-8
CHI PHÍ THÀNH TIỀN (VND) ĐƠN VỊ TÍNH
Chi phí người quản lý 900.000 ________Ngày________ 2
Chi phí lương nhân viên 300.000 ________Ngày_________
Chi phí Khách sạn 800.000 ________Ngày_________
Chi phí đi lại 200.000 Chuyến
Công tác phí 300.000 ________Ngày________ 2
(chưa tính đến chi phí phát sinh khi thực hiện báo cáo theo các yêu cầu khác nhau của HĐQT). Công việc thu thập bằng chứng và phân loại rủi ro rất mất thời gian, việc chọn mẫu mang tính chất trọng yếu thiếu sự khách quan và độc lập.
Với quy trình kiểm soát nội bộ hiện nay dựa vào kế hoạch hàng năm và các vụ việc đột suất, theo báo cáo kết quả kiểm soát nội bộ năm 2017 Ban KSNB tiến hành đuợc 34 cuộc kiểm soát lớn nhỏ, đột xuất và theo kế hoạch. Trong đó, chủ yếu tập trung vào tín dụng, kho quỹ và hoạt động của các Chi nhánh (28 cuộc). Các cuộc kiểm soát đuợc đánh giá chấm điểm dựa theo các tiêu chí đã có ở trên với mức chi phí theo ngân sách hàng năm (tính cả chi phí quản lý) là 2.212.800.000 VND (trích số liệu ngân sách phân bổ cho ban Kiểm soát nội bộ năm 2017 - báo cáo Kế toán cuối năm). Do vậy, rõ ràng đang không hiệu quả và gây tốn kém khá nhiều chi phí lại không tổng thể các hoạt động của Ngân hàng, chua làm tròn đuợc trách nhiệm và nghĩa vụ của Ban KSNB.
Nguyên nhân của những tồn tại trên
Những tồn tại trên xuất phát từ nhiều nguyên nhân nhung tập trung vào các vấn đề chính sau: Do Vietinbank tập trung vào mục tiêu tăng truởng lớn hơn mục tiêu kiểm soát rủi ro; các mặt hoạt động còn đang trong giai đoạn hoàn thiện quy trình nên nội dung kiểm soát chua đầy đủ, vì nội dung kiểm soát phải gắn chặt với quy trình hoạt động nghiệp vụ; Do sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế, các doanh nghiệp khách hàng rất đa dạng và do đó Vietinbank cũng luôn phải cập nhật thay đổi để bắt kịp với yêu cầu của xã hội; Do chua thực sự áp dụng các biện pháp cải tiến liên tục để đáp ứng kịp thời yêu cầu ngày càng cao và phức tập của hoạt động kiểm soát dẫn đến còn bị động khi thực hiện tác nghiệp, gây lãng phí nguồn lực và chất luợng kiểm soát chua đuợc đánh giá cao; Do không có tiêu chuẩn đánh giá cụ thể chất luợng kiểm soát và cơ chế, quy trình kế thừa kết quả thực hiện kiểm soát, kinh nghiệm làm việc và tài liệu đào tạo, tự đào tạo cho đội ngũ KTV.
Ket luận chương 2
Trong chương này, tác giả đã nêu khái quát về quá trình hình thành và phát, triển cũng như đặc điểm hoạt động kinh doanh và những thành tựu của Vietinbank. Tiếp đó, tác giả dành phần lớn dung lượng vào việc mô tả thực trạng quy trình KSNB (quy trình kiểm soát sau) gắn với 5 thành phần cụ thể với nhiều nội dung chi tiết của 5 thành phần với minh chứng điển hình tại Vietinbank. Trên cơ sở phân tích thực trạng thực hiện quy trình KSNB (quy trình kiểm soát sau) tại Vietinbank tác giả đưa ra đánh giá về kết quả đạt được, những hạn chế và nguyên nhân trong thực hiện quy trình KSNB (quy trình kiểm soát sau) tại Vietinbank. Tuy nhiên vì hạn chế thời gian và nguồn lực, trong bài luận văn này tác giả chỉ đi sâu về quy trình kiểm soát sau trong số những quy trình kiểm soát nội bộ tại Vietinbank
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN CÔNG
THƯƠNG VIỆT NAM