II. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUI TRÌNH NHẬP KHẨU XE MÁY TẠI CÔNG TY QHQT-ĐTSX:
1. Các giải pháp đối với công ty QHQT-ĐTSX:
1.1: Một số giải pháp về nghiên cứu thịtrờng và lập PAKD:
Để nắm bắt đợc các yếu tố của thị trờng, hiểu biết các qui luật vận động của thị trờng để từ đó công ty có biện pháp xử lý kịp thời thì nhất thiết phải tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trờng. Khâu nghiên cứu thị trờng có thực hiện tốt thì doanh nghiệp mới xác định đợc chính xác mặt hàng,bạn hàng,xây dựng phơng án kinh doanh của mình một cách khoa học,đảm bảo hiệu quảtrong kinh doanh.
Hiện nay tại công ty cha có bộ phận chuyên trách về nghiên cứu thịtrờng ,nên thành lập một bộ phận chuyên trách để nghiên cứu, thành lập phòng Marketing riêng đi sâu vào nghiên cứ thị trờng, thu thập thông tin đối với nhu cầu tiêu dùng xe máy của ngời dân trong nớc, dự đoán những xu hớng biến động của thị trờng để công ty xác định phơng hớng kinh doanh cho công ty trong tơng lai.
*Phơng pháp thu thập thông tin:
Ngày nay công nghệ thông tin vô cùng phát triển ,nên việc thu thập thông tin qua mạng Internet rất đợc chú ý, nên công ty có thể tìm kiếm thông tin qua mạng, lắp đặt các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công việc tìm kiếm thông tin, nối mạng Internet để cập nhật thông tin.
Hàng năm, công ty cử ngời đi tìm hiểu trực tiếp thị trờng bên Trung Quốc, để có thể tìm kiếm đợc nguồn hàng tốt hơn hoặc tìm hiểu thực tế công việc kinh doanh phíađối tác. *Xác định thịtrờng nhập khẩu trọngđiểm và thịtrờng hàng hoá tiêu dùng trọng điểm :
Bao gồm xác định thị trờng nhập khẩu trọng điểm và thị trờng hàng hoá tiêu thụ trọng điểm.Thị trờng nhập khẩu của công ty vẫn là phía đối tác Trung Quốc. Bởi vì, nó còn tuỳ thuộc vào xxu hớng của ngời tiêu dùng trong nớc. Phơng tiện đi lại ở nớc ta hiện nay cơ đọng và thuận tiện nhất vẫn là xe máy, và xu hớng là xe với giá rẻ.
Về thị trờng tiêu thụ trọng điểm của công ty vẫn là thị trờng miền bắc và thị trờng thành phố Hồ Chí Minh, với u thế về thơng hiệu trên thị trờng, công ty nên phát triển hơn nữa thị trờng tiêu thụ sản phẩm của mình, đa sản phẩm về các tỉnh thành khác không trực thuộc trung ơng và đặc biệt là hờng tới nhu cầu của ngời dân lao động nông thôn. Đối với nhà nông bây giờ phơng tiện xe máy đi lạiđó không phải là một cái gìđóquá xa vời, nhng đối với thị trờng tiêu thụ này thì công ty phải đặc biệt chú ý về chất lợng xe của mình và giá cả của xe. Chính vì thế giả pháp cho vấn đề này là công ty nhập khẩu linh kiện xe về lắp ráp và mở xởng sản xuất những linh kiện và phụ tùng mình có thể, nhng vẫn đảm bảo chất lợngđể giảm bớt đợc giá thành, thì thị trờng tiêu thụsản phẩm sẽrộng hơn.
*Lựa chọnđối tác :
Công ty cần thận trọng trong việc lựa chọn đối tác kinh doanh trên cơsở đãtìm hiểu đối tác về:
- Tình hình sản xuất kinh doanh xe máy của bạn.
- Uy tín, tiềm năng và kinh nghiệm của họ trong kinh doanh.
- Tiêu thức giá cả,quy cách chất lợng của xe và tínhđến yếu tố tiêu thụ loại xeđó khi nhập về.
Trung Quốc làđối tác quen thuộc và là thịtrờngđầy tiềm năng, tuy vậy công ty vẫn phải nắm rõ và theo sát tình hình sản xuất kinh doanh của đối tác để đảm bảo chất lợng hàng nhập. Vì thếcông ty phải thờng xuyên cử ngờiđi tìm hiểu vềthịtrờng Trung Quốc. * Về lập phơng án kinh doanh: Để có thể xác định nhu cầu tiêu dùng một cách cụthể công ty tiến hành kiểm tra hàng tồn kho tại các cửa hàng, các đại lý tiêu thụ sản phẩm của công ty trên toàn quốc. Công việc này nên làm hai lần trong năm để có thể xác định đợc một cách cụ thể về nhu cầu của ngời tiêu dùng thông qua số lợng hàng tồn về kiểu xe, chất lợng xe, mầu sắc ...Đồng thời có thể thông qua đợt khảo sát tìm hiểu nguyên nhân và xác định cho mình hớng đi tiếp theo, lập phơng án kinh doanh sát thực hơn.
1.2: Một số giải pháp trong việcđàm phán ký kết hợp đồng:
Đàm phán có một vai trò quan trọng đối với việc ký kết hợp đồng,vì vậy rất coi trọng vấn đề đàm phán.Vấn đề đàm phán tại công ty lại theo hai bớc: đàm phán sơ bộ và đàm phán cụ thể,nên sự thành công của hợp đồng là thành công ở bớc đàm phán sơ bộ. Pháiđoàn đàm phán sơ bộ tại Trung Quốc do chính GĐcông ty điđàm phán.
Việc chuẩn bị đàm phán phải thực hiện cho tốt cả về nhân sự thời gian và mục tiêu cần đạt đợc. Xác định mục tiêu cụ thể cần đạt đợc, lờng trớc những tình huống có thể xẩy ra để đa ra nhữngđối sách phù hợp khi tiến hànhđàm phán kí kết hợp đồng nh:
- Tạo ra tính cạnh tranh: nêu lên quan điểm cạnh tranh,cần cho đối phơng không chỉ là ngời duy nhất mà công ty có thể hợp tác.Nếu trong đàm phán không tạo đợc tính cạnh tranh thì sẽ dẫn tới tình trạng làm chođối phơng thiếu nhiệt tình với việc làm ăn cuả chúng ta.
- Từng bớc tiến tới thoả thuận: Trong nhiều trờng hợp không thể đạt ngay đợc mục đích đàm phán,chúng ta cần bình tĩnh,chính chắn,phải nắm đợc tâm lý của đối tợng,chia nhỏ mục tiêu của mình và từ đó từng bớc thực hiện các mục tiêu đã chia nhỏ đến khi đạt đợc mục tiêu toàn bộ.
- Nêu ra mục tiêu cao:nêu mục tiêu cao hơn dự tính để thoả hiệp dẫn đi đến mục đích. Việc đặt ra mục tiêu cao sẽ có lợi hơn vì nh vậy sẽgây chođối phơng bối rối và bất ngờ.
Và nhất là khi đạt đợc thoả thuận thì phải xem xét lại các điều khoản mà chúng ta thoả thuận đựơc trớc khi ký kết hợp đồng, và hợp đồng ký kết là một văn bản ghi nhớ các điều kiện đãthoảthuận.
Hợp đồng nhập khẩu phải đợc trình bày rõ ràng,sáng sủa,trình bày nêu lên nội dung đã đợc thoả thuận.
Về nhân sự trongđàm phán:
Đối với nghiệp vụ đàm phán ký kết hợp đồng,trình độ chuyên môn và bản lĩnh của các nhà đàm phán sẽ quyết định đáng kể tới khả năng thành bại.Ngời đàm phán không chỉ có trình độ chuyên môn về TMQT mà còn phải có sự hiểu biết sâu sắc về hàng hoá, văn hoá, tính cách và ngôn ngữ của bạn hàng. Ngoài ra họ còn phải có bản lĩnh và sự tự tin để vợt qua những phút căng thẳng trong quá trìnhđàm phán.
Vì vậy, công ty cần nâng cao trình độ nghiệp vụ hơn nữa, tìm hiểu cả về văn hoá, phong cách và ngôn ngữcủa đối tác chođội ngũ đàm phán.
Nh phần thực trạngđã phân tích, mặc dù đàm phán dới hai hình thức sơbộvà cụ thể này thì mục tiêu đợc xác định rõ ràng hơn, sẽ rút nhắn đợc thời gian và chi phí cho đàm phán nhng mộtđiều không thuận lợi là sự biến động của tình hình tiêu thụ trong nớc thì sẽ ảnh hởng đến số lợng cần nhập khẩu, nh vậy công ty sẽ không linh hoạt trong nhập khẩu, nên chăng công ty tiến hànhđàm phán theo từng hợpđồng.
1.3 Một số giải pháp trong tổ chức thực hiện hợpđồng nhập khẩu:
Thanh toán tiền hàng nhập khẩu:
Hiện nay, việc thanh toán tiền hàng nhập khẩu trên thế giới hầu hết là bằng L/C. Toàn bộ việc thanh toán tiền hàng nhập khẩu do phòng kế toán – tài chính đảm nhận sau khi đã nghiên cứu kế hoạch nhập khẩu hàng của phòng kinh doanh. Phòng kế toán phụ trách việc kỹ quỹ mở L/C và sau đó có trách nhiệm huy động vốn từ các nguồn để thanh toán với ngân hàng. Với t cách lầ nhà nhập khẩu điều quan trọng nhất là công ty phải kiểm tra bộ chứng từ để đa ra quyếtđịnh trả tiền hay không cho ngân hàng mở th tín dụng và kiểm tra sự phù hợp giữa hàng hoáthực tế nhận đợc với bộ chứng từ thanh toán. Khi các bớc trên đã hoàn tát kế toán tiến hành quyết toán với công ty về các khoản nh chi phí mở L/C, lãi suất tiền vay...
Để tránh những thiệt hại có thể xảy ra công ty phải xem xét thật kỹ lỡng các điều khoản trong hợp đồng thơng mạiđãký kết giữa hai bên,để lập bộ chứng từ cho phù hợp.
Nâng cao hơn nữa trình độ nghiệp vụ cho các nhân viên trong công ty để tiến hành mở L/C đối với ngân hàng.
Đối với công ty QHQT-ĐTSX, đối tác Trung Quốc là một bạn hàng quen thuộc của công ty. Vì phơng thức thanh toán bằng L/C gây tốn kém cho công ty vì công ty phải trả phí 0,1% giá trị hợp đồng cho ngân hàng để thanh toán cho nhà nhập khẩu. Công ty và phía đối tác Trung Quốc có quan hệ tốt với nhau, lâu năm nên có thể thanh toán tiền hàng bằng phơng thức chuyển tiền cho từng lô hàng xuất khẩu.
Việc tính giá bán ra sẽ bằng giá gốc nhập khẩu + chi phí vận chuyển + các chi phí liên quan khác. Nên việc giảm đợc chi phí vận chuyển rất có lợi cho việc bán ra, doanh số bán ra sẽ tăng theo lợi nhuận.
Việc chuyên chở hàng về công ty theo hai đờng đó làđờng bộ và đờng sắt. Công ty nên chủ động trong việc vận chuyển hàng về công ty, chủ động thuê phơng tiện vận tải chuyên chở. Nghiên cứu thị trờng chuyên chở sao cho có lợi nhất, chi phí thấp nhất mà vẫn đảm bảo hàng hoá chuyên chở.
Mua bảo hiểm:
Theo điều kiện DAF, thì công ty phải chịu mọi rủi ro khi hàng hoá đã về tới biên giới. Vì vậy để đảm bảo tránh rủi ro có thể công ty mua bảo hiểm cho hàng hoá tại công ty bảo hiểm tại Việt nam đểtránh rủi ro.
Giao nhận và kiểm tra hàng hoá:
Khi công ty nhận đợc thông báo hàng đến thì phải sắp xếp các công viêc cho việc chuẩn bịnhận hàng:
ã Cán bộ làm thủ tục hải quan cần phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ trình hải quan để tránh mất thời gian đi lại nhiều lần, làm chậm tiến độ giao hàng.
ã Trong quá trình tiếp nhận công ty phải thờng xuyên giám sát hàng hoá cả về mặt số lợng và chất lợng.
ã Khi nhận chứng từ nhận hàng từ Trung Quốc gửi về cần đối chiếu với chứng từ mua hàng và phải phù hợp với chứng từ hai bên đã thoả thuận.
ã Khi dỡ hàng,cán bộ tiếp nhận phải thờng xuyên theo dõi chặt chẽ,để tránh mất mát h hỏng hàng hoá.
Trong quá trình giao nhận phải thờng xuyên theo dõi chặt chẽ, kịp thời phát hiện sai sót để có biện pháp xử lý thích hợp. Nếu hàng không đúng chủng loại thì từ chối nhận hoặc có các phơng án giải quyết khác.
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại:
Hoạtđộng TMQT là một hoạtđộng phức tạp, bởi nó chịu ảnh hởng của nhiều yếu tố, sự khác biệt nhau về ngôn ngữ, môi trờng văn hoá xã hội, tình hình kinh tế chính trị, xã hội. Nên chúng ta phải luôn coi trọng chữ tín, đôi khi ngời ta lợi dụng những kẽ hở trong pháp luật, trong hợp đồngđểkinh doanh.
Nên kinh doanh nhập khẩu an toàn, không để đối phơng lợi dung những kẽ hở trong việc kí kết hợp đồng để đâ công ty vào thế bất lợi , muốn vậy trớc khi kí kết hợp đồng công ty nên tham khoả ý kiến của các công ty t vấn pháp luật và các công ty dịch thuật đểhoàn chỉnh hợp đồng.Hợp đồng nhập khẩu xe máy tại công ty đợc sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh ,tiếng Trung.Ta có thể lấy một số ví dụ về việc sử dụng và hiểu ngôn ngữ trong hợp đồng:
Từ “ execution” ngoài nghĩa là sự hình thành từ này dùng trong thơng mại có nghĩa khác hẳn. Một số ngời khẳng định rằng execution of contract có nghĩa là thực hiện hợp đồng, một sốngời thì cho rằng có ý nghĩa là ký kết hơp đồng.
Hay một số thuật ngữ: To, untill, from: hiểu là kể từ ngày đó, còn after hiểu là không kể cả ngàyđó. First half, second half: tơngứng là kểcảngày thứ 1 đến ngày thứ15, và kể cả ngày thứ 16 đến hết ngày cuối cùng của tháng đó. Begining, midle, end của một tháng phải đợc hiểu tơng ứng là kể cả ngày thứ 1 đến ngày thứ 10, kể cả ngày thứ 11 đến ngày thứ20, kể cảngày thứ 21đến ngày cuối cùng của tháng...
Vấn đề dịch thuật cũng rất quan trọng, phải cẩn thận ngay từ đầu thì đối tác sẽ không tìmđợc những sơhởcủa mìnhđểgian lận thơng mại.
Về khiếu nại, thì thoả thuận giữa hai bên là bằng thơng lợng, những trờng hợp đa ra khiếu nại thì phải đa rađợc những căn cứ xác thực về việc vi phạm của đối tác để đồi bồi tờng và qui trách nhiệm.
1.4: Một số giải pháp khác nhằm hoàn thiện qui trình nhập khẩu xe máy tại công tyQHQT-ĐTSX: QHQT-ĐTSX:
- Tăng cờng công tác đào tạo, nâng cao trình độ ngoại thơng đối với nhân viên trong công ty.
Trong tất cả các lĩnh vực của cuộc sống việc phát huy nhân tố con ngời là rất quan trọng. Trong lĩnh vực kinh doanh, thì nhân tố con ngời cũng rất quan trọng, vì vậy việc nâng cao trìnhđộ cho nhân viên là một việc làm cần thiết, cả về nghiệp vụ, trình độvi tính và các tố chất khác. Xây dựng kế hoạch đào tạo trong cả ngắn hạn và dài hạn, kiến thức chủ yếu tập trung vào hoạt động xuất nhập khẩu của công ty, phải luôn cập nhật để phù hợp với các chủ trơng, chính sách mới của Đảng và nhà nớc. Công việc đào tạo nhân viên là một việc làm tốn kém nhng là vấn đểrất cần thiết cho cả hiện tại và tơng lai, không chỉ cho công ty mà cho cả đất nớc.
- Nâng cao hiệu quả sửdụng vốn:
Vốn kinh doanh là một vấn đề hết sức quan trọng đối với các công ty,nó ảnh hởng đến qui mô của doanh nghiệp,nhiều khi chỉvì vốn ít,không quay vòngđợc mà bỏ lỡ cơhội kinh doanh .Do đó vấn đề huy động vốn và sử dụng vốn có hiệu quả là một vấn đề rất đáng quan tâm.Nguồn vốn của công ty QHQT-ĐTSX gồm có:
ã Vốn điều lệ ã Vốn luđộng
ã Tự bổ sung từ lợi nhuận ã Nguồn vốn vay ngân hàng.
Bên cạnh viêc vay vốn, thì công ty đẩy nhanh qui trình thực hiện nhập khẩu, đẩy mạnh mạng lới bán ra thì sẽgiảm thời gianứ đọng vốn.
- Tăng cờng sự giám sát và quản lý của công ty về việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu xe máy.
* Nhận hàng và kiểm tra hàng hoá:việc tiếp nhận hàng hoá là một bớc quan trọng trong
khâu nhập khẩu, nên công ty cần chú ý khi nhận đựợc bộ chứng từ thì cần kiểm tra chi tiết vàđối chiếu với chứng từ mua hàng, nếu thiếu xót thì bổ sung.
* Thanh toán: khi làm thủ tục thanh toán công ty cần phải giám sát chặt chẽ và kiểm tra tỷ mỷ bộ chứng từ nhận hàng và nếu bộ chứng từ không hợp lệ thì sẽ từ chối trả tiền đến khi nào bên bán bổ sung. Bởi vì nếu chứng từ không hợp lệ mà công ty vẫn thanh toán thì sẽ không nhận đợc hàng,đồng thời bịbên bán chiếm dụng vốn.
Bên cạnh đó, công ty cần sắp xếp sử dụng vốn, nguồn nhân lực theo đúng trình độ chuyên môn. Có chế độ thởng phạt đi kèm với lợi ích thiết thực của con ngời từ đó thúc đẩy nhân viên trong công tyđóng góp sức mình vì lợi ích của công ty.