II. THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU XE MÁY TẠI CÔNG TY QHQT-ĐTSX:
4. Qui trình tổ chức thực hiện hợp đồng:
Sau khi ký kết đợc hợp đồng nhập khẩu xe máy với phía đối tác, công ty bắt đầu triển khai quá trình nhập khẩu. Việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhạp khẩu đợc tiến hành nh sau:
Việc xin giấy phép nhập khẩu:
Theo thông t:”Hớng dẫn thực hiện quyết định của Thủ tớng Chính phủ số 242/ 1999/QT-TTG ngày 30/12/1999về điều hành xuất nhập khẩu hàng hoá” đãgiảm khá nhiều lợng nhập khẩu. Mặt hàng xe máy là một trong những mặt hàng đợc Nhà nớc quản lý chặt chẽ để đánh thuế.
Theo nghị định 89/CP ngày 15/12/1995 kể từ ngày 1/2/1996 trở đi, chỉcòn 9 trờng hợp cần phải xin giấy phép xuất nhập khẩu: hàng xuất nhập khẩu mà nhà nớc quản lý bằng hạn ngạch, hàng tiêu dùng nhập khẩu theo kế hoạch đợc Thủ tớng chính phủ duyệt, máy móc thiết bị nhập khẩu bằng vốn ngân sách, hàng của doanh nghiệp đợc thành lập theo luật đầu t nớc ngoài tại Việt Nam, hàng phục vụ thăm dò khai thác dầu khí, hàng dự hội trợ triển lãm, hàng gia công, hàng tạm nhập tái xuất, hàng nhập khẩu thuộc diện cần điều hànhđể đảm bảo cânđối nhu cầu trong nớc.
Công việc xin giấy phép nhập khẩu tại công ty QHQT-ĐTSX là theo kế hoạch sản lợng cả năm, chứ không phải theo từng hợp đồng. Công việc này do phòng kinh doanh thực hiện. Giấy phép nhập khẩu do Bộcông nghiệp cấp.
Sau khi ký kết hợp đồng sơ bộ với phía đối tác Trung Quốc, công ty tiến hành làm thủ tục xin giấy phép kinh doanh trình lên bộ. Hồ sơ xin giấy phép kinh doanh gồm có:
ã Hợp đồng nhập khẩu giữa công ty và phíađối tác trung Quốc. ã Phiếu hạn ngạch nhập khẩu.
ã L/C
ã Các giấy tờkhác có liên quan: + Hoáđơn thơng mại
+ Chứng nhận xuất xứ
Làm thủ tục hải quan:
Thông thờng hàng nhập khẩu của công ty về theo đờng bộ là tại cửa khẩu Hữu Nghị - Lạng Sơn và theo đờng sắt là ga Yên Viên - Hà Nội. Khi làm thủ tục hải quan thông thờng phải xuất trình cho hải quan nhứng giấy tờsau:
- Tờkhai hàng nhập khẩu - Hợpđồng nhập khẩu - Bảng kê chi tiết hàng hoá - Danh mục số khung, số máy - Hoáđơn thơng mại
- Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh của công ty - Giấy giới thiệu của công ty
- Giấy xác nhận của Bộ công nghiệp - Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá
Bên công ty phải có nghiă vụ hoàn thành thủ tục hải quan để hàng hoáđợc thông quan, còn về phía hải quan sau khi kiểm tra giấy tờ và hàng hoá sẽ có quyết định cho hàng qua biên giới, giao lại cho nhân viên của công ty:
ã Tờkhai hải quan
ã Thông báo cho công ty về các khoản thuế phải nộp, và biên lai nộp lệphí.
Giao nhận và kiểm tra hàng hóa nhập khẩu:
Trớc khi giao nhận hàng hoá thì công ty phải hoàn tất các thủtục đểcó thể tiến hành giao nhận hàng. Công ty sẽ đợc thông báo gửi hàng từ phía đối tác Trung Quốc trớc 20 ngày, trớc khi nhận hàng tại cửa khẩu. Thông báo này bao gồm: thông báo về số L/C, số hợp đồng, tên hàng, khối lợng, số xe, bao bì ký mă hiệu. Việc tiến hành giao nhận và kiểm tra hàng hoá công ty cử ngời trực tiếp liểm tra tại cửa khẩu, hai bên công ty đều đồng ý giao cho cơ quan kiểm tra hàng hoá là Vinacontrol thực hiện. Nội dung kiểm tra, thì kiểm trađầy đủvề:
ã Số lợng hàng: số lợng hàng thiếu, hàng thừa.
ã Kiểm tra về chất lợng: có đúng với loại hàng đã kí trong hợp đồng hay không.
ã Kiểm tra bao bì, kí mã hiệu: đối với hàng hoá của công ty QHQT-ĐTSX là nhập khẩu xe máy nên bao bì đóng gói là sử dụng thùng cacton, nên cũng rất thuận tiện cho việc kiểm tra về sốlợng hàng hoá.
Nếu thấy lô hàng có những mất mát, thiệt hại và chất lợng hàng không đạt thì yêu cầu cơ quan giám định hàng hoá giám định lại, sau khi nhận hàng xong các bên sẽ ký vào bản tổng kết giao nhận hàng hoá.
Sau khi nhận thông báo của phía đối tác về việc hàng đã đến cửa khẩu, công ty trực tiếp cử ngời đi nhận hàng về. Doanh nghiệp thuê ô tô chở hàng về nhập kho của mình . Hàng về của công ty là tại cửa khẩu Hữu Nghị - Lạng Sơn và tại ga Yên Viên – Hà Nội nên công ty thuê ô tô chở về nhập kho của công ty. Trong nghĩa vụ thuê chở hàng hoá bằng ô tô là một chứng từ không chuyển nhợng đợc- giấy gửi hàng. Giấy gửi hàng này thờng đợc lập thành ba bản. Nội dung bao gồm:
- Ngày và nơi lập giấy
- Ngày và nơi nhận hàng chở
- Mô tả tính chất của hàng hoá, phơng pháp đóng gói, tình trạng bao bì
- Số lợng kiện, kí mã hiệu, trọng lợng hàng - Những qui định và thoả thuận khác
Bảo hiểm cho hàng hoá:
Theo điều kiện DAF, ngời mua phải chịu mọi rủi ro và tổn thất về hàng hoá từ khi hàng hoá đặt dới quyền định đoạt của mình tại địa điểm giao hàng tại biên giới. Nên vấn đề bảo hiểm cho hàng hoá trên đờng vận chuyển về là do công ty chịu trách nhiệm. Công ty phải xác định đợc nhu cầu cần bảo hiểm của mình. Thờng công ty mua bảo hiểm ở mức thấp nhất cho hàng hoấ có h hỏng hoặc mất mát trên đờng vận chuyển về nhập kho tại công ty.
Thanh toán tiền hàng :
Có rất nhiều phơng thức thanh toán tiền hàng, nhng phơng pháp tín dụng chứng từ (L/C) là thờng sử dung hơn cả, và phơng thức thanh toán của công ty QHQT-ĐTSX với đối tác là th tín dung không huỷ ngang (irevocable letter of credit ). Dùng đông USD thanh toán. Sau khi soạn hợp đồng thì từ phòng kinh doanh sẽ chuyển cho phòng kế toán để làm các thủtục mởL/C thanh toán cho đối tác.
Đối với công ty QHQT-ĐTSX với t cách là nhà nhập khẩu sẽ mở L/C đểthanh toán, số tài khoản của công ty là 4321- 0137 - 001158 tai ngân hàng Công thơng Việt Nam. Còn đối tác Trung Quốc ở đây là công ty Choqing thì số tài khoản là: 01809002352 tại ngân hàng Bank of China.
Khi công ty mở L/C thì bộ chứng từ cần thiết trình lên choi ngân hàngđể ngân hàng phục vụ cho nhà nhập khẩu gồm:
ã Hoáđơn thơng mại ã Chứng nhận xuất xứ ã Danh mục đóng gói ã Chứng từvận tải
Khi tiến hành mở L/C thì công ty phải viết đơn xin mở L/C trình lên ngân hàng phục vụ mình, thực hiện việc ký quĩ theo mức xác định của ngân hàng đối với từng lô hàng nhập khẩu với số lợng lớn hay nhỏ( có những lô hàng phải kí quĩ 100%, hay có
những lô hàng chỉphải kí quĩ5%-10% giá trịcủa hợpđồng). Và phải bâo gồm cả giấy yêu cầu thu tiền đểtrả thủ tục phí, thủtục phí này phải trả theo yêu cầu của ngân hàng(thờng là 0,1% giá trịcủa hợp đồng).
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại:
Khi nhận đợc hàng công ty phải kiểm tra hàng, nếu hàng hoá không đúng về số lợng, chất lợng và chủng loại phù hợp nh trong hợp đồng thoả thuận đã kí giữa hai bên, công ty có quyền khiếu nại bên ngời bán.
Về điều khoản này, trong hợp đồng giữa hai bên công ty cũngđa ra trờng hợp miễn trách đó là việc bất khả kháng nh: lũ lụt, chiến tranh,... Trong việc giao nhận hàng hoá, chậm chễ h hỏng, hay không đúng thời gian.. tất cả những tranh chấp phát sinh giữa hợp đồng nhập khẩu, công ty thống nhất chủ trơng giải quyết bằng thơng lợng trực tiếp giữa hai bên. Điều này giúp cho công ty không phải tốn nhiều thời gian tiền bạc, đồng thời không tạo ra những căng thẳng trong quan hệ giữa hai bên. Nếu hai bên không giải quyết đợc bằng thoả thuận, thơng lợng giữa hai bên thì lấy trọng tài quốc tế cùng với Bộ công nghiệp - Thơng mại Việt Nam đểphân xử.
Công việc hoàn thiện các thủ tục để tổ chức thực hiện hợp đồng về phía công ty QHQT-ĐTSX đợc hoàn thiện một cách nhanh chóng để thực hiện nghĩa vụ đối với hợp đồng. Đội ngũ lãnh đạo và nhân viên là những ngời có trách nhiệm và chuyên môn . Mỗi công việc đều đợc giao cho một ngời cụ thể , nên có trách nhiêm hoàn thành công việc mình đợc giao. Điều này giúp cho việc thực hiện hợp đồng đợc nhanh chóng và chuyên môn, giúp ngắnđợc thời gian và đảm bảo đợc thực hiện một cách hiệu quả.
CHƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU XE MÁYCỦA CÔNG TY CỦA CÔNG TY