Giới thiệu về quản lý dự án

CHƯƠNG 4 : ỨNG DỤNG MS PROJECT TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN

4.1 Giới thiệu về quản lý dự án

4.1.1 Các khái niệm

Theo Lyn Squire: “Dự án là tổng thể các giải pháp nhằm sử dụng các nguồn tài nguyên hữu hạn vốn có nhằm đem lại lợi ích thực cho xã hội càng nhiều càng tốt”. Dự án là một chuỗi các hoạt động liên kết được tạo ra nhằm đạt được kết quả nhất định trong phạm vi ngân sách và thời gian xác định.

Theo PMI: “Một dự án là một nỗ lực tạm thời với một bắt đầu và một kết thúc, tạo ra sản phẩm, dịch vụ hay kết quả duy nhất”

Dự án là tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực (con người, thiết bị, tài chính) có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến (PMBOK, 2017).

Ví dụ một số dự án: • Viết một bài báo

• Lắp đặt hệ thống mạng LAN • Mở một nhà hàng….

Đặc điểm của dự án:

• Có mục đích riêng hoặc duy nhất • Có tính nhất thời

• Yêu cầu nguồn lực từ nhiều lĩnh vực

• Thường có một nhà tài trợ hoặc 1 khách hàng chính • Liên quan đến rủi ro…

Quản lý dự ánlà việc “áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án để đáp ứng yêu cầu dự án” (PMBOK, 2017).

Lịch biểu là lịch trình cụ thể, là công cụ để thực hiện các kế hoạch công việc, lịch biểu mô tả thứ tự thực hiện công việc, cho biết ngày bắt đầu, ngày kết thúc, xác định những công việc phải đúng tiến độ và nguồn lực được phân bổ.

Nguồn lực dự án là các thành phần tác động trực tiếp vào dự án, bao gồm: con người, chi phí, nguyên vật liệu.

Trang 104

Hình 129: Lịch biểu và nguồn lực Quản lý tiến độ dự án theo phương pháp đường găng (CPM)

CPM (Critical Path Method): công cụ phân tích tiến độ quan trọng trong quản lý dự án. Biểu diễn chuỗi công việc theo sơ đồ mạng (Network diagram).

Đường găng (Critical Path): Chuỗi công việc có tổng thời gian thực hiện dài nhất. Việc thực hiện chậm trễ một công việc trên đường găng sẽ kéo dài thời gian thực hiện chung của dự án.

Ví dụ: Dự án triển khai sản phẩm mới:

Cho bảng công việc của một dự án (theo tuần):

Bảng 5: Các công việc và thời gian thực hiện của dự án

CV Nội dung CV trước Thời gian

A B C D E F G H I J Thiết kế sản phẩm Khảo sát thị trường

Thiết kế công nghệ sản xuất Thiết kế mẫu mã sản phẩm Làm sách chào hàng

Chiết tính giá thành

Kiểm tra chất lượng sản phẩm Chuẩn bị các điểm tiêu thụ Tường trình giá cả và nhu cầu Viết báo cáo dự án

- - A A A C D B, E H F, G, I 5 2 4 4 3 1 4 5 2 3

Trang 105

Hình 130: Sơ đồ mạng

Đường găng của dự án chính là: A – E – H – I – J. 4.1.2 Tính phụ thuộc của các công việc:

Mỗi công việc chỉ có thể được thực hiện trong một bối cảnh (quan hệ với các công việc khác).

• Ví dụ:

– Công việc X chỉ có thể được bắt đầu sau khi một số công việc khác bắt đầu – Công việc Y chỉ có thể được bắt đầu sau khi một số công việc khác kết thúc – Công việc Z chỉ có thể được bắt đầu sau khi một số công việc khác đã được

thực hiện với một mức độ xác định.

– Công việc X chỉ có thể kết thúc sau khi một số công việc khác kết thúc Để đảm bảo một dự án thành công, các thành viên trong dự án phải đảm bảo:

 Lựa chọn quy trình phù hợp để đạt được mục tiêu của dự án

 Tuân theo các yêu cầu để đáp ứng được nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan.

 Cân bằng được các yêu cầu (nhân tố) cạnh tranh trong dự án như: phạm vi công việc, ngân sách, tiến độ, chất lượng, rủi ro, thay đổi. Tùy theo quy mô của từng dự án mà các mỗi giai đoạn lại có thể gồm những quy trình nhỏ hơn.

4.1.3 Quy trình quản lý dự án

Có 5 nhóm quy trình quản lý dự án:

(1) Khởi tạo (initiating): Giai đoạn này thực hiện việc định nghĩa một dự án mới hoặc một phát sinh mới của một dự án có sẵn như: Xác định yêu cầu của dự án, mức độ ưu tiên của dự án, khảo sát, phân tích các yêu cầu đầu tư, phân công trách nhiệm cho các bộ phận triển khai.

(2) Lập kế hoạch (planning): Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định công việc, dự tính nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án. Đây là quá trình phát triển một kế hoạch hành động thống nhất, theo trình tự logic, có thể biểu hiện dưới dạng các sơ đồ hệ thống hoặc theo các phương pháp lập kế hoạch truyền thống.

(3) Thực thi (executing): Giai đoạn này thực hiện hoàn thành các công việc được xác định trong phần lập kế hoạch để đảm bảo các yêu cầu của dự án.

(4) Kiểm soát (monitoring & controlling): Giám soát là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình thực hiện, báo cáo hiện trạng và đề xuất biện pháp giải quyết những vướng mắc trong quá trình thực hiện. Cùng với hoạt động giám sát, công tác đánh giá dự án giữa kỳ và cuối kỳ cũng được thực hiện nhằm tổng kết rút kinh nghiệm, kiến nghị các pha sau của dự án.

Trang 106

(5) Kết thúc (closing): Giai đoạn này thực hiện để kết thúc tất cả các hoạt động của dự án để chính thức đóng lại dự án và rút kinh nghiệm, báo cáo kết quả đạt được. Sơ đồ minh họa :

Hình 131: Sơ đồ minh họa quy trình quản lý dự án