Sau khi ký kết một hợp đồng nhập khẩu, công việc tiếp theo của Công ty là tiến hành thực hiện tốt c ác nghĩa vụ đã đợc thoả thuận trong hợp đồng. Thực hiện tốt các nghĩa vụ hợp đồng kh ông chỉ là tr ách nhiệm ph áp lý mà còn nâng cao uy tín của Công ty đối với đối tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu, Công ty nên thực hiện tốt cá c vấn đề sau:
Để thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu th ì Công ty phải thực hiện tốt đợc những công việc sau:
- Sau khi ký kết hợp đồng Công ty phải lập kế hoạch cụ thể và chi tiết
để thực hiện hợp đồng.
- Tiến hành thực hiện nhanh ch óng và đầy đủ các thủ tục mà Nh à nớc quy dịnh nh xin giấy ph ép nhập khẩu, làm thủ tục Hải quan,...
- Yêu cầu đối tác gửi chứng từ kịp thực hiệnời để có thực hiệnời gian
đủ dà i để kiểm tra chứng từ, nếu có sai sót phải thực hiệnông báo ngay cho đối tác biết về tình hình cụ thể để đối tác kịp thời sửa đổi cho kịp thời nhận hàng.
- Kiểm tra kỹ toàn bộ chứng từ.
- Yêu cầu đối tác cho biết ch ính xác thời gian hàng về cảng quy định. - Theo dõi sát sao qúa tr ình thực hiện hợp đồng để kịp thời xử lý các
vấn đề xảy ra.
- Đối với các hợp đồng lớn, hàng nhận làm nhiều đợt, Công ty phải lu ôn giữ th ông tin liên lạc với đối tác để kịp thời thay đổi theo hớng các điều khoản sửa đổi bổ sung(nếu có).
Ngo ài những công việc cần phải thực hiện tốt nh tr ên để dảm bảo đợc việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu tốt hơn th ì Công ty phải có cơ cấu tổ chức hoạt động kinh doanh thật chặt chẽ, cụ thể nh sau:
- Các ph òng ban phải thờng xuy ên báo cáo ch ính xá c tình hình thực hiện hợp đồng cho giá m đốc. Qua đó gi ám đốc trực tiếp chỉ đạo thống nhất cùng c ác ph òng ban đa ra các giải ph áp tối u nhất để đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng.
- Giữa các ph òng ban thờng xuy ê n hàng ng ày trao đổi th ông tin cho nhau để cùng giải quyết và khắc phục những nảy sinh trong tiến tr ình thực hiện hợp đồng.
Đối với trờng hợp Công ty nhập khẩu uỷ thác cho một C ông ty nào đó
hay cá nh ân bất kỳ th ì Công ty phải báo cáo tình hình thực tế của qu á tr ình thực hiện với họ và phải th ông báo cho họ biết ngay nếu có gì thay đổi. Mặt kh ác. Công ty phải thờng xuy ên li ên lạc yêu cầu họ trả
tiền hà ng và hoa hồng đúng tiến độ.
2. Quản lý hợp đồng nhập khẩu và quan hệ đối tác.
* Việc quản lý hợp đồng là việc gi ám sát theo dõi quá tr ình thực hiện hợp đồng nhằm ph át hiện và giải quyết c ác vấn đề ph át sinh để đạt đợc hiệu quả cuối cùng. Nh vậy, công tác quản lý hợp đồng yêu cầu ngời nhập khẩu có tr á ch nhiệm tìm các biện ph áp tháo gỡ và giải quyết các vấn đề vớng mắc có thể ph át sinh trong quá tr ình thực hiện hợp đồng.
Đối với Công ty vận tải và Đại lý vận tải VITACO-H à Nội, công tác quản lý hợp đồng Công ty cần có các biện ph áp sau:
- Th úc giục nhân vi ên đi khai báo Hải quan ngay sau khi nhận đợc bộ
chứng từ, để tr á nh tình trạng hàng bị lu kho bãi.
- Phải có đội ngũ cán bộ hiểu biết về hàng hoá mà C ông ty thờng nhập, hoặc phải thu ê chuy ên gia có hiểu biết về hàng ho á nhập khẩu để kiểm tra hàng hoá trợc khi nhận hàng.
* Quan hệ đối tác trong quá tr ình thực hiện hợp đồng là một mặt trong việc tạo dựng uy tín kinh doanh của Công ty. Sự tín nhiệm về Công ty gây tâm lý tin tởng cho đối tác nớc ngo ài khi quyết định bán sản phẩm cho Công ty và các bạn hà ng trong nớc tin tởng vào Công ty khi quyết
định mua hàng và đặt hàng của Công ty hoặc uỷ thác cho C ông ty nhập khẩu.
Muốn giữ đợc mối quan hệ làm ăn lâu dài với đối tá c và kh ách hàng trong nớc, đồng thời thu hút đợc th êm bạn hàng trong và ngo ài nớc hơn nữa th ì Công ty cần coi sự phục vụ chu đáo nh sử dụng các phơng tiện kỹ thuật để đa đón, lễ tân, giao dịch cho dù họ có ký kết đợc hợp đồng hay kh ông đều cảm thấy đợc hài lòng. Th ái độ phục vụ càng chu đáo bao nhi êu thực hiệnì cang gây đợc ấn tợng tốt bấy nhi êu đặc biệt là đối tác lần đầu ti ên tiễp xúc với Công ty.
3. Giải quyết tranh chấp
Tranh chấp là điều mà cả hai bên đều kh ông muốn xảy ra bởi vì nó kh ông chỉ gây ra tốn kém về thời gian và tiền bạc mà còn ảnh hởng đến mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa họ. Hầu hết các hợp đồng mà C ông ty ký kết với đối tác nớc ngo ài hay bạn hàng trong nớc đều có gi á trị
kh ông lớn nên khi có tranh chấp xảy ra Công ty cần phải dựa tr ên nguy ên tắc: Trớc ti ên là tôn trọng lợi ích của hai bên và bình đẳng trong mối quan hệ.
Trong mối quan hệ hợp đồng, lợi ích của các bên vừa có mâu thuẫn nhng lại có ràng buộc với nhau. Do vậy một nguy ên tắc mà đã đợc nhiều nhà kinh doanh áp dụng th ành công ở các nớc khi giải quyết tranh chấp là: Hã y tập trung vào vấn đề cần thơng lợng, vào vấn đề lợi ích chứ kh ông phải vào quan điểm để tạo ra sự lựa chọn mà cả hai bên cùng có lợi, ki ên tr ì với c ác mục ti êu đề ra tr ên phơng ch âm:" Cách lựa chọn tốt nhất là đạt đợc sự thoả thuận".
Đồng thời thực hiện trong qu á tr ình thơng lợng th ì ngời tham gia thơng lợng phải có sự ki ên tr ì, kh éo lé o, có ứng xử, lập luận vững vàng hợp tình, hợp lý và tốt nhất là phải có nhiều kinh nghiệm, học hỏi về các vụ
giải quyết tranh chấp th ành công của các Doanh nghiệp kh ác nhằm vận dụng linh hoạt th ì chắc chắn mọi việc sẽ đợc giải quyết êm đẹp.
4. Biện ph áp tăng kh ách hàng, số lợng và giá trị hợp đồng nhập khẩu.4.1. Tạo uy tín vơi kh ách hàng ti êu thu hàng ho á nhập khẩu của Công ty. 4.1. Tạo uy tín vơi kh ách hàng ti êu thu hàng ho á nhập khẩu của Công ty.
Công ty có uy tín là C ông ty có vị tr í cao và gây ấn tợng tốt đẹp đối với kh ách hàng và bạn hàng. Tín nhiệm là một trong những bí quyết để
kinh doanh th ành công. Để làm tốt đợc điều này đối với Công ty trong lĩnh vực kinh doanh quốc tế còn qu á non trẻ th ì đó quả là điều rất kh ó khăn. Do vậy, để dần dần tạo đợc lòng tin với kh ách hàng về việc kinh doanh nhập khẩu của Công ty th ì Công ty nên làm tốt một số yêu cầu sau:
- Cung cấp cho kh ách hàng hàng ho á chất lợng cao, gi á cả cạnh tranh. - Cung cấp dịch vụ với gi á hạ hơn so với thị trờng nh dịch vụ vận tải...C ông ty cung cấp dịch vụ vận tải nên trong quá tr ình nhập khẩu hàng ho á Công ty nên nhận vận chuyển hàng hoá từ cảng quy định về
cho đơn vị đặt hàng nhập khẩu hoặc kh ách hàng ti êu thụ hàng ho á nhập khẩu của Công ty với gi á cả hạ hơn.
- Cung cấp hàng ho á kịp thời cho kh ách hàng theo yêu cầu của kh ách hàng.
4.2. Mở rộng mối quan hệ giao dịch.
Công ty nên mở rộng mối quan hệ với các Bộ, ngh ành có li ên quan để
thuận tiện cho việc xin giấy ph ép kinh doanh và giấy ph ép XNK hàng ho á; việc làm thủ tục Hải quan thuận lợi hơn. Mặt khác, Công ty phải
đẩy mạnh mối quan hệ làm ăn với các th ành vi ên thuộc Tổng công ty và các Công ty hay tổ chức kinh doanh nào đó có thể tiêu thụ hàng ho á nhập khẩu của Công ty.
4.3. Tạo ra kênh ph ân phối hàng ho á cho Công ty.
Để việc kinh doanh nhập khẩu đợc ph át huy hết khá ch hàngả năng, việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu đợc li ên tục th ì Công ty phải tạo cho mình một kênh ph ân phối hàng ho á. Cụ thể Công ty có thể
th ành lập một số đại lý ở các tỉnh để bán hàng nhập khẩu và có mối quan hệ làm ăn với C ông ty khác nhằm ti êu thụ hàng hoá...
4.4. Bồi dỡng và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ nhập khẩu.
Muốn tạo uy tín với kh ách hàng, mở rộng mối quan hệ giao dịch hay tạo kênh ph ân phối hàng ho á đợc tốt th ì việc kinh doanh nhập khẩu của Công ty phải có hiệu quả. Mục đích để việc kinh doanh nhập khẩu có hi êu quả th ì việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu lại ảnh hởng rất lớn. Do vậy, muốn tăng hiệu quả ký kết cho hợp đồng Công ty cần có sự đầu t th ích đáng nh:
+ Cấp kinh phí để nâng cao năng lực và tr ình độ chuy ên môn cho cán bộ XNK.
+ Tổ chức tìm hiểu các thị trờng thực tế để nắm bắt đợc nhu cầu hiện tại của ngời ti êu dùng và khuynh hớng biến động của nhu cầu hàng ho á trong tơng lai, từ đó xác định mặt hàng cần nhập khẩu.
- Tổ chức các cuộc tham quan các nớc mà có quan hệ làm ăn để có cơ
hội tìm hiểu bạn hàng một cách trực tiếp nhằm học hỏi kinh nghiệm kinh doanh, nâng cao vốn kiến thức về phong tục tập quán của họ.
+ Tham gia tích cực cá c hội nghị, hội thảo về kinh doanh XNK do Bộ
Thơng mại tổ chức để học hỏi và áp dụng vào Công ty mình.
+ Phải có ti êu chuẩn quy định rõ ràng để có kế hoạch bồi dỡng cán bộ
kế cận gồm phẩm chất chính trị, tr ình độ kiến thức, năng lực tổ chức....
3.5. Ph ân tích và đánh gi á hiệu quả hợp đồng nhập khẩu.
Tr ên thực tế, không có hợp đồng nào giống hệt nh lần trớc cho dù hàng ho á nhập về vẫn nh cũ, nhng nhu cầu của kh ách hàng lại thay đổi, các
điều kiện trong và ngo ài nớc cũng thay đổi theo. Công việc này kh ông
đơn thuần là việc xác định khả năng của Doanh nghiệp trong việc thoả
khi kết th úc một hợp đồng nhập khẩu, C ông ty cần thực hiện đánh gi á lại công tác ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu đã ho àn tất để sẵn sàng thay đổi phơng án kinh doanh và mặt hàng kinh doanh cho ph ù hợp với điều kiện và nhu cầu mới của thị trờng.
Vi êc ph ân tích một hợp đồng nhập khẩu nhằm trả lời các câu hỏi sau: - Hợp đồng có đợc thực hiện tốt hay kh ông?.
- Kết quả đạt đợc do với các đối thủ cạnh tranh nh thế nào?. - Doanh nghiệp đã có phơng án nhập lô hàng mới hay cha? - Điểm yếu của Doanh nghiệp là gì?.
* Để đánh giá hiệu quả của hợp đồng nhập khẩu, có thể sử dụng chỉ ti êu "Tỷ suất doanh lợi nhập khẩu". Chỉ ti êu này phản ánh kết quả tài ch ính của hợp đồng đã đợc ký kết và thực hiện, có nghĩa là phản ánh những kết quả bằng tiền thu đợc và những chi ph í thực tế bỏ ra để có đợc kết quả đó. Công thức: Doanh nghiệp = % Trong đó: Dn : Tỷ suất doanh lợi nhập khẩu Ln : Lợi nhuận về bán hàng nhập khẩu
Cn : Tổng chi ph í nhập khẩu bằng ngoại tệ đợc chuyển đổi sang Việt Nam đồng theo tỷ gi á của ng ân hàng Nh à nớc