III. HIỆN TRẠNG KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
3. Tình hình thực hiện họp đồng nhập khẩu của Công ty 1 Hiệu quảthực hiện hợpđồng.
Sau khi hợp đồng đợc ký kết, công ty tiến hành thực hiện hợp đồng. đây là giai đoạn mà Công ty phải có kế hoạch cụ thể để thực hiện công việc,
đồng thời để sử lý các sự cố xảy ra bất cứ lúc nào, để nhận hàng kịp thời tiến
độ nh đã thoả thuận và đáp ứng tốt yêu cầu của thị trờng và kh ách hàng, bởi có nhiều hàng ho á có tính thời vụ, nếu kh ông thực hiện tốt hợp đồng th ì hàng ho á nhận về sẽ kh ông đáp ứng cho thị trờng kịp thời và sẽ ảnh hởng đến kết quả kinh doanh của Công ty.
Để đánh gi á một hợp đồng thực hiện có hiệu quả hay kh ông thể hiện gi án tiếp qua một hệ thống chỉ ti êu gồm:
Về tốc độ thực hiện hợp đồng, đây là chỉ ti êu quan trọng, nó ảnh hởng
đến hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Trong hai năm hoạt
động trong lĩnh vực thơngmại quốc tế th ì đây quả là một thời gian ngắn ngủi cho một Công ty kinh doanh quốc tế. Do vậy kh ông thể tr ánh khỏi những sai sót khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Thời gian đầu mới tham gia kinh doanh XNK nên đã có mấy hợp đồng thực hiện kh ông đúng tiến độ, thờng bị
lỗi trong kh âu làm thủ tục nhận hàng nên hàng ho á nhận đợc thờng bị chậm lại, dẫn đến việc thiệt hại về tài ch ính đối với Công ty nh việc trả tiền lu bãi, tiền đi lại, có cả tiền phạt do kh ông thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ th ác
đúng tiến độ nh đã thoả thuận.Nhng sau mấy th áng hoạt động Công ty đã rút kinh nghiệm và tiến hành cải cách cả về tổ chức và nghiệp vụ chuy ên môn cho Ph òng Xuất nhập khẩu của Công ty, nên sau đó tốc độ thực hiện hợp
đồng đã theo đúng tiến độ nh thoả thuận, từ đó đã tạo đợc niềm tin cho kh ách hàng và bạn hàng, tăng thê m phần tự tin vào việc kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty mình.
- Thời gian thực hiện hợp đồng:
Phần lớn số hợp đồng mà công ty đã ký và thực hiện kéo dài trong một khoảng thời gian ít nhất là hai th áng, bởi thời gian tính từ lúc ký hợp đồng
đến lúc Công ty ra ngân hàng mở L/C. Sau một khoảng thời gian nhất định Công ty nhận đợc bộ chứng từ hàng ho á từ ng ân hàng do đối tác gửi đến. Công ty đem bộ chứng từ này ra ng ân hàng ký hậu để có thể đi nhận hàng khi có th ông báo hàng về đến cảng quy định. Sau khi nhận đợc bộ chứng từ của ng ân hàng, công ty phải kiểm tra kỹ lỡng các số liệu ghi trong bộ chứng từ
và đặc biệt là vận đơn bộ thơng mại. Có nhiều trờng hợp bịlệch số nên ảnh hởng đến thời gian nhận hàng của Công ty, điều này cũng ảnh hởng đến hiệu quả việc thực hiện hợp đồng.
- Về số lợng thực hiện hợp đồng:
Trong cơ chế qủan lý kế hoạch ho á tập trung, chủ thể của các hợp đồng là hai Ch ính phủ hai nớc. Các đơn vị nhập khẩu thực chất chỉ thực hiện kế
hoạch Nh à nớc giao về số lợng, qui cách chất lợng, vì vậy việc ký kết hợp
đồng nh đã theo một khu ôn mẫu sẵn và tơng đối đơn giản. sau những thay
đổi cơ bản của nền kinh tế, cho đến nay Nhà nớc cho phép các Công ty tự
giao dịch với kh ách hàng để ký kết, thực hiện hợp đồng, kh ông còn thụ động, tr ông chờ vào nh à nớc nh trớc kia nữa. Bằng sự nỗ lực của các th ành vi ên trong Công ty, c ác bạn hà ng trong nớc và ngo ài nớc đã đến với Công ty tăng dần và số lợng hợp đồng ký kết đợc năm 2000 tăng hơn nhiều so với năm 1999.
Biểu 7: Số hợp đồng nhập khẩu đã ký kết đợc trong thời gian qua:
Đơn vị tính: bản. Chỉ ti êu 1999 2000 Mức biến động 2000/1999 Số hợp đồng Tỷ lệ (%) Hợp đồng nhập khẩu trực tiếp 7 12 5 171,4
Hợp đồng nhập khẩu uỷ th ác 24 42 18 175,0 Tổng số hợp đồng 31 54 23 174,2 Nh ìn vào bảng tr ên ta thấy tình hình ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty là tốt. Nhng tốc độ của hợp đồng nhập khẩu uỷ th á c tăng nhanh hơn tốc độ của hợp đồng nhập khẩu trực tiếp. Từ đó ta có thể nói rằng việc kinh doanh xuất nhập khẩu còn bị động, thiếu sự linh hoạt trong thực hiện kinh doanh XNK, còn phụ thuộc vào đơn đặt mua hàng của bạn hàng trong nớc rất nhiều.
Số hợp đồng nhập khẩu của Công ty kh ông chỉ tăng về số lợng mà còn tăng vè gi á trị. Điều nà y khẳng định những cố gắng trong Công tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu với những uy tín ng ày càng cao của bạn hàng trong nớc và kh ách hàng nớc ngo ài. Phần lớn cá c hợp đồng NK của Công ty thờng có gi á trị từ vài ngh ìn USD. Những hợp đồng với gi á trị khoảng tr ên 100.000USD đợc coi là những hợp đồng có gi á trị, doanh thu lớn. Ta có thể
theo dõi điều này qua bảng số liệu sau
Biểu 8: Một số hợp đồng có gi á trị lớn đã đợc ký kết trong thời gian qua:
ĐVT: USD
Năm Số HĐ Tên đơn vị giao dịch Giá trị HĐ NK
1999
04 Dow Chernical Pacific Pte. LTD 32.592
09 Golden Wheat 68.742
15 To To Ltd 35.057
2000
08 Hunts man ICI Holland B.V 40.428
12 Kanematsu Corp 82.454
24 Asia Pulp and Paper Co., Ltd 120.312
28 Dae Seung International 98.764
31 To To Ltd 174.432
Về kết quả thực hiện hợp đồng so với ký kết: đây là chỉ ti êu phản ánh hiệu qủa việc thực hiện hợp đồng, nó ảnh hởng lớn đến việc kinh doanh XNK của Công ty. Kết quả của việc thực hiện hợp đồng chịu sự ảnh hởng của nhiều nh ân tố nh sự biến động của thị trờng, đối tác và năng lực của cán bộ
công nh ân vi ên.... Việc thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu là vấn đề đáng quan tâm và cần lu ý đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu.
Biểu 9: kết quả việc thực hiện so với ký kết hợp đồng nhập khẩu của VITACO năm 2000. ĐVT: USD TT Nớc Nhập khẩu Mức độ biến động KT/T H Ký kết Thực hiện Số tiền Tỷ lệ (%) 1 Nhật Bản 234.018 242.864 8.846 103,78 2 Singapore 178.942 185.752 6.810 103,80
3 Đài Loan 212.854 178.432 -34.422 83,83 4 Hồng Kông 109.675 123.654 13.979 112,75 5 Th ái Lan 136.010 119.740 -16.270 88,04 6 Hàn Quốc 114.452 106.420 -8.032 92,98 7 Mỹ 97.567 86.412 -11.155 88,57 8 Trung Quốc 90.746 84.712 -6.034 93,35 9 Indonesia 78.458 76.546 -1.912 97,56 10 Hà Lan 62.105 61.242 -863 98,61 11 Malaysia 50.076 54.678 4.602 109,19 12 Tổng cộng 1.364.903 1.320.452 -44.451 96,74 Qua số liệu ở bảng 9 ta biết đợc tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty trong năm 2000 cha đợc tốt. Tổng kim nghạch ký kết là 1.364.903 USD nhng thực hiện đợc 1.320.452 USD, nh thế là âm 44.451 USD, chỉ đạt 96,74% so với ký kết. Nhng ở thị trờng có quan hệ buôn bán thờng xuy ên th ì lại đạt kết quả ao nhu Nhật Bản, Singapore, Hồng Kông... Điều đó
chứng tỏ việc bu ôn bán với một số bạn hàng quen là tốt và nên duy tr ì những mối quan hệ này, bên cạnh đó cũng phải mở rộng thị trờng kinh doanh để
khai th ác triệt để khả năng sinh lợi...
Chỉ ti êu về lợi nhuận và hoa hồng uỷ th ác: Chỉ ti êu này là chỉ ti êu tổng hợp, phản ánh kết quả cuối cùng của hoạt động kinh doanh. Vì vạy việc thực hiện hợp đồng không tốt sẽ làm giảm lợi nhuận nên đây là chỉ ti êu phản ánh hiệu quả việc thực hiện hợp đồng.
Lợi nhuận kế to án = Tổng doanh thu – Chi ph í kế to án. Lợi nhuận kinh tế = Tổng doanh thu – Chi ph í kinh tế.
Chi ph í kinh tế = Chi ph í kế to án – Chi ph í tiềm ẩn – Chi ph í cơ hội. Chỉ ti êu tỷ suất doanh lợi nhập khẩu: Phản ánh kết quả tài ch ính của hoạt động nhập khẩu th ông qua việc đánh gi á kết quả thu đợc từ một đồng chi ph í thực tế bỏ ra. Việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu cũng ảnh hởng lớn
đến chỉ ti êu này, qua đây ch úng ta cũng có thể biết đợc phần nào về việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Dn = x 100%. Trong đó:
Dn: Tỉ suất doanh lợi nhập khẩu Ln: Lợi nhuận về bán hàng NK
Cn: Tổng chi ph í nhập khẩu bằng ngoại tệ đợc chuyển đổi theo
đồng Việt nam công bố của ng ân hàng nhà nớc.
Trong thời gian qua Công ty dùng chỉ ti êu này để đánh gi á hiệu quả
việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK.
VD: trong hợp đồng số: 99 NC 148 – 076 ng ày 18 th áng 4 năm 2000, tổng chi ph í lô hàng NK đợc chuyển đổi theo đồng Việt nam, thời điểm bấy
giờ là 248 triệu đồng, lợi nhuận về bán hàng NK là 62 triệu đồng. Từ số liệu này ta có thể tính đựơc tỷ suất doanh lợi Nk của lô hàng này:
Dn = % = 0,25%.
3.2. Tr ình tự thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, công ty họp và bàn bạc phơng án thực hiện tốt hợp đồng, hạn chế tối thiểu cá c tổn thất có thể xảy ra. Từ đó
lần lợt thực hiện các công việc cụ thể để ho àn th ành hợp đồng với kết quả
cao nhất trong thời gian ngắn nhất. Những công việc sau khi ký kết Công ty phải làm nh sau:
* Xin giấy ph ép nhập khẩu đối với từng lô hàng tại Ph òng cấp giấy ph ép Hà Nội - Bộ Thơng Mại. Hồ sơ xuất tr ình khi xin giấy ph ép bao gồm: hợp đồng, phiếu hạn nghạch( nếu hà ng thuộc diện quản lý bằng hạn nghạch), hợp đồng uỷ th ác nhập khẩu( nếu là nhập khẩu uỷ th ác).
* Mở th tín dụng - L/C ( Nếu hình thức thanh to án bằng L/C):
Trong các hợp đồng nhập khẩu mà Công ty ký kết có áp dụng phơng thức thanh to án bằng th tín dụng(L/C) th ì thủ tục mở L/C bao gồm: giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu, một Uỷ nhiệm chi để ký quỹ, một Uỷ nhiệm chi để trả thủ tục ph í kèm theo bản sao hợp đồng và hai Uỷ nhiệm chi do
đích th ân Gi ám đốc ký.
* Làm thủ tục Hải quan:
Khi có th ông báo hàng về đến cảng nh thời gian đã quy định theo hợp
đồng, th ì Công ty phải tiến hành làm thủ tục Hải quan để nhận hàng. Theo quyết dịnh số 383/1998/TCHQ/QĐ ng ày 17-11-1998 quy định 04 bớc chủ yếu nh sau:
- Bớc 1: Ngời khai báo (C ông ty) phải quan tự kê khai, áp mã và tínhthuế nhập khẩu đầy đủ, ch ính xá c và ho àn toà n chịu tr ách nhiệm về tính