Đàm ph án và ký kết hợp đồng NK là bớc khởi đầu quan trọng của hoạt
động NK với mục đích cuối cùng là lợi ích của Công ty. Một hợp đồng sau khi đợc ký kết sẽ có gi á trị ph áp lý ràng buộc các bên. Vì vậy, c ông tác ký kết hợp đồng cần đợc đặc biệt coi trọng tr ánh tình trạng cha nắm vững những biến động của thị trờng và đối tác đã vội ký kết rồi sau đó lại xin huỷ, xin hiệu chỉnh hoặc kh ông nghi êm chỉnh thực hiện các cam kết đã thoả thuận trong hợp đồng. Đây vừa là vấn đề ph áp lý vừa là vấn đề lòng tin đối với kh ách hàng. Vì thế để việc ký kết hợp đồng ng ày một ho àn thiện hơn Công ty cần có ngững biện ph áp sau:
1.Ho àn thiện căn cứ và tr ình tự xây dựng hợp dồng XK 1.1. Căn cứ vào nhu cầu của thị trờng:
Nhu cầu của thị trờng về hàng ho á nào đó sẽ ảnh hởng đến số lợng hàng ho á mà thị trờng cần và khả năng ti êu thụ sản phẩm. Do đó nơ trở th ành căn cứ quyết định khối lợng hàng ho á nhập khẩu để phục vụ cho nhu cầu của thị
trờng trong nớc. Nh vậy, nắm vững đợc sở th ích và thị hiếu của ngời ti êu dùng trong nớc cũng nh khả năng ti êu thụ một loại sản phẩm nào đó là một trong những căn cứ quan trọng trong qu án tr ình đàm ph án của ngời làm công tá c ký kết hợp đồng. Tuy nhi ên, do nhu cầu của thị trợng về hàng ho á lu ôn thay đổi nên Công ty phải lu ôn lu ôn nghi ên cứu nhu cầu ti êu dùng hàng ho á thị trờng và phải dự báo đợc xu hớng biến động của hàng ho á trong tơng lai
để từ đó gi úp cho việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK đạt hiệu quả cao. Th ông qua việc nghi ên cứu đánh gi á và dự đoán đợc nhu cầu thị trờng; Công ty phải nghi ên cứu để biết xem phần thị trờng mà Công ty đáp ứng là bao nhi êu nhằm có căn cứ ký kết hợp đồng, tr ánh tình trạng ứ đọng vốn...
Phần thị trờng mà Công ty có thể đáp ứng có thể tính theo công thức: Phần thị trờng mà Công = Dung lợng - Phần thị trờng các DN
ty có thể đáp ứng thị trờng kh ác có thể đáp ứng
1.2. Căn cứ vào Luật thơng mại quốc tế, luật ph áp của nớc XKv à ViệtNam: Nam:
Hiểu biết kỷ luật thơng mại quốc tế; luật ph áp nớc Việt Nam và luật ph áp nớc Công ty muốn ký kết hợp đồng gi úp Công ty tự tin trong việc ký
hợp đồng, tr ánh đợc sự lừa đảo của bạn hàng và đối tác. nếu biết đợc tốt những căn cứ này sẽ gi úp cho Công ty có những căn cứ để xây dựng những
điều khoản hợp đồng tốt hơn, yên tâm và tự tin hơn.
1.3. Căn cứ vào thực trạng thị trờng nhập khẩu và khả năng sinh lợi củatừng thơng vụ: từng thơng vụ:
Thị trờng hàng ho á Việt nam thật đa dạng và phong phú, gi á cả lại rất kh ác nhau đối với sản phẩm cùng loại và giống hệt nhau về mẫu mã. Cho nên
đối với một doanh nghiệp nhập khẩu hàng ho á nh Công ty lu ôn gặp kh ó khăn lớn với những câu hỏi lu ôn đặt ra là: Nhập hàng gì? Nhập hàng nớc nào? Làm thế nào để ti êu thụ đợc hà ng ho á nhập về? Hàng hoá c ó bán đợc hay kh ông?....
Nắm rõ thực trạng thị trờng nhập khẩu để ph ân tích thị trờng và có những quyết định đúng đắn trứơc khi ký kết một hợp đồng nhập khẩu. Đó là nhiệm vụ quan trọng của các cán bộ làm công tác XNK. Từ đó gi úp cho việc ph ân tích đợc khả năng sinh lợi và hiệu quả của việc ký kết thực hiện hợp
đồng. Để làm đợc điều này tốt hơn Công ty có thể áp dụng một số biện ph áp nh:
- Công ty nên cử cán bộ trực tiếp tham quan thị trờng để họ có cơ hội kiểm nghiệm và nâng cao kinh nghiệm chuy ên môn của mình.
- Cần có sự phối hợp chặt chẽ về th ông tin và thực trạng thị trờng hàng ho á giữa ph òng XNK và tổ thị trờng của Công ty.
- Công ty nên duy tr ì tốt mối quan hệ với Tổng công ty và thu thập tin tức về thị trờng hàng ho á cũng nh xu hớng biến động của thị trờng hàng ho á tơng lai.
- Công ty cần duy tr ì và tạo những mối quan hệ với các cơ quan thơng mại trong nớc nh: Bộ Thơng mại, Ph òng Thơng mại và C ông nghiệp Việt Nam cũng nh các cá nh ân và cơ quan Thơng mại, đại s qu án của Việt Nam tại nớc ngo ài, thậm chí Công ty c ó thể sẵn sàng mua các th ông tin có gi á trị thuận tiện cho việc đàm ph án và ký kết hợp đồng.
1.4. Căn cứ vào môi trờng vĩ mô
Môi trờng vĩ mô bao gồm một loạt các yếu tố kh ách quan mà Công ty kh ông thể kiểm so á t đợc nhng lại có thể tác động trực tiếp và c ó ảnh hởng lớn đến kết quả công tác ký kết hợp đồng. Để nắm chắc môi trờng này, ngời ta phải nắm rõ nội dung sau:
- Ch ính trị, phá p luật nh: Mức độ ho àn thiện và hiệu lực thi hành của các văn bản ph áp luật hiện hành, cá c quan điểm tình hình ch ính trị
và các mối quan hệ của ch ính phủ Việt Nam với Ch ính phủ các nớc. Tốc độ ph át triển kinh tế có quan hệ rất lớn đến nhu cầu và thị hiếu ti êu dùng của kh ách hàng. C ác vấn đề cần đợc ngời nhập khẩu nghi ên cứu nh: các ch ính sách kinh tế của Nh à nớc nh thuế nhập khẩu, lãi xuất tiền vay, tiền gửi Ng ân hàng, tỷ gi á hối đoái.
- Các tập qúan, văn ho á từng miền. ở Việt Nam ngời ti êu dùng ở từng miền có những sở.
th ích ri êng
- Các đối thủ cạnh tranh: Hiện nay có rất nhiều Công ty cung ứng sản phẩm kh ác nhau. Do đó để mặt hàng nhập khẩu của Công ty mình đợc ngời ti êu dùng chấp nhận thi Công ty phải lựa chọn các chiến lợc nhằm đối ph ó và có sự ứng xử ph ù hợp tr ên cơ sở phải nắm chắc các thông tin về trạng thái cạnh tranh của thị trờng, số lợng và phạm vi hoạt động, u điểm và chiến lợc kinh doanh của các đối thủ cạnh tranh.
1.5. Căn cứ vào hoa hồng uỷ th ác:
Đây cũng là cơ sở để Công ty đàm ph án, ký kết hợp đồng nhập khẩu với kh ách hàng nớc ngo ài. Tr ên cơ sở hoa hồng đợc hởng do ngời nhập khẩu uỷ
th ác trả cho Công ty, Công ty tính to án tất cả chi ph í ph át sinh, và sự biến
động của tỷ giá từng thơng vụ. Từ sự tính to án này Công ty quyết định nhận nhập khẩu uỷ th ác hoặc kh ông nhận.
1.6. Căn cứ vào khả năng của Công ty
Nếu tr ên thực hiệục tế, tiềm lực của Doanh nghiệp kh ông đủ mạnh th ì tất cả các vấn đề đợc nghi ên cứu ở tr ê n chỉ là lý thuyết. Do vậy, để đi đến quyết định ký kết một hợp đồng nhập khẩu th ì cán bộ Ph òng XNK phải nắm rõ các th ông tin về Công ty mình nh: Khả năng về vốn; khả năng huy động tiềm năng nội bộ, giá cả, ch ính sách ph ân phối sản phẩm; tr ình độ nghiệp vụ
thơng mại của cán bộ làm công tác nhập khẩu ...
2. Ho àn thiện nội dung và phơng ph áp xây dựng hợp đồng nhập khẩu.
Hiện nay việc thực hiệnực hiện các nghiệp vụ cho công tác xây dựng một hợp đồng nhập khẩu nh hỏi hàng, hỏi gi á, đàm ph án và thoả thuận các
điều khoản trong hợp đồng của Công ty còn nhiều bị động hoặc theo các nguy ên tắc cứng nhắc. Do vậy, đã gây ra nhiều bất cập cho ngời thực hiện hợp đồng. Bởi vậy nhi êm vụ cần thiết trớc mắt của các nh à đàm ph án là:
* Chuẩn bị ký kết:
- Nghi ên cứu thờng xuy ên tình hình thị trờng trong và ngo ài nớc,
đặc biệt là thị trờng trong khu vực mà Công ty nhập khẩu thờng xuy ên có nhằm có các th ông tin chuẩn bị cho cuộc đàm ph án.
- Tìm hình thức và phơng ph áp ph ù hợp cho cuộc đàm ph án.
- Xác định hớng đích rõ ràng cho cuộc đàm ph án nhằm thu hiệu quả tối
đa.
* Đàm ph án:
Mục đích của cuộc đàm ph án thơng mại là nhằm đạt đợc sự thoả
thuận giữa ngời mua và ngời bán về tất cả các điều khoản của hợp đồng, trong qu á tr ình đàm phán các bên lu ôn lu ôn thực hiện những nguy ê n tắc sau:
- Lễ ph ép, lịch sự. - Ho à kh í và thiện cảm. - Kh ông xa rời mục ti êu đã định. - Chủ động. Tr ên cơ sở đó để cuộc đàm ph án đợc xúc tiến tốt đẹp Công ty phải đạt đợc những yêu cầu sau:
- Chuẩn bị trớc những lý lẽ nhằm giải th ích cho các điều khoản đợc nêu ra trong hợp đồng.
- Phải lờng trớc mọi tình huống có thể xảy ra trong qu á tr ình đàm ph án tr ánh trờng hợp bị bất ngờ. VD: Lập kế hoạch và vạch sẵn những phơng án
để giải quyết trong trờng hợp cuộc đàm ph án kh ông th ành công.
- C ó sự chuẩn bị về thời gian trao đổi về hợp đồng giữa các ph òng ban có tr ách nhiệm li ên quan trớc khi đem hợp đồng đi đàm ph án.
- Cần cập nhật kịp thời các th ông tin về tình hình SX kinh doanh của
đối tác dể biết điểm mạnh yếu của họ
- Biết mình muốn gì với gi á nà o trong điều kiện nào. - Quyết định: Gồm các bớc:
B1. ý thức vấn đề.
B2. Đánh gía mội dung của đơn hỏi hàng. B3. Tìm hiểu đối tác.
B4. Đánh gi á khả năng cung cấp hàng ho á của đối tác. B5. Nghi ê n cứu các thay đổi của thị trờng trong nớc. B6. Đánh gi á, dự đoán các rủi ro đối với hợp đồng đó. B7. Thực hiệnông báo cho đối tác.
B8. Qu ýê t định. * Chọn đối tác:
Sau c ác cuộc đàm ph án Công ty chọn cho mình đối tá c có lợi cho mình nhất với khả năng cung cấp hàng ho á tốt nhất, tr ánh tình trạng khi thực hiện bị sai sót, vi phạm nh một số trờng hợp đã xảy ra. Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của Công ty với đối tác nớc ngo ài bị vi phạm là do ph ía đối tác. Do đó sau đàm ph án Công ty phải chọn cho mình đối tác với một số yêu cầu sau:
- Sự uy tín của đối tác trong kinh doanh thơng mại quốc tế. - Nguồn hàng và khả năng cung cấp hàng của đối tác.
- Gi á cả hàng ho á phải thấp nhất với chất lợng cao nhất.
- Một số dịch vụ đối tác có thể cung cấp nh dịch vụ chở hàng, bao gói, bảo quản hàng hoá phải tốt với chi ph í thấp và cả dịch vụ sau bán hàng...
- Khả năng giao hàng của đối tác phải tốt có nghĩa là phải giao hàng đúng thời gian nh thoả thuận.
* Điều khoản gi á cả
Tr ên cơ sở phân tích, đánh gía tình hình thực tế Công ty nên đa ra mức gi á có thể chấp nhận đợc với cả hai bê n. Hiện nay, vấn đề đặt ra với ngời
đàm ph án là làm sao đạt đợc mức lợi nhuận tối đa tr ên mỗi hợp đồng. Do đó, ch ính sách gi á cần đợc Công ty coi là chiến lợc u ti ên hàng đầu vì nó ảnh hởng trực tiếp tới lợi ích và lợi nhuận của Doanh nghiệp. Vì vậy, một số biện ph áp cần thiết khi đàm ph án về gi á cả đối với nh à nhập khẩu là:
- Gi á cả cần đợc tính trong mối quan hệ với to àn bộ các điều kiện giao hàng của hợp đồng nh: Tầm cỡ đơn hà ng, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh to án, điều kiện bảo hành....
- Để có một ch ính sách gi á cả hợp lý cần phải căn cứ vào: gi á cả ngời ti êu dùng có thể chấp nhận, các chi ph í li ên quan bao bì vận chuyển, thuế, bảo hiểm..., quan hệ cung cầu tr ên thị trờng. Tuỳ thuộc vào biến động của các yếu tố mà mức gi á tr ên lu ôn đợc điều chỉnh cho phù hợp.
- Tuỳ thuộc vào đặc điểm của sản phẩm và từng đối tác để có sự điều chỉnh gi á cho ph ù hợp,
Đôi khi nếu muốn tạo ra sự thiện ch í cho các giao dịch hoặc các đơn hỏi hàng sau này hoặc vì một lý do nào đó quan trọng đối với việc kinh
doanh của Công ty th ì ngời đàm ph án cần phải mềm dẻo nh ân nhợng mà kh ông nên dựa tr ên cơ sở gi á cả.
* Điều khoản chất lợng.
Đây cũng là điều khoản thờng hay khiếu nại nhất trong hợp đồng nhập khẩu hàng ho á của Công ty. Chất lợng của hàng ho á đợc đánh gi á tr ên c ác chỉ ti êu kh ác nhau tuỳ thuộc vào bản chất và đặc tính của mỗi loại hàng ho á. Do đó, việc xây dựng điều khoản chất lợng trong từng hợp đồng là vấn đề rất kh ó đối với các nh à đàm ph án. Để đàm ph án về điều khoản chất lợng có hiệu quả thì Công ty cần thực hiện một số biện ph áp nh:
- Có thoả thuận rõ ràng về quy cách phẩm chất chi tiết hiện thực của hàng ho á.
- Nắm rõ đặc điểm, bản chất của hàng ho á cần đàm ph án.
- Đối với một số hàng ho á phức tạp cao th ì Công ty phải mô tả chi tiết từng phần của máy móc.
* Phơng ph áp xây dựng hợp đồng:
- Phơng ph áp trực tiếp: Thờng áp dụng với những kh ách hàng lần đầu ti ên có quan hệ là m ăn với Công ty hoặc kh ách hàng mà Công ty có hợp đồng gi á trị lớn tính phức tạp của hàng ho á cao cần phải có sự trao đổi và thoả
thuận một cách chi tiết. Do vậy yêu cầu đặt ra đối với ngời trực tiếp tham gia
đàm ph án là:
+ Có th ái độ niềm nở, lịch sự với đối tác.
+ Tranh thủ giới thiệu các th ành tích của Công ty nhằm gây ấn tợng tốt của đối tác về Công ty.
+ Nên mời chuy ê n gia trực tiếp tham gia vào cuộc đàm ph án tạo sự tin tởng cho đối tác của Công ty.
+ Có thái độ nh ã nhặn nhng ki ên quyết khi cần thiết trong qu á tr ình giải quyết công việc.
- Phơng ph áp gi án tiếp: Thờng đợc áp dụng phổ biến hơn phơng phá p trực tiếp do sự ph át triển ng ày càng cao của công nghệ th ông tin li ên lạc
đồng thời phơng ph áp này cũng giảm chi ph í về ăn ở đi lại giao dịch cho cả
hai bên. Phơng phá p này bao gồm hai hình thức đàm ph án qua th tín và đàm ph án qua điện thoại.
+ Nếu bằng th tín: Thờng phải sử dụng hệ thống fax và bằng tiếng Anh, nếu đại diện của đối tác tại Hà Nội th ì có thể giao dịch bằng tiếng Việt. Do vậy, cần lu ý rằng th là sứ giả của mình đến đối tác nên cách viết, cách tr ình bày diễn đạt phải sáng sủa, ch ính xá c và khoa học tạo ấn tợng tốt cho đối tác. Khi sử dụng th phải sử dụng hệ thống chuyển ph át nhanh thể hiện sự nhiệt tình và khẩn trơng của Công ty.
+ Nếu bằng điện thoại: Đây là hình thức đợc dùng thờng xuy ên hàng ng ày. Do vậy, chỉ nên sử dụng đối với những trờng hợp khẩn trơng, cần thiết
để làm rõ một chi tiết, vấn đề ngắn gọn tr ánh lỡ thời cơ cho công việc. Ngời trực tiếp giao dịch phải chuận bị nội dung cần trao đổi, phải có tâm trạng vui vẻ, ch ân th ành kh ông miễn cỡng giả tạo tr ánh sự hiểu nhầm của đối tác do phải trao đổi nội dung công việc bằng điện thoại. Sau khi trao đổi cần có th xác định nội dung đã thoả thuận và gửi cho đối tác.