2. Công cụ và kỹ thuật
1.2.3.3. Quản trị chi phí dự án
Quản trị chi phí bao gồm các quy trình cần thiết để đảm bảo rằng các dự án đƣợc hoàn thành với kinh phí đã đƣợc phê duyệt. Chi phí của dự án quyết định bởi chi phí các nguồn cần thiết để hoàn thành tất cả các nhiệm vụ của dự án.
Hình 1.7. Quy trình quản lý chi phí Nguồn : (Bùi Ngọc Toàn, 2012)
Quản lý chi phí Lập kế hoạch nhân lực
1. Đầu vào
- Cấu trúc phân chia công việc. - Thông tin tƣơng tự dự án trƣớc. - Giới hạn phạm vi
- Mô tả các nguồn lực đòi hỏi. - Chiến lƣợc tổ chức thực hiện
2. Công cụ và kỹ thuật
- Đánh giá của chuyên gia
- Đề xuất nhiều phƣơng án lựa chọn.
3. Đầu ra
- Các nguồn lực đồi hỏi, số lƣợng
Ƣớc tính chi phí 1. Đầu vào
- Cấu trúc phân chia công việc - Các nguồn đòi hỏi.
- Đơn giá, ƣớc tính thời gian cho từng công
việc.
- Các thông tin từ các dự án tƣơng tự,
2. Công cụ và kỹ thuật
- Công thức toán học - Phần mềm Exel
3. Đầu ra
- Ƣớc tính chi phí
- Các tính toán chi tiết bổ trợ
Dự thảo ngân sách 1. Đầu vào
- Ƣớc tính chi phí.
- Cấu trúc phân chia công việc. - Lịch thực hiện dự án.
2. Công cụ và kỹ thuật
- Công cụ và kỹ thuật ƣớc tính chi phí
3. Đầu ra
- Chi phí cơ sở (chi phí kế hoạch ban đầu)
Kiểm soát chi phí 1. Đầu vào
- Chi phí kế hoạch, Các báo cáo tài chính
- Các yêu cầu thay đổi - Kế hoạch quản lý chi phí
2. Công cụ và kỹ thuật
- Hệ thống kiểm tra thay dổi chi phí - Phƣơng pháp xác định độ lệch chi phí - Các kế hoạch bổ sung, tính toán nền móng
3. Đầu ra
- Ƣớc tính chi phí điều chỉnh - Tính toán lại ngân sách, - Uớc tính tổng chi phí dự án
Quản lý chi phí dự án là quá trình quản lý tổng mức đầu tƣ (TMĐT), tổng dự toán (dự toán); quản lý định mức dự toán và đơn giá xây dựng; quản lý thanh toán chi phí ĐTXDCT; hay nói cách khác, quản lý chi phí dự án là quản lý chi phí, giá thành dự án nhằm đảm bảo hoàn thành dự án mà không vƣợt tổng mức đầu tƣ. Nó bao gồm việc bố trí nguồn lực, dự tính giá thành và khống chế chi phí.
Nguyên tắc quản lý chi phí ĐTXDCT
- Chi phí ĐTXDCT là toàn bộ chi phí cần thiết để xây dựng mới hoặc sửa chữa, cải tạo, mở rộng CTXD. Chi phí ĐTXDCT đƣợc lập theo từng công trình cụ thể, phù hợp với giai đoạn ĐTXDCT, các bƣớc thiết kế, loại nguồn vốn và các quy định của Nhà nƣớc.
- Việc lập và quản lý chi phí ĐTXDCT phải đảm bảo mục tiêu, hiệu quả đầu tƣ, đồng thời phải đảm bảo tính khả thi của dự án ĐTXDCT, đảm bảo tính đúng, tính đủ, hợp lý, phù hợp với điều kiện thực tế và yêu cầu khách quan của cơ chế thị trƣờng và đƣợc quản lý theo quy định của nhà nƣớc.
- TMĐT, dự toán XDCT phải đƣợc dự tính theo đúng phƣơng pháp, đủ các khoản mục chi phí theo quy định và phù hợp độ dài thời gian XDCT. Tổng mức đầu tƣ là chi phí tối đa mà CĐT đƣợc phép sử dụng để ĐTXDCT.
- CĐT (BQLDA) XDCT chịu trách nhiệm toàn diện về việc quản lý chi phí từ giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ đến khi kết thúc xây dựng đƣa công trình vào khai thác, sử dụng.
Nội dung tổng mức ĐTXDCT
- Khi lập dự án phải xác định tổng mức đầu tƣ để tính toán hiệu quả đầu tƣ và dự trù vốn. Chi phí dự án đƣợc thể hiện thông qua TMĐT.
- TMĐT của dự án ĐTXDCT là toàn bộ chi phí dự tính để ĐTXDCT đƣợc ghi trong quyết định đầu tƣ và là cơ sở để CĐT lập kế hoạch và quản lý vốn khi thực hiện ĐTXDCT. TMĐT đƣợc tính toán và xác định trong giai đoạn lập dự án ĐTXDCT phù hợp với nội dung dự án và thiết kế cơ sở; đối với trƣờng hợp chỉ lập báo cáo kinh tế- kỹ thuật, tổng mức đầu tƣ đƣợc xác định phù hợp với thiết kế bản vẽ thi công.
- TMĐT bao gồm: chi phí xây dựng; chi phí thiết bị; chi phí bồi thƣờng GPMB, tái định cƣ; chi phí QLDA; chi phí tƣ vấn đầu tƣ xây dựng; chi phí khác và chi phí dự phòng.
Hình 1.8. Phương pháp xác định tổng mức đầu tư Nguồn : (Bùi Ngọc Toàn, 2012) Phương pháp xác định dự toán XDCT
Dự toán XDCT đƣợc xác định trên cơ sở thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế bản vẽ thi công. Dự toán XDCT bao gồm: chi phí xây dựng (GXD); chi phí thiết bị (GTB); chi phí QLDA (GQLDA); chi phí tƣ vấn đầu tƣ xây dựng (GTV); chi phí khác (GK) và chi phí dự phòng (GDP).
Công thức xác định dự toán XDCT:
GXDCT = GXD + GTB + GQLDA + GTV + GK + GDP