3.1.3. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
- Giám đốc: Ông Lê Văn Lượm
Quyền hạn và nhiệm vụ: Định hướng hoạt động kinh doanh của đơn vị. Tổ
chức xây dựng các mối quan hệ kinh tế với các đơn vị khách hàng thông qua các GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC XÍ NGHIỆP KD VLXD SỐ 2 XÍ NGHIỆP KD VLXD SỐ 1 P. HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC P. TÀI CHÍNH KẾ TOÁN P. KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
hợp đồng kinh tế. Đề ra các biện pháp thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch sao cho
đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Giám đốc là người chịu trách nhiệm toàn diện trước nhà nước và tập thể cán bộ công nhân viên của mình. Giám đốc có quyền điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty theo chế độ một thủ trưởng. Giám đốc có quyền tuyển dụng và bố trí lao động cũng như việc đề bạt khen thưởng, kỷ luật trong Công ty.
- Phó Giám đốc: Là người dưới quyền của Giám đốc, hổ trợ cho Giám đốc và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc trong phạm vi được giao. Mặt khác, 2 phó giám đốc có thể thay mặt giám đốc của Công ty phụ trách điều hành hoạt
động mua bán của 2 cửa hàng mua bán vật liệu xây dựng và trang trí nội thất.
* Phòng hành chính tổ chức:
Giúp việc cho Giám đốc thực hiện chức trách sau:
- Lập hợp đồng lao động đối với cán bộ - công nhân viên chức và được uỷ
nhiệm của Giám đốc, ký hợp đồng lao động đối với đối tượng là công nhân viên của công ty theo mẫu quy định.
- Nghiên cứu tham mưu cho Giám đốc ký thoảước lao động tập thể với đại diện người lao động.
- Nghiên cứu tham mưu cho Giám đốc thực hiện đúng luật lao động và các chính sách có liên quan đến người lao động.
- Nghiên cứu chế độ quản lý và kỷ luật lao động, các định mức lao động, tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp và các chính sách, chế độ đối với người lao động, phúc lợi công ích trên cơ sở pháp luật nhằm thúc đNy sản xuất kinh doanh phát triển và đạt hiệu quả cao nhất. Tổng kết kết quả lao động và thanh toán tiền lương hàng tháng theo phương án lương của công ty.
- Nghiên cứu thực hiện chế độ bảo hộ lao động phù hợp với loại hình sản xuất của công ty và kiểm tra thực hiện đảm bảo an toàn lao động trong toàn Công ty theo đúng quy định của Chính phủ ban hành.
- Nghiên cứu thực hiện công tác hành chánh, lễ tân đáp ứng được nhu cầu sản xuất và kinh doanh đối ngoại của Công ty.
- Dựa vào chiến lược kinh doanh của Công ty, lập dự án đầu tư, quản lý việc thực hiện đầu tư khai thác có hiệu quả dự án sau đầu tư.
- Thực hiện công tác bảo vệ nội bộ, bảo vệ bí mật công nghệ, bảo vệ tài sản, bảo đảm được an ninh trật tự, an toàn cho sản xuất và hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Nghiên cứu tham mưu cho Giám đốc, theo dõi, quản lý và chăm lo sức khoẻ và thực hiện công tác cải thiện đời sống vật chất – tinh thần cho cán bộ
công nhân viên chức, tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên chức luôn gắn bó với công ty và kích thích thúc đNy sản xuất kinh doanh luôn phát triển.
- Mua và cung cấp vật tư hành chánh theo kế hoạch tháng, phục vụ cho công tác quản lý sản xuất kinh doanh và theo dõi, quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa các loại vật tư thiết bị, tiện nghi thuộc khu vực hành chánh và quản lý của Công ty.
- Thực hiện báo cáo định kỳ các công tác nghiệp vụ của phòng theo quy định của Công ty.
* Phòng tài chính kế toán
Phòng tài chính kế toán thực hiện các chức năng sau:
- Tổ chức thực hiện toàn bộ công tác tài chính, hạch toán kế toán, thống kê
ở Công ty theo quy định pháp luật và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Phản ánh ghi chép, hạch toán kịp thời và đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng pháp luật.
- Tổ chức xây dựng và quản lý hệ thống luân chuyển chứng từ có liên quan
đến hàng hoá, tài sản vật tư tiền vốn, đồng thời, tổ chức kiểm tra chứng từ kế
toán thống kê ở tất cả các bộ phận trong nội bộ của Công ty.
- Tính toán và trích nộp đúng đủ kịp thời các khoản thuế, các quỹ của Công ty và thanh toán đúng hạn các khoản vay, các khoản công nợ phải thu, phải trả
theo đúng quy định của pháp luật.
- Xác định và phản ánh chính xác kịp thời đúng chế độ kiểm kê tài sản, chuNn bị đầy đủ và kịp thời các thủ tục và tài liệu cần thiết cho việc quản lý các khoản mất mát, hao hụt, hư hại tài sản, đồng thời đề xuất các giải pháp giải quyết và xử lý.
- Lập đầy đủ và gởi đúng hạn các báo cáo kế toán tài chính và quyết toán của Công ty theo đúng quy định của luật pháp.
- Tổ chức phổ biến và hướng dẫn kịp thời các chế độ thể lệ tài chính, kế
toán thống kê, thông tin kinh tế cho các bộ phận, cá nhân có liên quan trong công ty để cùng phối hợp để thực hiện.
- Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán bảo mật các tài liệu thuộc phạm vi mật theo quy định của Công ty.
- Thực hiện kế hoạch đào tạo và tựđào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ công nhân viên tài chính trong Công ty, đồng thời, tổ chức nghiên cứu từng bước áp dụng những thành tựu của công nghệ tin học trong công tác tài chính, hạch toán kế toán thống kê của Công ty nhằm tăng hiệu năng công tác quản lý và tham mưu về mặt tài chính đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công tác quản trị sản xuất kinh doanh của Công ty.
Nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát:
- Việc chấp hành chếđộ bảo vệ tài sản, vật tư, tiền vốn của Công ty.
- Việc thực hiện kế hoạch sản xuất - kỹ thuật – tài chính, phí lưu thông, các dự toán chi tiêu hành chính, các định mức kinh tế kỹ thuật.
- Việc chấp hành các chính sách kinh tế tài chính, các chế độ tiêu chuNn,
định mức chi tiêu và kỷ luật tài chính vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế. - Việc tiến hành các loại kiểm kê tài sản và đánh giá lại tài sản theo đúng pháp luật.
- Việc giải quyết và xử lý các khoản thiếu hụt, hư hỏng, các khoản nợ không
đòi được và các khoản thiệt hại khác.
Nhiệm vụ tham mưu cho Tổng giám đốc công ty:
- Phân tích hoạt động kinh tế thường xuyên, nhằm đánh giá đúng đắn tình hình, kết quả và hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty, phát hiện những lãng phí và những thiệt hại đã xảy ra, những việc làm không có hiệu quả, những sự trì trệ trong sản xuất kinh doanh để có biện pháp khắc phục, đảm bảo kết quả hoạt
động và doanh lợi của Công ty ngày càng tăng.
- Thông qua công tác tài chính kế toán, tham gia nghiên cứu cải tiến tổ chức sản xuất, xây dựng phương án sản xuất, cải tiến quản lý kinh doanh của công ty nhằm khai thác khả năng tiềm tàng, tiết kiệm và không ngừng nâng cao hiệu quả
của đồng vốn. Khai thác và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn vốn vào sản xuất kinh doanh, đảm bảo và phát huy chếđộ tự chủ tài chính của Công ty.
- Thực hiện báo cáo định kỳ với Giám đốc.
* Phòng kế hoạch đầu tư
Phòng Kế hoạch - Kinh doanh có chức năng tham mưu, giúp cho Giám
đốc Công ty trong việc quản lý, điều hành công việc thuộc các lĩnh vực kế hoạch, kinh doanh của Công ty.
Phòng kế hoạch đầu tư có nhiệm vụ nghiên cứu xây dựng chiến lượt kinh doanh dài hạn, trung hạn, ngắn hạn, kế hoạch hoạt động và kế hoạch kinh doanh hàng năm, hàng quý của Công ty. Tham mưu cho Giám đốc Công ty giao chỉ tiêu kinh doanh cho các đơn vị trực thuộc Công ty. Theo dõi, thúc đNy tiến độ thực hiện kế hoạch kinh doanh và chương trình công tác của Công ty và của các đơn vị trực thuộc Công ty. Tổng hợp, phân tích và lập báo cáo tình hình hoạt động và tình hình kinh doanh tháng, quí hay cả năm và theo yêu cầu của Giám đốc Công ty. Thu thập, phân tích, tổng hợp thông tin thị trường; xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch của Công ty.
3.2. Giới thiệu về xí nhiệp kinh doanh vật liệu xây dựng số 2:
- Tên Công ty: Xí nghiệp kinh doanh Vật Liệu xây dựng hay còn gọi là cửa hàng số 2. - Địa chỉ: 107/3 Phạm Hùng, Phường 9, Thị xã Vĩnh Long
- Sốđiện thoại: 0703.825548 - Fax: 7003.825549
- Các ngành nghề kinh doanh: Mua bán các loại vật liệu xây dựng (Xi măng, sắt, đá, cát, tol, ngói…)
- Địa bàn hoạt động: trong và ngoài tỉnh.
- Xu hướng phát triển của xí nhgiệp: duy trì và phát tiển kinh doanh vật liệu xây dựng, mở rộng mạng lưới cung cấp vật liệu xây dựng cho đại lý, cá nhân trong và ngoài tỉnh. ĐNy mạnh công tác tiếp thị, phát triển nguồn hàng vật liệu xây dựng và trang trí nội thất.
* Sởđồ cơ cấu tổ chức của xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng số 2