2.2 Thực trạng công tác của hoạt động bán hàng tại Trung tâm du lịch & truyền thông
2.2.4 Ký kết hợp đồng với khách hàng
a. Mô tả nội dung
- Soạn thảo hợp đồng: Cần soạn thảo những nôi dung
- Triển khai, theo dõi, giám sát, các điều khoản trong hợp đồng - Theo sát tiến độ hợp đồng
- Chăm sóc khách hàng sau khi đã kí hợp đồng
b. Quy trình thực hiện
- Tham khảo các mẫu hợp đồng có sẵn
Ký kết hợp đồng và đặt cọc trước ngày khởi hành ít nhất 1 tuần.
Thuyết phục khách thanh toán hết trước khi tour khởi hành, hạn chế trả sau. Không chi hoa hồng trước khi tất toán.
Phối hợp phòng kế toán thu cọc khi ký hợp đồng. Thu tiền hoặc chuyển khoản trước hoặc sau ký kết hợp đồng.
Xác định rõ với khách những điều công ty cam kết thực hiện (ghi rõ trong hợp đồng) và những điều sẽ cố gắng nhưng không chắc thực hiện được.
Gửi khách tờ chương trình, tờ thông tin du khách, thông báo ngày họp mặt khách.
- Hồ sơ tổ chức thực hiện..
Phiếu báo khách.
Phiếu khái toán tour.
Đặt phòng khách sạn.
Lý lịch khách hàng.
Chương trình tour.
- Trong trường hợp khách hàng từ chối mua tour hay yêu cầu dịch vụ mà công ty chưa thể cung cấp thì nhân viên kinh doanh lưu thông tin và nhu cầu khách hàng để chào bán trong tương lai.
- Trong trường hợp khách có thay đổi nhu cầu về dịch vụ cung cấp trong các bước:
+ Chào bán, tái kiểm tra dịch vụ: nhân viên kinh doanh cập nhật và chào bán tour theo nhu cầu mới.
+ Trước và sau khi ký hợp đồng: nhân viên kinh doanh điều chỉnh hợp đồng hay lập phụ lục.
c. Điều kiện và yêu cầu
- Nắm rõ các điều khoản liên quan đến hợp đồng - Phải có kiến thức về luật tài chính, kinh doanh
d. Kết quả
- Tạo doanh thu cho công ty, là động lực để phát triển bản thân, tích lũy thêm nhiều kinh nghiệm
e. Nhận xét
- Để ký kết được hợp đồng với khách hàng nhân viên ký kết phải nắm rõ các giấy tờ liên quan đến hợp đồng,hiểu rõ về các thông tin,thủ tục pháp lý để việc ký kết được suôn sẻ.