(1a) Người sử dụng thẻ theo nhu cầu liên hệ với ngân hàng phát hành để được sử dụng thẻ.
(1b) Ngân hàng phát hành thẻ cung cấp thẻ thanh toán cho khách hàng.
(2) Người sử dụng thẻ mua hàng hóa, dịch vụ của các tổ chức đồng ý tiếp nhận thanh toán bằng thẻ, đồng thời giao thẻ cho người tiếp nhận thẻ để thanh toán tiền hàng, dịch vụ đã cung ứng bằng máy chuyên dùng ghi nợ cho tài khoản.
(3) Người sử dụng thẻ có quyền đề nghị ngân hàng đại lý cho rút tiền mặt hoặc tự mình rút tiền mặt tại quầy trả tiền tự động.
(4) Người tiếp nhận thẻ nộp biên lai nộp ngân hàng đại lý.
(5) Ngân hàng đại lý kiểm tra tính hợp pháp, tiến hành trả tiền cho người tiếp nhận thẻ vào tài khoản thanh toán của người tiếp nhận mở tại ngân hàng đại lý.
(6) Ngân hàng đại lý lập bảng kê và chuyển biên lai cho NH phát hành thẻ. (7) Ngân hàng phát hành thẻ hoàn lại số tiền mà ngân hàng đại lý đã thanh toán trên cơ sở biên lai hợp lệ.
(8) Khi người sử dụng thẻ không sử dụng thẻ hoặc đã sử dụng hết số tiền của thẻ thì ngân hàng phát hành thẻ và người sử dụng thẻ sẽ hoàn tất quy trình sử dụng thẻ.
b. Quy trình cung ứng dịch vụ TTKDTM quốc tế
(2)
Người sử dụng thẻ Người chấp nhận thẻ
Ngân hàng đại lý thanh toán Ngân hàng phát hành ATM (6) (7) (3) (1a) (1b) (8) (4) (5) (3)
Quy trình thanh toán chuyển tiền ứng trƣớc
Sơ đồ 1.6 Quy trình thanh toán chuyển tiền ứng trƣớc
(0) Ký kết hợp đồng mua bán
(1) Người mua đến ngân hàng viết lệnh chuyển tiền và nộp các giấy tờ cần thiết theo yêu cầu của ngân hàng (hợp đồng ngoại thương một bản chính, một bản sao, giấy phép nhập khẩu nếu có,….)
(2) Sau khi kiểm tra, nếu hợp lệ và đủ khả năng thanh toán, ngân hàng sẽ trích tài khoản của người mua (người nhập khẩu) để chuyển tiền, gửi giấy báo nợ và giấy báo đã thanh toán cho người mua.
(3) Ngân hàng bên mua ra lệnh (bằng thư hay điện báo) cho ngân hàng đại lý của mình ở nước ngoài để chuyển tiền trả cho người bán.
(4) Ngân hàng dịch vụ đại lý báo có cho người bán.
(5) Người bán giao hàng theo hợp đồng ngoại thương đã ký.
Quy trình thanh toán chuyển tiền trả ngay hoặc trả chậm:
Sơ đồ 1.7 Quy trình thanh toán chuyển tiền trả ngay hoặc trả chậm
Ngân hàng bên bán
Ngân hàng bên mua
Người bán Người mua
(0) (1) (2) (4) (5) (3) MT;TT
Ngân hàng bên bán Ngân hàng bên mua
Người bán Người mua
(0) (2) (3) (5) (1) (4)
(0) Ký kết hợp đồng mua bán
(1) Sau khi thỏa thuận đi đến ký hợp đồng mua bán ngoại thương, người bán (người xuất khẩu) thực hiện việc cung ứng hàng hóa, dịch vụ cho người mua (người nhập khẩu), đồng thời chuyển giao toàn bộ chứng từ cho người mua.
(2) Người mua sau khi kiểm tra chứng từ, hóa đơn,…viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng phục vụ mình.
(3) Sau khi kiểm tra, nếu hợp lệ và đủ khả năng thanh toán, NH sẽ trích tài khoản của người mua để chuyển tiền, gửi giấy báo nợ và giấy báo đã thanh toán cho người mua.
(4) Ngân hàng bên mua ra lệnh (bằng thư hay điện báo) cho ngân hàng đại lý của mình ở nước ngoài để chuyển tiền trả cho người bán.
(5) Ngân hàng đại lý chuyển tiền cho người bán (trực tiếp hoặc gián tiếp qua ngân hàng khác) và gửi giấy báo cho đơn vị đó.
Quy trình thanh toán nhờ thu:
Sơ đồ 1.8 Quy trình thanh toán nhờ thu
(0). Ký kết hợp đồng mua bán, trong đó điều khoản thanh toán quy định áp dụng phương thức “Nhờ thu kèm chứng từ”
(1) Người xuất khẩu giao hàng cho bên nhập khẩu (2) Người Xuất khẩu lập Đơn yêu cầu nhờ thu
(3) Ngân hàng nhờ thu lập “Lệnh nhờ thu” kèm bộ chứng từ gửi Ngân hàng thu hộ (4) Ngân hàng thu hộ thông báo nhờ thu cho người Nhập khẩu
(5) Người Nhập khẩu chấp hành lệnh nhờ thu bằng cách (trả tiền, chấp nhận trả tiền, các điều kiện khác).
(7) (5) (4) ) (1) (6) (3) (8) (2) (0) Ngân hàng nhờ thu
Người xuất khẩu Người nhập khẩu
(6) Ngân hàng thu hộ trao bộ chứng từ cho người Nhập khẩu
(7) Ngân hàng thu hộ chuyển tiền nhờ thu, hoặc hối phiếu chấp nhận, kỳ phiếu cho Ngân hàng nhờ thu
(8) Ngân hàng nhờ thu chuyển tiền nhờ thu, hoặc hối phiếu chấp nhận cho người Xuất khẩu
Quy trình thanh toán tín dụng chứng từ
Sơ đồ 1.9 Quy trình thanh toán tín dụng chứng từ
(0) Ký kết hợp đồng mua bán
(1) Người nhập khẩu làm giấy đề nghị mở L/C và nộp vào ngân hàng các giấy tờ cần thiết, thực hiện ký quỹ theo yêu cầu để ngân hàng phát hành L/C cho người xuất khẩu hưởng lợi.
(2) Ngân hàng phát hành L/C theo đúng yêu cầu của giấy đề nghị mở L/C và chuyển tới ngân hàng đại lý của mình ở nước xuất khẩu.
(3) Ngân hàng thông báo chuyển L/C bản gốc tới cho người xuất khẩu để người này đánh giá khả năng thực hiện L/C của mình và đề nghị tu chỉnh khi cần.
(4) Người xuất khẩu giao hàng theo đúng quy định của L/C và các văn bản tu chỉnh L/C (nếu có). Ngân hàng phát hành (0) (4) (2)- L/C (3)- L/C Ngân hàng thông báo (7) (6)
Người xuất khẩu
(8) (5)
Người nhập khẩu (10)
(5) Người xuất khẩu lập bộ chứng từ theo đúng quy định của L/C và các văn bản tu chỉnh (nếu có) xuất trình cho ngân hàng đúng thời hạn quy định.
(6) Ngân hàng đại lý sau khi kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ thì chuyển tới ngân hàng phát hành (hoặc ngân hàng thanh toán).
(7) Ngân hàng phát hành thư tín dụng kiểm tra bộ chứng từ thanh toán:
- Nếu thấy không phù hợp với quy định của L/C thì từ chối thanh toán và gửi trả bộ chứng từ cho người xuất khẩu.
- Nếu thấy phù hợp với quy định của L/C thì tiến hành trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu (đối với L/C trả chậm).
(8) Người xuất khẩu nhận được tiền
(9) Ngân hàng phát hành thư tín dụng trao bộ chứng từ cho người nhập khẩu và phát lệnh đòi tiền người nhập khẩu.
(10) Nhà nhập khẩu kiểm tra bộ chứng từ:
Nếu thấy phù hợp với quy định của L/C thì đến ngân hàng làm thủ tục thanh toán, ngân hàng phát hành ký hậu bộ chứng từ cho đi nhận hàng.
Nếu thấy không phù hợp với quy định của L/C thì người nhập khẩu có quyền từ chối thanh toán.
1.3.2. Tổ chức bộ máy và cơ sở hạ tầng cung ứng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt của NHTM
1.3.2.1. Tổ chức bộ máy
Tổ chức nhân sự thực hiện cung ứng dịch vụ TTKDTM trước hết là sắp xếp vị trí nhân lực phù hợp. Đó là việc thiết lập bộ phận thực hiện quy trình thanh toán, trao quyền gắn với trách nhiệm cho từng người, và phân công công việc cụ thể cho từng cá nhân.
- Thiết lập bộ phận thực hiện quy trình TTKDTM
Xuất phát từ những đặc điểm khác nhau của hai hệ thống dịch vụ TTKDTM: thanh toán nội địa và thanh toán quốc tế, mỗi ngân hàng cần phải thiết lập các bộ phận chuyên trách theo từng mảng thanh toán. Việc sắp xếp bộ máy nhân sự phải dựa trên quy trình nghiệp vụ của từng thể thức, phương thức thanh toán, tránh
chồng chéo, không rõ ràng vừa tốn phí nhân lực, thời gian đôi khi lại bị lãng quên, không bộ phận nào thực hiện và đổ lỗi cho nhau. Tuyển chọn những người có kiến thức, kĩ năng và đạo đức nghề nghiệp vào những vị trí công tác phù hợp. Mỗi bộ phận thanh toán cũng cần phân thành nhiều nhóm, mỗi nhóm phụ trách một thể thức, phương thức thanh toán nhằm đảm bảo tính chuyên môn hoá trong công việc và tạo hiệu quả cao nhất. Ngoài ra, khi sắp xếp bộ máy nhân sự cũng cần quan tâm tới các vấn đề như quy mô, tiềm lực của ngân hàng, đặc điểm của thị trường. Nếu ngân hàng có quy mô khách hàng lớn, cần xây dựng bộ máy nhân sự thích hợp để đảm bảo thực hiện tốt hoạt động thanh toán, tránh tình trạng công việc quá nhiều, gây ứ đọng ảnh hưởng đến quyền lợi khách hàng và uy tín của ngân hàng. Ngược lại, ngân hàng có quy mô khách hàng ít thì chỉ nên xây dựng bộ máy nhân sự vừa đủ, tránh tình trạng bộ máy quá cồng kềnh, lãng phí nhân lực, hiệu quả thấp.
- Trao quyền gắn với trách nhiệm cho từng người
Cần trao cho mỗi người một chức danh cụ thể và gắn với một trách nhiệm nhất định, bởi lẽ nhân viên chỉ có thể giải quyết được công việc nếu vị trí của họ được xác định, tiếng nói của họ được nhìn nhận đánh giá đúng mức. Chú ý mối quan hệ tương thích giữa quyền và trách nhiệm, ngăn ngừa phòng tránh khuynh hướng lạm dụng quyền lực do được trao quyền quá lớn, hoặc không thể hoàn thành công việc do được trao quyền quá ít. Mọi thành viên phải chịu trách nhiệm về kết quả công việc được giải quyết trong phạm vi quyền hạn cho phép.
- Phân công công việc cụ thể cho từng cá nhân
Với chức danh, vị trí công tác đã được xác định, cấp trên phải tiến hành phân công công việc cụ thể cho từng cá nhân thuộc quyền quản lí, phải chỉ rõ họ cần làm gì, đặc biệt trong thực thi từng khâu của quy trình thanh toán, mỗi nhân viên phải thực hiện những bước cụ thể nào, giới hạn thẩm quyền được xử lí và không được xử lí, khi không có đủ quyền để quyết định thì phải chuyển cho ai, hay có trách nhiệm báo cáo với ai…
Tổ chức nhân sự thực hiện dịch vụ TTKDTM cũng là việc xây dựng đội ngũ nhân lực có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng chuyên nghiệp. Chất lượng
nguồn nhân lực có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ TTKDTM cung ứng đến khách hàng. Nhận thức được vấn đề quan trọng này, hiện nay các NHTM đều chú trọng đến việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.
Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực ngân hàng, cần thiết phải xây dựng một bộ quy tắc chuẩn về chức danh các công việc ngân hàng, tiêu chuẩn nghề nghiệp ngân hàng tương đương với tiêu chuẩn của các nước tiên tiến trong khu vực. Đào tạo bồi dưỡng, cập nhật kiến thức kinh doanh cơ bản cho cán bộ hiện có nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng phức tạp và chịu áp lực cạnh tranh ngày càng cao của môi trường kinh doanh. Chú trọng việc đào tạo kỹ năng mềm, kỹ năng quản lý cho cán bộ quản lý cấp trung và cấp cao nhằm tạo sự đột phá về tư duy và kỹ năng quản lý, tạo tiền đề cho việc triển khai các kế hoạch cải cách và chấp nhận sự thay đổi ở các cấp điều hành và cấp thực hiện.
1.3.2.2. Cơ sở hạ tầng
Cơ sở hạ tầng là một trong những yếu tố quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến việc cung ứng dịch vụ TTKDTM. Sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật công nghệ và cơ sở hạ tầng tạo điều kiện cho hệ thống thanh toán ngân hàng và các thành viên của hệ thống có thể xử lý giao dịch với tốc độ nhanh chóng, đảm bảo độ chính xác và với số lượng giao dịch lớn hơn.
1.3.3. Kiểm soát, báo cáo và đánh giá tình hình cung ứng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt của NHTM không dùng tiền mặt của NHTM
1.3.3.1. Kiểm soát
Quá trình kiểm tra, giám sát nhằm đảm bảo quá trình thực hiện TTKDTM nói riêng và hoạt động thanh toán nói chung chấp hành đúng quy định, đồng thời phát hiện kịp thời các sai sót và xử lý các vướng mắc, sai sót xảy ra.
Để có thể kiểm soát nội bộ tình hình triển khai quy trình cung ứng dịch vụ TTKDTM mỗi ngân hàng cần phải xây dựng một hệ thống thông tin đầy đủ, đồng bộ và cập nhật thường xuyên, các kênh thông tin xuôi ngược phải đảm bảo luôn thông suốt. Lãnh đạo phải thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn nhân viên của mình để có thể phát hiện kịp thời những vấn đề vướng mắc và đưa ra hướng
giải quyết. Ngược lại, nhân viên cũng có quyền giám sát lãnh đạo và có ý kiến đóng góp nếu thấy lãnh đạo có biểu hiện sai trái. Cơ chế kiểm tra, giám sát nội bộ cần linh hoạt, không nên quá cứng nhắc, gò bó, cấp dưới chỉ biết phục tùng cấp trên, cấp trên chỉ chăm chăm tìm lỗi của cấp dưới. Một cơ chế quản lí giám sát đảm bảo giải quyết hài hòa giữa tập trung và dân chủ, cấp trên lắng nghe ý kiến của cấp dưới; cấp dưới được quyền giám sát cấp trên, được quyền phát huy năng lực sở trường cá nhân nhưng không vô tổ chức, vô lãnh đạo sẽ góp phần đảm bảo cho hoạt động cung ứng dịch vụ thanh toán của ngân hàng được triển khai một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Trong cung cấp dịch vụ TTKDTM mặc dù mức độ rủi ro đối với hoạt động này được nhiều nhà quản trị ngân hàng đánh giá thấp hơn so với hoạt động tín dụng nhưng không có nghĩa không có rủi ro. Đặc biệt, trong cung cấp dịch vụ thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ, do ngân hàng không chỉ giữ vai trò là trung gian thanh toán mà còn là người có trách nhiệm trả tiền cho người hưởng lợi trong thời gian hiệu lực của L/C, với số tiền không quá kim ngạch của L/C nên chỉ cần không cẩn trọng trong một nghiệp vụ nhỏ cũng có thể dẫn đến những rủi ro đáng tiếc. Vì vậy, quản lý và kiểm soát rủi ro trong cung cấp dịch vụ TTKDTM là một nội dung quan trọng trong quản trị dịch vụ thanh toán của ngân hàng.
1.3.3.2. Báo cáo và đánh giá
NHTM tổ chức báo cáo định kỳ (hàng tháng, hàng quý và hàng năm). NHTM dựa vào các báo cáo này đưa ra đánh giá để thấy rõ điểm mạnh, điểm yếu với tình hình hoạt động thực tại trên địa bàn nhằm hướng tới mục tiêu nâng cao chất lượng cung ứng dịch vụ TTKDTM.
1.4. Phát triển dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt của NHTM và các nhân tố ảnh hƣởng. nhân tố ảnh hƣởng.
1.4.1. Khái niệm và các phương thức phát triển dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt của NHTM tiền mặt của NHTM
1.4.1.1. Khái niệm phát triển dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt của NHTM
Phát triển dịch vụ TTKDTM của NHTM là sự gia tăng về số lượng loại hình dịch vụ TTKDTM, về tiện ích cung cấp, về giá trị giao dịch, về quy mô và chất lượng cung ứng dịch vụ TTKDTM của NHTM.
1.4.1.2. Các phương thức phát triển dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt của NHTM
a. Phát triển sản phẩm dịch vụ
Để tồn tại và phát triển trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt gay gắt trong hoạt động cung ứng dịch vụ tài chính như hiện nay, các NHTM không ngừng phát triển các sản phẩm dịch vụ mới đặc biệt là các sản phẩm dịch vụ TTKDTM.
Phát triển dịch vụ mới, trong đó có dịch vụ TTKDTM giúp NHTM tạo tính khác biệt so với đối thủ cạnh tranh và phát huy được lợi thế đặc thù của mình. Để phát triển dịch vụ mới, NHTM có thể thực hiện bằng nhiều phương thức sau:
Phát triển sản phẩm dịch vụ mới trên cơ sở hoàn thiện các sản phẩm dịch vụ bao gồm thay đổi tên gọi sản phẩm dịch vụ, chi tiết sản phẩm dịch vụ theo các tiêu chí: khách hàng, thời hạn tài trợ, phương thức,… và nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ:
- Hoàn thiện về mặt hình thức, đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ hiện có theo phương thức cá biệt hóa hoặc thay đổi tên gọi dịch vụ. Hoàn thiện về mặt hình thức không làm thay đổi tính năng công dụng, giá trị sử dụng của sản phẩm dịch vụ.
- Hoàn thiện về mặt nội dung bao hàm nội dung nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ. Hệ thống danh mục dịch vụ không thay đổi nhưng giá trị sử dụng và tính năng sản phẩm đã thay đổi
Phát triển sản phẩm dịch vụ mới tương đối.
Sản phẩm dịch vụ mới tương đối đối với một NHTM nhưng không phải là mới với NHTM khác và thị trường. Sản phẩm này đã được triển khai cung ứng trên thị