Chƣơng 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. 1 Tổ chức bộ máy thực hiện kiểm soát chi vốn đầu tư xây dựng cơ bản
3.2.2. Quy trình kiểm soát chi vốn đầu tư
3.2.2.1 Quy trình kiểm soát chi vốn đầu tư XDCB tại KBNN Hạ Hòa:
(1) (2)
(9) (3)
(8) (4) (5)
(6)
(7)
Sơ đồ 3.2. Quy trình kiểm soát chi đầu tƣ XDCB
(1): Chủ đầu tƣ gửi hồ sơ, chứng từ thanh toán đến KBNN thông qua bộ phận Kiểm soát chi. Trƣờng hợp số vốn chấp nhận có sự chênh lệch so với số vốn đề nghị của chủ đầu tƣ, cán bộ kiểm soát chi dự thảo văn bản (theo mẫu số 02/KSC) và báo cáo Tổ trƣởng trình lãnh đạo KBNN ký gửi chủ đầu tƣ thông báo về kết quả chấp nhận.
Căn cứ vào kết quả kiểm tra và kế hoạch vốn năm, cán bộ kiểm soát chi xác định số vốn chấp nhận, tên, tài khoản đơn vị hƣởng, ghi đầy đủ và các chỉ
Chủ đầu tƣ (Ban QLDA) Bộ phận Kiểm soát chi Tổ Kế toán nhà nƣớc Lãnh đạo KBNN Hà Nội Lãnh đạo KBNN Hà Nội Giám đốc KBNN huyện Lãnh đạo KBNN Hà Nội Đơn vị thụ hƣởng Lãnh đạo phụ trách Kế toán Lãnh đạo KBNN Hà Nội
tiêu và ký vào Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ, đồng thời lập tờ trình lãnh đạo, trình tổ trƣởng toàn bộ hồ sơ thanh toán và tờ trình lãnh đạo để ký, trình lãnh đạo KBNN phụ trách.
(2): Sau khi tiến hành kiểm soát hồ sơ (tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ), ký các chứng từ thanh toán và tờ trình thanh toán vốn đầu tƣ, trình Giám đốc ký duyệt. Trƣờng hợp có Tổ trƣởng tổ Tổng hợp thì trình tổ trƣởng ký duyệt giấy rút VĐT, giấy đề nghị thanh toán VĐT và tờ trình trƣớc khi trình Giám đốc ký duyệt tờ trình và giấy đề nghị thanh toán VĐT.
(3): Sau khi Giám đốc KBNN huyện ký duyệt, chuyển lại hồ sơ cho cán bộ kiểm soát chi.
Trƣờng hợp lãnh đạo KBNN yêu cầu làm rõ hồ sơ thanh toán thì bộ phận Kiểm soát chi NSNN có trách nhiệm giải trình.
Trƣờng hợp lãnh đạo KBNN phê duyệt khác số vốn đề nghị chấp nhận thanh toán của bộ phận Kiểm soát chi NSNN thì sau khi lãnh đạo chuyển trả hồ sơ, cán bộ kiểm soát chi dự thảo văn bản (theo mẫu số 02/KSC) và báo cáo Tổ trƣởng trình lãnh đạo KBNN. Tổ trƣởng ký gửi chủ đầu tƣ về kết quả chấp nhận tạm ứng, thanh toán.
(4): Cán bộ kiểm soát chi chuyển chứng từ cho bộ phận Kế toán bao gồm Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ, giấy rút vốn đầu tƣ.
(Thời gian thực hiện các bƣớc 1,2,3,4: đối với nguyên tắc thanh toán trƣớc kiểm soát sau là 02 ngày làm việc, đối với nguyên tắc kiểm soát trƣớc, thanh toán sau là 05 ngày làm việc).
(5): Kế toán viên kiểm tra chứng từ, hạch toán trên phần mềm sau đó trình kế toán trƣởng ký duyệt giấy rút VĐT, ký trên phần mềm trƣớc khi trình lãnh đạo KBNN phụ trách kế toán.
Nếu phát hiện sai sót hoặc chứng từ kế toán không hợp lệ, hợp pháp, bộ phận Kế toán thông báo lý do và chuyển trả hồ sơ bộ phận Kiểm soát chi
NSNN để xử lý.
(6): Lãnh đạo KBNN phụ trách kế toán xem xét , ký duyệt Giấy rút vốn đầu tƣ; sau đó chuyển trả hồ sơ cho bộ phận kế toán để làm thủ tục chuyển tiền cho đơn vị hƣởng. Đối với những khoản thanh toán có giá trị cao theo quy định của quy trình thanh toán điện tử thì bộ phận kế toán trình lãnh đạo phụ trách kế toán ký duyệt trên máy trƣớc.
(7): Tổ kế toán thực hiện các thủ tục thanh toán cho đơn vị hƣởng. Trƣờng hợp chủ đầu tƣ lĩnh tiền mặt thì bộ phận Kế toán chuyển các liên giấy rút vốn đầu tƣ kiêm lĩnh tiền mặt sang bộ phận Kho quỹ để chi tiền cho đơn vị thụ hƣởng và thực hiện luân chuyển chứng từ theo quy định của KBNN.
Thời gian thực hiện các bƣớc 5,6, 7 là 01 ngày làm việc kể từ khi nhận đƣợc chứng từ do bộ phận Kiểm soát chi NSNN chuyển đến đối với nguyên tắc thanh toán trƣớc kiểm soát sau, và 02 ngày làm việc đối với nguyên tắc kiểm soát trƣớc, thanh toán sau.
(8): Sau khi làm thủ tục thanh toán cho đơn vị hƣởng, kế toán viên lƣu 01 liên giấy rút VĐT, chứng từ còn lại chuyển trả lại cho bộ phận kiểm soát chi.
(9): Bộ phận kiểm soát chi trả chủ đầu tƣ 01 liên giấy đề nghị thanh toán VĐT và 01 liên giấy rút VĐT (thêm 01 liên giấy rút VĐT đối với trƣờng hợp có chiết khấu VAT để chủ đầu tƣ trả cho đơn vị hƣởng lập hồ sơ quyết toán thuế).
3.2.2.2 Nguyên tắc kiểm soát chi đầu tư xây dựng cơ bản qua Kho bạc nhà nước
Thanh toán trước, kiểm soát sau đối với công việc, hợp đồng thanh toán nhiều lần( trừ lần cuối cùng).
*. Thanh toán trƣớc:
Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận đƣợc đầy đủ hồ sơ của chủ đầu tƣ, KBNN hoàn thành thủ tục thanh toán vốn, chuyển tiền cho đơn vị thụ hƣởng:
Cán bộ kiểm soát chi căn cứ hồ sơ đề nghị thanh toán của chủ đầu tƣ thực hiện:
- Kiểm tra việc lựa chọn nhà thầu theo quy định (thuộc đối tƣợng chỉ định thầu, đấu thầu hay hình thức lựa chọn nhà thầu khác); đối chiếu mức vốn đề nghị thanh toán phù hợp với các điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng.
Trƣờng hợp dự án thuộc đối tƣợng chỉ định thầu, trƣờng hợp tự thực hiện hoặc phát sinh khối lƣợng ngoài hợp đồng: đối chiếu đảm bảo số vốn đề nghị thanh toán phù hợp với từng loại hợp đồng, giá hợp đồng, các điều kiện trong hợp đồng và theo dự toán đƣợc duyệt.
Trƣờng hợp dự án thuộc đối tƣợng đấu thầu: đối chiếu đảm bảo số vốn đề nghị thanh toán theo dự toán đƣợc duyệt.
Căn cứ vào kết quả kiểm tra và kế hoạch vốn năm, cán bộ kiểm soát chi xác định số vốn thanh toán, số vốn tạm ứng cần thu hồi (nếu có).
*. Kiểm soát sau:
Căn cứ vào hồ sơ đã nhận, trong thời hạn tối đa là 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đƣợc đầy đủ hồ sơ của chủ đầu tƣ, cán bộ kiểm soát chi thực hiện kiểm soát lại hồ sơ thanh toán, trong đó ngoài việc kiểm tra hồ sơ, tài liệu đề nghị nhƣ nội dung của trình tự Thanh toán trƣớc, cán bộ kiểm soát chi cần tập trung kiểm soát các vấn đề sau:
- Kế hoạch vốn năm của dự án
- Kiểm tra việc lựa chọn nhà thầu theo quy định (thuộc đối tƣợng chỉ định thầu, đấu thầu hay các hình thức lựa chọn nhà thầu khác).
- Đối với các công việc thực hiện theo hợp đồng: kiểm tra khối lƣợng công việc hoàn thành ghi tại bảng xác định giá trị khối lƣợng công việc hoàn thành đề nghị thanh toán, Bảng xác định giá trị khối lƣợng công việc phát sinh ngoài hợp đồng đề nghị thanh toán, để đảm bảo giá trị khối lƣợng hoàn thành đƣợc thanh toán theo hợp đồng kinh tế đã ký kết và dự toán đƣợc duyệt
(trƣờng hợp chỉ định thầu và thanh toán theo dự toán đƣợc duyệt hoặc trƣờng hợp tự thực hiện hoặc phát sinh khối lƣợng ngoài hợp đồng); phù hợp với từng loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện trong hợp đồng.
- Đối với công việc thực hiện không thông qua hợp đồng: kiểm tra khối lƣợng hoàn thành ghi tại Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ để đảm bảo khối lƣợng hoàn thành đƣợc thanh toán theo dự toán đƣợc duyệt.
- Trƣờng hợp sau khi kiểm soát, số vốn chấp nhận thanh toán có sự chênh lệch với số vốn đã thanh toán cho chủ đầu tƣ thì trừ vào những lần thanh toán tiếp theo.
Kiểm soát trước, thanh toán sau đối với công việc, hợp đồng thanh toán 1 lần và lần thanh toán cuối cùng của công việc, hợp đồng thanh toán nhiều lần.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đƣợc đầy đủ hồ sơ của chủ đầu tƣ, KBNN hoàn thành thủ tục thanh toán vốn, chuyển tiền cho đơn vị thụ hƣởng theo nguyên tắc kiểm soát trƣớc, thanh toán sau:
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, tài liệu (bao gồm cả việc kiểm tra mẫu dấu, chữ ký), sự phù hợp mã đơn vị sử dụng ngân sách.
- Kiểm tra nguồn vốn, niên độ kế hoạch vốn và kế hoạch vốn năm của dự án.
- Kiểm tra việc lựa chọn nhà thầu theo quy định (thuộc đối tƣợng chỉ định thầu, đấu thầu hay các hình thức lựa chọn nhà thầu khác)
- Đối với các công việc thực hiện theo hợp đồng: Kiểm tra khối lƣợng hoàn thành ghi tại bảng xác định giá trị khối lƣợng công việc hoàn thành đề nghị thanh toán, Bảng xác định giá trị công việc phát sinh ngoài hợp đồng đề nghị thanh toán để đảm bảo giá trị khối lƣợng hoàn thành đƣợc thanh toán theo hợp đồng kinh tế đã ký kết và dự toán đƣợc duyệt (trƣờng hợp chỉ định thầu và và thanh toán theo dự toán đƣợc duyệt hoặc trƣờng hợp tự thực hiện
hoặc phát sinh khối lƣợng ngoài hợp đồng); phù hợp với từng loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện trong hợp đồng.
- Đối với các công việc thực hiện không theo hợp đồng: Kiểm tra khối