CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
4.1.6Quản lý theo từng giai đoạn của dự án
4.1 Các biện pháp nâng cao chất lƣợng quản lý dự án ODA tại công ty kinh
4.1.6Quản lý theo từng giai đoạn của dự án
Việc quản lý chất lƣợng và chi phí công trình là một công việc rất phức tạp cần đƣợc tiến hành một cách thƣờng xuyên và liên tục trong quá trình thự hiện đầu tƣ. Công ty cần phải có bộ phận quản lý kỹ thuật ngày từ giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ.
4.1.6.1 Giai đoạn chuẩn bị đầu tư a) Lập kế hoạch tổng quan
Việc lập kế hoạch tổng quan giống nhƣ một chƣơng trình sơ bộ về dự án nên nó phải đƣợc lập theo một trình tự logic, các mục tiêu đƣợc chi tiết hoá thành những công việc và đảm bảo độ chính xác cao. Phải có kế hoạch cho từng thời kỳ của dự án một cách chính xác tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình xét duyệt với cấp trên.
Bộ phận kế hoạch phải nắm đƣợc mục tiêu chung của dự án để xác định một cách chính xác toàn bộ những công việc phải tiến hành để lập kế hoạch cho dự án. Tất cả các công việc trong chu kỳ của dự án từ khâu đầu đến khâu cuối phải đƣợc kế hoạch và lập trình cụ thể. Cần phân tích một cách có hệ thống và có phƣơng pháp. Cụ thể phải có liệt kê sắp xếp, phân tích nhằm xác định:
+ Thời gian cần phải hoàn thành từng công việc và cả dự án.
+ Những công việc nào cần phải hoàn thành trƣớc, những công việc nào có thể làm sau, và những công việc nào có thể làm song song.
Có nhiều phƣơng pháp phân tích và lập trình thực hiện các dự án khác nhau. Đối với Công ty, phƣơng pháp phù hợp nhất là sơ đồ GANTT. Đó là biểu cho thấy khoảng thời gian cần thiết để thực hiện từng công việc của dự án. Qua sơ đồ GANTT các phòng ban khác nhau có thể hiểuđƣợc lịch trình cụ thể của dự án, tránh mập mờ.
b) Công tác tư vấn lập Báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật- tổng dự toán
Công tác chuẩn bị đầu tƣ có vai trò quyết định đến sự thành công của dự án đầu tƣ trong tƣơng lai. Chi phí cho giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ thƣờng chiếm từ 1 đến 15 % tổng mức đầu tƣ của dự án. Công tác lập và trình duyệt báo cáo nghiên cứu khả thi chƣa đƣợc quan tâm đúng mực dẫn đến tình trạng trong quá trình triển khai dự án một số mục tiêu của dự án phải chỉnh sửa thay đổi dẫn đến tiến độ của dự án bị chậm lại, gây lãng phí vốn đầu tƣ. Tồn tại này do nhiều nguyên nhân.
Nguyên nhân khách quan, do hệ thống cấp nƣớc có nhiều công trình ngầm nằm trong đô thị nên không thể khảo sát đƣợc chi tiết hết các khu vực công trình đi qua.
Nguyên nhân chủ quan: Do năng lực tƣ vấn chƣa đƣợc cao; công tác thẩm định chƣa tốt trƣớc tiên là trách nhiệm thuộc về ban quản lý dự án trong việc quản lý hợp đồng tƣ vấn.
Ban quản lý dự án cần phải lựa chọn đơn vị tƣ vấn kỹ càng và phù hợp với mức độ phức tạp của dự án. Chỉ những đơn vị tƣ vấn chuyên nghành có đủ tƣ cách pháp nhân, có đăng ký kinh doanh và đủ năng lực theo quy định trong nƣớc và nhà tài trợ mới đƣợc lựa chọn. Nâng cao năng lực của những cán bộ chuyên môn về kỹ thuật trong việc đáng giá năng lực tƣ vấn.
Các Ban quản lý dự án và tổ chức tƣ vấn cần có sự phối kết hợp chặt chẽ với nhau trong công việc để cho sản phẩm tƣ vấn đạt chất lƣợng tốt nhât. Các Ban sẽ có trách nhiệm nghiệm thu trƣớc tiên sản phẩm tƣ vấn căn cứ vào hợp đồng kinh tế trong đó đã nêu các yêu cầu kỹ thuật và tiêu chuẩn cần có đối với sản phẩm.
Các Ban cần có những biện pháp quản lý chặt chẽ hơn đối với đơn vị tƣ vấn về thời gian, ví dụ: Tƣ vấn phải báo cáo định kỳ tình hình thực hiện công việc... Quy định rõ ràng và thực hiện nghiêm điều khoản phạt nếu chậm tiến độ hay thiết kế có sai sót. Mặt khác, phải dành đủ thời gian và chi phí nghiên cứu cho tƣ vấn. Phải khuyến khích các đơn vị tƣ vấn hoàn thành đúng tiến độ bằng cách quy định rõ chế độ khen thƣởng...
Các ban phải gắn trách nhiệm cho tổ chức tƣ vấn gồm:
-Đề ra yêu cầu, kiểm tra lại kết quả và nghiệm thu những tài liệu khảo sát đủ yêu cầu thiết kế.
- Chịu trách nhiệm về chất lƣợng, nội dung và khối lƣợng của toàn bộ tài liệu
- Đảm bảo thực hiện theo đúng hợp đồng, cung cấp các tài liệu thiết kế đúng đắn và chịu trách nhiệm bổ sung, sửa chữa hoặc lập lại khi thiết kế chƣa đƣợc phê duyệt.
- Thực hiện chế độ kiểm tra sản phẩm chất lƣợng và nghiệm thu nội dung tài liệu, số liệu trong quá trình thiết kế và trƣớc khi giao thiết kế cho chủ đầu tƣ.
- Thực hiện giám sát tác giả trong quá trình thi công lắp đặt công trình.
4.1.6.2 Giai đoạn thực hiện đầu tư.
a. Công tác thoả thuận tuyến, giải phóng mặt bằng.
Công ty cần cử đích danh từng cán bộ để phối hợp với tƣ vấn trong công tác thoả thuận tuyến đƣờng ống nƣớc, và thoả thuận vị trí xây dựng. Các Ban quản lý dự án cần phải giữ mối quan hệ tốt với các cấp quản lý hành chính trong việc thoả thuận tuyến cũng nhƣ công tác giải phóng mặt bằng. Để
thực hiện điều này, Công ty cần giữ uy tín và cũng phải chọn đơn vị tƣ vấn có uy tín với các cấp chính quyền, có mối quan hệ nền tảng.
Trong công tác giải phóng mặt bằng:
Đổi mới công tác tuyên truyền, tích cực phổ biến, giáo dục chính sách, pháp luật đất đai.
Công tác tuyên truyền phải đƣợc xác định là khâu then chốt nhằm nâng cao nhận thức và ý thức của ngƣời có đất bị thu hồi, đất trong dự án. Do đó cần tăng cƣờng sự lãnh đạo của các cấp ủy đảng, các cấp chính quyền, các tổ chức quần chúng trong hệ thống chính trị từ cơ sở đến UBND tỉnh bằng nhiều hình thức tới toàn thể cán bộ đảng viên, nhân dân, đến từng thôn xóm, đến từng tổ dân cƣ về nhu cầu sử dụng đất, cơ cấu lại quỹ đất phục vụ cho sự nghiệp phát triển công nghiệp trong đó có cấp nƣớc sạch, hiểu đƣợc chủ trƣơng, đƣờng lối, chính sách pháp luật của Nhà nƣớc và ý nghĩa, sự cần thiết phải thu hồi đất để thực hiện các công trình phát trình phát triển kinh tế, xã hội quan trọng nhƣ cấp nƣớc sạch. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền phổ biến pháp luật nhất là Luật đất đai, các nghị định của chính phủ, các chính sách bồi thƣờng , hỗ trợ, tái định cƣ. Tuyên truyền, vận động, thuyết phục bằng nhiều hình thức tới các đối tƣợng có đất bị thu hồi, trƣớc hết là những cán bộ, đảng viên, quần chúng gƣơng mẫu nhận thức rõ trách nhiệm, nghĩa vụ quyền lợi trong việc chấp hành chủ trƣơng thu hồi đất của nhà nƣớc.
Tăng cƣờng quản lý nhà nƣớc về đất đai.
Quản lý đất đai là khâu quan trọng để đảm bảo xác định đúng nguồn gốc, hiện trạng đất. Do đó, cơ quan chức năng cần nâng cao chất lƣợng quy hoạch, gắn quy hoạch phát triển nghành, lĩnh vực, quy hoạch phát triển không gian đô thị và quy hoạch kế hoạch sử dụng đất với quy hoạch tổng thể phát triển- kinh tế xã hội của thành phố. Trên cơ sở điều chỉnh quy hoạch sử dụng đất
đƣợc duyệt, thành phố có biện pháp tăng cƣờng phối hợp giữa kế hoạch phát triển kinh tế, phát triển đô thị đầu tƣ hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng xã hội với kế hoạch sử dụng đất hàng năm để nâng cao tính khả thi, tính thực tiễn và hiệu quả sử dụng đất.
ở cơ sở, tăng cƣờng và nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý về đất đai, tăng cƣờng tránh nhiệm của chính quyền cấp xã nơi có đất bị thu hồi. Đầu tƣ cho công tác đo vẽ bản đồ, lập, quản lý và chỉnh lý hồ sơ địa chính theo hƣớng chính quy, hiện đại.
Xây dựng cơ chế chính sách bồi thƣờng sát thực tế.
Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc, khiếu kiện của ngƣời dân tại các khu vực thu hồi đất thực hiện dự án là do cơ chế chính sách bồi thƣờng, nhất là giá trị bồi thƣờng. Nghiên cứu xây dựng giá đất ở , đất chuyên dùng, đất nông nghiệp tƣơng đối sát với giá thị trƣờng, phù hợp với khung giá đất quy định tại Nghị định 123/2007/NĐ-CP ngày 27/7/2007 của chính phủ là hết sức cần thiết. Trong đó, đặc biệt chú ý đến việc xây dựng giá đất nông nghiệp theo khu vực, vị trí, không theo hạng đất nhƣ hiện nay. Kèm theo đó là điều chỉnh bổ sung để hoàn thiện bộ đơn giá bồi thƣờng, hỗ trợ về cây cối, hoa màu, vật kiến trúc đảm bảo theo nguyên tắc đầy đủ về danh mục, đơn giá tƣơng đối sát với thị trƣờng, giảm các thiệt hại đối với ngƣời dân đƣợc bồi thƣờng, hỗ trợ trong tình hình giá cả thị trƣờng thƣờng xuyên biến động.
Hỗ trợ kinh phí đào tạo nghề cho các hộ có lao động nông nghiệp bị mất đất canh tác. Phát huy tính chủ động sáng tạo của ngƣời dân trong việc tự giải quyết việc làm, chuyển đổi cơ cấu nghành nghề, nâng cao thu nhập, đảm bảo ổn định đời sống trƣớc mắt cũng nhƣ lâu dài. Ƣu tiên tuyển dụng lao động địa phƣơng vào làm việc tại các nhà máy nƣớc khi dự án hoàn thành.
Tái định cƣ đúng đối tƣợng, thành phần.
Tái định cƣ tốt có thể đƣợc coi là một trong những yếu tố quan trọng góp phần để giải phóng mặt bằng nhanh chóng. Bố trí tái định cƣ theo ba hình thức: bằng tiền, bằng đất, bằng nhà. Trong đó, khuyến khích các hộ dân nhận tiền bồi thƣờng về đất, nhận khoản hỗ trọ tự lo chỗ ở, sau đó mua nhà, đất tại khu đô thị mới. Trƣớc mỗi dự án, cơ quan chức năng cần lập quy hoạch, kế hoạch xây dựng quỹ nhà, quỹ đất tái định cƣ đảm bảo đủ nhu cầu giải phóng mặt bằng, đồng bộ về hạ tầng kỹ thuật và xã hội, đảm bảo tiêu chuẩn khu đô thị mới, có nhà chung cƣ cao và thấp tầng, chuẩn bị mặt bằng cơ sở sản xuất kinh doanh dịch vụ tạo việc làm cho ngƣời có đất bị thu hồi tại các cụm công nghiệp, khu công nghiệp trên địa bàn thành phố, thị xã, các huyện. Thậm chí ứng trƣớc tiền để giải phóng mặt bằng, kinh phí đầu tƣ xây dựng các khu tái định cƣ có vị trí thuận lợi để giành bố trí tái định cƣ cho các hộ có đất ở mặt các trục đƣờng chính trong nội thành bị thu hồi.
Cải cách thủ tục hành chính trong công tác bồi thƣờng hỗ trợ, tái định cƣ.
Triệt để cái cách các thủ tục hành chính trong thu hồi đất, bồi thƣờng, hỗ trợ và tái định cƣ, đảm bảo công khai minh quy trình, thủ tục, thời gian giải quyết, công khai kết quả kiểm kê, phƣơng án, chính sách, đơn giá áp dụng. Tiếp và giải quyết khiếu nại của công dân ngay khi phát sinh từ cơ sở. Xác định rõ tránh nhiệm của từng vị trí trong ban giải phóng mặt bằng. Lực lƣợng làm công tác giải phóng mặt bằng phải có trách nhiệm giải quyết dứt điểm các kiến nghị của ngƣời dân.
Trong quá trình giải phóng mặt bằng của các hệ thống cấp nƣớc cần có sự quan tâm đầy đủ về mọi mặt của các cấp chính quyền địa phƣơng. Ngay sau khi dự án đƣợc phê duyệt, Công ty cần phải tiến hành giải phóng bằng thì
khi thiết kế kỹ thuật thi công xong thì công tác giải phóng mặt bằng cũng đã hoàn thành. Thực hiện đền bù đúng chính sách của nhà nƣớc và hỗ trợ cho các hộ dân bị thiệt hại nhƣ là sau này sẽ lắp đặt cụm đồng hồ nƣớc miễn phí.
b. Công tác mua sắm Vật tư thiết bị.
Phòng kế hoạch kinh doanh có trách nhiệm tiếp nhận, quả lý, cấp phát vật tƣ; quản lý vật tƣ không bị mất mát; nắm chắc số lƣợng tồn kho; nắm đƣợc tiến độ thi công của các hạng mục để có thể vay từ các hạng mục chƣa dùng đến, đợt hàng sau sẽ trả lại. Thực hiện việc điều chuyển vật tƣ sao cho đảm bảo tiến độ của dự án. Thực hiện khảo sát cập nhật sự thay đổi trong quá trình thực tế, báo cáo bổ sung thiết kế kịp thời.
Công ty cần xây dựng bảng danh sách giá trị vật tƣ để đảm bảo công tác dự phòng, đảm bảo nguồn vốn. Ví dụ vật tƣ thiết bị chính: ống gang, ống nhựa, van, mối nối mềm…
Phải có dự đoán đƣợc sự thay đổi về nguồn cung cấp các sản phẩm trên thị trƣờng và tình hình cung cấp vật tƣ thiết bị để có phƣơng án dự phòng khi có những biến động lớn xảy ra nhƣ: Vật tƣ thiết bị khan hiếm, giá cả tăng đột biến, yếu tố khách quan khác xảy ra nhƣ: Chiến tranh, chính sách xuất nhập khẩu, ngày lễ, sự kiện chính trị…
Kiểm tra độ tin cậy của các nhà cung cấp các nguyên liệu đầu vào để đảm bảo chất lƣợng tránh các sự cố xẩy ra trong quá trình thực hiện dự án.
Cần thực hiện việc mua sắm đồng bộ với tiến trình của Ban quản lý dự án, thực hiện theo đúng quy chế và trình tự đầu tƣ xây dựng cơ bản.
c. Công tác đấu thầu.
Cần thể chế rõ chi tiết những vƣớng mắc trong quá trình đấu thầu nhƣ: Đặc tính kỹ thuật; thƣơng hiệu; Tiêu chuẩn đánhgiá.
Đầu tƣ nâng cao năng lực của các cán bộ; nghiên cứu các vấn đề và tình huống trong đấu thầu.
Ngoài ra, để quản lý các nhà thầu xây lắp, Công ty cần tuyển chọn các nhà thầu đủ tƣ cách pháp nhân, có trình độ kinh nghiệm đƣợc xác định bằng đội ngũ kỹ thuật, công nhân lành nghề phù hợp với yêu cầu kỹ thuật của dự án. Doanh nghiệp xây lắp phải chịu trách nhiệm về chất lƣợng thi công xây lắp công trình đảm bảo chất lƣợng và cạnh tranh lành mạnh, công bằng trong lĩnh vực xây lắp theo pháp luật. Năng lực hành nghề xây lắp của Nhà thầu phải đƣợc xác định trên cơ sở:
- Thiết bị công nghệ đã đƣợc đầu tƣ.
- Trình độ kỹ thuật và kinh nghiệm quản lý của cán bộ.
- Kinh nghiệm thi công xây lắp.
- Khả năng tài chính.
- Lực lƣợng công nhân kỹ thuật chuyên nghành.
Nâng cao trách nhiệm của các đơn vị xây lắp nhằm buộc nhà thầu thi công theo đúng quy trình thiết kế, tránh dùng sai nguyên vật liệu, bớt xén nguyên vật liệu.
d. Công tác giám sát đơn vị thi công
Công ty phải yêu cầu đơn vị thi công tự xây dựng kế hoạch chất lƣợng và trình cho Công ty xem xét đánh giá. Để quản lý chất lƣợng tốt hơn đòi hỏi đơn vị thi công phải đƣa ra các biện pháp phòng tránh rủi ro xảy ra để không mất chi phí đền bù, không gây thiệt hại tính mạng và giữ uy tín cho đơn vị.
Khuyến khích áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng phù hợp với tiêu chuẩn Việt Nam và Quốc tế. Để làm đƣợc điều này, Công ty cần tuyên truyền
đánh giá công khai để mọi chủ thể tham đều có ý thức quản lý chất lƣợng chung của dự án.
Khuyến khích và tạo điều kiện cho đơn vị xây lắp áp dụng công nghệ mới, quy trình và phƣơng pháp thi công tiên tiến.
Đơn vị xây lắp ngoài việc thực hiện theo đúng hồ sơ thiết kế kỹ thuật, cần phải tiến hành lập hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công riêng đƣợc công ty chấp thuận, trong quá trình thi công xây lắp cần có cải tiến, sáng tạo, phát hiện ra sai sót của thiết kế kỹ thuật, đề ra phƣơng hƣớng giải quyết.
Thực hiện chế độ giám sát chặt chẽ để kiểm tra chủng loại, số lƣợng, quy cách, chất lƣợng nguyên vật liệu, theo dõi tiến độ cũng nhƣ quy trình thi công của Nhà thầu. Thực hiện nghiêm ngặt việc nghiệm thu chất lƣợng công trình. Khi thấy đơn vị xây lắp có sự chậm trễ thì tham gia góp ý kiến để đơn