2.2 Phân tích tình hình phân phối xăng dầu tại Công ty
2.2.1 Hoạt động bán buôn
Hoạt động buôn bán đƣợc tiến hành ở Phòng kinh doanh nên nhân viên làm hợp đồng hƣởng lƣơng cố định. Hoạch định kế hoạch hàng tuần, tháng, quý, năm đều do Ban lãnh đạo gồm Tổng giám đốc và hai Phó giám đốc, Trƣởng và Phó phòng cùng nhau hoạch định kế hoạch năm, kế hoạch 5 năm trình lên Đại hội cổđông quyết định. Ban lãnh đạo căn cứ trên kế hoạch 5 năm để xây dựng kế hoạch tháng, quý, năm.
2.2.1.1 Bán buôn qua đại lý
Phòng kinh doanh gồm 10 nhân viên chịu trách nhiệm tổ chức buôn bán. Quy trình thực hiện
Khi có nhu cầu làm đại lý của Công ty thì Công ty và bên đại lý sẽ thảo luận về quyền lợi và trách nhiệm của các bên. Nếu đồng ý thì đi đến ký kết hợp đồng đại lý
27
chính thức căn cứ theo luật Thƣơng mại, Pháp lệnh hợp đồng kinh tế và quyết định 1505 quy định vềđại lý kinh doanh xăng dầu.
Sau khi hợp đồng đƣợc ký kết thì hai bên sẽ chiếu theo những điều khoản đã đƣợc thỏa thuận trong hợp đồng để thực hiện. Đó là những điề khoản về: giao nhận xăng dầu, phƣơng thức thanh toán và chính sách giá bán; thời hạn và hiệu lực hợp đồng; trách nhiệm và quyền hạn mỗi bên…
Trách nhiệm và quyền hạn của công ty
- Cung cấp biểu trƣng (logo) cho đại lý.
- Đảm bảo cung cấp đủ nguồn hàng, thực hiện giao hàng đúng số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại và thời gian yêu cầu của đại lý.
- Đảm bảo tính hợp pháp của hàng hóa, cung cấp hóa đơn, chứng từ liên quan cho đại lý.
- Đảm bảo thù lao hợp lý, ổn định cho đại lý với nguyên tắc bên đại lý đủ chi phí và có lãi.
- Cùng đầu tƣ, trang trí quảng cáo cho đại lý gồm: bảng hiệu đại lý, bảng giá bản lẻ xăng dầu đúng với logo mà công ty nhận đại lý với các đơn vị đầu mối cung ứng xăng dầu. Cung cấp thông tin cần thiết, hƣớng dẫn đào tạo về nghiệp vụcho đại lý. - Công ty đƣợc quyền kiểm tra đại lý về việc thực hiện giá cả, số lƣợng, chất lƣợng.
- Đƣợc quyền đơn phƣơng chấm dứt hợp đồng đại lý và thu hồi toàn bộ giá trị tài sản đã đầu tƣ tại cửa hàng của đại lý nếu đại lý vị phạm các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng đại lý. Công ty sẽ thông báo ít nhất 15 ngày bằng văn bản trƣớc khi chấm dứt hợp đồng.
- Thƣờng xuyên đánh giá phân loại đại lý, nếu đại lý không đủ tiêu chuẩn thì không đƣợc tiếp tục ký hợp đồng đại lý.
Trách nhiệm và quyền hạn của đại lý.
- Đƣợc sử dụng biểu trƣng, logo tại cửa hàng của đại lý do Công ty chỉđịnh đúng theo nguyên mẫu của đơn vị đầu mối mà công ty nhận làm đại lý và đƣợc hƣởng các
28
ƣu đãi nhƣ hoa hồng, đầu tƣ, thông tin, đào tạo…Không sử dụng biểu trƣng (logo) của đơn vịkinh doanh xăng dầu nào khác.
- Có trách nhiệm lƣu giữ, bảo quản nguyên vẹn các chai xăng dầu mẫu đã đƣợc pha màu và trƣng bày tại cửa hàng bán lẻ ở vị trí thuận lợi để ngƣời tiêu dùng và cơ quan kiểm soát đối chứng với sản phẩm đang có tại cửa hàng theo đúng quy định. - Chỉ nhận và bán duy nhất nguồn hàng do Công ty cung cấp, không đƣợc mua hàng từ nguồn trôi nổi, không rõ xuất xƣ để bán tại cửa hàng.
- Bán đúng sốlƣợng, chất lƣợng cho khách hàng.
- Niêm yết giá bản lẻ đối với từng chủng loại xăng dầu tại cửa hàng và bán đúng giá niêm yết, không đƣợc bán cao hơn giá bán lẻdo Nhà nƣớc quy định
- Tạo điều kiện cho công ty kiểm tra cửa hàng khi công ty yêu cầu.
- Thông tin thƣờng xuyên cho Công ty về tình hình thịtrƣờng, phối hợp với công ty không ngừng tăng sản lƣợng bán ra và ổn định thịtrƣờng trong mọi thời điểm.
- Thực hiện một trong các biện pháp nhằm đảm bảo thực hiện hợp đồng (nếu công ty có yêu cầu) nhƣ: thế chấp, đặt cọc, bảo lãnh ngân hàng theo quy định của Công ty.
Khi có nhu cầu vềhàng hóa, đại lý sẽđặt hàng với công ty ít nhất 01 ngày trƣớc khi nhận hàng bằng một trong các hình thức: Fax đơn đặt hàng, gọi điện thoại giao dịch trực tiếp với phòng kinh doanh. Nội dung đặt hàng gồm chủng loại và số lƣợng xăng dầu. Căn cứtheo đó, mỗi ngày Phòng kinh doanh sẽ tổng hợp lƣợng đặt hàng sau đó sẽ thông kê điều tiết và mua hàng vận chuyển về phân phối cho đại lý.
Quy trình giao và nhận hàng
Khi xe bồn của công ty nhận hàng tại kho của đơn vị đầu mối, tiến hình lấy ra 03 chai mẫu: 1 giao cho tài xế, 1 giao cho nhân viên tại kho và 1 giao cho kiểm định viên. Vềđến đại lý, 1 chai mẫu đƣợc lấy thêm khi có xảy ra sự cố về chất lƣợng xăng dầu thì dựa vào những chai mẫu này để giải quyết.
Nhận xét hệ thống mạng lƣới
Các đại lý bán hàng cho Công ty là đại lý hoa hồng, là những doanh nghiệp tƣ nhân, trách nhiệm hữu hạn. Họ hoạt động độc lập, nhận hàng của Công ty để bán và
29
đƣợc hƣởng hoa hồng theo thỏa thuận với Công ty. Tuy không thuộc sở hữu của Công ty nhƣng các đại lý này năm trong kênh phân phối, đóng góp đáng kể vào việc thực hiện mục tiêu bán hàng.
Các đại lý tập trung với số lƣợng lớn tại khu vực huyện Hóc Môn và quận 12. Đây là địa bàn hoạt động chủ lực của công ty trong những năm trở lại đây. Tính tới thời điểm hiện nay, công ty có 43 đại lý phân bổnhƣ sau:
Bảng 2.4: Đại lý của công ty Địa bàn Sốlƣợng đại lý Tỷ lệ (%) Huyện Hóc Môn 13 30,23 Quận 12 4 9,30 Quận Gò Vấp 3 6,98 Quận Bình Tân 2 4,65 Quận 2 1 2,325 Quận 3 1 2,325 Quận 5 1 2,325 Quận 9 1 2,325 Quận 10 1 2,325 Quận 11 2 4,65 Quận Tân Bình 2 4,65 Quận Tân Phú 2 4,65 Huyện Củ Chi 4 9,30 Huyện Bình Chánh 4 9,30 Tỉnh Long An 4 9,30 Tỉnh Bình Dƣơng 1 2,325 Tổng 43 100
(Nguồn: Phòng kinh doanh)
Các đại lý phân bốở huyện Hóc Môn chiếm 30,23%, ở quận 12 chiếm 9,30%, huyện BÌnh Chánh 9,30%, tỉnh Long An 9,30%. Đây là những địa bàn có vị trí gần
30
Công ty, thuận tiện trong công tác vận chuyển hàng, đảm bảo cung cấp xăng dầu, ổn định đời sống kinh tế và chính trị…
Việc có đông các đại lý tại khu vực huyện Hóc Môn vô hình chung đã tạo ra sự cạnh tranh với cửa hàng bán lẻ trực thuộc mạng lƣới bán lẻ của Công ty. Do đó, Công ty cần có chính sách hợp lý để tăng cƣờng khả năng cạnh tranh của kênh bán lẻ đồng thời tạo ra sự công bằng với các đại lý.
Việc phát triển mở rộng thêm đại lý ở địa bàn huyện Hóc Môn và những vùng lân cận sẽ tạo ra sự phát triển lớn mạnh của kênh buôn bán, nhƣng đây cũng là vấn đề mà kênh bán lẻ phải lƣu ý vì có thêm nhiều đối thủ cạnh tranh mới.
2.2.1.2 Bán buôn qua khách hàng công nghiệp
Bảng 2.5: Các khách hàng công nghiệp STT SốHĐ Ngày HĐ Tên khách hàng Địa chỉ Mã số thuế Ngƣời đại diện 1 001 29-12- 2006 Nhà Máy Nhiệt Điện Cần Thơ 01, Lê Hồng Phong, Trà Nóc, Tp Cần Thơ 071.841.166 Phan Thanh Liêm 2 002 02-01- 2007 Công ty Thủ Công Mỹ Nghệ Kim Bôi 87 Ter, Trần Đình Xu, Quận 1 9202201 Mai Quốc Hùng 3 003 02-01- 2007 Công ty Hoàng Hƣng 27/21L Âu Cơ, Tân Sơn Nhì, Tân Bình
Trần Thị Ánh Tuyết (Nguồn: Phòng Kinh Doanh)
Ba khác hàng này mua dầu D.O cho hoạt động sản xuất của mình. Khi có nhu cầu mua dầu D.O thì hai bên khách hàng và Công ty sẽ thảo luận và ký kết hợp đồng. Công ty sẽ thực hiện theo hợp đồng đã ký kết, cung cấp đúng số lƣợng, chất lƣợng và thời gian quy định, giao tại các địa chỉ của khách hàng.
31
Nhà máy Nhiệt điện Cần Thơ tiêu thụ 1,1 m3/tháng, là khách hàng chính của Công ty quan tâm nhiều nhất. Công ty thủ công Mỹ Nghệ Kim Bôi 0,3 m3/tháng và Công ty Hoàng Hƣng 0,9 m3/tháng. Ba khách hàng này trong khoản thanh toán chậm nếu trễ sẽ bị phạt tính theo tỉ suất ngân hàng.
Trên địa bàn huyện Hóc Môn và quận 12 có nhiều khu vực công nghiệp, nhà máy, xí nghiệp hoạt động và có nhu cầu sử dụng xăng dầu. Nếu khai thác đƣợc lƣợng khách hàng này thì sản lƣợng cũng nhƣ doanh thu bán hàng của công ty ngày càng tăng.
2.2.1.3 Chính sách đối với bán buôn
- Nền tảng của các chính sách kinh doanh của công ty là chính sách giá bán hàng. Giá bán buôn cho khách hàng đƣợc xây dựng trên nguyên tắc thỏa thuận giữa hai bên. Với những khách hàng thƣờng xuyên, công ty sẽ áp dụng chếđộ giá thống nhất trong ngày. Nếu mua với số lƣợng lớn sẽ nhận đƣợc giá bán thấp hơn khoảng tối đa 2% so với giá trong ngày của công ty.
- Khi đặt hàng, khách hàng phải thanh toán tiền hàng trƣớc khi nhận hàng. Công ty đảm bảo giá trị hàng hóa khách hàng có giá trị vƣợt quá vào Công ty.
- Công ty luôn giữ mối quan hệ tốt đẹp đểổn định nguồn hàng. - Nhân viên bán hàng chỉ làm thủ tục là chính, hƣởng lƣơng cố định.
2.2.1.4 Kết quả hoạt động bán buôn Bảng 2.6: Kết quả hoạt động bán buôn năm 2013 Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ % hoàn thành KH Sốlƣợng(m3) 15.839 20.045 126,55% Doanh thu(tỷđồng) 319,195 410,198 128,51
32 Bảng 2.7: Kết quả hoạt động bán buôn năm 2014 Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ % hoàn thành KH Sốlƣợng (m3) 16.703 17.382 104,06% Doanh thu(tỷđồng) 354,592 348,919 98,40% Bảng 2.8: Kết quả hoạt động bán buôn năm 2015 Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ % hoàn thành KH Sốlƣợng(m3) 19.980 48.172 241,10% Doanh thu(tỷđồng) 597,674 627,382 108,23%
(Nguồn: Phòng Kinh Doanh)
Hoạt động bán buôn xăng dầu: thực hiện về sốlƣợng là 48.172 m3 đạt 241,10% so với kế hoạch và về giá trị đạt
Nhìn chung số lƣợng cũng nhƣ doanh thu của hoạt động bán buôn trong hai năm này đều tăng. Với cách so sánh nhƣ năm 2013, ta thấy rằng năm 2014 và 2015 sốlƣợng và doanh thu của hoạt động bán buôn tăng, năm 2015 có tỷ lệtăng gấp đôi 2014. Trong 3 năm ta thấy rằng sốlƣợng cũng nhƣ doanh thu của năm 2013 thấp. Điều này cho thấy Công ty đã có nhiều nỗ lực đáng kể.
33
Hình 2.3: Biểu đồ doanh thu và sốlƣợng trong 3 năm.