STT Tên Mã số đăng ký Tải
trọng Loại Sức chứa Vận tốc trung bình Ghi chú 01 DUONG DONG VNSG-2008- TH 6866.5 T unlimited 405 TEUs 12 kts 02 VINASHIN LINER 2 VN-35.TT-VT 7040.0 T unlimited 410 TEUs 12 kts
Long term’s time charter
SVTH: Đào Lê Thanh Xuân 55 Dịch vụ cung ứng nhiên liệu tàu biển
Hiện nay lượng tàu biển đi ra vào Thành phố Hồ Chí Minh –Vũng Tàu và các Tỉnh miền Tây Nam Bộ hàng năm là rất lớn. Vì thế, để đảm bảo việc cung cấp dầu cho các tàu hoạt động trên tuyến quốc tế và nội địa. Công ty chúng tôi đã thực hiện rất tốt hàng cấp và tạo uy tín với khách hàng đã và đang hợp tác với chúng tôi.
Với đội ngũ nhân viên được huấn luyện chuyên nghiệp, hàng hóa được đảm bảo chất lượng và số lượng, độ an toàn cao, thời gian hoạt động tối đa 24/7… là tiêu chuẩn hàng đầu của chúng tôi dành cho khách hàng khi lựa chọn dịch vụ cung ứng tàu biển của Công ty chúng tôi.
Công ty chúng tôi có tàu vận chuyển nhiên liệu, đáp ứng tuyến Vũng Tàu – Sài Gòn – Miền Trung –Miền Bắc và các Tỉnh miền Tây.
.Kinh doanh dầumỡnhờn
Một mảng kinh doanh phụ của công ty. Khi cung cấp nhiên liệu cho bên đội tàu nếu bên tàu có nhu cầuvềviệcsửdụngdầunhớt thì bên công ty sẽ có đầumốiđể chuyên mua lạinhững mặt hàng này, bán lại cho bên đội tàu nhằm cung cấp đầy đủ, phục vụ quá trình nhập hàng về đượcdiễn ra một cách nhanh chóng, hiệuquảnhất.
Công ty CP Du lịch và Vận tải Dương Đông là nhà phân phối chính thức dầu mỡ nhờnCALTEX, một nhãn hiệucủaTậpĐoàndầu khí CHEVRON (Hoa Kỳ)nổitiếng trên toàn cầu.
SVTH: Đào Lê Thanh Xuân 56
Với các sản phẩm nổi tiếng nhưHAVOLINE, DELO, RANDO, MOTOCYCLE, CALTEXđã và đang tạo nên danh tiếng toàn cầu vềchấtlượng sản phẩmđáng tin cậy và hiệu quả. Là Công ty hàng đầu trên thếgiới trong Công nghệdầunhờn và chấtlỏng trong gần 1 thếkỉ qua, CALTEXhiểurằng để tồn tại trong lòng người tiêu dùng và đứng vững trong môi trường cạnh tranh khốc liệt thì không những tạo ra những sản phẩm tốt mà còn phải mang đến cho khách hàng chấtlượngphụcvụ hàng đầu.
Nốitiếpphương châm hoạtđộng trên, khi là nhà phân phối chính thứcsảnphẩmdầunhờn Caltex, Công ty DƯƠNGĐÔNG chúng tôi sẽ mang đến Quý khách hàng mộtsựlựachọn hoàn hảovềgiải pháp bôi trơn và phong cách phụcvụ chuyên nghiệpđúngvới tiêu chí mà công ty đặt ra: “Khách hàng là tài sảnlớnnhất”. Các sảnphẩmdầumỡnhờn: Dầunhờn hàng hải Dầu nhờ động cơ Dầu nhờn thuỷ lực
Dầu nhờn Turbin/ Máy nén
Dầu nhờn bánh răng/ Hộp giảm tốc
Dầu nhờn máy nén lạnh
Dầu nhờn hệ thống tuần hoàn
SVTH: Đào Lê Thanh Xuân 57
Dầu nhờn gia công kim loại
Dầu nhờn dẫn hướng/ Máng trượt
Mỡ
Ngoài ra chúng tôi còn cung cấp các loại dầunhờn khác như:Dầu nhớt xe máy các loại, dầuthắng,dầu làm mát, dầunhớthộpsố–truyềnđộng–trợlựclái…
3. Nhiệm vụ của công ty
Công ty cổ phần Dương Đông Hoà Phú được Nhà nước giao nhiệm vụ:
Cân đối xăng dầu cho toàn xã hội, cho nền kinh tế trong mọi thời kỳ. Đảm bảo liên tục ổn định nguồn xăng dầu trên các vùng với việc điều tiết giá theo đúng chỉ đạo của Nhà nước.
Tăng cường mở rộng phạm vi mạng lưới bán hàng nhằm phục vụ tốt nhất nhu cầu của nhân dân, phục vụ đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước.
Tổ chức nghiên cứu nâng cao năng suất lao động, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, cải tiến công nghệ...
Thực hiệnchính sách về quản lý và sử dụng tiền vốn, vật tư, tài sản, nguồn lực, thực hiện hạch toán, kế toán kinh tế, bảo toàn và phát triển nguồn vốn theo quy định của pháp luật.
Quản lí toàn diện, đào tạo và phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên chức, chăm lo đời sống, tạo điều kiện cho người lao động và thực hiện phân phối công bằng.
Bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ môi trường, giữ gìn an ninh chính trị và an toàn xã hội theo quy định của pháp luật.
Tầm nhìn
Hòa mình vào xu hướng mở cửa của nền kinh tế nước nhà, công ty chúng tôi đang dần xây dựng chiến lược và đội ngũ theo hướng chuyên nghiệp hóa. Nhằm đáp ứng nhu cầu lưu chuyển
SVTH: Đào Lê Thanh Xuân 58
hàng hóa trong nước cũng như quốc tế, mục tiêu của chúng tôi là trở thành nhà vận tải khai thác container uy tín và an toàn.
Sứ mệnh
Bên cạnh đó, chúng tôi không ngừng phát triển hệ thống các kho trung chuyển và kinh doanh xăng dầu ở các tỉnh miền Trung và miền Tây Nam Bộ để đáp ứng kịp thời nhu cầu về nhiên liệu cho các phương tiện vận tải, các tàu bè hoạt động và các sinh hoạt thường nhật.
Chiến lược phát triển
Kinh doanh hiệu quả, sản lượng tăng tối thiểu 6% / năm, kinh doanh có hiệu quả, phấn đấu giữ vững thị phần tại địa bàn được phân công, không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ.
Phát triển hệ thống mạng lưới phân phối bao gồm hệ thống tổng đại lý, đại lý, chú trọng phát triển hệ thống cửa hàng bán lẻ và khách hàng công nghiệp tiêu thụ trực tiếp, gia tăng tỷ trọng bán lẻ cửa hàng xăng dầu và tiêu thụ trực tiếp, trong đó tỷ trọng kênh bán lẻ đạt 24% vào năm 2020 và đạt 25% năm 2025.
Mở rộng và đa dạng các hoạt động kinh doanh khác như dầu mỡ nhờn, nhà hàng khách sạn và các dịch vụ phụ trợ liên quan đến kinh doanh xăng dầu mà công ty có thế mạnh.
Phát triển hệ thống cơ sở vật chất kinh doanh xăng dầu gồm kho, hệ thống xe bồn, hệ thống cửa hàng xăng dầu…
SVTH: Đào Lê Thanh Xuân 59
4. Cơ cấu nhân sự
SVTH: Đào Lê Thanh Xuân 60 Hình 4.2: Bộ máy nhân sự công ty Cổ Phần Dương Đông - Hoà Phú
Văn phòng Tổng Công ty và các phòng ban có nhiệm vụtham mưu cho Tổng Công ty về các lĩnh vực: Theo dõi tình hình hoạt động của các cơ sở và các phòng ban trong tổng công ty, nghiên cứu, đề xuất các vấn đề về hoàn thiện quản lý tại Văn phòng trên tổng, theo dõi tổng hợp các công tác thi đua khen thưởng...
Tổng công ty Dương Đông gồm 6 phòng ban đó là: Phòng Vận Tải và Kinh doanh Xăng dầu, Phòng Khai thác Contanier, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Hành chính Nhân sự, Phòng Kỹ thuật và Vật tư và Phòng pháp chế an toàn.
Các phòng ban có nhiệm vụtham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc trong các hoạt động sản xuất kinh doanh.
Chức năng của từng phòng ban:
- Phòng Vận tải và Kinh doanh xăng dầu: có chức năng tham mưu giúp Tổng giám đốc chỉ đạo, quản lý điều hành kinh doanh các mặt hàng xăng dầu trên toàn quốc, đồng thời phát triển thị trường kinh doanh xăng dầu và các loại vật tư khác.
Giám đốc điều
hành
Phòng Xuất
Nhập khẩu Phòng Kinh Doanh
Phòng Kỹ Thuật Xăng Dầu Phòng Tài chính -Kế toán
SVTH: Đào Lê Thanh Xuân 61
- Phòng Tài chính - kế toán: giúp Tổng giám đốc chỉ đạo, nghiên cứu, hướng dẫn các đơn vị thành viên thực hiện đúng pháp lệnh và điều lệ kế toán thống kê của Nhà nước, kiểm toán nội bộ tổng công ty và các đơn vị thành viên. Kiểm tra kế toán đối với các đơn vị thành viên về thực hiện chế độ kếtoán nhà nước và thực hiện chếđộ kiểm toán nội bộ. Đồng thời tham mưu giúp Tổng giám đốc trong lĩnh vực quản lí, sử dụng vốn, tài sản và các hoạt động tài chính của Tập đoàn đạt hiệu quả và đúng pháp luật tổng hợp, cân đối kế hoạch tài chính đảm bảo vốn kinh doanh và vốn đầu tư cơ bản, lập các báo cáo kinh doanh sơ bộ, phương án điều động vốn, tài sản, phân phối sử dụng các quỹ Tổng giám đốc phê duyệt.
- Phòng Pháp chế an toàn: giúp Tổng giám đốc chỉđạo công tác pháp chế, thanh tra các đơn vị trong toàn ngành, quản lí thực hiện các chính sách, pháp luật của Nhà nước, các quy định của Bộ và ngành.
- Phòng Hành chính nhân sự: giúp Tổng giám đốc quản lí nhân sự, qui hoạch và sắp xếp cán bộ trong toàn ngành.
- Phòng Kĩ thuật và Vật tư: giúp Tổng giám đốc nghiên cứu xây dựng và hoàn thiện mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp với sự phát triển của toàn ngành, đảm bảo an toàn môi trường. Nghiên cứu áp dụng những kĩ thuật công nghệ mới, quản lí các công tác đầu tư, xây dựng cơ bản theo đúng quy định của Nhà nước.
- Phòng Khai thác Container: Là phòng nghiệp vụ tham mưu giúp cho Tổng giám đốc quản lý khai thác đội tàu container kinh doanh có hiệu quả cao nhất, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của bên điều hành khai thác. Phòng có nhiệm vụ chủ yếu là đàm phán, ký kết các hợp đồng vận tải của tàu Container, giải quyết các tranh chấp liên quan đến hoạt động của tàu Container.
SVTH: Đào Lê Thanh Xuân 62
Công ty con Dương Đông - Hoà Phú gồm 4 phòng ban đó là: phòng Xuất Nhập Khẩu, phòng, phòng Kinh Doanh, phòng Kỹ thuật Xăng dầu và phòng Tài chính kế toán.
Phòng Kinh doanh:
Đây là bộ phận hết sức quan trọng, đóng vai trò chủ chốt trong Công ty. Đảm bảo đầu vào và đầu ra của Công ty, tiếp cận và nghiên cứu thị trường, tìm kiếm đối tác và mở rộng thị trường. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, tính giá với bên đối tác.
Cung cấp thông tin, dịch thuật tài liệu, phiên dịch cho ban lãnh đạo. Theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện của các phòng ban. Lập và phân bổ kế hoạch nhập khẩu xăng dầu kinh doanh hàng năm cho Công ty, hàng quý và hàng tháng, duy trì và nâng cao nguồn hàng cho Công ty.
Phòng Xuất nhập khẩu: tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực nhập khẩu và tái xuất các sản phẩm xăng dầu; kí kết, thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu xăng dầu.
Phòng Tài chính kế toán: Tổng hợp các số liệu, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình sử dụng tài sản vật tư , tiền vốn để đảm bảo quyền chủ động trong kinh doanh và tự chủ về tài chính. Phân tích đánh giá hoạt động tài chính để tìm ra biện pháp nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. Quản lý các hoạt động tài chính, hạch toán kinh tế và hạch toán kế toán trong công ty, quản lý kiểm soát các thủ tục thanh toán, đề xuất các biện pháp giúp cho công ty thực hiện các chỉ tiêu tài chính. Hơn nữa, đưa ra các đề nghị, các biện pháp điều chỉnh, xử lý kịp thời những sai lệch trong hoạt động kinh doanh và quản lý tài chính, có quyền tham gia tổ chức kiểm tra việc thực hiện chế độ kế toán tài chính trong phạm vi của công ty.
Phòng Kỹ thuật xăng dầu: giúp giám đốc chỉ đạo, quản lí và thực hiện công tác đo lường giao nhận, công tác tiêu chuẩn hoá, quản lí hao hụt và phẩm chất xăng dầu.
SVTH: Đào Lê Thanh Xuân 63
Sự liên kết giữa các phòng ban trong công ty:
Phòng Tài chính Kếtoán đưa tiền cho phòng Xuất nhập khẩu đểđi mua hàng rồi chuyển lô hàng qua phòng Kinh doanh để bán ra lô hàng đó. Khi phòng Xuất nhập khẩu đã hoàn tất mọi thủ tục để nhập hàng về thì bên phòng Kỹ thuật xăng dầu sẽ là phòng có nhiệm vũ hỗ trợnơi lưu trữ khối lượng hàng nhập là xăng dầu vềđến. Cuối cùng, một lần nữa bên phía phòng Xuất nhập khẩu có trách nhiệm bán lượng xăng dầu đó ra, thu hồi lại được số tiền cả vốn lẫn lãi tất cả bao nhiêu sẽ chuyển tới phòng Tài chính Kếtoán để phòng Tài chính kế toán tổng hợp lại doanh thu báo về cho bên Tổng công ty.
5. Các quy định của công ty về nhập khẩu xăng dầu
5.1 Lựa chọn nhà cung cấp
a. Chào hàng cạnh tranh
Đối với mặt hàng dầu, công ty đã lựa chọn phương thức chào hàng cạnh tranh, cụ thểnhư sau:
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu gửi thư mời thầu cho các đối tác khác nhau. Trong thư mời thầu quy định rõ sốlượng, chất lượng, thời gian dỡhàng, phương thức thanh toán, thời gian chào thầu và hiệu lực của thư chào thầu. Các đối tác nhận được thư mời thầu và gửi thư chào thầu cho Công ty vào ngày giờquy định. Căn cứvào các thư chào thầu này, phòng nhập khẩu làm báo cáo lựa chọn ra một nhà cung cấp có giá bán thấp nhất đểtrình Giám đốc duyệt, sau đó gửi thư chấp nhận cho bên bán đó và thương thảo các điều khoản cụ thể của hợp đồng rồi đi đến ký kết hợp đồng nhập khẩu. Việc đàm phán giá và điều kiện hợp đồng được gửi qua fax, những thoả thuận qua điện thoại sau đó phải có xác nhận bằng văn bản/fax. Ưu điểm của phương pháp này: Công ty căn cứ vào kết quả chào hàng của các đối tác nước ngoài, tìm ra đối tác có giá cạnh tranh nhất,
SVTH: Đào Lê Thanh Xuân 64
đồng thời tham khảo giá các đối tác khác đăng ký ở cùng thời điểm và chủđộng thương thảo thời gian giao hàng, phương thức thanh toán…
b. Đàm phán và ký kết hợp đồng dài hạn
Việc đàm phán giá cảvà đàm phán hợp đồng do Giám đốc chủ trì, với sự tham gia của phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. Phương thức này là trực tiếp đàm phán, công ty có thể cửđoàn đi đàm phán tại nước ngoài hoặc mời đối tác sang đàm phán. Năm 2014 và2015, đối với mặt hàng xăng A95 và A92 về Thành phố Hồ Chí Minh, công ty ký hợp đồng xăng dài hạn 6 tháng/lần với công ty Bangchak Petroleum Public Thái Lan, công ty Daewoo International Hàn Quốc, công ty CCIC Singapore. Đối với mặt hàng xăng về Bình Thuận và Phú Quốc, công ty ký hợp đồng dài hạn trong cảnăm với Công ty Horizon Petroleum Limited bên Malaysia.
Ưu điểm của phương pháp này:
Trước hết, xét về mặt địa lý Thái Lan là một nước gần với Thành phố Hồ Chí Minh nhất, sau đó là Singapore và Malaysia cũng là một quốc gia gần cận địa lý với Việt Nam. Việc lựa chọn bạn hàng ở vị trí gần với các kho cảng của Công ty tại 3 khu vực hết sức thuận lợi cho cước phí vận tải. Vì vậy, Công ty luôn ký được hợp đồng xăng về 3 cảng với giá rẻhơn so với đa số các đầu mối nhập khẩu xăng trong cảnước.
Thứ hai, công ty Vitol Asia Singapore và công ty Bangchak Petroleum Public Thái Lan là hai bạn hàng truyền thống của Công ty. Họ là những công ty xăng dầu lớn trong khu vực, có nhà máy lọc dầu, đảm bảo nguồn hàng ổn định cho Công ty trong hai năm qua. Với phương pháp ký hợp đồng dài hạn, Công ty tránh được các rủi ro về biến động giá cả trong những thời điểm giá quốc tế biến động, đảm bảo nguồn hàng ổn định có xuất xứ rõ ràng và chất lượng tốt.
SVTH: Đào Lê Thanh Xuân 65 5.2 Thực hiện hợp đồng nhập khẩu
a. Mởthư tín dụng L/C
L/C được mở nhằm đáp ứng yêu cầu tiến độgiao hàng đă quy định trong hợp đồng. Phòng kế toán chủ trì với sự phối hợp của phòng nhập khẩu yêu cầu đơn vị, đại lý đặt hàng chuyển đủ tiền để đảm bảo khảnăng thanh toán, nếu Công ty chưa huy động đủ tiền để thanh toán khối lượng