1.3 Quản lý thanh toán không dùng tiền mặt trong ngân hàng thương mại
1.3.2 Nội dung quản lý thanh toán không dùng tiền mặt trong ngân
1.3.1 Khái niệm quản lý thanh toán không dùng tiền mặt
Quản lý TTKDTM là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm tra hệ thống TTKDTM nhằm thực hiện tốt nhất những mục tiêu TTKDTM đã đặt ra trong hoạt động của NHTM. Yếu tố trung tâm của quản lý TTKDTM là tác động lên quá trình chuyển giao tài sản trong hoặc sau khi trao đổi sản phẩm, dịch vụ đáp ứng được yêu cầu của chủ thể tham gia. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay với sự tiến triển vượt bậc trong ngành ngân hàng nói riêng và nền kinh tế vĩ mô nói chung, đặc biệt là sự tiến bộ của khoa học công nghệ sử dụng trong ngành ngân hàng thì việc quản lý TTKDTM càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Quản lý TTKDTM chỉ thực hiện được vai trò của mình khi phối hợp cùng các chức năng quản lý khác như: quản lý tài chính, quản lý marketing, quản lý nhân sự…
1.3.2 Nội dung quản lý thanh toán không dùng tiền mặt trong ngân hàng thương mại. thương mại.
Quản lý TTKDTM là chức năng quản lý theo lĩnh vực, nó sẽ phối hợp bốn yếu tố nhân lực, vật lực, tài lực và thông tin thành một chỉnh thể để thực hiện mục đích TTKDTM của NHTM với hiệu quả cao. Quản lý TTKDTM bao gồm các nội dung sau:
a. Lập kế hoạch: là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức của hoạt động TTKDTM để đạt được các mục tiêu đó. Nó bao gồm các nội dung sau:
- Nghiên cứu và dự báo nhu cầu TTKDTM trên thị trường: Đây là nội dung quan trọng trước tiên giúp cho NHTM đưa ra được các quyết định sau: Các dịch vụ TTKDTM sẽ cung cấp; Các ưu nhược điểm của từng loại hình TTKDTM so với thanh toán bằng tiền mặt; Mức độ về khối lượng, chất lượng của mỗi loại hình dịch vụ đó. Để đưa ra được các quyết định trên thì ngân hàng tiến hành dự báo về các yếu tố của TTKDTM trong hiện tại và tương lai, các nghiên cứu này thường là các dự báo trung và dài hạn. Bên cạnh đó, ngân hàng cũng cần phải nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động TTKDTM như: môi trường, thị trường, sự cạnh tranh, về điểm mạnh và điểm yếu của mình so với các đối thủ cạnh tranh. Đồng thời phải dự đoán được các yếu tố không chắc chắn và đưa ra các phương án đối phó.
- Thiết lập các mục tiêu TTKDTM: Mục tiêu TTKDTM được định lượng hóa đến mức cao nhất và quan trọng hơn là xác định thời hạn thực hiện mục tiêu đó. Ngân hàng phân nhóm các mục tiêu đó thành các nhóm thứ tự ưu tiên khác nhau trong hoạt động thanh toán nói chung và TTKDTM nói riêng. Ngoài ra, mỗi ngân hàng cũng cần xác định rõ trách nhiệm thực hiện mục tiêu và thời hạn hoàn thành đối với các cá nhân, tổ chức tham gia thực hiện TTKDTM.
- Xây dựng các phương án TTKDTM bao gồm: Thứ nhất, ngân hàng cần tìm ra và nghiên cứu các phương án TTKDTM để lựa chọn, các phương án này bao gồm: Khả năng tiềm tàng của từng loại hình TTKDTM; Tốc độ phát triển dự báo; Chi phí đối với mỗi phương án và chi phí cho quá trình phát triển mỗi loại hình đó. Thứ hai, xem xét các điều kiện chủ quan và khách quan với ngân hàng mà đưa ra và lựa chọn các phương án phù hợp. Cuối cùng, phát triển ngân hàng dựa vào các mô hình TTKDTM đã có trước đó của các ngân hàng khác từ đó giả thiết về địa bàn, quy mô hoạt động, mức phí, sản phẩm, công nghệ, mức chi phí và các khía cạnh tài chính, xã hội, chính trị
án theo tiểu chuẩn phù hợp với mục tiêu và trung thành cao nhất với các tiền đề đã xác định nhằm giảm bới các phương án lựa chọn.
- Lựa chọn các phương án TTKDTM và ra quyết định: đánh giá và lựa chọn phương án đã chọn lọc để ra quyết định từ đó phân bổ con người và nguồn lực khác của tổ chức cho việc thực hiện kế hoạch và dựa vào ngân quỹ xây dựng các kế hoạch phụ trợ và lượng hóa kế hoạch. Các phương án thường là các loại hình TTKDTM được đưa vào thực hiện chính chức tại ngân hàng vì vậy việc lựa chọn được thể hiện trong các văn bản.
b. Tổ chức và điều hành là bước đưa TTKDTM vào trong thực tế, bao gồm các nội dung sau:
- Xác định cơ cấu tổ chức trong hoạt động quản lý TTKDTM dựa trên chiến lược, quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động bên cạnh đó cần xét đến công nghệ, thái độ ban lãnh đạo cấp cao và năng lực đội ngũ nhân viên và yếu tố môi trường. Thiết lập cơ cấu tổ chức còn phải xét đến mối quan hệ quyền hạn trong TTKDTM thông qua việc phân bổ cho các vị trí mỗi cá nhân và mỗi bộ phận các trách nhiệm sao cho các cá nhân và bộ phận đó có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu của ngân hàng. Ngoài ra, bộ phận được giao xác định cơ cấu trong TTKDTM cũng cần đưa ra một số vấn đề quản lý khác như giới hạn quản lý, quyền hạn tương ứng tương ứng của các bộ phận từ đó để giải quyết vấn đề thanh toán dễ hơn, hiệu quả hơn.
- Thiết kế hệ thống TTKDTM: Thực chất của hoạt động này là bố trí TTKDTM trong ngân hàng, nó bao gồm: tổ chức, sắp xếp, định vị về mặt không gian các phương tiện vật chất được sử dụng để thực hiện TTKDTM đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Dựa vào việc nghiên cứu và dự báo nhu cầu TTKDTM ngân hàng sẽ đưa ra các báo cáo về các loại hình thanh toán nhằm đảm bảo nhu cầu của khách hàng và phù hợp với khả năng đáp ứng của ngân
hàng. Từ đó lựa chọn những loại hình thanh toán sẽ áp dụng trong quá trình hoạt động nhằm đảm bảo đúng những đặc tính kinh tế - kỹ thuật thì việc thiết kế các hình thức này phải được tiến hành theo một quá trình nhất định với sự tham gia của cán bộ quản lý, chuyên gia và kỹ sư trong các lĩnh vực khác nhau. Kết quả của việc thiết kế phải đảm bảo khách hàng hiểu được lợi ích và mục đích của từng hình thức qua đó hướng dẫn khách hàng tham gia sử dụng. Yếu tố cuối cùng cần xét đến trong bước này là việc liên kết hoạt động TTKDTM bao gồm con người, bộ phận, phân hệ với các thành phần của hoạt động khác trong ngân hàng nhằm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu chung.
- Công việc tiếp theo trong quá trình tổ chức và điều hành TTKDTM là việc định ra các mục đích, tính chất và nguyên tắc hoạt động của các bộ phận TTKDTM. Đầu tiên là tổ chức sắp xếp các bộ phận, các cá nhân và máy móc chịu trách thực hiện các nghiệp vụ TTKDTM dựa vào khả năng TTKDTM được giới hạn trong một khối lượng đã được thiết kế ở bước trên sẽ giúp ngân hàng lựa chọn quá trình sản xuất phù hợp, có hiệu quả đối với từng hình thức thanh toán đã lựa chọn. Kết quả của quá trình này là hình thành nên các bộ phận phục vụ theo từng giai đoạn hoạt động tương ứng với vị trí. Sau đó xác định số lượng và khối lượng các giao dịch sẽ thực hiện từ đó xác định nhu cầu về nguồn vốn, nhân viên và khả năng cần thiết cho mỗi nhân viên và khả năng thu hút thêm khách hàng tham gia vào TTKDTM. Kết quả của bước này là hình thành nên các bộ phận phục vụ theo từng giai đoạn hoạt động tương ứng với từng vị trí trong TTKDTM.
c. Kiểm tra TTKDTM: Bao gồm kiểm tra quy trình thanh toán, kỳ hạn, chất lượng và kết quả hoạt động trước, trong và sau khi thực hiện TTKDTM để phát hiện những sai lệch. Sau khi xác định được những sai lệch ngân hàng phải điều chỉnh dựa trên mục tiêu, kế hoạch đồng thời tìm kiếm các yếu tố có
mức độ trước khi thực hiện kiểm tra để đảm bảo tính đồng bộ giúp cho ngân hàng phát hiện và điều chỉnh. Kiểm tra quá trình TTKDTM có vai trò rất quan trọng cho phép xác định tính chính xác của quá trình thanh toán, từ đó phân tích tìm ra các nguyên nhân để xóa bỏ và phòng ngừa sự tái diễn. Kiểm tra các chất lượng của từng loại hình thanh toán sau khi đã thực hiện để có được thông tin phản hồi từ khách hàng cũng như nhân viên tham gia giao dịch.
Trong thực tế, tùy từng đối tượng và nội dung kiểm tra có thể xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra hoạt động TTKDTM:
Một là, tính nhất quán: Tính nhất quán chỉ ra rằng một hoạt động TTKDTM cụ thể bất kì phải bao hàm trong nó các mục tiêu, các đường lối nhất quán với nhau. Trước hết, đó chính là sự nhất quán giữa các chỉ tiêu kế hoạch tác nghiệp với các chỉ tiêu kế hoạch trung và ngắn hạn và với các mục tiêu hoạt động TTKDTM. Nguyên tắc ở dây là trong chừng mực mục tiêu hoạt động TTKDTM không phải thay đổi thì các mục tiêu chiến lược không phải thay đổi, thì các chỉ tiêu của các cấp kế hoạch càng thấp càng phải đảm bảo sự nhất quán với các chỉ tiêu kế hoạch cấp cao hơn. Theo nguyên tắc này, thực chất tính nhất quán phải được đặt ra ngay từ khi xây dựng và triển khai thực hiện hoạt động TTKDTM trong kiểm tra, đánh giá chiến lược phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất của từng loại nhân tố, mục tiêu và chỉ tiêu mà xây dựng các giới hạn trong phạm vi các giới hạn đó tính nhất quán được coi là vẫn giữ nguyên giá trị. Tính nhất quán còn được thể hiện ở việc sử dụng các phương pháp, công cụ đánh giá: sẽ không thể có một kết luận nhất quán nếu dựa trên các phương pháp, công cụ đánh giá không nhất quán. Trong kiểm tra, đánh giá hoạt động TTKDTM còn phải đánh giá tính nhất quán trong việc hướng các hoạt động của các bộ phận, cá nhân vào việc thực hiện các mục tiêu hoạt động TTKDTM tổng quát.
Hai là, tính phù hợp: Tính phù hợp nói lên sự phù hợp của hoạt động TTKDTM cũng như các kế hoạch triển khai chiến lược với điều kiện, hoàn cảnh môi trường kinh doanh; sự phù hợp của các giải pháp hoạt động TTKDTM cũng như các giải pháp chiến thuật với môi trường. Một mặt, tính phù hợp là một tiêu chuẩn định tính để đánh giá sự phù hợp của các đối tượng thậm chí không cùng một đặc tính và mặt khác, mỗi kết quả đạt được (mục tiêu, chỉ tiêu) lại do nhiều nhân tố khác nhau tác động qua lại lẫn nhau mà tạo ra, cho nên nhận diện được tính phù hợp là một vấn đề không đơn giản. Trong nhiều trường hợp để nhận diện tính phù hợp phải là các chuyên gia có nhiều kinh nghiệm.
Ba là, tính khả thi: Tính khả thi xác nhận sự đảm bảo "có thể thành hiện thực" của hoạt động TTKDTM đã xây dựng. Tiêu chuẩn tính khả thi cũng là một tiêu chuẩn định tính, khó nhận diện. Vấn đề khó khăn lớn nhất là các mục tiêu hoạt động TTKDTM cũng như các chỉ tiêu kế hoạch triển khai chiến lược hoạt động TTKDTM đều xác định cho tương lai. Những nhân tố ảnh hưởng đến các mục tiêu và chỉ tiêu đó cũng là những nhân tố sẽ diễn ra trong tương lai. Khoảng thời gian xác định càng dài, tính chắc chắn của việc đảm bảo những nhân tố đó sẽ thành hiện thực càng mỏng manh. Hơn nữa, do xác định trong tương lai nên nhiều nhân tố còn phụ thuộc rất lớn vào phương pháp đánh giá, dự đoán cũng như sự nhạy cảm của người làm công tác này. Về nguyên tắc, tính khả thi đòi hỏi phải chứng minh trong thực hiện hoạt động TTKDTM đối tượng sẽ phát triển theo hướng đúng như đã dự kiến với độ tin cậy nhất định nào đó.