5. Kết cấu luận văn
4.2 Một số giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải hàng
4.2.3 Nâng cao năng lực chuyên môn cho đội ngũ nhân viên
Năng lực chuyên môn nghiệp vụ là yếu tố cốt lõi để mỗi nhân viên có thể thực hiện quy trình cung ứng dịch vụ một cách hiệu quả, đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng, từ đó thể hiện sự chuyên nghiệp của đội ngũ nhân sự của công ty. Do đó cần có những chính sách đồng bộ trong việc phát triển nhân lực, về các mặt chuyên môn, quản lý, thông tin, v.v…
Thứ nhất, tập trung hoạch định nguồn nhân lực nhằm đảm bảo đội ngũ nhân viên luôn đảm bảo đủ về số lượng, mạnh về chất lượng, đáp ứng tốt nhất, kịp thời nhất các nhu cầu của khách hàng.
- Hoàn thành các quy định về chức năng, nhiệm vụ và phân công nhiệm vụ cho từng chức danh tại công ty, xây dựng rõ ràng các bảng phân công nhiệm vụ, mô tả công việc cụ thể cho từng chức danh.
- Đánh giá năng lực của từng cán bộ để sàng lọc, xây dựng kế hoạch đào tạo, tuyển dụng nhân sự mới phù hợp với nhu cầu thực tế của công ty cho từng vị trí công việc. Xây dựng kế hoạch phát triển nguồn nhân lực toàn diện.
- Thực hiện một số chính sách tài chính để thu hút nhân lực chất lượng cao. - Thực hiện tổng hợp đánh giá hiệu quả công việc và trách nhiệm của từng cán bộ nhân viên từng phòng. Trưởng các phòng đánh giá hiệu quả nhân viên của phòng mình quản lý. Giám đốc đánh giá hiệu quả công việc của các Trưởng phòng.
- Rà soát sửa đổi bổ sung quy chế tiền lương thu nhập, phúc lợi, đảm bảo đời sống cán bộ nhân viên, thực hiện các quy chế lương phù hợp với năng lực và hiệu quả công việc. Đánh giá nhân viên căn cứ trên phiếu giao việc để đề xuất mức lương thưởng hợp lý, xứng đáng với kết quả công việc.
- Đối với chính sách tuyển dụng nhân viên:
+ Công ty phải xác định tuyển người phù hợp với công việc, trước tiên là phù hợp với hoạt động logistics, sau đó là yêu cầu về trình độ chuyên môn; tuy nhiên cần xác định lấy hiệu quả công việc làm thước đo, không phân biệt đối với người được tuyển chọn, đồng thời công khai minh bạch thủ tục, tiêu chuẩn, điều kiện làm việc, sự đãi ngộ và quá trình tuyển chọn, không phân biệt nam hay nữ trong tuyển dụng, đào tạo… Đồng thời cần phải có người tuyển chọn giỏi mà nếu thiếu thì có thể thuê tư vấn và áp dụng chế độ thử việc. Không nên có sự tác động nào trong chính sách tuyển dụng nhân sự.
+ Khi tuyển dụng cần lập bảng mô tả công việc cho vị trí tuyển dụng giúp cho quá trình lựa chọn các ứng viên tốt nhất trong số hồ sơ xin việc. Bảng mô tả công việc phải rõ ràng, dễ hiểu, chính xác giúp cho ứng viên gắn kết giữa công việc với công ty vì ứng viên có thể biết chắc chắn công việc đòi hỏi những yêu cầu gì khi tham gia tuyển dụng.
+ Cần tóm tắt trách nhiệm cần đảm đương của công việc khi được tuyển dụng vào, lên danh mục các nhiệm vụ chính cần được thực hiện.
- Đối với chính sách sử dụng nhân viên:
+ Xây dựng kế hoạch nhân sự theo số lượng và tiến độ tăng giảm theo tháng/quý/năm căn cứ theo kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh sao cho đảm bảo nguồn lực hoàn thành công việc.
+ Lãnh đạo công ty cần phải biết sử dụng người đúng việc đúng năng lực chuyên môn. Khả năng quản lý và sử dụng nhân sự là yếu tố quan trọng mà bất cứ tổ chức nào muốn thành công cũng phải hiểu đúng vấn đề sử dụng nhân sự. Hay nói cách khác lãnh đạo giỏi là lãnh đạo phải biết “dùng người”. Việc sử dụng đúng nhân viên còn tạo sự đồng thuận cho môi trường làm việc, giúp nhân viên làm việc có hiệu quả. Việc lựa chọn người phù hợp với từng vị trí công việc cần cân nhắc và có được sự đánh giá chính xác, dựa vào năng lực chuyên môn, kỹ năng của từng nhân
+ Trưởng các phòng tư vấn cần lên danh sách liệt kê từng thế mạnh của mỗi thành viên trong phòng mình phụ trách để căn cứ vào đó bố trí công việc phù hợp dựa lên năng lực của từng người và tính chất đặc thù của từng công việc cụ thể.
+ Cần phải bố trí việc khó cho những cá nhân xuất sắc hơn, phân công nhiệm vụ cho cấp dưới tùy theo khả năng từng người. Tạo sự tin tưởng chắc chắn, đồng thời giúp công ty hoàn thành công việc có hiệu quả.
+ Trong sử dụng cán bộ không nên đánh giá thấp sức mạnh của tính đoàn kết, động lực và sự chăm chỉ. Cũng không được đánh giá quá cao kiến thức và tầm hiểu biết của một cá nhân nào.
Thứ ba, xây dựng chương trình, kế hoạch đào tạo, cập nhật cho nhân viên
- Đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ thường xuyên và định kỳ cho các nhân viên qua các lớp tập huấn, bồi dưỡng nhằm nâng cao chuyên môn nghiệp vụ và nắm bắt kịp thời trước những thay đổi về cơ chế, chính sách, hoạt động của thị trường cũng như thị hiếu của các nhóm khách hàng.
- Công ty cần xây dựng chương trình đào tạo, huấn luyện đối với nhân viên mới vào nghề: Đây là khâu đào tạo, huấn luyện có tính chất căn bản, tạo một kiến thức vững chắc và bài bản cho người nhân viên từ ban đầu, do vậy tạo ra được sự phát triển đồng bộ về chuyên môn trong công ty, quá trình thay thế nhân lực, tiếp quản bàn giao công việc sẽ ít bị vướng mắc do người lao động có đủ năng lực để chủ động giải quyết công việc.
- Công ty cần chú trọng việc đào tạo kiến thức tổng hợp và cập nhật thường xuyên nhằm đào tạo ra những cán bộ hội tụ được những kiến thức tổng hợp, có tầm nhìn bao quát cho đội ngũ nhân viên của các phòng trong công ty.
- Cần có biện pháp, chương trình đào tạo kỹ năng và các mặt khác như: ngoại ngữ, tin học, giao tiếp, kiến thức luật, quản lý…
- Cần thường xuyên tổ chức trao đổi, hội thảo, cập nhật thông tin cho nhân viên, đây là cách thức có thể nâng cao kiến thức chuyên môn của nhân viên một
cách thực tế và hiệu quả, tạo ra được sự thống nhất chung khi giải quyết công việc có tính chất tương tự.
- Những cán bộ mới thường chỉ nắm vững lý thuyết thì thường thiếu kinh nghiệm nên đào tạo theo hướng ngắn hạn đi sâu vào lĩnh vực làm việc thực tế vì một ứng viên mới có thể vượt qua phần phỏng vấn và kiểm tra kỹ năng suôn sẻ, nhưng không ai dám chắc rằng người đó có thể hoàn thành tốt công việc được giao chỉ trong thời gian ngắn, mà đa phần là phải sau một thời gian dài làm việc thực tế mới xác định được năng lực.
Thứ tư, sử dụng - phát triển - đãi ngộ các chuyên viên tư vấn cao cấp:
Đẳng cấp, thương hiệu và uy tín chuyên môn của tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào trình độ của một số ít những chuyên gia đầu đàn: phong cách chuyên nghiệp, trình độ chuyên môn và uy tín nghề nghiệp của những chuyên gia này ảnh hưởng và có tính chất quyết định đến không chỉ các dự án mà còn tới những cá nhân khác trong công ty. Do vậy, công ty cần phải có những chính sách cụ thể:
- Tạo điều kiện phát triển nhân tài: tạo điều kiện và môi trường thuận lợi để nhân viên có năng lực tự chủ trong việc, khuyến khích sự phát triển độc lập trong công việc, nâng cao năng lực về quản lý, điều hành cho họ. Ngoài ra, những kỹ năng về giao tiếp, ngoại ngữ, kiến thức luật và chuyên môn tổng hợp cũng rất cần được rèn luyện thường xuyên.
- Có chế độ đãi ngộ khuyến khích thích hợp như khen thưởng, khích lệ và hỗ trợ cả về vật chất và tinh thần cho nhân viên trong quá trình đảm nhận thực hiện công việc.
- Tạo điều kiện phát huy tối đa khả năng cũng như ảnh hưởng của các chuyên gia đối với công việc và các đồng nghiệp khác.
Thứ sáu, tạo môi trường làm việc năng động, hiệu quả, xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp, hiện đại:
phong cách làm việc tận tâm và tập trung hướng đến lợi ích khách hàng.
+ Hoàn thiện các quy định về chức năng nhiệm vụ và mô tả công việc cho từng chức danh cán bộ kèm theo thước đo là phiếu đánh giá về chức năng nhiệm vụ và phiếu giao việc cho từng chức danh, từng cán bộ.
+ Thực hiện chính sách thu hút cán bộ bằng việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc để xác định thu nhập hàng tháng cho từng cán bộ lãnh đạo và nhân viên.
+ Lãnh đạo Ban cần thường xuyên quan tâm đến từng thành viên của đơn vị không chỉ trong công việc đơn thuần. Thường xuyên các buổi họp nội bộ hoặc họp 1-1 để nắm hết tâm tư nguyện vọng của cán bộ nhân viên để có thể giúp đỡ hoặc đưa ra những lời khuyên hữu ích, tránh để người lao động rơi vào tình trạng căng thẳng, thiếu tập trung ảnh hưởng đến công việc.
+ Sau khi đã bổ nhiệm từng người vào từng vị trí thích hợp, cần đề xuất quyết định trước các nhân viên để mỗi nhân viên hiểu rõ vai trò và vị trí của mình. Vai trò của mỗi thành viên cần được phân biệt rạch ròi, đến từng trách nhiệm, thẩm quyền và nghĩa vụ của từng cá nhân.
+ Luôn tạo sự đoàn kết giữa các cán bộ nhân viên tuy nhiên cần “nhắm trước người thay thế” cho những vị trí quan trọng nhưng cũng phải đảm bảo có một quá trình cụ thể và hết sức nhạy cảm để tránh trường hợp cán bộ nhân viên bị cô lập làm giảm hiệu quả công việc. Nên có một số chiến lược để cơ cấu vào vị trí lãnh đạo cấp trung, có một số người giỏi sẽ tốt hơn là có quá nhiều trong một nhóm.
4.2.4 Tăng cƣờng đầu tƣ nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật, công nghệ
Thứ nhất, chú trọng đến phát triển hệ thống công nghệ thông tin
- Công ty cần chú trọng đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật đặc biệt là tin học. Có bộ phận chuyên trách về công nghệ tin học, có đầu tư ổn định hàng năm, cho tin học và thiết bị tin học.
- Cần có những chương trình liên tục nâng cao kỹ năng và khả năng ứng dụng công nghệ tin học, phần mềm ứng dụng. Đặc biệt phải chú trọng các phần
mềm có bản quyền.
- Công tác điều hành, quản lý doanh nghiệp khác như nhân sự, tài chính, kế toán, … cũng rất cần được tổ chức lại dựa trên những ứng dụng tin học phần mềm tiên tiến, tổ chức hệ thống quản lý điều hành doanh nghiệp dựa trên mạng trung tâm.
- Cần có bộ phận, nhân viên chuyên trách về cơ sở dữ liệu và lưu trữ, phải ứng dụng công nghệ tin học phần mềm trong việc bảo quản, quản lý và bảo mật. Về lâu dài, việc tích luỹ, tổ chức, khai thác cơ sở dữ liệu của riêng mình phục vụ cho công tác chuyên môn.
- Học hỏi và tăng cường áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh của mình như xây dựng Website một cách chuyên nghiệp hơn, không chỉ đơn thuần giới thiệu về mình, về dịch vụ của mình mà còn phải có cả các tiện ích mà khách hàng cần như công cụ track and trace (theo dõi đơn hàng), lịch tàu, e- booking, theo dõi chứng từ…
Thứ hai, đầu tư cơ s vật chất kỹ thuật, máy móc thiết bị và công nghệ:
Đầu tư xây dựng và phát triển hệ thống công nghệ thông tin theo mô hình xử lý tập trung, hiện đại, trở thành hệ thống công nghệ thông tin có quy mô, tốc độ xử lý, tổng lượng giao dịch hàng ngày, mức độ hoàn chỉnh và an toàn cao so làm cơ sở cho việc hoàn thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ trên thị trường.
Đổi mới tăng cường máy móc thiết bị: Tính toán khấu hao và điều kiện thực tế sử dụng để tiến hành đổi mới trang thiết bị cần thiết, đảm bảo điều kiện làm việc tốt nhất cho nhân viên
Đầu tư dịch vụ kho bãi: Làm tăng giá trị cho khách hàng bằng các khâu đóng gói, chèn lót các loại hàng hóa đặc biệt, kẻ kí mã hiệu mã vạch kiểm soát hàng hóa...
Tiến hành phân tích và đưa ra một cơ cấu chi phí và nguồn vốn huy động tối ưu cho Công ty trong từng thời kỳ; Thiết lập một chính sách phân chia chi phí cùng các mức lợi nhuận một cách hợp lý sao cho vừa bảo vệ được quyền lợi của chủ công ty, vừa đảm bảo được lợi ích cho người lao động; xác định phần lợi nhuận còn lại từ sự phân phối này để đưa ra các quyết định về đầu tư cơ sở vật chất, mở rộng sản xuất, tạo điều kiện cho công ty có tốc độ tăng trưởng cao và bền vững.
4.3 KIẾN NGHỊ CÁC ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI PHÁP 4.3.1 Tăng cƣờng vai trò của Nhà nƣớc 4.3.1 Tăng cƣờng vai trò của Nhà nƣớc
Vai trò định hướng và hỗ trợ của Nhà nước là cực kỳ quan trọng. Hoạt động của các công ty giao nhận trong nước còn rời rạc thiếu tính tổng thể và dài hạn. Ngay bản thân các doanh nghiệp Logistics cũng chưa có môt hiệp hội Logistics thực sự với sự tham gia của Nhà nước. Tới nay chúng ta mới chỉ có Hiêp hội giao nhận kho vận Viêt Nam. Nhưng bản thân tên của hiệp hội này cũng đã quá cũ. Singapore đã chuyển hiệp hội giao nhận thành hiệp hội Logistics từ khá lâu nhưng Việt Nam thì vẫn như vậy. Rõ ràng nhận thức là điều rất quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển của các thành viên.
4.3.2 Hoàn thiện hệ thống luật pháp; cải thiện, hiện đại hóa thủ tục hành chính
Hoàn thiện hệ thống luật pháp về kinh doanh giao nhận và logistic, tạo ra hành lang pháp lý thuận lợi nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh này phát triển. Hoàn thiện cơ chế quản lý thống nhất giữa các bộ ban ngành liên quan đến hoạt động logistic, đảm bảo sự kiên hệ chặt chẽ và tránh sự chồng chéo trong công tác quản lý, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp logistic hoạt động.
Thủ tục Hải quan đã phần nào ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại giúp cho các doanh nghiệp khai quan được thuận tiện hơn. Tuy nhiên, tình trạng các chi phí ngầm để giải quyết vấn đề và thái độ gây khó khăn cho các doanh nghiệp vẫn còn tồn tại. Việc minh bạch hóa và đơn giản hóa các thủ tục hành chính là điều khẩn thiết phải làm khi Việt Nam đang ngày càng hội nhập sâu rộng với thế giới.
4.3.3 Đầu tƣ xây dựng cơ sở hạ tầng
Cải thiện nguồn tài nguyên cho ngành: cảng, sân bay, cảng thông quan nội địa, đường bộ, đường sắt, kho bãi, trang thiết bị và các định chế có liên quan như thuế, bảo hiểm, ngân hàng, môi trường… Tất cả các nguồn tài nguyên phải được sắp xếp một cách hợp lý trong một bản đồ quy hoạch liên hoàn, có khả năng tương tác và hỗ trợ qua lại lẫn nhau một cách hiệu quả. Cần đầu tư và nâng cấp hạ tầng giao thông vận tải, khuyến khích vận tải container đường sắt, chú trọng đầu tư xây dựng cảng nước sâu trung chuyển trong khu vực.
Xây dựng một mạng lưới phân phối giữa chủ hàng, công ty giao nhận hệ thống chi nhánh, nơi phân phối cuối cùng. Đồng thời với các trung tâm phân phối là các hệ thống kho gom hàng. Về giao nhận vận tải hàng không, Chính phủ nên cho phép Hiệp hội thu xếp đứng ra tổ chức nghiên cứu, đầu tư, xây dựng khu vực dành