Mục tiêu: Thực hiện các thủ tục đánh giá rủi ro để thu thập sự hiểu biết về đơn vị và môi trường hoạt động bao gồm kiểm soát nội bộ, sự đầy đủ trong việc nhận biết và đánh giá rủi ro về sai sót trọng yếu.
Các thủ tục: Cân nhắc từng yếu tố và ghi nhận kết quả của các trao đổi trong cột Ghi chú/nhận xét. Khi câu trả lời cho thấy có rủi ro về sai sót, cân nhắc các kiểm tra bổ sung và ghi chép các kiểm tra này như là một phần của chiến lược và kế hoạch kiểm toán. Tham chiếu đến WP khi các trao đổi / kiểm tra bổ sung được thực hiện.
Bảng 2.1: Bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải thu
Yes/No Giải thích
1. Sổ cái
1.1 Sổ cái có được cập nhật nhanh chóng không? Yes Chứng từ ghi sổ được cập nhật hàng ngày vào phần mềm kế toán 1.2 Các nhật ký có chứng từ đầy đủ và được phê duyệt đúng không?
Yes
Các chứng từ gốc đều được tập hợp đầy đủ và đã được ký duyệt bởi các cấp có thẩm quyền
1.3 Có sự mô tả rõ ràng về nội dung hạch toán trong mỗi tài khoản sổ cái không?
Yes Nhân viên kế toán hạch toán theo Thông tư hướng dẫn; các TK có nhu cầu chi tiết hơn sẽ do đơn vị tự xây dựng
2. Môi trường công nghệ thông tin
2.1 Có các thủ tục đúng đắn trong việc chấp nhận cho lắp đặt phần cứng và phần mềm bao gồm việc chỉ định Ban quản lý dự án để giám sát các dự án về công nghệ thông tin, hoạt động thử và đánh giá các kẽ hở, kiểm tra và chấp nhận người sử dụng và các vấn đề này có
Yes
Không lưu hồ sơ đối với chỉnh sửa phần mềm, nhưng có nghiệm thu trực tiếp vì chương trình cũng thường được cập nhật các công dụng mới.
Yes/No Giải thích
được lưu hồ sơ không?
2.2 Tất cả các thay đổi chương trình được lưu hồ sơ và ký chấp thuận không?
No
Chương trình thay đổi theo đề nghị và được kiểm tra trước khi đưa vào sử dụng mới.
2.3 Các nhân viên trong nhóm IT của đơn vị có được huấn luyện và có kiến thức phù hợp về các vấn đề chính (các vấn đề có thể tồn tại nếu kiến thức tập trung vào một người) không?
Yes
Cập nhật thường xuyên.
2.4 Trong môi trường vi tính hóa
Làm thế nào sổ chi tiết được duy trì và
sự kết nối với sổ cái. Yes
Sổ chi tiết và sổ cái là report từ các field nhập đầu vào. Làm thế nào các tham số được thiết lập
ở file chủ / dữ liệu như là giá bán, cơ cấu chiết khấu, giá thành, lương … và các sửa đổi được phê duyệt như thế nào?
Thay đổi theo từng giai đoạn chương trình (nếu ngắn hạn). Phân công người chuyên phụ trách .
Các tài liệu gốc được ghi vào sổ chi tiết và sổ cái như thế nào? Yes
Hạch toán từ thu, chi, nhập, xuất, định khoản.
Thủ tục đối chiếu giữa tài khoản tổng
hợp và các tài khoản chi tiết. Yes Đối chiếu được. 2.5 Có kiểm soát về việc tiếp cận dữ liệu,
cập nhật dữ liệu vào sổ cái và in ấn dữ liệu không? (dẫn chứng bằng tài liệu khi có thể thực hiện được và mức độ Yes
Yes/No Giải thích
tiếp cận liên quan).
2.6 Các số liệu có được kiểm tra trước khi cập nhật vào sổ cái không? (đối chiếu với chứng từ gốc của các nghiệp vụ và có dấu vết kiểm tra rõ ràng). Yes
2.7 Các bút toán có thể bị xoá mà không có bút toán nhật ký được phê duyệt
không? Yes
Người nào phụ trách thì được quyền xóa nếu chưa khóa sổ 2.8 Các bản copy dự phòng có được thực
hiện thường xuyên và lưu giữ trong tủ
có khóa tại nơi an toàn không? Không hoàn toàn 2.9 Các bản copy dự phòng có được sử
dụng lại ngay khi có thảm họa / tình
huống khẩn cấp không? Có (nếu phát sinh)
2.10 Có các kế hoạch dự phòng trong trường hợp phần cứng / phần mềm bị
hư hỏng không? Yes Luôn back up data
2.11 Chương trình chống virus có được cài đặt và cập nhật thường xuyên
không? Yes
Cài đặt nhưng không cập nhật thường xuyên.
2.12 Có qui định hoặc nghiêm cấm việc sử dụng máy tính cho mục đích cá nhân không?
No
Không qui định cụ thể, nhưng nhân viên sử dụng cho mục đích cá nhân sẽ bị phát hiện thông qua hệ thống kiểm soát sử dụng máy tính.
3. Các khoản phải thu
Yes/No Giải thích
khách hàng hay không?
3.2 Có xét duyệt đơn đặt hàng trước khi chấp nhận bán hàng không? Yes
3.3 Hợp đồng bán hàng có được Giám đốc
xét duyệt hay không? Yes
3.4 Các hoá đơn bán hàng có được xét duyệt trước khi bán hàng không?
Yes
3.5 Các hoá đơn bán hàn+g có được đánh số liên tục trước khi sử dụng hay
không? Yes
3.6 Trước khi gửi hàng đi có tiến hành kiểm tra lại số lượng, chất lượng hàng
không? Yes
3.7 Có bảng giá được duyệt để làm cơ sở tính tiền trên hoá đơn hay không? Yes
3.8 Hoá đơn có được kiểm tra độc lập trước khi gửi hàng đi hay không? Yes
3.9 Có quy định bắt buộc kiểm tra để đảm bảo mọi hàng hoá gửi đi bán đều đã được lập hoá đơn hay không? Yes
3.10 Hàng tháng có gửi bản sao kê công
nợ cho khách hàng hay không? No Gửi hàng quý 3.11 Việc xuất hàng có được sự phê duyệt
của người có thẩm quyền hay không? Yes
3.12 Đơn vị có thực hiện đối chiếu giữa tài khoản chi tiết về các khách hàng với
Yes/No Giải thích
cái, việc đối chiếu này thực hiện khi nào?
3.13 Bộ phận thu nợ khách hàng có độc lập với kế toán công nợ hay không? No
3.14 Công ty có theo dõi thời gian trả nợ của khách hàng hay không? Yes
3.15 Định kỳ công ty có lập dự phòng các khoản phải thu đối với nợ quá hạn
không? Yes
Vào ngày 31/12 hàng năm căn cứ vào tình hình công nợ thực tế lập dự phòng
3.16 Mức lập dự phòng các khoản phải thu có theo quy định của Nhà nước
không? Yes
Theo thông tư 13 của Bộ Tài Chính
Nhận xét:
Các khoản phải thu của Công ty được kế toán công nợ (kế toán thanh toán) tiền hành đối chiếu sổ sách vào cuối tháng và theo dõi trên các sổ chi tiết khi phát sinh. Phần hành này cần có sự tách bạch giữa việc ghi sổ và đi thu nợ của kế toán công nợ. Mặt khác, thực tế cho thấy chính sách khách hàng của Công ty cần thêm vào điều khoản hưởng chiết khấu thanh toán, các điều khoản khác nhằm củng cố và tìm thêm bạn hàng.
Bảng 2.2: Bảng tìm hiểu về đơn vị và hệ thống kiểm soát nội bộ
Thủ tục
W/P
Ref Nhận xét
1. Các vấn đề chung
1.1 Thu thập và ghi chép, trong những phần liên quan, các chính sách kế toán của đơn vị và cân nhắc xem nó có phù hợp với hoạt động kinh doanh của đơn vị và phù hợp với các đơn vị hoạt động trong cùng ngành nghề và chuẩn mực kế toán không.
Các chính sách kế toán đang áp dụng phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị
1.2 Tìm hiểu mục tiêu và chiến lược hoạt động kinh doanh của đơn vị và các rủi ro liên quan có thể đưa đến các sai sót trọng yếu
Trở thành công ty hàng đầu trong ngành
2. Các bộ phận của kiểm soát nội bộ
2.1 Môi trường kiểm soát
Thông báo và bắt buộc phải tuân thủ tính chính trực và các giá trị đạo đức.
Công ty luôn coi trọng tính chính trực và các giá trị đạo đức. Vấn đề này luôn được phổ biến trong các cuộc họp của Công ty, trong chính sách tuyển dụng, … Cam kết về năng lực.
Có sự tham gia của những người quản lý.
Thủ tục
W/P
Ref Nhận xét
hoạt động. nâng cao chất lượng sản phẩm,
bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng. Không chạy theo lợi nhuận bằng mọi giá
Cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức rõ ràng. Công
việc của các vị trí cụ thể. Không có áp lực công việc lớn.
Phân quyền về phê duyệt và trách nhiệm.
Việc phân quyền phê duyệt và chịu trách nhiệm rõ ràng
Chính sách nguồn nhân lực và thực tiễn.
Công ty có chính sách đào tạo rõ ràng. Chính sách này được áp dụng tốt trong thực tế hoạt động
2.2 Quá trình đánh giá rủi ro của đơn vị
Xem xét quá trình đánh giá rủi ro trong việc lập BCTC bao gồm
Rủi ro liên quan đến việc lập BCTC bao gồm sự đầy đủ và chính xác của các nghiệp vụ.
Chưa thấy phát sinh
Các ước tính của Ban Giám đốc. Không có ước tính quan trọng trong việc lập BCTC.
2.3 Hệ thống thông tin
Thủ tục
W/P
Ref Nhận xét
gồm các qui trình kinh doanh liên quan đến việc báo cáo và truyền đạt các thông tin tài chính.
tốt. Các thông tin được cập nhật nhanh chóng và kịp thời.
Các loại nghiệp vụ quan trọng đối với BCTC.
Do Giám đốc và Kế toán trưởng xem xét
Xử lý các bút toán nhật ký chuẩn và không chuẩn.
Do phần mềm nhập
Các thủ tục, cả tự động và bằng tay, để các nghiệp vụ được cập nhật, xử lý và bao gồm trong BCTC.
Do phần mềm xử lý
Các ghi chép kế toán có liên quan, cả bằng tay và tự động, bổ sung thông tin về các chỉ tiêu cụ thể trong BCTC.
Do phần mềm xử lý
Làm thế nào hệ thống thông tin thu thập và xử lý các sự kiện hoặc điều kiện trọng yếu ngoài các nhóm nghiệp vụ.
Do phần mềm xử lý
2.3.2.Xem xét hệ thống thông tin để đảm bảo:
Hệ thống thông tin của Công ty được tổ chức tốt. Các thông tin được nhận biết và ghi nhận kịp thời.
Nhận biết và ghi chép tất cả các nghiệp vụ phù hợp (và quá trình ghi chép các ngoại lệ).
Thủ tục
W/P
Ref Nhận xét
Phân loại các nghiệp vụ theo thời gian.
Tính toán chính xác giá trị nghiệp vụ.
Xác định một cách chính xác khoảng thời gian xảy ra nghiệp vụ. 2.3.3.Đảm bảo vai trò và trách nhiệm
liên quan đến kiểm soát nội bộ được thông báo thích hợp sử dụng các tài liệu, thư báo…
Đảm bảo do Công ty thường xuyên họp và ngày càng hoàn thiện hệ thống kiểm soát
2.4 Các hoạt động kiểm soát
2.4.1.Thu thập sự hiểu biết về kiểm soát cụ thể đối với các loại nghiệp vụ, số dư tài khoản hoặc công bố để ngăn chặn hoặc phát hiện và sửa chữa các sai sót trọng yếu.
Công việc ở trên liên quan đến thu thập sự hiểu biết về các kiểm soát nội bộ cho từng vùng kiểm toán.
Kiểm tra thông qua xác nhận và các ước tính
2.4.2.Thu thập sự hiểu biết về việc làm thế nào đơn vị đối phó với các rủi ro xuất hiện từ công nghệ thông tin.
Chưa có kế hoạch cụ thể để đối phó
Kết luận: Hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị được đánh giá ở mức M (Medium).