2.3.1. Tài liệu yêu cầu khách hàng chuẩn bị
Sổ cái và các sổ chi tiết theo dõi nợ phải thu khách hàng.
Bảng kê chi tiết số dư tài khoản phải thu khách hàng theo từng đối tượng, nội dung phải thu, chi tiết phải thu ngắn hạn và phải thu dài hạn. Bảng kê này cần có thông tin về các khoản nợ khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi.
Bảng phân tích tuổi nợ của các khoản nợ phải thu khách hàng.
Các thư xác nhận, biên bản đối chiếu công nợ tại ngày kết thúc kỳ kế toán. Các chính sách, qui định có liên quan đến bán hàng trả chậm, chiết khấu, giảm giá trong từng giai đoạn.
Các giao dịch về bán hoặc trao đổi hàng với các bên liên quan (nếu có).
2.3.2. Các thủ tục kiểm toán
Lập Biểu tổng hợp theo từng chỉ tiêu: Phải thu ngắn hạn khách hàng; Phải thu dài hạn khách hàng; Người mua trả tiền trước.
Đối chiếu số dư đầu năm trên Biểu tổng hợp, Bảng cân đối số phát sinh, sổ cái với số dư cuối năm trước hoặc hồ sơ kiểm toán năm trước (nếu có).
Đối chiếu số liệu cuối kỳ trên Biểu tổng hợp, Bảng cân đối số phát sinh với sổ cái, sổ chi tiết.
Các chính sách kế toán:
Xem xét xem chính sách kế toán áp dụng cho phải thu khách hàng có phù hợp với các chuẩn mực kế toán (cần đặc biệt chú ý đến VAS 15), các thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực của Bộ Tài chính, chế độ kế toán và các văn bản khác của Nhà nước liên quan đến doanh nghiệp không.
Xem xét xem chính sách kế toán áp dụng cho phải thu khách hàng có nhất quán với các năm trước không. Trường hợp có thay đổi trong chính sách kế toán đơn vị có tuân thủ theo hướng dẫn của VAS 29 không.
Thủ tục phân tích:
Xem xét tính hợp lý và nhất quán với kỳ trước của các khoản phải thu khách hàng. Tìm hiểu và thu thập giải thích cho các biến động bất thường.
Trao đổi với khách hàng về các số dư quá lớn hoặc tồn tại quá lâu (có rủi ro là một khoản doanh thu hoặc chi phí chưa được ghi nhận).
So sánh số ngày thu tiền bình quân [(Phải thu của khách hàng / Doanh thu) x số ngày trong kỳ] của kỳ này so với kế hoạch và với kỳ trước. Đồng thời, so sánh với thời gian bán hàng trả chậm theo qui định của đơn vị.
So sánh tuổi nợ của các khách hàng với thời gian bán chịu theo qui định của đơn vị.
So sánh tỷ lệ nợ khó đòi trên tổng nợ phải thu của kỳ này với kỳ trước. Tìm hiểu và thu thập giải thích cho các biến động bất thường.
Kiểm tra chi tiết:
Thu thập Bảng kê chi tiết các khoản công nợ phải thu (gồm số dư đầu năm, số dư cuối kỳ, tăng, giảm - nếu được). Kiểm tra việc cộng dọc, cộng ngang trên Bảng kê chi tiết.
Đối chiếu số dư đầu năm trên Bảng kê chi tiết, sổ chi tiết với số dư cuối năm trước hoặc hồ sơ kiểm toán năm trước (nếu có).
Trường hợp kiểm toán năm đầu tiên, xem hồ sơ kiểm toán năm trước của công ty kiểm toán khác hoặc đối chiếu với thư xác nhận, xem chứng từ gốc hoặc thanh toán sau để xác nhận số dư đầu năm.
Đối chiếu số dư cuối kỳ trên Bảng kê chi tiết với sổ chi tiết phải thu. Xem lướt qua Bảng kê chi tiết để xem có các khoản mục bất thường không? (số dư lớn, các bên liên quan, nợ quá hạn, không có khả năng thu hồi, các khoản nợ phải thu không mang tính chất là phải thu khách hàng,...)
Gửi thư xác nhận:
Trường hợp đã có xác nhận hay Biên bản đối chiếu công nợ của khách hàng, kiểm tra số liệu trên Bảng kê chi tiết với xác nhận hay Biên bản đối chiếu công nợ (lưu ý phải xem bản gốc) và photo lại các Biên bản đối chiếu công nợ của đơn vị để lưu hồ sơ kiểm toán.
Chọn mẫu một số khách hàng trong Bảng kê chi tiết để tiến hành gửi thư xác nhận:
Lập mẫu thư xác nhận, chuyển cho khách hàng kiểm tra lại và ký duyệt. Sau khi đơn vị đã ký duyệt và đóng dấu, KTV photo lại lưu hồ sơ kiểm toán trước khi tiến hành gửi thư xác nhận.
Thực hiện việc gửi thư xác nhận đã ký duyệt, đồng thời lập bảng theo dõi thư xác nhận.
Trong vòng 10 ngày, nếu không có thư trả lời, có thể gửi thư xác nhận lần 2, hoặc liên hệ với đơn vị để tìm hiểu nguyên nhân.
Trường hợp có sự khác biệt giữa số liệu trên thư xác nhận với số liệu trả lời: đề nghị đơn vị giải thích, hoặc yêu cầu họ trao đổi lại với khách hàng để thống nhất số liệu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thực hiện các bước kiểm toán thay thế cho việc gửi thư xác nhận hoặc trường hợp thư xác nhận không được trả lời:
Kiểm tra thanh toán sau ngày kết thúc kỳ kế toán.
Kiểm tra các chứng từ chứng minh cho các khoản nợ của khách hàng như: hóa đơn, lệnh giao hàng, hợp đồng, Biên bản thanh lý hợp đồng,… (dựa trên số chi tiết theo khách hàng để thu thập chứng từ kiểm tra).
Chọn mẫu kiểm tra các vấn đề sau:
Kiểm tra các hóa đơn, chiết khấu thanh toán và đối chiếu với qui định của đơn vị (kết hợp với phần doanh thu).
Kiểm tra các trường hợp hàng trả lại hoặc giảm giá (do hàng hư hỏng, không đúng qui cách) có giá trị lớn.Tìm hiểu nguyên nhân, cách xử lý và việc phê duyệt của đơn vị. Chú ý kiểm tra hàng trả lại vào các tháng sau ngày kết thúc kỳ kế toán để xem có khoản doanh thu bất thường không? (Đối với đơn vị không đạt kế hoạch doanh thu, tạm ghi nhận doanh thu trong kỳ này, năm sau ghi điều chỉnh lại) - Kết hợp với phần doanh thu.
Xem chi tiết danh sách các khoản có số dư có của các khoản phải thu khách hàng, kiểm tra các khoản dư có có số dư lớn để xem số dư có có phải là khoản khách hàng ứng trước không bằng cách xem thông tin trên hợp đồng, xem hợp đồng đã thực hiện từ khi nào, tiến độ ứng tiền có phù hợp không?
Lưu ý: đối với các khoản khách hàng ứng trước phát sinh từ năm trước đến cuối kỳ chưa hoàn thành ghi nhận doanh thu.
Thực hiện thủ tục cut off:
Kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh vào các ngày trước và sau ngày kết thúc kỳ kế toán để đảm bảo rằng các khoản này được phản ánh vào tài khoản phải thu khách hàng đúng đắn niên độ.
Kiểm tra việc trích lập dự phòng nợ khó đòi:
Thu thập bảng phân tích tuổi nợ các khoản phải thu khách hàng và kiểm tra tính chính xác của việc phân tích tuổi nợ bằng cách đối chiếu với chứng từ gốc hoặc xem ngày phát sinh trên sổ kế toán chi tiết.
Tìm hiểu phương pháp lập dự phòng nợ khó đòi của đơn vị và trao đổi với Ban Giám đốc xem có hợp lý không, có tuân thủ theo các qui định không và có nhất quán so với kỳ trước hay không?
Kiểm tra tính hợp lý của số liệu dự phòng cho những khoản nợ phải thu khó có khả năng thu hồi.
Xem xét việc xử lý các khoản nợ không có khả năng thu hồi đã được xóa sổ trong kỳ về các nguyên nhân và sự phê duyệt.
Chênh lệch tỷ giá:
Kiểm tra việc qui đổi các khoản phải thu có gốc ngoại tệ cuối kỳ theo tỷ giá qui định (tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm cuối kỳ).
Xác định chênh lệch tỷ giá hối đoái chưa thực hiện tại thời điểm lập BCTC đối với các khoản công nợ có số dư gốc ngoại tệ (phục vụ cho việc phân loại doanh thu, chi phí tài chính và các khoản điều chỉnh khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ).
Đảm bảo rằng các khoản chênh lệch tỉ giá đã được tính đúng và kết chuyển vào kết quả kinh doanh trong kỳ hoặc hạch toán trên Bảng cân đối kế toán tùy theo chính sách của đơn vị.
Liệt kê các giao dịch, số dư với các bên liên quan phát sinh từ tài khoản Phải thu khách hàng và tài khoản Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng để phục vụ cho việc trình bày giao dịch với các bên liên quan.
(Căn cứ vào danh sách các bên liên quan của đơn vị và thu thập sổ chi tiết theo từng đối tượng tài khoản 131, tài khoản 337, cần thu thập cả số năm trước nếu không phải là khách hàng đã được kiểm toán năm trước bởi A&C).
Kiểm tra 100% chứng từ các nghiệp vụ cấn trừ công nợ:
Xem xét các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc kỳ kế toán có liên hệ và có thể ảnh hưởng tới nợ phải thu khách hàng.
Xem xét kỹ lưỡng:
Đọc lướt qua sổ chi tiết tài khoản để phát hiện các nghiệp vụ bất thường và kiểm tra với chứng từ gốc.
Trình bày và công bố:
Xem xét việc trình bày và công bố tài khoản trên BCTC có phù hợp với Chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán áp dụng ở trên không. Đối với khoản phải thu khách hàng còn cần kiểm tra việc phân loại Phải thu ngắn hạn và Phải thu dài hạn, bằng cách kiểm tra các hợp đồng về điều kiện thanh toán. Cần phải xem xét đến chính sách bán hàng của đơn vị để phân loại cho phù hợp.
Các thủ tục kiểm tra bổ sung.
2.3.3. Kết luận và kiến nghị
Kết luận về mục tiêu kiểm toán: Dựa trên các công việc đã thực hiện, các bằng chứng kiểm toán thu thập được và các điều chỉnh đề nghị đã được đơn vị đồng ý, các KTV sẽ đưa ra kết luận về mục tiêu kiểm toán. Nếu như không có sai sót nào xảy ra hoặc các sai sót đã không trọng yếu thì các KTV sẽ kết luận là mục tiêu kiểm toán đạt được. Ngược lại, nếu các sai sót đó là trọng yếu thì sẽ được nêu trong phần kiến nghị. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kiến nghị: Trong quá trình kiểm toán nếu phát hiện đơn vị có những bút toán hoạch toán sai hoặc không phù hợp với chuẩn mực và qui định hiện hành thì các KTV sẽ lọc ra và đề nghị đơn vị điều chỉnh lại cho phù hợp. Cũng như khi thấy các chính sách kế toán mà đơn vị xây dựng và áp dụng không phù hợp với những qui định hiện hành hay những chính sách đó không phù hợp với việc quản lý của đơn vị thì các KTV cũng yêu cầu đơn vị thay đổi và có thể tư vấn cho đơn vị nên tư vấn như thế nào cho phù hợp.
2.4. Kiểm toán nợ phải thu khách hàng trong Kiểm toán BCTC nghiên cứu điển hình tại Công ty Cổ phần XYZ điển hình tại Công ty Cổ phần XYZ
Cuộc kiểm toán thực hiện bởi các KTV trong nhóm kiểm toán, BCKT hoàn thành và được soát xét qua 3 cấp:
Manager: Trưởng / phó phòng kiểm toán Partner: Giám đốc / Phó giám đốc
2.4.1.Tìm hiểu về Công ty Cổ phần XYZ
Được cổ phần hóa từ một doanh nghiệp Nhà nước theo quyết định số 455/QĐ-UB ngày 23/03/2005 của UBND tỉnh Khánh Hòa. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 3703000167 ngày 04/08/2005 do sở Kế Hoạch và Đầu Tư Tỉnh Khánh Hòa cấp.
Ngành nghề kinh doanh của Công ty bao gồm:
oDịch vụ du lịch: Khách sạn; Nhà hàng; Các dịch vụ phục vụ khách du lịch.
oThương mại: Kinh doanh nhiên liệu, khí đốt, dầu nhờn; Mua bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của xe có động cơ; Kinh doanh đồ uống bia, rượu, nước giải khát; Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hóa và các dịch vụ thương mại khác.
Trụ sở chính: Nha Trang, Khánh Hoà. MST: 4200476869.
Hình thức sở hữu vốn: Công ty cổ phần.
Chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán áp dụng:
Năm tài chính của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Đồng Việt Nam (VND). Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam. BCTC được trình bày theo nguyên tắc giá gốc.
Công ty sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Công việc ghi sổ kế toán được thực hiện trên phần mềm trên máy vi tính.
2.4.2.Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ
Mục tiêu: Thực hiện các thủ tục đánh giá rủi ro để thu thập sự hiểu biết về đơn vị và môi trường hoạt động bao gồm kiểm soát nội bộ, sự đầy đủ trong việc nhận biết và đánh giá rủi ro về sai sót trọng yếu.
Các thủ tục: Cân nhắc từng yếu tố và ghi nhận kết quả của các trao đổi trong cột Ghi chú/nhận xét. Khi câu trả lời cho thấy có rủi ro về sai sót, cân nhắc các kiểm tra bổ sung và ghi chép các kiểm tra này như là một phần của chiến lược và kế hoạch kiểm toán. Tham chiếu đến WP khi các trao đổi / kiểm tra bổ sung được thực hiện.
Bảng 2.1: Bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ đối với các khoản phải thu
Yes/No Giải thích
1. Sổ cái
1.1 Sổ cái có được cập nhật nhanh chóng không? Yes Chứng từ ghi sổ được cập nhật hàng ngày vào phần mềm kế toán 1.2 Các nhật ký có chứng từ đầy đủ và được phê duyệt đúng không?
Yes
Các chứng từ gốc đều được tập hợp đầy đủ và đã được ký duyệt bởi các cấp có thẩm quyền
1.3 Có sự mô tả rõ ràng về nội dung hạch toán trong mỗi tài khoản sổ cái không?
Yes Nhân viên kế toán hạch toán theo Thông tư hướng dẫn; các TK có nhu cầu chi tiết hơn sẽ do đơn vị tự xây dựng
2. Môi trường công nghệ thông tin
2.1 Có các thủ tục đúng đắn trong việc chấp nhận cho lắp đặt phần cứng và phần mềm bao gồm việc chỉ định Ban quản lý dự án để giám sát các dự án về công nghệ thông tin, hoạt động thử và đánh giá các kẽ hở, kiểm tra và chấp nhận người sử dụng và các vấn đề này có
Yes
Không lưu hồ sơ đối với chỉnh sửa phần mềm, nhưng có nghiệm thu trực tiếp vì chương trình cũng thường được cập nhật các công dụng mới. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Yes/No Giải thích
được lưu hồ sơ không?
2.2 Tất cả các thay đổi chương trình được lưu hồ sơ và ký chấp thuận không?
No
Chương trình thay đổi theo đề nghị và được kiểm tra trước khi đưa vào sử dụng mới.
2.3 Các nhân viên trong nhóm IT của đơn vị có được huấn luyện và có kiến thức phù hợp về các vấn đề chính (các vấn đề có thể tồn tại nếu kiến thức tập trung vào một người) không?
Yes
Cập nhật thường xuyên.
2.4 Trong môi trường vi tính hóa
Làm thế nào sổ chi tiết được duy trì và
sự kết nối với sổ cái. Yes
Sổ chi tiết và sổ cái là report từ các field nhập đầu vào. Làm thế nào các tham số được thiết lập
ở file chủ / dữ liệu như là giá bán, cơ cấu chiết khấu, giá thành, lương … và các sửa đổi được phê duyệt như thế nào?
Thay đổi theo từng giai đoạn chương trình (nếu ngắn hạn). Phân công người chuyên phụ trách .
Các tài liệu gốc được ghi vào sổ chi tiết và sổ cái như thế nào? Yes
Hạch toán từ thu, chi, nhập, xuất, định khoản.
Thủ tục đối chiếu giữa tài khoản tổng
hợp và các tài khoản chi tiết. Yes Đối chiếu được. 2.5 Có kiểm soát về việc tiếp cận dữ liệu,
cập nhật dữ liệu vào sổ cái và in ấn dữ liệu không? (dẫn chứng bằng tài liệu khi có thể thực hiện được và mức độ Yes