(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Tại Trung tâm Y tế huyện Tuy Phƣớc việc thực hiện kiểm tra, ký chứng từ đƣợc thực hiện cụ thể nhƣ sau:
Đối với chứng từ liên quan đến nghiệp vụ thu tiền: Sau khi các bộ phận nộp tiền cho thủ quỹ thì chuyển hồ sơ đã có xác nhận của thủ quỹ để kế toán tiền mặt lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán sau đó đƣợc chuyển qua Kế toán trƣởng và Giám đốc để thực hiện kiểm tra và ký đầy đủ chứng từ.
Đối với chứng từ kế toán liên quan đến nghiệp vụ chi: Khi chứng từ kế toán đƣợc chuyển cho phòng Tài chính - Kế toán từ các bộ phận khác, kế toán tiền mặt và công nợ sẽ kiểm tra chứng từ kế toán. Tiếp theo, kế toán tiền mặt và công nợ chuyển chứng từ kế toán cho Kế toán trƣởng kiểm tra và trình
Bộ phận nộp Thủ quỹ Kế toán trƣởng Giám đốc Kế toán tiền mặt lập chứng từ kế toán thu Bộ phận đề nghị Kế toán tiền mặt lập chứng từ kế toán chi Kế toán trƣởng Giám đốc Thủ quỹ
Giám đốc duyệt chi. Nếu Giám đốc đồng ý chi chứng từ kế toán sẽ đƣợc chuyển cho thủ quỹ, Trung tâm hợp không đồng ý chứng từ kế toán đƣợc chuyển lại cho bộ phận đề nghị để giải trình và hoàn thiện lại hồ sơ thanh toán. Tại mỗi khâu, những cá nhân liên quan sẽ thực hiện ký vào chứng từ kế toán theo đúng quy định.
Các nội dung mà kế toán viên tại Trung tâm kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:
Các nội dung chủ yếu theo quy định về chứng từ kế toán; tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi nhận trên chứng từ kế toán phải đúng theo thực tế ; tên, số hiệu, ngày tháng năm, tên địa chỉ tổ chức, đơn vị, cá nhân lập và nhận phải đầy đủ; số lƣợng đơn giá thành tiền ghi rõ ràng bằng số, tổng số tiền ghi bằng số và chữ, có đầy đủ chữ ký những ngƣời liên quan.
Căn cứ, tính pháp lý của chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán phải đƣợc bảo quản cẩn thận, không đƣợc hƣ hỏng, mục nát hoặc sửa chữa không đúng theo quy định. Chứng từ điện tử phải đƣợc các cơ quan có thẩm quyền thừa nhận.
Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý, luân chuyển nội bộ, quy chế kiểm tra, xét duyệt chứng từ kế toán.
c, Phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi sổ kế toán:
Cuối mỗi ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã đƣợc lập chứng từ kế toán, kế toán viên của Trung tâm tiến hành phân loại chứng từ để tiện cho việc quản lý, kiểm soát, lƣu trữ và bảo quản chứng từ. Chứng từ đƣợc phân loại thành chứng từ thu, chứng từ chi dùng cho hoạt động chi thƣờng xuyên và hoạt động dịch vụ tại Trung tâm.
Kế toán Trung tâm tiến hành sắp xếp chứng từ theo từng chỉ tiêu: Đối với các chứng từ liên quan chỉ tiêu tiền tệ nhƣ: Chứng từ liên quan đến sử dụng NSNN, chứng từ thu tiền mặt, chứng từ chi tiền mặt, chứng từ
chuyển khoản theo từng ngân hàng cụ thể, chứng từ hoàn ứng đƣợc phân loại và sắp xếp theo trình tự thời gian.
Chứng từ liên quan đến chỉ tiêu vật tƣ và tài sản cố định đƣợc phân loại và sắp xếp theo trình tự không gian và thời gian.
Các chứng từ tổng hợp liên quan đến việc ghi nhận doanh thu, chi phí theo từng đối tƣợng cũng đƣợc phân loại riêng theo từng đối tƣợng cụ thể.
Các chứng từ thuộc loại khác nhƣ các chứng từ về thuế thu nhập cá nhân, chứng từ về chỉ tiêu lao động tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng đƣợc sắp xếp theo yêu cầu quản lý của phòng Tài chính - Kế toán nói riêng và của Trung tâm nói chung.
Sau khi kiểm tra các chứng từ đã hợp lý, hợp lệ kế toán thanh toán tiến hành nhập số liệu định khoản và ghi sổ vào phần mềm vi tính theo từng nghiệp vụ phát sinh theo ngày, tháng.
d, Bảo quản, lƣu trữ chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán đƣợc đơn vị bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lƣu trữ. Cuối năm, sau khi đƣợc kiểm tra, phân loại và sắp xếp thì toàn bộ chứng từ kế toán của năm sẽ đƣợc đóng thành tập và sắp xếp theo từng tháng và đƣợc chuyển về kho để lƣu trữ và bảo quản. Thời hạn lƣu trữ, thời điểm tính thời hạn lƣu trữ của từng loại chứng từ kế toán đƣợc thực hiện theo quy định hiện hành.
Các chứng từ dƣới dạng bản cứng đƣợc lƣu giữ tại kho lƣu trữ của phòng Tài chính – Kế toán. Kế toán trƣởng có trách nhiệm lƣu giữ và bảo quản chứng từ. Mọi chứng từ sau khi đã đóng thành bộ, đƣa vào lƣu trữ nếu kế toán khác muốn xem xét phải có sự đồng ý của Kế toán trƣởng.
Các chứng từ dƣới dạng điện tử đƣợc lƣu giữ trên ổ cứng và hệ thống dữ liệu của Trung tâm.
2.2.3. Tổ chức thực hiện hệ thống tài khoản kế toán
nay, hệ thống tài khoản kế toán đƣợc đơn vị áp dụng theo quy định chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Thông tƣ 107/2017/TT-BTC ban hành ngày 10/10/2017 của Bộ Tài Chính. Bao gồm 7 loại, từ Loại 1 đến Loại 6 là các TK trong Bảng cân đối tài khoản và Loại 0 là các tài khoản ngoài Bảng cân đối tài khoản.
Về phƣơng pháp kế toán tại Trung tâm, đơn vị áp dụng phƣơng pháp kế toán kế toán trên máy vi tính và thực hiện trên chƣơng trình phần mềm kế toán cho các đơn vị SNCL là phần mềm kế toán có tên “MISA Mimosa.Net ” do Công ty Misa cung cấp. Để phù hợp với chế độ kế toán mới Trung tâm đã đặt hàng và nâng cấp phần mềm kế toán lên phiên bản mới nhất và chuyển đổi cơ sở dữ liệu thành công. Hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, kế toán viên chỉ việc căn cứ vào chứng từ gốc để nhập số liệu vào máy tính có chứa phần mềm kế toán. Việc phân quyền kế toán đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Kế toán bộ phận chỉ đƣợc cung cấp mật khẩu phân quyền để hạch toán phần hành của mình nhƣng không đƣợc sửa sau khi đã ghi sổ nghiệp vụ kế toán.
Kế toán trƣởng đƣợc cung cấp mật khẩu phân quyền xem và sửa các nghiệp vụ kế toán đã đƣợc ghi sổ.
Việc kiểm tra đối chiếu số liệu dựa vào phần mềm kế toán: Căn cứ trên dữ liệu phần mềm kế toán sau khi các nghiệp vụ kế toán đƣợc kiểm tra về công tác ghi sổ, Kế toán trƣởng tiến hành đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Trong Trung tâm hợp có phát hiện sai sót về mặt tài khoản, Kế toán trƣởng tiến hành định khoản lại.
(Về danh mục hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Trung tâm Y tế huyện Tuy Phước, xem Phụ lục 02)
2.2.4. Tổ chức thực hiện chế độ sổ sách kế toán
Lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán:
theo đúng quy định của Luật Kế toán năm 2015 và Thông tƣ 107/2017/TT- BTC của Bộ Tài Chính. Danh mục số kế toán đƣợc quy định tại Thông tƣ 107/2017/TT - BTC ngày 10/10/2017.
Hiện tại Trung tâm đang áp dụng hai loại sổ là sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Các sổ chi tiết đƣợc các kế toán phụ trách từng phần hành thực hiện lập, ghi sổ và theo dõi. Định kỳ hoặc cuối kỳ kế toán, kế toán phần hành thực hiện đối chiếu các số liệu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp, từ đó Kế toán trƣởng căn cứ số liệu của hai sổ này để lập các báo cáo tài chính theo quy định. Hệ thống sổ sách hiện nay của đơn vị đƣợc thiết kế theo hình thức Nhật ký chung trên cơ sở sử dụng phần mềm kế toán. Hàng tháng hệ thống sổ sách đƣợc phòng Tài chính - Kế toán in từ phần mềm làm cơ sở đối chiếu, kiểm tra. Cuối năm tài chính, sau khi khóa sổ, hệ thống sổ sách của Trung tâm đƣợc in ra và đƣa vào bảo quản lƣu trữ.
Bảng 2.1:Hệ thống sổ sách của Trung tâm
Số
TT Tên sổ Mẫu số
1 Sổ cái (dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung) S03-H
2 Nhật ký chung S04-H
3 Bảng cân đối số phát sinh S05-H
4 Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng S34-H
5 Sổ chi tiết chi phí S61-H
6 Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh S62-H
7 Sổ chi tiết các tài khoản S31-H
8 Sổ tiền gửi Ngân hàng, kho bạc S12-H
9 Sổ quỹ tiền mặt (Sổ chi tiết tiền mặt) S11-H 10 Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại kho bạc 01-SDKP/ĐCDT 11
Bảng đối chiếu tình hình sử dụng kinh phí ngân sách
bằng hình thức rút dự toán tại Kho bạc nhà nƣớc 02a-SDKP/ĐCDT
12 Sổ tài sản cố định S24-H
13 Sổ theo dõi tài sản cố định tại nới sử dụng S26-H
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Hệ thống sổ kế toán của Trung tâm đƣợc mở căn cứ vào các chỉ tiêu quy định trong hệ thống báo cáo quyết toán của Bộ Tài chính và một số báo cáo
đặc thù theo yêu cầu quản lý của Trung tâm.